纸质档案数字化工作指南.docx

纸质档案数字化工作指南1总则1.1 为规范纸质档案数字化工作，保障纸质档案数字副本质量，维护档案实体与档案信息安全，根据中华人民共和国档案法、中华人民共和国档案法实施办法、山东省档案条例、档案数字化外包安全管理规范、文献档案资料数字化工作导则、纸质档案数字化技术规范等法律、法规、规范和标准，制定本指南。1.2 本指南适用于各级各类档案馆开展馆藏纸质档案数字化工作。机关、团体、企业事业单位档案室纸质档案数字化可参照执行。1.3 本指南所称纸质档案指以纸张作为载体的档案，包括文书、图纸、照片、账册、清单、信札、电报、证书等。1.4 纸质档案数字化应坚持“以利用为导向，以保护为目的，以安全为基础，以全部为目标”的原则，采取科学的工作方法，优先数字化利用率高的档案，保全濒危档案信息，确保档案安全，力争实现全部档案的数字化。2工作组织2.1应成立由主要负责人或分管负贡人带头，档案保管部门、利用部门、保护部门、技术部门及行政部门负责人参加的数字化领导小组，负贡数字化工作的统筹协调。应指定相关部门专门工作人员组成数字化工作小组，具体承担数字化工作中的组织实施、业务指导、技术保障、成果验收、后勤支持和安全管理等.2.2数字化工作人员应具备相应的素质和技术水平，能够胜任本职工作，履行岗位职贲。使用外聘工作人员时应进行严格审核，确保档案安全。3工作形式纸质档案数字化工作分为自主加工和业务外包两种方式。H主加工是指档案部门H身组织人力，配备数字化加工设备，在本单位进行的档案数字化加工。这种形式适用于涉密档案和少量重要、敏感、核心档案的数字化，它可以有效降低档案实体及信息的安全风险。业务外包是指通过委托档案部门以外的专门数字化外包加工机构承接本单位的数字化加工工作。这种形式适用于非涉密档案的数字化，它能够有效利用社会资源，克服档案部门人力资源不足的困难，加快数字化工作进度。4工作启动4.1 纸质档案数字化工作应在本地区信息化建设和档案事业发展的统一规划下，以专项项目的形式组织开展。4.2 立项前，应根据数字化工作的特点撰写立项申请报告，选择项目审批机关指定的、符合资质要求的单位编写项目建议书，项目建议书应列清项目背景、项目依据、项目内容、技术方案、项目可行性、项目影响和预期取得的经济社会价值报告等。大型项目有需要的，还应编写可行性研究报告。4.3 立项时，应根据工作内容、工作规模、人员设备需求、市场价格和潜在投资等因素，详细编制项目资金预算。4.4 数字化工作采用业务外包方式的，应根据山东省政府采购管理办法和本地区、本部门有关政府采购的规定开展采购工作。4.5 数字化项目的政府采购方式宜采用公开招标、邀请招标、竞争性磋商等综合评分的方式进行，档案部门应组织工作人员和相关专家制订科学、细致、可行的评分标准。评分标准可参照关于档案数字化加工服务定点企业资格评审办法制定。4.6 招标结束后，档案部门应对中标数字化外包加工机构的企业性质、股东组成、注册资本、企业资质、规模业绩进行严格的复审，根据文献档案资料数字化工作导则(GB/T20530-2006)第5章的规定进行技术考查。考查合格后，与其签订专门的政府采购合同并严格按照合同条款执行。5前期准备5.1 制定制度5.1.1 应制定科学、规范、可行的数字化工作制度，保障数字化工作的质量和安全。5.1.2 1.2档案部门应制定的制度包括但不限于档案数字化工作管理办法、数字化J二作流程、档案信息保密管理制度、档案出入库房制度、档案统计工作制度、档案鉴定办法、档案数字化验收工作细则、档案保护工作制度、档案修复工作制度等。5.1.3 档案部门应积极指导数字化加工单位制定相应的管理制5.4工作培训5.4.1应对数字化加工人员进行任职前业务培训，确保掌握相应的数字化工作技能和档案管理知识。5.4.2应定期对数字化加工人员进行保密培训，提高保密意识，确保档案实体和信息的保密和安全。5.4.3应定期对字化加工人员进行安全培训，提高安全意识和责任意识，掌握必备的消防知识，定期进行消防演练。6档案出库6.1 清点统计对出库档案应进行详细准确的清点统计，统计应具体到卷、册、盒、件及相关附件，认真做好统计情况记录，形成可靠的核对凭证。如采用装箱方式长距离搬运，应在箱体标明相关信息，充分保证运输过程的安全。6.2 出库交接出库交接分为内部交接和外部交接，出库交接应分阶段进行。内部交接指档案保管部门与数字化工作小组之间的交接。交接双方应对出库档案进行清点统计后，现场办理交接手续，交接手续中应注明出库档案的内容、数量、交接人姓名和出库时间等。外部交接指采取业务外包方式的档案部门，数字化工作小组与数字化外包加工机构之间的交接。交接双方应在档案运至数字化加工场所后，现场办理交接手续，交接手续中应注明交接档案的内容、数量、交接人姓名和交接时间等。7档案数字化前处理7.1 档案整编7.1.1 应对目录与实体保管期限不一致的档案和明显错划保管期间的档案进行鉴定，根据鉴定结果确定正确的保管期限并做相应处理。7.1.2 根据卷内文件目录顺序对扫描图像进行排序，有乱卷或顺序出错的应予以纠正。7.1.3 检查卷内文件标号是否正确，未编号的要新编序号，错编、漏编的要予以纠正或重新编号。7.1.4 将破损、粘连等无法扫描的档案与重份档案进行标识并将情况进行详细记录。7.1.5 编号时不应压盖档案内容，编号笔的材质不应对档案载体造成损坏。7.2 拆除装订应对装订物、加固件影响数字化质量的档案进行拆除，拆除前应确保不会对档案实体造成损坏，拆除后可以复原。7.3 规范目录7.3.1应对没有机读目录的档案进行目录著录，建立档案目录数据库。目录著录应符合档案著录规则(DA/T18-1999)、归档文件整理规则(DA/T22-2015)的要求。7.3.2应逐一对档案目录数据与档案实体信息进行校对，对错误、漏项的内容进行修订补录，提高档案目录数据质量。7. 3.3目录著录宜采用双机录入方式进行。7 .3.4目录建库应选择通用的数据格式，宜选用能直接或间接通过XM1.文档进行数据交换的格式。8 .4档案修复应对破损严重、无法进行正常扫描的档案进行技术修复。档案修复应根据档案修裱技术规范(DA/T25-2000)的要求，对折皱较大的文件进行整平，对载体损坏严重的档案进行加固，对影响档案保存的载体空洞、残缺、磨损部位进行修补，对退变、扩散的档案字迹进行稳定、恢复，对珍贵档案进行去酸和复制。8档案扫描8. 1档案扫描应符合纸质档案数字化技术规范(DA/T31-2005)规定的工作和质量要求。8.2 扫描方式8.2.1 2.1应根据档案幅面、材质、厚度、形成年代等特点选择合适的扫描方式，扫描方式应最大限度保护档案不受损坏。8.2.2 时间久远、纸张过薄、纸张过软、纸张状况差及超厚的档案，应采用平板扫描方式：纸张状况好的档案可采用高速扫描方式；大幅面档案可采用大幅面扫面仪扫描，或采用小幅面扫描后进行图像拼接，也可在缩微拍摄后对胶片进行数字化转换。8.2.3 扫描时应摆正档案原件，最大限度减少图像纠偏造成的质量卜.降。8.3 扫描色彩模式8.3.1 档案扫描宜采用彩色扫描模式。对永久保存和包含红头、彩色印章、彩色照片等彩色信息的档案应采用彩色扫描模式。8.3.2页面为黑白两色，字迹清晰且无插图的档案可采用黑白二.值模式进行扫描。8.3.3页面为黑白两色，字迹不清晰或带插图的档案可采用灰度模式进行扫描。8.3.4扫描时，”件档案内应采用同种色彩模式。8.4扫描分辨率8.4.1选择的扫描分辨率应以扫描后的图像清晰、完整、不影响图像利用效果为原则。8.4.2扫描分辨率应不小于200dpi,需要进行OCR识别的扫描分辨率应不小于300dpi,1寸黑白照片扫描分辨率应采用600dpi,文字偏小、密集、清晰度较差时可适当提高分辨率，需要扫描出版的可根据需要调整分辨率。9图像处理9.1 质量检查9.1.1 对图像偏斜度、清晰度、失真度等进行检查，发现不符合图像质量要求时，应重新进行图像的处理。9.1.2 由于操作不当，造成扫描的图像文件不完整或无法清晰识别时，应重新扫描。9.1.3 发现文件漏扫时，应及时补扫并正确插入图像。9.1.4 发现扫描图像的排列顺序与档案原件不一致时，应及时质检记录单处理单位：批次:总登记号卷号序号页号错误代码问题描述出任人/打（编Hi认审核人备注错误代码：A府漏；A1.陶辑误：B味拼接：BI明接有误：。漏M:»文件路/方曲日文件名命"力如Ff文件消淅此GJR边产量月报表项I1.N称:统计时段;年-,H至年一J1启动时间：埸制H期；编制人员；联系电话；邮箱地址："x¾0H期流程名称流程名称流程名称流程名称流程名称流程名称流程名称流程名称流程名称流程名欷is2H3日4R27F1.笈日沙日30日31月产fit总计数字化项目阶段验收报告1）工序验收阶段：批次：日期：年月日批次案卷范围：全宗、目录号（）全宗、目录号（）累计扫描情况:累计总卷数：家计总页数：分检批次：目录号<>一目录号（）险收情况案送号不合格页码不合格页数不合格原因亚检结果全宗-目录号批次总卷数抽取卷I段抽检率批次总页数抽取页数抽检率总不合格数总合格率综合验收评定：甲方验收人：乙方提交人：共页第页数字化档案质量验收表全宗名称：加工单位：（盖面）联系人：联系电话：申请日期：年一月一日档案局制以卷为单位整理的档案全宗号案卷数量（卷）文件目录数量（条）画幅数量（幅）抽检数量抽检率（）合格率（）评定意见（案卷抽检合格率"7%为合格，否则为不合格）合格以件为单位整理的档案全宗号文件数量（件）文件目录数量条）画幅数增（幅）抽检数量抽检率（%）合格率（%）评定意见（文件抽检合格率”7为合格，否则为不合格）合格脸收总评定全宗号文件目录数量（条）画幅数量（幅）抽检数量抽检率（）合格率（）总评定意见（文件并1检合格率"为合格，否则为不合格）合格验收组成员名单姓名单位职务（职称）本人签名档案局审核意见单位盖章：法人代表（或委托人）签字：_月_日数清单（移¾W）移动硬盘编号数据量图像数抿格式数据内容文件级目录数量（条）案卷级目录数量（条）图像数量包档案馆纸质档案数字化她g移交表（天曲:）全宗号全宗名称目录数案卷级目录数量条）文件艺髻量影像数量（蚓光盘内容及数fit内容数鬓I套(TTFF)共片I套(T1.FF)共片I套(PDF)共片检查情况检查项目检查情况教体外观检查病毒检杳可读性检查目录数据检查图像数据检查其他检查交接说明移交部门接收部门加工单位经办人：负成人：移交日期：年月日档案数字化工作小组经办人：负责人S日期：年月日数据保管部门经办人：负贵人：接收日期：年月日局领导审核意见附件：数字化数据清单（光盘）数字化数据清单（光盘）光盘编号数据据图像数据格式数据内容文件级目录数量（条）案卷级目录数量（条）图像数量包档案馆数字化档案流程移交单（纸质）全宗名称全宗号加工单位加工时间移交内容起止盒、卷号份数备注I调,归卷单2工作流程单3文件材料备查表4加工人员身份证复印件移交部门数化工作，、组负贡人：经办人加工品位负责人：经办人：:移交日期：年月日接收部门档案资料保管部负责人：经办人：接收日期：年月日加工单位移动硬盘及U盘交接登记表日期硬盘及优盘编号移交人接收入日期硬盘、优盘编号移交人接收入硬盘里号：硬O1.-SAMSUNG、硬02SAMSUNG、硬3SAMSUNG100OGU盘型号：UOI-XMD7718916055891.82O54G（黑色）档案馆档案原文数字化加工项目竣工报告表项目编号：项目名称：项目承担单位（盖章）：XXX档案局制一、项目合同基本情况合同编号项目名称合同金额加工数量加工单位法人代表合同签订时间合同工期实际完工时间:、档案原文数字化加工、验收及数据移交情况全宗号全宗名称案卷数Iit文件级目录数地数字档案画幅数量验收情况数据移交入库情况三、资金支付情况及结算意见合同总金额己支付金额质保金应付金额保证金己退保证金应退保证金四、验收报告五、档案数字化工作小组意见六、技术部门意见七、保管部门意见负责人签字:年月日负责人签字:年月日负责人签字：八、利用部门意见负责人签字:年月日九、局馆领导意见签字:单位盖章年月曰注：1、此表是档案数字化加工项目整体完工的依据;2、此表一式四份，局三份（财务科一份、档案数字化验收委员会办公室一份、数字化工作小组一份）、加工单位一份。