企业中的情报交流模式及其比较.docx

企业中的情报沟通模式及其比较（辽宁师范高校管理学院，辽宁沈阳UoOOO）摘要：介绍了企业中的情报沟通模式，包括传统条件下的正式沟通模式和非正式沟通模式、网络环境下的半正式沟通模式，通过不同沟通模式之间利与弊的比较，指出网络环境下的沟通模式是将来企业的发展方向。关键词：企业；情报沟通模式；正式沟通模式；非正式沟通模式中图分类号：F270.7文献标识码：A文章编号：10076921（XX）03007103企业作为一个组织，它是由不同的个体组成的，要想使整个组织在激烈的市场竞争中保持旺盛的生命力，组织自身必需保持良好的新陈代谢，内部的信息沟通应当刚好顺畅，使得组织中的每个成员对于组织的发展目标都清晰明白。企业外部的信息（如竞争对手的信息、客户的信息）对于个企业的生存发展同样重要，但本文主要侧重于企业内部信息沟通的探讨，所以对于企业外部的沟通模式没有涉及。1企业中的情报沟通模式1.1 传统条件卜的情报沟通模式“情报沟通也可以称为信息沟通，传统条件下一般可以分为正式沟通和非正式沟通两种模式，这种划分最早来自于学术界。20世纪中叶，美国的社会学家H-门泽尔从载体的角度对信息沟通模式做了系统的探讨，提出了闻名的正式过程'和'非正式过程'，这一理论经前苏联情报学家A-N米哈伊洛夫整理，得出了体系严密的广义的信息沟通系统模式，”(1)即所谓传统的情报沟通模式一一相对于正式过程的正式沟通模式和相对于非正式过程的非正式沟通模式。正因为传统的情报沟通模式起源于学术界，所以划分的标准以是否运用文献为界。“非正式沟通模式也可以称为干脆沟通，主要是通过个人接触进行，如干脆对话、书信来往、口头演讲、参观、出版物预印本或者通过现在被称为'无形的集体'的其他一些场合和手段得到的。正式沟通也可以被称为间接沟通，主要是指通过信息沟通媒介和信息沟通系统进行的，如科学出版物的编辑出版、图书馆书目工作、信息中心的询问业务等，”(2)可以看出这种划分主要是针对学术领域而言的。尽管这两种模式来源于学术界，但作为对沟通模式的一般性概括也同样适用于企业。作为一个组织，企业内部各成员之间也须要进行信息的自由沟通,干脆沟通和间接沟通模式是传统条件下企业的两种重要的情报沟通模式。这里之所以运用情报而不运用信息，因为“情报是与社会集团的竞争活动亲密相关的一种竞争手段，与现实主体特定活动目标有关，情报具有保密和获得两个基本特征，它比信息更具备针对性”(3)o企业要想在激烈的市场竞争下生存与发展必须要刚好驾驭重要的情报，这时情报已不是单纯的信息而是经过加工的有利用价值的信息，当然这里所说的情报沟通也包括般状况卜.的信息沟通。企业不同于学术领域，它更重视非正式沟通，更加强调信息流通的时效性，在第时间获得信息对于一个企业来说至关重要，非正式沟通模式即干脆沟通是通过人与人之间干脆的语言沟通完成的，比起用文字、图表、字母等符号组成的书面沟通方式更加高效，是企业中的一种重要的情报沟通模式，比正式沟通方式应用的更加普遍。传统条件下计算机还没有得以广泛应用，只是在财务部门和统计部门用于处理一些事务性数据，企业成员间的干脆沟通主要通过人们面对面的口头沟通得以实现，而传统条件下企业内部的金字塔的管理结构又限制了人们之间干脆接触的机会，由于等级森严的管理制度，上下级之间缺乏干脆的沟通，上级的吩咐和看法不能刚好被卜.级理解，通过逐级传递造成信息失真或丢失，下级的反馈也不能刚好到达上级那里，企业的运行效率卜.降，运营成本也因为信息利用的不充分而增加，后来企业纷纷改革原有的企业结构，由原来的金字塔结构渐渐向扁平化方向发展，由于中间传递阶层的削减，信息的沟通变得更加充分了。此外在企业的正式组织之外还存在着大量的非正式组织，由于形成非正式组织的成员之间有共同的利益、爱好、相同的社会背景和地域联系，”他们往往拥有共同的看法、习惯和准则，彼此之间有更多的共同话题，”沟通起来比较简洁也比较充分，假如加以正确引导，使之与企业的总体发展目标相和谐则会产生比正式组织更大的效用(4)o而这些非正式组织之间的沟通主要采纳的是非正式沟通模式。传统条件下正式沟通在企业中的应用也发挥着重大作用，一些数据的汇总、企业年度的支配、报表，上级部门的定期、不定期的书面报告都采纳文字记录的形式，以便于企业中各个执行层和操作层依据规定支配生产，比起非正式沟通模式更加正规和稳定。总之，正式沟通模式和非正式沟通模式是传统条件下企业采纳的两种重要的情报沟通方式。1.2 网络环境下的情报沟通模式20世纪90年头以来，网络技术的快速崛起使科学沟通的环境发生了质的变更，传统的科学交流方式也随科学沟通环境的变更发生了新的相应的变更。传统条件卜.两种沟通模式的划分是以文献载体为依据的，网络环境下以科学文献系统这个载体作为划分正式与非正式沟通的标准暴露出了巨大的弊端。网络是以计算机二进制码来标识信息内容的，是个无纸的环境，再以这种方式作为标准明显是不合适的，“其实以科学文献系统这个载体作为划分正式与非正式沟通的标准只是表面的现象，其实质是以对科学信息有无过滤和限制为标准的。对科学信息进行严格的评审限制,并将其通过科学文献的载体形式传递出去的就是正式沟通过程，反之就是非正式沟通过程”（5）。无论是正式的沟通还是非正式的沟通都须要借助于网络这个工具进行，即使像QQ.BBS.语音闲聊这样的沟通方式同样须要网络技术的支持，而不是沟通者之间面对面的干脆交谈，虽然这种方式也具有传递快速刚好的特性，但仍旧与传统条件下的干脆沟通有很大差别，所以有人把网络环境下的这种沟通方式称为半正式沟通。这种沟通方式介于正式沟通和非正式沟通之间，是针对网络这个特别沟通环境的出现而形成的。随着计算机在企业生产过程中的普及和网络技术的发展，企业的结构也发生了重大的变更，由原来的扁平化结构发展为网状结构，组织内各个成员的联系更加亲密，每个人都同四周的其他人发生联系，形成一个人际网络，“所谓人际网络实质上就是为达到特定目的，人与人之间进行信息沟通和资源利用的网络，是一个由某些个体或组织之间社会关系构成的动态的系统”（6）。信息的产生、传播、加工、利用、保存及最终的销毁，每个环节都离不开人的能动性，学问经济时代企业更加重视对隐藏在人们头脑中的隐形学问的开发与利用，信息沟通作为人与人之间沟通的重要手段，在这个阶段得到企业的重视。网络手段的应用使人们之间的沟通变得更加简洁了，电子邮件往来、BBS留言板、电子会议使得沟通突破了时空的限制，人们可以在最短的时间内把自己的想法传递给别人。“传统的人际沟通是点对点的对话式双向沟通，大众传播多是点对面的独白式的单向沟通。而新型的互联网络则为人类供应了一种全新的信息沟通模式，这种信息沟通方式既综合了人际沟通和大众传播的一些特点和优势，又不是两者简洁的整合和延长，而是一种全新的创建”(7)o“博客是网络环境下兴起的种新的沟通方式，它记载人的一-些见闻和体会，是思索和沟通的一种方式，更多地被应用于学术界，现在企业中也渐渐起先运用”(8)。总之，在网络环境的大背景下综合了正式沟通和非正式沟通的半正式沟通模式成为企业中的主要情报沟通模式，得到普遍应用。2企业中各种情报沟通模式的比较目前我国各个企业之间存在着很大的差距，在一些发展比较快速的企业，网络利用得越来越充分，传统意义上的非正式沟通除了微小一部分仍旧会以原来的面貌出现之外，更多情况下都与网络技术结合，而大部分企业的经济实力和发展水平还不能达到计算机运用的普及，人们既须要利用传统条件卜的沟通模式同时也离不开网络环境下新的沟通方式的协助，所以大多企业是传统和网络两种大环境下的沟通模式的融合，即复合式沟通模式。2.1 传统条件下沟通模式的利与弊2.1.1 正式沟通模式的利与弊。正式沟通也被称为间接沟通，它以书面文字的形式呈现，沟通双方不干脆接触，通过共同的背景学问来理解文字符号传达的信息意义。采纳正式沟通方式进行信息沟通具有以下的优点：成熟稳定:人们把自己头脑中的想法转变为文字的过程是一个再思索的过程，在此过程中一些不成形的念头通过大脑的组织加工变得成熟，加上文字的润色使自己的观点能够清晰明白地传达给别人，而且书面的东西一经形成便具有肯定的稳定性，人们不能随意加以修改；传播面广：传统条件下，受时空限制非正式沟通的传播面比较窄，正式沟通采纳纸质载体进行传递，可以达到更广的领域，尤其在传统的金字塔结构的限制下，上下级之间更多的沟通信息来自于正式沟通过程；系统支配：正式沟通产生的文字记录材料可以保留并具有肯定的累计性，企业可以在此基础上系统连续地制定自己的发展战略，使自己的活动具有肯定的支配性。但在沟通的干脆、快速、生动以及反馈的速度上正式沟通就显示出了自己的弊端，而这些恰恰是非正式沟通模式的优势所在。企业中更多实行的是非正式沟通模式，因为企业作为个特别的组织，更加注意的是信息的时效性，在激烈的竞争中谁先获得精确的信息，谁就驾驭了优先发展的权力。”事实上，企业员工本身就是一个不容忽视的重要的情报源，企业竞争情报部门获得的情报的80%已经存在于企业的人际情报网络中了。企业员工包括了从企业的各部门一般工作人员到领导层的全部人，在人们办公桌的抽屉里、文件柜里、电子邮件信箱里以及他们的头脑里就蕴涵了丰富的竞争情报源。”在企业员工构建的人际情报网络中非正式沟通是人们进行沟通沟通的主要形式，正如普赖斯认为，“人们获得的推动着自身发展的全部可能的情报来源中80%是通过非正式沟通渠道，即一些'无形的集体'得到的"（9）。企业历来重视非正式沟通的过程，现在企业中人际情报网络的构建，更要求加强对非正式沟通的应用。信息的沟通事实上就是关于某种信息的多个主体之间的一种关系（10）O2.1.2 非正式沟通模式的利与弊。正式沟通模式存在的弊端恰恰是非正式沟通模式的优势，非正式沟通通过沟通双方的干脆接触来完成，一些不易在书面中显示的细微环节可以通过双方的语言包括肢体语言来显示，在干脆的沟通过程中还可以体会一些只可意会不行言传的字外之意。探讨结果表明，信息沟通中的相当大的部分是通过非正式过程进行的，人们在产生信息需求时也往往着眼于非正式渠道,非正式沟通在信息沟通过程中占有重要地位（11）。非正式沟通模式的优势：干脆、快速、生动：非正式沟通所传递的信息大多是未经加工处理的最新学问，经常以交谈、书信和现场考察的形式进行，因此相对于正式沟通具有上述特点；具有高度的选择性和针对性：沟通双方i般都是选择自己感爱好的话题进行交谈，较之从别处获得的书面材料更能满意人们的信息需求；反馈刚好：人们通过干脆交谈或转换信件获得信息，可以随时澄清、校正和解答问题，沟通双方可以刚好针对问题进行反馈；易于理解：沟通双方采纳口语进行交谈比起书面文字更易理解与驾驭，辅之肢体语言使之更加生动（3）。正是非正式沟通的优势使它在信息沟通中的重要地位。当然非正式沟通也有明显的缺点，如传播利用的范围有限，缺乏有效的社会监督，这正好可以通过正式沟通模式加以补充。人们在沟通过程中经常把二者结合起来，敏捷运用以扬长避短，取得最好的沟通效果。2.2 网络环境下情报沟通模式的利与弊2.2 .1网络环境下情报沟通模式的优势。信息沟通的本质就是人们利用信息媒介进行学问和信息的传递、交换与共享活动。网络环境为人们的信息沟通供应了新的途径。这种信息交流融合了传统的干脆沟通和间接沟通方式，更多的采纳技术手段，相对于传统条件的信息交流模式，具有以卜的优势：突破时空的限制，高科技高尖端的网络技术使人们的沟通不再受到时间空间的局限，可以随时随地利用计算机终端同对方进行沟通：缩短了信息沟通的时间间隔：借助于网络环境下的高科技手段可以实现实时沟通，使沟通即时进行，克服了传统条件卜.沟通的延时性，沟通双方不必亲自见面就能通过视频、语音等手段营造一种现场交流的氛围；具有高度的选择性和针对性：以丰富的内容和多样的表现形式使沟通变得生动、更简洁理解；沟通成本的降低：随着电子会议、虚拟组织等形式的出现，信息沟通克服了时空限制，沟通各方不必到指定的地点聚合,从信息的时效性和跨时空的角度来看，信息沟通的成本降低了。更加环保：网络环境下的沟通不再依托肯定的纸质媒介，从环保的角度来说，与纸张为主要介质的传统印刷型和缩微型文本的信息沟通方式相比，网络环境下的信息沟通方式要更胜一筹(12)o2.3 .2网络环境下信息沟通模式的弊端。网络环境下的信息沟通过程也不是十全十美，还存在一些障碍，比如信息的质量难以保证、信息系统自身故有的脆弱性、过度“自由”的威胁、信息沟通的电子形式的缺陷、信息污染、信息超载、信息平安、学问产权等一系列问题等(2)o尽管网络环境下的信息沟通过程还存在着些障碍，但是随着现代信息技术的不断发展和网络技术的成熟，这些障碍会被渐渐清除，网络环境卜的情报沟通模式会成为今后企业情报沟通的发展趋势。现在许多企业就已经起先构建自己的内联网，如在网上发布内部文件、通过网络向雇员供应最新教材、进行公司的内部通信、企业员工在网上进行合作开发等(13)O非正式沟通原来就在企业的沟通中占有重要的地位，网络技术的应用更是促进了这种沟通方式的进步，“随着网络技术的进步和网络普及率的不断提高，电子邮件、网络会议和电子公告栏等网络信息发布方式又在科学信息沟通中得到广泛应用，这可以看作是传统的非正式沟通方式在网络环境下的延长”(M)o网络环境下的这种交流方式必定是今后企业沟通发展的大方向，但由于目前企业活动的困难性以及各种信息沟通方式的不同特点确定了不行能以IT沟通方式去完全代替传统的面对面的非正式沟通方式，也不能完全消退传统的正式沟通方式，而只能实行各种沟通方式组合的复合形式以达到最高的沟通效用。参考文献1李国红.AN米哈伊洛夫科学沟通模式述评J.情报探究,XX,(6)：4446.2程妮.浅论网络环境下的信息沟通J.现代情报，XX,(1).3冯茜.信息沟通系统初探J.现代情报，1999,.4何艳宁.浅析图书馆中的非正式组织J.图书馆学探讨.XX,(4)：2125.5王琳.网络环境下科学信息沟通模式的栈理论J.图书情报学问,XX,(2)：1921.6包昌火，等.人际情报网络J.情报理论与实践,XX,(2)：129-141.7郝金星.网络环境下的信息沟通模式初探J.情报科学,XX,21(1)：5759.8老槐也博客.新年献辞：博客是个好东西01.o1.dhuai.bokee/6006660.htm1.XX.9殷之明，姚远.非正式沟通与企业竞争情报探讨U1.图书情报学问,XX,(2)：7376.10郝金星.网络环境下的信息沟通模式初探J.情报科学,XX,21(1)：5759.11岳剑波.信息管理基础M.XX:清华高校出版社，1999.96.12祁明德，糜仲春.虚拟企业信息沟通模式探讨口工价值工程,XX,(2)：126128.13吴志军.企业内联网IntranetJ.电信快报，1999,(6):29-31.14方卿.论网络环境下非正式沟通的复兴J.理论与实践，XX,(4)：258261.