集团公司办公用品采购管理办法.docx

集团公司办公用品采购管理办法第一章总则第一条为加强阳光集团有限公司（以下简称“集团公司”）办公用品采购管理，规范采购行为，提高采购效率，降低采购成本，保证日常办公需求，根据国家相关法律、法规及总集团相关规定，结合集团公司实际情况制订本办法。第二条本办法是集团公司采购管理体系的第二层级，其上级为阳光集团有限公司采购管理制度讥第三条本办法适用于集团公司总部各职能部门、各公司、各直接管理项目经理部。第四条本办法主要应对以下风险：（一）办公用品采购制度不健全，导致采购工作不规范；（二）办公用品管理职责和范围界定不清，导致集中采购优势不明显，增加采购成本；（三）办公用品规避平台采购，采购信息不公开，致使采购过程不透明：（四）办公用品采购资源分散，导致采购质量得不到保证，影响正常办公业务。第二章管理职贡第五条招采中心：（一）制定和完善阳光集团有限公司办公用品采购管理办法；（二）负贡建立、健全集团公司办公用品采购管理体系，保证体系有效运行：（三）负贡集团公司办公用品供应商的统一管理工作；（四）负责制定集团公司办公用品采购业务流程：（五）负责上报本部门的办公用品采购年度预算并根据年度预算对采购总额进行管控：（六）负责在商城平台内提交本部门的办公用品采购订单或在五矿电商平台内提交采购需用计划；（七）负贡集团公司办公用品招标、采购工作：（八）负责集团公司办公用品采购合同签订工作；（九）负贡本部门办公用品到货核对、验收工作；（十）负责集团公司办公用品采购数据统计；（十一）负贡集团公司办公用品采购的核算结算及付款申请工作;（十二）接受上级单位的检查、指导、监督和考核工作。第六条财务管理部：（一）负责集团公司总部各职能部门年度办公用品采购总预算的汇总工作，并根据本部门的年度预算对采购总额进行管控；（二）负责集团公司总部各职能部门办公用品的核算工作：（三）负贡集团公司总部各职能部门办公用品的支付工作；（四）负责本部门办公用品到货核对、验收工作：（五）负贡审核本部门办公用品的结算工作。第七条集团公司办公室：（一）贯彻落实阳光集团有限公司办公用品采购管理办法；（二）负责集团公司总部各职能部门办公用品的管理工作：（三）负责上报本部门的办公用品采购年度预算并根据年度预第对采购总额进行管控：（四）负贡各总部职能部门办公用品采购订单的审核工作；（五）负责审核集团公司总部各职能部门办公用品的结算工作：（六）接受上级单位的指导、监督、检查和考核工作。第八条总部各职能部门：（一）贯彻落实阳光集团有限公司办公用品采购管理办法；（二）负责上报本部门的办公用品采购年度预算并根据年度预算对采购总额进行管控；（三）负责在商城平台内提交本部门的办公用品采购订单或在五矿电商平台内提交采购需用计戈小（四）负责非商城采购办公用品的供应商寻源、五矿电商平台准入工作；（五）负责本部门办公用品到货核对、验收工作；（六）负贡审核本部门办公用品的结算工作。第九条各子公司、分公司职责：（一）贯彻落实阳光集团有限公司办公用品采购管理办法；（二）负责本单位办公用品的管理工作；（三）负贡本单位办公用品年度总预算的编制工作，并根据年度预算对采购总额进行管控:（四）负贡本单位办公用品采购订单的审核工作；（五）负责本单位办公用品到货核对、验收工作；（六）负贡本单位办公用品非商城采购的供应商寻源、五矿电商平台准入工作：（七）负贡审核集团公司招采中心发起的办公用品的结算工作；（八）负责接受集团公司招采中心委托采购工作：（九）接受集团公司招采中心的指导、监督、检杳和考核工作。第三章办公用品范围第十条办公用品范围：办公用品主要包括：办公家具、台式电脑、邕记本电脑、平板电脑、电脑硬件、电脑外设产品、网络设备、办公设备、文具文件档案管理产品、财会用品、照相机、办公耗材、定制印刷品及其他因办公需要的物品。第四章办公用品采购流程第十一条集团公司办公用品采购原则上必须进行线上采购,线上采购以商城采购为主，结合五矿电商平台采购方式开展。第十二条商城采购名录以阳光集团有限公司采购管理办法发俏为准，集团公司签约的网上商城有晨光、科力普、京东、慈采。第十三条各总部职能部门、分子公司、直接管理项目经理部通过已配置的商城账号在线上进行比价、下单，订单审核后采购。第十四条商城上架的产品不能满足办公用品的采购需求时可通过五矿电商平台提交采购需用计划经审核后，招采中心根据需用计划在五矿电商平台内进行招标、比价采购。第十五条特殊情况紧急采购，按照阳光集团有限公司物资采购管理办法关于线下采购业务类别许可目录零星小额采购执行。第五章办公用品供应商管理第十六条集团公司办公用品供应商管理实行“统一管理两级负责、动态考核、择优汰劣”的原则，集团公司招采中心是供应商管理的归口管理部门。第十七条供应商管理实行线上管理，即在总集团电商平台内实现寻源、准入、考评、退出等全生命周期的信息化管理。具体规定执行阳光集团有限公司供应商管理办法。第六章办公用品验收与发放第十八条采购单位根据采购合同或商城订单进行验收并办理相关手续。验收过程中，不符合质量要求的办公用品应要求更换或拒绝接收，并反馈集团公司招采中心。针对具有保修条款的办公设备，采购单位负贡保管相应保修凭证。第十九条各采购单位应建立本单位的办公用品发放台账内容包括但不限于领用物品名称、领用数量、领用人及领用时间。第七章办公用品核算已支付第二十条集团公司招采中心每月根据供应商提供的办公用品送货单及发票，通过OA发起办公用品类物资结算确认单经各采购单位确认后由财务管理部进行支付。供应商开具的发票原件各单位自行认证、存档、管理，招采中心付款凭证附发票复印件。第二十一条各子公司根据办公用品类物资结算确认单自行在业财提交内部付款单，并于次月月末前完成相应资金的支付。凡未按规定完成资金支付的单位，集团公司招采中心有权停止该单位采购业务，直至款项付清为止。