《建设工程档案归档规范》编制说明.docx

附件2建设工程档案归档规范（征求意见稿）编制说明建设工程档案归档规范标准编制组二。二四年八月建设H程档案归档规范编制说明一、任务来源本项目来源于珠海市市场监督管理局关于批准下达2023年第二批珠海市地方标准制修订计划项目的通知，本标准是项目通知的第四项任务。根据该通知，并依据珠海市地方标准管理办法等要求，制定本建设工程档案归档规范标准。本标准由珠海市城市建设档案馆提出并组织相关单位起草。二、制定本标准的目的和意义建设工程档案是在工程建设活动中直接形成的，对国家和社会有保存价值的各种文字、图纸、图标、声像、电子等不同载体形式的历史纪录。建设工程档案是城乡建设活动的真实记录和重要建设成果，直接关系城乡建设高质量发展和人民生命财产安全。随着城市经济社会的发展，建设工程档案归档工作的重要性愈加突显。珠海作为改革开放的重要窗口和经济特区，从源头开始做好我市建设工程档案归档工作对于城市规划、建设、管理、治理、更新工作等，具有不可替代的独特作用。做好我市建设工程档案归档工作，需要标准进行规范和指导。建设工程档案的归档规范当前主要依据有国家标准建设工程文件归档规范(GB/T50328),但该标准在内容上存在不足，无法满足珠海城市建设档案精细化、信息化的管理要求。如：一方面，该标准对相关归档管理职责、流程未作明确规定，对不同类型建设工程（如房建、道路、桥梁、地下工程等）的归档也未作精细化要求，针对性指导不足；另一方面，在满足档案保管利用等管理需求上，该标准与珠海现有实践中对纸质、电子档案的归档工作存在差异；再次,该标准制定时间早，目前在档案归档信息化、智能化方面已与我市先进技术和管理应用存在差异，同时我市现采用的图纸更改补充制度、竣工联合验收档案验收模式，以及相应表格等也与现行国家标准有所不同。我馆在此基础上，制定了珠海市房屋建筑、市政工程档案验收归档指南作为归档依据，但指南未能上升到标准，作用效力上不能满足我市城建档案事业高质量发展的要求。鉴于此，该国家标准和相关指南已无法充分满足粤港澳大湾区建设发展背景下的建设工程档案归档需要，迫切需要制定符合珠海市城市发展要求的建设工程档案归档规范，以适应我市城建档案事业高质量发展的需要。珠海市城建档案馆高度重视建设工程档案管理工作，将城建档案工作作为支撑我市城市建设发展决策的重要基础性工作，按照“创新档案管理、打造服务品牌”的工作目标,大力推进建设工程档案和业务档案数字化工作，构建城建档案信息服务体系，提升城建档案信息化支撑能力。近年来，我馆先后出台了珠海市城乡建设档案管理办法“智慧城建档案馆”三年行动计划珠海市住房和城乡规划建设业务档案一体化管理工作方案等政府规章、政策文件，不断提升我市城建档案高质量发展水平。近年来更是不断吸收先进管理和技术经验，积极创新和锐意实践，不断总结提升。根据当时最新实践不断迭代了珠海市房屋建筑工程档案险收归档指南珠海市市政工程档案验收归档指南（如2014、2017、2020、2022版）等技术性文件，其内容参考了最新的法律法规和标准，并结合了珠海的最新实践和信息化技术，为研究制定珠海市地方标准建设工程档案归档规范奠定了良好的工作基础和技术基础。综上所述，研究制定建设工程档案归档规范珠海市地方标准，不仅是对相关法律要求的贯彻落实，也补充了城建档案归档领域的标准缺口，更好地做到围绕城市发展，促使档案管理向深层次开发档案信息资源，为城市建设服务。通过广角度、多层次收集，建立纵向与横向收集工作网络，开发有效信息，提高档案信息费源利用效率，为城市管理和建设做出贡献。三、名称和范围本标准立项名称为建设工程档案归档规范，规定了建设工程档案的基本规定、工程文件归档范围、工程文件归档质量要求、工程文件立卷、城建档案验收及移交归档等内容。本文件适用于珠海市建设工程档案的归档。四、编制原则和依据制定建设工程档案归档规范地方标准主要遵循以下原则和依据：（一）规范性原则按照GB/T1.1-2020标准化工作导则第1部分：标准化文件的结构和起草规则的要求和规定编写本标准内容。同时，参考GB/T20000.1标准化工作指南及GB/T15624服务标准化工作指南等相关标准化文件资料，力求使标准化工作符合客观规律，遵循规范性原则。同时，本标准内容的制定参考了国内建设工程档案归档相关标准，以保障建设工程档案归档工作的具体要求全面、实际、可操作。（二）先进性原则本标准内容的制定，在考虑现有建设工程档案归档要求、管理、工作现状的基础上，参考国内有关建设工程档案归档的成熟经验和先进做法，力争提出更具先进水平的管理服务要求。同时，考虑到全市不同建设工程档案相关单位的现状差异，采取就高不就低的原则，以促进服务质量提升。（三）适用性原则本标准在调研现有建设工程档案归档现状的基础上，参考建设工程档案归档有关现有国家、地方标准，考虑当前发展趋势，依据当前和未来一段时间建设工程档案归档要求的发展方向，提出建设工程档案的基本规定、工程文件归档范围、工程文件归档质量要求、工程文件立卷、城建档案验收及移交归档等内容，力求使标准内容适合工作实际和业务需求，具有实际指导和引领价值。五、标准主要研制过程本标准草案在起草过程中召开了多次专家研讨会及征求意见，并针对标准研制的重点内容进行了多次座谈交流和调研，投入了大量的时间和人力。起草组人员还对标准全文进行了逐条的讨论，通过对标准内容的反复修改和完善，形成了目前的建设工程档案归档规范征求意见稿。主要起草过程包括以下几个阶段：1 .成立起草组，召开启动会。2024年4月23日，珠海市城市建设档案馆面向全市相关单位征集本标准参与单位，并研究成立标准领导小组和工作小组，为标准研究制定提供了领导和组织保障。5月21日，地方标准建设工程档案归档规范启动会在珠海市成市档案馆召开，正式启动标准制定工作，明确编制工作小组及工作要求。2 .确立标准框架和工作组讨论稿。标准起草组根据当前建设工程档案归档现状和实际需求，结合已有的建设工程档案归档相关资料文件，充分吸收已有的标准成果，结合实地调研，进一步明确标准定位、应用对象和适用范围，建立了初步的标准大纲。2024年5月，标准起草组确定了标准框架并进行起草。6月12日、27日，珠海市成市档案馆组织两轮标准研讨会,起草组对标准重新进行了审视，逐字逐句进行讨论和不断修改完善，形成标准工作组讨论稿。3 .专题研讨，形成标准征求意见稿。2024年7月4日、8月6日、8月20日，起草组在完成标准工作组讨论稿基础上针对各章内容及两大附表进行了三轮的专题研讨，标准编制小组根据意见建议修改完善，现阶段形成征求意见稿。六、标准主要内容1.标准主要结构为保障建设工程档案归档的高质量实现落地和稳步提升，标准内容按以下逻辑“基本规定一一工程文件归档范围一一工程文件归档质量要求一一工程文件立卷一一城建档案验收及移交归档”进行编写。首先提出对建设工程档案归档的基本规定，以规范建设工程档案归档的有序实施；其次，提出工程文件归档的范围、质量要求、立卷，以指导建设工程文件归档的具体实施；最后，给出了城建档案验收及移交归档的要求，对建设工程文件档案验收、移交具有重要的规范和引导作用。4 .规范性引用文件本章给出了本标准应用所引用的标准或规范。5 .术语和定义本章给出了竣工联合验收的术语和定义。6 .主要内容6.1 基本规定本章节主要对建设工程档案归档做出基本规定，包括：通用要求、建设单位职责、勘察、设计、监理、施工单位职责、城建档案管理机构职责实现线上“跨省通办”、实时掌握办理动态、在线身份认证、咨询沟通服务、信息公开透明、统一收件材料、信息技术应用、建立机制保障，以有序高质开展服务。6.2 工程文件归档范围本章节主要给出了工程文件归档的范围，列明了房建工程、市政工程具体归档范围以及相关表格，见附录。6.3 工程文件归档质量要求本章节主要从归档质量要求做描述，包括：工程纸质文件归档质量要求、工程电子文件归档质量要求、工程声像文件归档质量要求。6.4 工程文件立卷本章节主要给出了工程文件立卷的相关要求，包括：基本要求、工程纸质文件立卷、工程电子文件立卷、工程声像文件立卷、工程视频、音频文件立卷。6.5 城建档案验收及移交归档本章节主要从城建档案验收及移交归档做描述，包括：城建档案验收的竣工联合验收城建档案验收和特殊工程城建档案验收、城建档案移交归档、城建档案移交归档管理。七、标准作为强制性标准或推荐性标准的建议本标准属于规范标准，建议该标准作为推荐性标准发布，鼓励相关管理部门、相关工程建设单位、建设工程档案管理工作人员、媒体或市民，在相关管理、评价等活动中积极引用或使用。八、废止现行有关标准的建议无。九、重大意见分歧的处理经过和依据无。十、采标情况。（包括采用国际标准的形式、主要内容以及与国际同类标准水平的对比情况）无。十一、与现行法律、法规和强制性国家标准的关系该标准与现行法律、法规无冲突。目前该标准尚无强制性国家标准。十二、宣贯及实施建议标准发布后，计划召开宣贯培训会议，对标准内容进行宣贯培训，鼓励相关单位根据标准积极改进工作，提高建设工程档案归档工作质量和水平。同时，建议每年组织相关机构或委托第三方、媒体对标准实施情况进行检查和公布，促进标准的实施，并为将来标准的修订积累相关信息。十三、其他应予说明的事项无。建设工程档案归档规范标准编制组二。二四年八月