企业信息管理系统-任务管理系统应用手册.docx

企业信息管理系统一任务管理系统应用手册任务管理系统应用手册企业文化部2003年2月1 .系统概要11 .1系统功能1I.2系统内容11.3系统的进入2II.系统模块运用32.1录入操作32.1.1任务添加42.1.2编辑任务82.1.3作废任务92.1.4结束任务102.1.5划分阶段122.1.6任务转发142.1.7考评填写152.2查询操作162. 2.1查询历史时间的日历163. 2.2查询指定日期的任务164. 2.3查询已作废任务185. 2.4查询下属员工任务196. 2.5查询员工工作考评20III .系统应用规则2022IV .系统运用技巧1 .系统概要1. 1系统功能 对个人工作进行合理的统筹、支配、总结，做到井然有序，继而提高工作效率、优化工作质量。 使上级领导对下属员工的工作监督有力、落实彻底、评定有据。从中清楚地了解员工的思维习惯、工作方式、工作实力，由此对人、对事客观评定、防微杜渐。弥补了传统工作汇报方式的效率低、不合理，没有细微环节依据等不足之处。 加强公司部门之间、人员之间的沟通、合作，充分发挥团队力气。 储存有效的工作记录，渐渐积累成公司海量的阅历、学问仓库,具备极大的参考和借鉴价值。 培育员工良好的工作习惯，提高职业素养。通过此系统可全权实现工作的在线传达、在线回复、工作支配、进展监督、任务备忘、业绩评定等，工作实施方向明确，业绩评定尺度清楚，有利于形成有效的激励制度及企业的长远发展。1. 2系统内容TENGS任务管理系统主要包含以下几个模块：任务创建、任务编辑、任务作废、任务到达提示任务结束、结论填写、任务转发任务阶段管理-阶段划分-困难求助任务进度显示、任务延时识别指定日期任务查询、卜属员工任务查询具体描述请详见其次章。1.3系统的进入登陆到公司内部主页（“”）后，点击“任务管理”即进入系统登陆界面，输入用户名、密码，如图1.3.1：图1.3.1点击“场”后，进入系统主界面。点击“遨回”，则回到公司主页。点击“更改口令按钮，即进入如下界面:“口令已经胜利修改！”然后点击“返回任务管理”返回操作主界面。点击”“全部重写卜,即全部清空，重新输入。注:*初次登陆系统时，用户名与密码为信息技术部所设定，此后用户可自行更改密码，但不行改用户名。*更改口令时，用户名和密码均区分大小写，尔意运用小写。II.系统模块运用2.1录入操作以个人用户名进入任务管理系统的主页面，如图2.1.1：I二月助3»:-Za£1345678101112131415171819202122M25262728习2000(go)o°_®|号口务W标发超人iI石二立万汇代1.IH现NF1.士miC0ro11X他鼾以的星烧E功口20(0-1-1丽2150»I3XICaX<京WCM值的«丹力AO2ocn-2O215M1冉力200y1.-K2OOT21.<51,m11M,工作S猫办目*小家XOW-II2003-2-1311<'MIADT«200>2-H20CO-2-13OT1fw?依务曾列裁3明王卫效心2002-1320OT-2-150»10X611008公司支R1关内容.m1ixet:*-*3三1.测员工2.ICO1.1禹Mg务WI任务IJtft螭娱任务I蜘曲段I任务科多|图2.1.1左侧上方的电子日历可便捷地查询随意指定口期，口历中红色的口期表示当天有任务发生。左侧下方为用户供应重新登陆的界面，如图:与最初从公司主页登陆系统的作用一样。若操作过程中超时，系统提示“请重新登陆”时，可通过此处重新进入任务管理系统的主页面。任务列表中包含“编号、任务名称、发起人、货任人、起先时间、结束时间、进展、阶段、实际结束时间”等字段，其内容所列的是当月的全部任务，其上方即为对任务进行的各种操作。注:水任务列表中显示的是：1 )责任人或发起人是登陆用户的任务2 )至今仍没完成的任务3 )结束时间或完成时间是本月的任务。大任务列去中的编号规则为：020906003日期流水号2.1.1任务添加主要功能:创建新的任务。具体描述：如理2.1.2所示I任务添加开始日期，)2002-12-18结束日期2002-12-20发起人”)楸韵优先0别向负贡人翔门I信息技术部二员女人I孙韵3任务标Ji任务管理系编通用推广谛场内容1、？显弓系烷使用手册2,制定幺系统应用炊范3,姐织相关人质培训4、应用监督及辅导d附件p：我的文档应用文档白剑显加有附件话上传，文件大d不程超过IOKB部件通知通过电孑部件通知责任人返回>>1.带有(“的项为必填项.否则无法提交，2.优先侬月1®为I、2、33,若结束日期不录入系统默认为月开1日期相同图2.1.2进入任务列点的页面后，点击页面上方“邈叫”按钮，即打开如上界面。(1)“起先日期”：在空白处单击一下鼠标左键，即弹出一个日历，干脆在日历上选择相应日期(同样单击一下鼠标左键)即可。（2） “结束日期”:输入方法与“起先日期”相同,如空着不填则系统默认为与起先H期相同。（3） “发起人”：意为卜.达任务的人，系统自动默认为登陆用户。（4） “优先级别"：分为'1、2、3,三个等级。优先级别为'1的任务表示最重要或最紧急，在任务列表中排在首位；'2,级任务重要性其次：'3'级任务最次，在任务列表中的排列依次则依次顺延。（5） “负责人部门”：必需选择任务负责人所在的部门，否则提交时，会提示TBSCrIPt:牍氏颉鬃团j方任人与责任人部f1.不配,请检?SII匚解二I（6） “责任人”：意为完成任务的人，在选择完“负责人部门”之后，此栏即自动显示出此部门中的全部人员，从中选择即可。（7） “任务标题”：是对此项任务总的概括描述。（8） “具体内容”：是对此项任务具体内容的具体描述。（9） “邮件通知”：选择此项，即下达任务的同时系统会对任务贡任人发邮件进行通知。（详见附：“任务到达提示”具体说明）（10）“附件”：伴同任务，可附加本机上的文档或图片，用于给任务贡任人察看，其作用类似于邮件中的附件。以上内容均填写完毕后，点击“回”按钮，即创建任务胜利，并自动返回到任务列表页面。注:*添加任务时，发起人就是用户IT己。* 添加任务时，责任人和责任人所在部门必需一样。* 对于任务的负贡人，系统无任何限制，即用户可以下达任务给自己或下属员工、平级、干脆上级或其他部门领导等。* 除结束日期可以不填外,其他“”项都必须要填,否则无法提交。* 运用“邮件通知”的前提是，责任人必需有公司设定的邮件帐号。* “附件”所带的文档可以是任何格式（包括文字、图片等等）,但文件名必需运用英文名称。（附：”任务到达提示“具体说明主要功能：可以刚好地知道新任务的到达，当他人下达一项新任务时，任务贡任人的邮箱中就会有新邮件进行通知。具体操作：在任务管理系统中“邮件通知”后的小方框内点击一下鼠标，即“也更过电子邮件通知责任人”。提交后，任务责任人的邮箱中马上就会有一封提示有新任务到达的新邮件，如图:*t1.o<Ixpr*tQ£b“cMnFw哂件01T新IT23«9QQ1.H1.iverySuViyBtur4¾i1.:Ctfmtti«i4Mt<SUun.01-12-1913:11/JaKckn01-12-201234翟与者踹容%弱速撰育瀛Bg达氏喑H团MW/otrqM5Ee邮件的主题为：“您有一项新任务：任务标题“。点击此邮件,即可看到其内容如上所示，点击“详情请看”，nJ干脆打开“任务详情”的页面，点击“”，则干脆打开公司的主页面。注:*每口开机后，霜打开OUt100kEXPress,并将其最小化，只有这样才能随时接收新邮件。有新邮件到达时，屏幕右下角会有小信封的标记。2.1.2编辑任务主要功能:对已添加的任务进行修改、补充。具体描述:如图2.1.3所示任务添加开妁日期«)2002-9-18结束日期2002-9-25发起人«)I孙韵优先0别<九月2002>日一二三四fi负责人理门I信息技术部二JftA(<)123456789101112131415161718192021222324252627282930任务标JS-)I任务管理系统应用推广洋蝴内容,)1、纲写系统使用手用2、制定系统应用比范3、组织相关人员培训4、应用监瞽及横导5、母谈会1册有7的项为必用眼,否QJ无法提交？2优先磔别应为1、2、33若结束日期不录入系短号:U为与开始日期相同首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最终的“回”内打钩叵，然后点击页面上方的“壁整”按钮，即打开如上界面。然后可对全部内容(包括结束日期、责任人、任务内容等)进行修改、补充，最终点击“编辑”即可。若选择发起人非自己的任务，然后“编辑任务”，系统则会提示ipt:18氏国际鬃团你无此权限!注e*用户在任务列表中只能选择项且发起人必需是用户自己的任务进行编辑。2.1.3作废任务主要功能:从任务列表中删除无用的任务。具体描述:如图21.4所示任务添加开始日期«)2002-18结束日期2002-9-20发起人«)F三优先0别F33负责人理门I信息技术部ftXA(o)I孙韵状有I进行中二任多阶段敌(*)FH3任务标JS<)I任务宜理系就应用推广谎细内容O1.口写系统使用手册2、制定系统应用投范F3.殂织相关人员培讥4、应用监督及辅导三作席原因«)因受训部门人员变动，近期If不实解。1.作位时必须R1.填写作废原因，首先在任务列入中选择一条任务，即在任务列式最终的“1.d”内打钩叵，然后点击页面上方的“作废任务I”按钮，即打开如上界面。仔细填写“作废缘由”后，点击“作废”即可。注:大任务作废和编辑任务的权限样，只能对发起人是自己的任务进行作废。*任务作废时必需填写“作废缘由”才能提交。I作废的任务并I1.其正删除，而是存放于以作陵任务列衣2.1.4结束任务主要功能:结束已完成的任务。具体描述:如图2.1.5所示首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最终的“Id”内打钩叵，然后点击页面上方的“结束任务卜按钮，即打开如上界面。在“填写结论”一栏中填写此项任务的工作结果，然后点击“完成”按钮即可，系统自动回到任务列表主页面。未结束的任务显示为蓝色，排在任务列表的前面。已结束且正常结束的任务（即在要求的完成时间内结束的任务），在任务列表中显示为灰色，并自动排在任务列表的后面，如图：0208120041部门7月份考核王卫|孙韵228T2|2002-8-151100»|£若实际结束时间超出了完成时间，则系统认为延时，结束时必需输入“延时缘由”，提交后，在任务列表中此项任务的实际结束时间显示为红色，如图:制定Karr遥IHII20i1.9IOI2OO2-12I100%I|2002-9-16若已到完成时间，任务仍未完成（即仍未点击“结束任务”），则此项任务在任务列式中显示为:KSa2期|设他公司计笠机孙韵I林明桂I2002-7-52002-7-200*注:*任务结束只能“发起人”才有权限完成.任务的责任人在完成任务后，需以电话或面谈形式告知发起人,然后由发起人审核其任务完成状况并确定是否结束此项任务.*结束任务时必需填写“结论”，假如任务已经延时，必需填写“延时缘由”，否则无法提交。*如这项任务在阶段划分中创建的新任务还没完成，则这项任务将不能结束2.1.5划分阶段主要功能:对于规模较大或耗时较长的工作通过若干个小阶段来逐步实现。有助于责任人自己工作开展的思路清楚，也有利于上级主管审查工作。具体描述:如图2.1.7所示您要把任务划分为廊阶段返回I首先在任务列表中选择一条任务，即在任务列表最终的“1.”内打钩叵，然后点击页面上方的“划分期段1”按钮，即打开如图2.1.7。选择几个阶段，点击“粪笑卜，即打开如图2.1.8：点击“幽，,，即回到上级页面。险Jft状&M结*.任芬1同作文档I进行中创陞新任务完成2i1.进行中创迎新任务丸成3用普导进行中初逆新任务完成返回I愉入每个阶段的小标题后，点击“胆I”，即打开如卜.界面:编建任务阶段添加任务阶段任务阶段列去阶段标58状第助绪爱任务推作1制作文档进行中初速秋任务完成½B2JBiM进行中逾噩3应用督导进行中勘覆新任务完成返回I“编辑任务阶段”“添加任务阶段”“删除”：从任务阶段列表中，把此阶段彻底删除。“完成”：结束已完成的某个阶段工作。还可以也可以干脆完成。自动显示当天日期，即完成工作的日期。任务阶段列表阶段标器伏；S朋结束任务mtI制作文档完成已完成2002-9-19雌2培调进行中他逑默任务三三3应用督时进行中创诬歉任务雌回到主任务列表中可看到“阶段”中变为“3”，“进展”变为“33%”,点击阶段数，将进入图2.1.9界面。注:大任务阶段只能由“责任人”来划分。*编辑任务阶段和添加任务阶段时任务标题都不能为空，否则无法提交。*划分阶段之后进入填写任务标题页面，标题必需填写然后才能提交。2. 1.6任务转发主要功前:下达给与此项工作相关（本部门或其他部门）的负贡人。具体描述:如图2.1.10所示首先在任务列表中选择条任务，即在任务列表最终的“Id”内打钩叵，然后点击页面上方的“任务转发I”按钮，即打开如上界面。输入“责任人”，并选择责任人所在部门，然后填写“任务转发备注”，及“结论”,最终点击“马上转发”即可。提交后，主任务列表中的原有任务的实际结束时间变为“转发”，同时另外生成已经更改了责任人的转发任务，起先时间取转发任务的提交时间，任务详情中必需包含“任务转发备注”，并且增加“转发人”一项，其他数据继承原有任务；任务阅读权限不变，即仍旧为列出“责任人”或“发起人”之一是登录用户的任务。2.1.7考评填写主要功熊:填写本月下月下工的工作考评状况,记录清楚，协助管理。具体描述:如图如1.11所示2.2查询操作2.2.1查询历史时间的日历主要功前:便捷杳询随意指定时间的日历,查找工作记录，协助工作支配。具体描述:如图2.2.1所示«十月2001,日一二三四五六123456789IO111213141516171百19202122232425262728293031|10月二|?x)1.在任务管理系统的主页面左侧的日历上，通过下拉箭头选择要杳询的时间，然后点击“)”，日历即变为指定年月的日历，凡是红色的日期表示当天有任务记录。2.2.2查询指定日期的任务主要功能:依据须要,查询历史时间中的某个月或具体某一天的任务。具体描述:1、查询全部时间的任务当前月在任务列表的页面下方，如图：E1.选择全部时间,I当前月二J然后点击“查询”按钮，任务列表即列出自应用系统以来全部时间的任务。还可通过关键字进行快速筛选查询，如图：关健字J匡曳O2002-092002-022002Q2002-042002-062002-062002-072C02-C6KggCg2C02-102002-112002-12通过下拉箭头选择如图:2、查询本年度某月的任务在任务列表的页面右上角，要查询的月份，单击一下鼠标，任务列表的内容自动变为指定月份的任务显示。3、查询具体某一天的任务在任务列表页面的左侧H历上，点击F1.期显示为红色的某一天，任务列表即显示当天全部完成及未完成的任务及进展状况。如图2.2.2：2001年10月18日开fit日期：2001-9-2】结束日期：2001-U-8对负表公诩劳资工作的人员进行任务省理系统的相关后川.另装产Iaiji格分类数餐整理开为日期：2001-10-12结束日期：2001-10-20把男蒸产用双帝分关数报按方案整理，青诉男装设计部方法，由他们执行.猾节河小军.在此页面上仍可对过去的任务记录进行编辑及作废，见右上角提示。2.2.3查询已作废任务主要功能:查询从任务列表中删除的任务。具体描述:如图2.2.3所示。已作废任务列表编号任务名商开始时间转柬时间天任人OIOeo681不比避试200Ie1.2001-8-31孙爵010608013系战激试2001-8-12001-8-23孙韵第一页前一页1一页|最后一更|当前页次：1/13在任务列表的页面下方，点击“匡看已作废任务”按钮，即弹出如上界面。点击“任务名称”可查看任务详情，点击“前一页”、“后一页”等可翻页查看。2.2.4查询下属员工任务主要功能:杏询直属下级及下届部门的全部员工的任务。具体描述:1、查询直属下级的任务请选择员工二选择某位直属下级员军莫说宋宏森在任务列点的页面下方，如图：滥:工，然后点击“查询”，任务列表的内容即显示指定下属员工的任务。若需查询过去某个月的任务，则先选择右上角的月份，再选择左下角的员工，点击“查询”即可。2、查询下属部门的任务I领下星眄三在任务列表的页面右上方，如图：加勒事过点击某下属部门，任务列表的内容自动变为指定下属部门全部员工的任务显示。若需查询卜属部门具体某个员工的任务，则执行上述“1、”的操作步骤即可。2.2.5查询员工Z作考评金婴劲能查询随意时间下属全部员工的考评记录。具体描述:如图2.2.4所示。年馀：阿迁月份：明2002年9月考评姓名部门奖金球乏资增部门主管评价在任务列表的页面上方，点击“员工工作考评”，即弹出如上界面。进入时系统默认的时间为当前月份，如需查询历史时间的考评记录，则通过下拉箭头选择相应时间，然后点击“刷新”按钮，即列出指定口期的员工考评状况。III.系统应用规则1、 任务管理系统适用于中高层办公人员、管理人员。2、 对于系统中填写的任务内容、结论及延时缘由等应仔细、肃穆地对待。3、 应把握好添加任务的度。事无巨细一般支配性、规划性的工作,可作为日常工作的记录积累，备忘。概括起来如下4方面：（1） 支配性工作。（2）协作性工作，即不同部门、不同人员之间的任务协作。（3）突发性工作，即当时来不及在系统中记录的工作。(4)额外性工作，即不属于本人贡任范围之内的，但对公司有益的工作。注：某些岗位的例行性工作在岗位责任制中反映，不记录在系统中。除非其结果异样，导致产生上述四种任务，则需将其衍生任务录入系统。4、 任务内容的填写力求简洁、清楚，但不省略敷衍，以避开误会的产生。禁止把任务标题拷贝到具体内容中，后者必需为前者的说明、补充和延长。5、 任务延时的处理方法1)任务发起要谨慎。任务内容及完成时间要合理，对责任人现有工作量应有肯定了解，如有必要可同贡任人商定任务期限，避开工作量不平衡或时间段不合理，从而造成任务大量无谓延时。2)在任务发生延时的状况下，假如责任人有合理理由，发起人应予以放宽时间；否则发起人不予放宽时间，系统记录延时时间。6、 任务管理系统可作为部门例会的依据，及部门月绩效考核的参照和凭据，参考每个员工任务的完成数量、难度、质量及实效性等。7、 合用计算机的部门，做好运用时间安排。8、 每日应保证至少半小时应用任务管理系统进行工作安排、业务处理。坚持应用，不怕繁或，使之成为口常工作的一部分。形成应用习惯之后即可达到事倍功半的效果。IV.系统运用技巧1、录入操作超时，提交失败。部分人员由于电脑操作不熟，录入文字速度较慢，且同时构思任务内容，结果造成操作超时，提交失败。供应三种解决方法如下:1）提前在其他文档（Word.记事本等）敲入任务具体内容，并复制，然后进入系统，干脆粘贴，马上提交。2）若对录入速度无把握，应尽量避开当时构思内容，可以录入一部分内容，先提交，然后再通过编辑功能，不断补充完整。3）若临时有事，应尽量录入完毕，提交胜利后再去处理其他事宜（如接听电话、接待来访、外出等等）2、完全相同内容的任务同时下达给若干人：添加第一个任务后，点击IE阅读器供应的“后退”按钮，即退回到未提交的页面状态，这时把“责任人”改为其他人，再次提交即又添加了一个新任务，内容相同，责任人不同，依次类推。3、刚好通知贡任人通过“提前通过E-mai1.通知我”4、作为个人工作备忘录5、充分利用互发任务避开当时找不到贡任人，避开自己简单遗忘，同时也提示对方，不用时刻督促，杜绝工作拖拖拉拉电终不了了之的状况。6、工作的积累保存具体的起先时间、完成时间，具体工作内容细微环节，绝不会丢失，且查询起来较书面文字而言特别便利。可代替总结，口常记录即反映工作内容，上级领导查看便利。