GMP文件管理.docx

第七讲GMP文件治理提纲：1、GMP文件的概念；2、GMP文件治理:3、GMP文件的分类；4、GMP文件的编制；5、GMP文件编制的格式；6、GMP文件的编号治理.文件是GMP的重要组成局部,我国GMP1998年版第八章文件共有5个条目，分别规定了 “药 品 生产企业应有生产治理、质量治理的各项制度和记录”、”制定文件的程序"、”制定生产治理和质 量治理文件的要求”.文件系统是制药企业GMP软件的根底.一个运行良好的制药企业不仅靠先进的设备等硬件支撑， 也要靠治理软件来运转.治理软件的根底就是附着在GMP治理网络上的文件系统.文件治理那么是制药企业质量保证体系的重要局部,质量保证来自制药企业各个系统的健全和运 转,而文件治理那么是制药企业绝对不可缺少的.第一节GMP文件的概念1、？辞海?对文件的解释是：公文、信件之类.如：保管好文件.计算机的一个专用名词.a.指由 假设干相关的记录构成的集合.假设干工程构成一个记录.假设干记录构成一个文件.2、广义文件：文件一般指由法定机关、单位印发的,用来处理公务活动,并具有特定格式的书面文 字材料.根据文件的适用范围,可分为通用文件和专用文件.通用文件是指党政机关在共同的公务活 动中形成的文件,其具有统一的用途、格式和一定的办理程序.专用文件是指在各专业活动中形 成， 在本专业范围内使用的文件,除使用范围外,还表现在文件处理程序和格式上与通用文件不同.3、 GMP文件：？中华人民共和国药品治理法?规定：药品生产企业必须根据国家药品监督治理部门制定 的?药品生产质量治理标准?的要求,配备相应的设施和设备,制定和执行保证药品质量和规章制度、 卫生要求.在这里制定和执行保证药品质量和规章制度、卫生要求”可以视为GMP的软件,而这 个软件的核心是文件系统的完备和执行.定义：制药企业的文件(GMP文件)是指一切涉及药品生产治理、质量治理的书面标准和实施中 的记录结果.WHO药品生产质量治理标准(1992年)对文件的原那么提法是：文件是质量保证体系的 根本局部,它涉及GMP的所有方面.其目的在于确定所有物料的规格标准、生产和检验方法；保 证与 生产有关的所有人员知道做什么，何时做；保证授权人具有足够的资料决定一批药品是否发放；提供 可对疑心有缺陷产品的历史进行调查的线索；GMP文件没有固定的格式,它的设计和使用取决于生产 企业.提制药企业的文件系统是指贯穿于药品生产治理全过程,连贯有序的系统文件.第二节GMP文 件治理1、GMP文件治理的目的用书面的程序进行治理是现代治理的一个特征.实施GMP的一个重要特点就是要做到一切行为 以文件为准；根据GMP的要求,生产治理和质量治理的一切活动,均必须以文件的形式来表达.也就是 说,行动可否进行,要以文字为依据.建立一套完备的文件系统可能预防语言上的过失或误解 而造成 事故,使一个行动如何进行只有一个标准，而且任何行动后，都有文字记录可查,做到“查 有据，行有 迹,追有踪".建立完备的文件系统可以明确质量治理系统的保证作用，提供各种标准规 定,追踪有缺 陷的产品；建立完备的文件系统也可以使治理走上程序化、标准化,使产品质量和服务质量切实有保 证.综上所述,建立完备的文件系统,其主要目的在于：(1)明确规定保证高质量产品的质量治理体系.这是GMP三大目标要素之一；(2)行动可否进行 以文字为准,预防纯口头方式产生错误危险性.(3) 一个行动如何进行只有一个标准,保证有关人员收到有关指令并切实执行,标准操作者的行为， 保证对GMP的遵循,文件系统提供各项标准规定.(4)任何行动后均有文字记录可查,可以对不良产品进行调查和跟踪,为追究责任、改良工作提供 依据.(5)书面的文件系统有助于对企业成员进行GMP培训I,保持企业内部良好的联系,有助于GMP认证 工作的进行.(6)文件系统的建立与完善,促使企业实施标准化、科学化、法制化治理,促进企业向治理要效益.总之,制药企业实行文件治理的目的是保证企业生产经营活动的全过程按书面文件规定进行运 转.明确治理责任,如实反映执行情况,减少因用口头方式交接产生过失的危险,保证工作人员按文件 正确操作,并能积累每批产品的全部资料和数据.制药企业建立和不断完善文件系统,增强文件治理,既是实施GMP的需要，也是GMP认证的需要， 归结到一点,是保证人民用药平安有效的需要.2、GMP文件治理的内容文件治理是指文件的起草、修订、审查、批准、培训、执行、分发、印制、保管及销毁治理活动.未经批准的文件、不符合公司统一格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件.(1)文件的起草文件的起草由文件主要使用部门指定专人负责，以保证内容的全面性和准确性.起草者填写？文 件编写/修改申请表?提出新文件的草稿或已有文件的修改方案,该部部长签字后送质量保证部审 核.(2)文件的会稿文件草案应由文件审核部门组织会稿.会稿人员应由文件的起草人、使用人、相关使用人及相关 治理人员组成.由文件的审批部门确定文件的会稿方式,分会议审核方式、文稿流转审核方式.会稿时 使用？文件编写/修改会稿记录?；会议审核方式：由文件的审批部门组织文件的使用人,相关使用人 及相关治理人员的代表进行讨论审查,会议审核要有会议记录,记录参加会议的部门、人 员及审查结 论.文稿流转审核方式：由文件的审批部门填写文件会稿记录,分别将文件交会稿人审查,最后由文件 审批部门将会稿意见汇总，得出审核结论.参加会稿人员收到文件草稿及会稿单后，于三天内提出意 见定在会稿记录,签名后返回组织会稿部门.由文件的起草人根据会稿意见修订，形成文件草案报批 稿,连同会稿单一并交文件治理员.文件会稿应确定文件印制总份数,文件分发单位.(3)文件的审批文件的审核人、批准人及执行签字人规定如下：原那么上文件的审核为起草部门的部长,批准为 上一级负责人、质量保证部部长填写执行日期并签字,执行日期一般应在批准日期的第七天后(节假 日顺延)，在这段时间内由文件使用部门组织新文件的培训I.所有治理标准类文件中属质量治理及与 GMP相关的程序必须由分管质量工作的质量总监批准执行,其余治理类文件由各分管副总经理批准执 行,质量保证部部长填写执行日期并签字.质量标准由质量保证部部长审核,质量总监批准,质 量保证 部部长填写执行日期并签字.验证方案、验证方案和验证报告的审核、批准执行?验证治理 规程?.工 艺规程由生产部部长审核,生产技术副总经理批准,质量保证部部长填写执行口期并签名.所有文件应有起草、审核、批准人签字,并注明口期，日期统一格式为*年*月*日.文件的批准人根据会稿意见审批文件,并将己批准的文件及时交质量保证部，由质量保证部统一 签发文件.(4)文件的印制文件印制的根本要求：文件印制不允许手抄写.文件的印制方式：印刷、复印，EU制的文件必 须 经过两人核对无误,签字前方可使用，Efl制件必须清楚，易识读.每份复印的文件必须对复印件 进行编 号,便于治理和回收.文件必须经批准前方可允许复印.文件印制程序：生产质量治理文件经审核批准后由质量保证部负责印制，到达上述要求前方可精品文档 发放；需委托外印的文件和记录一律由实施部门报印刷方案,送交质量保证部,经批准印刷后,送 印 刷厂印刷.印刷的文件、各种记录、状态标记、凭证等需经两人核对无误前方可颁发使用；部门责任 及岗位责任经批准后，由总经办复制,按职务(或岗位)分发.(5)文件的发放：文件一经批准，由文件治理员根据需要,复印相应的份数.文件的原件保存在QA档 案室(盖上“原件”)印章,使用部门发给复印件(盖上“复印件”印章).；文件治理员及时将文件 发放到相关人员或部门.同时收回旧版本的文件,详细填写？文件发放/收回限制单?.文件分发 部门 为文件的主要起草、使用部门和相关部门.总索引由文件治理员更新.接收人需对照有关索引检查文 件的编码、版本号、执行日期.各部门主管应有一份现行文件目录,每半年清查一次,如有变更,重新 发放.对于新程序或修改后的文件,档案室应在目录中作记号“记录为文件的组成 局部,对文件 的所有操作(起草、审核、批准和执行)均包括记录.为便于治理,空白记录样张均附在相应文件后.(6)文件的培训新文件必须在执行之日前进行培训并记录；培训者原那么上为文件的起草者、审核者或批准者， 由使用部门组织；必须保证使用者均受到培训I,且能正确执行文件.(7)文件执行与检查员工必须根据现行的有效版本文件规定进行操作,QA负责监督检查文件执行情况,并有权纠正 错误.未经批准的文件、不符合公司统一格式的文件以及旧版本的文件均视为无效文件.文件治理员每半年一次向各相关部门提供现行文件索引，以保证现行文件的完整性，并预防使 用过时的文件.对文件的任何改动均应有签字并注明口期,经文件的批准人批准.所有记录如有修改,需另行记录，以记录应能反映在文件上,并劝修改人签字,注明修改口期.如 果文件采用自动限制或治理系统记录,仅允许授权人操作.(8)文件的保管归档文件归档包括现行文件归档和各种结果记录归档.QA档案室保存现行文件原件及文件签收单,其样本根据文件变更情况随时更新,并记录在案.各 种记录一旦完成,按种类归档,并存档至各文件规定日期以便准确追踪,并认真填写？文件归案登记 表?.对于一些主要文件,如批生产记录,偏差处理记录等,应定期进行分析评价,为工艺改良提供准 确依据.各种归档文件应建立索引登记以便追踪、调用.(9)文件的撤销及变更限制文件一经变更,原文件应予以撤销收回，并将新文件发放一份给相关部门，对撤销的文件除档 案 室留一份外,其余销毁.任何文件未经批准不得进行更改.变更的提出：任何与文件有关的人都可以提出变更,填写？文件编写/修改申请表?.但在文件变 更之前仍按原程序执行.变更的审批：由质量保证部部长评价变更的可行性并批准变更,履行变更手续.变更的执行：根 据变更审批意见执行变更,变更过程可视为一份新文件起草.变更治理：QA文件治理员应负责检查文件变更引起的其它相关的变更并及时调整.变更记载： 文件的任何变更，由QA文件治理员详细进行记录，以便追踪检查.(10)总索引QA文件治理员必须保存一份所有文件母件的总索引.当签发、修订、收回、复审了一份文件后,其索引应立即更新.索引的详细内容如下：文件编码、文件名称、起草人、审核人、批准人、执行日期、复审日期；文 件治理员给出一份文件的新的编号后,在正式发放前,应将号手书于索引中.(11)额外副本的发放精品文档 各部门如需要(包括那些不在原始发放单位上的部门)可要求某一份治理程序或SOP的额外副本. 任何申请额外副本的要求，由部门主管及质量保证部部长核准转交文件治理员.任何部门或个人申 请提供额外副本时,文件治理员应分配其一个副本号,并更新发放单，以便反映实际分发情况.除档案室文件治理员外,任何人不得以个人的名义擅自复印任何文件.(12)文件复审所有的文件在生效两年时完成复审,假设有必要可随需要复审.文件治理员应在每季度末将下季度需复审的文件清单打印分发给各部门有关人员复审.标准类文 件不再使用或与其它标准类文件合并,视同文件变更,按文件变更程序处理.如果文件生效两年时没 有完成复审，由文件治理员通知相关部门主管及质量保证部部长，以催促复审的及时完成.(13)文件保存期限所有记录(如：批生产记录、检验记录)以记录完成日期算,一般保存至产品有效期后一年.过 期工艺规程、质量标准应长期保存.自检报告保存五年,验证文件资料保存六年.(14)打印存盘所有文件以文件编码作为文件名存盘.(15)文件查阅各部门假设需借阅某文件,需有部门经理签字，由文件治理员办理借阅手续.查阅人应作查阅登 记,并在文件查阅记录上签字.(16)文件销毁属于要销毁的文件：文件编制过程中的草稿,打印过程中的草稿.回收的旧版文件,归档一份 后 的其余文件.其它废止或过保存期的文件.确定过期的文件,应由文件治理人员造册,经质量保证部部长审核,质量总监批准签字前方可 销 毁.重要保密文件，由档案室指定专人销毁,并有两人监销，同时填写?档案文件资料销毁记录?.其它文件，由颁发部门收集清点，填写?档案文件资料销毁记录?,经主管领导批准签字后,指 定 专人销毁,并至少有一人监销.第三节GMP文件的分类根据文件的定义：GMP文件是指一切涉及药品生产治理、质量治理的书面标准和实施中的记录结 果,可分为两大类：标准和记录.1、标准(1)GMP标准概念：中华人民共和国标准化法?第三条规定："标准化工作的任务是制定标准、组织 实施标准和对标准的实施进行监督.“标准化”的含义是,在经济、技术、科学及治理等社会实践 中,对重复性事物和概念通过制定、实施标准,到达统一，以获得最正确秩序和社会效益的过程.“标准”的含义是,对重复性事物或概念所作的统一规定.它以科学技术和实践经验的综合成果为 根底,经有关方面协商一致，由主管机关批准，以特定形式发布,作为共同遵守的准那么和依据.GMP标准是在药品的生产质量治理过程中预先制定的书面要求.俗话说的好：“没有规矩,不成 方圆”.标准是衡量事物的一把尺子,标准必须依据科学技术和实践经验,经过充分协商,才能对 具 有多样性,相关性特征的事物，以特定的程序和形式颁发统一规定.这个统一规定就是大家必须 遵循 的标准.GMP的最终目的在于保证所生产的每一批成品质量均尽可能地与原设计一致,而标准 化的实 质和核心是“统一”.只有到达统一,才能保证市场销售的每批成品质量均尽可能与其设计一致.标 准化是GMP所要求的重要内容之一；作为标准化成果的标准是药品GMP中生产治理和质量治理文件 的重要组成局部.(2)标准分类标准可分为技术标准、治理标准、操作标准三大类.A、技术标准指药品生产技术活动中，由国家、地方、行业、及企业公布和制订的技术性标准、准那么、规 定、标准、方法等书面要求.GMP标准包括了产品工艺规程、质量标准(原料、辅料、工艺用水、半成品、中间体、包装材 料、成品).B、治理标准指企业为了行使生产方案、组织、指挥、限制、协调等职能而使治理过程标准化、标准化而制 定的制度、规定、标准、方法等书面要求.C、操作标准指以人或人群的工作为对象,对工作范围、责任、权限、工作方法及工作内容考核等所制定的规 定、标准、程序等书面要求.2、记录(1)GMP记录的定义：记录是反映药品生产质量治理过程中执行标准情况的结果.记录的分类(2)分类：记录可分为三大类：过程记录、台帐记录和凭证.A、过程记录为药品生产与质量保证过程中一切已完成的活动和到达的结果提供客观证据的文件,包括质量管理 记录、批生产记录、检验记录、验证记录等.B、台帐记录为物料、产品流转与治理活动其结果依时间顺序提供客观证据的文件.包括各类台帐、编码表、定 额表等.C、凭证指为生产活动和质量监控活动提供证据的文件,包括请验单、入库单、取样证、待验证、合格证、 不合格证及其它状态标识等.3、标准与记录的关系记录的依据是标准,即记录类文件的使用往往在标准中已做了详细规定.记录必须与标准一致,即如何使用记录类文件、记录的内容、记录样张的审核,批准、执行等 应与 标准要求一致.第四节GMP文件的编制1、文件编制的时间要求生产开工前,新产品投产前,新设备安装前；引进新处方或新方法前；处方或方法有重大变更时；验证前和验证后；组织机构职能变动时；文件编制质量改良时；使用中发现问题时；接受GMP检查认证或质量审计提出改良建议后；自检发现问题时；文件到有效期时.2、文件的编制所有关于药品生产、质量治理方面的文件均由QA文件治理员负责归档和治理.文件的编码及版面设置：所有文件必须有系统的编码及修订号,并且统一由QA负责限制，以便于识 别,限制及追踪，同时可预防使用或发放过时的文件.(1)系统性：由质量保证部QA办公室统一分类,编码及版面设计,并指定专人负责编码，同时进 行记 录.(2)准确性：文件与编码一一对应,一旦某一文件终止使用，此文件编码即告作废.(3)可追踪性：根据文件编码系统规定,可随时查询文件的变更历史.14)稳定性：文件编码系统一经规定,一般情况下不得随意变动，以保证系统的稳定性.(5)相关一致性：文件一经修订,必须拟定新的修订号，同时调整因该文件修订时引起的相关变动.第五节GMP文件编制的格式1、首页：在所有文件的正文之前,均有表头说明文件的根本属性,如下所示:文件题目文件格式编制治理规程文件编号起草人审核人批准人日期日期日期颁发部门颁发人生效日期分发部门复制份数文件题目：文件题目应能清楚说明文件的性质，且字体加粗.文件编号：根据?文件编号治理规程?编 制.复制份数：文件复印份数,用两位数来表示,0L99.页眉和页脚：每份文件的每一页均在页眉注明公司名称、页码.在页尾注明“药品生产质量治理文件" 序号：正文序号用阿拉伯数字表示,如1、1.1、LLI,中间小圆点用半角，一级序号、二级序号及其 题目，其字体加粗,序号后留一半角空格,再书写正文.表头与正文间留一空行.正文中所涉及的文件和记录,记录中所涉及的文件和记录,其名称用“？?”括 起来且字体加粗；每段段首留2个汉字空格开始书写,第二行顶格书写.行间距为1. 5倍行距.文件的 起草、审核、批准根据?文件治理规程?中规定的责任人签字后，由QA部部长签发生效日期.2、文件的 输出格式所有文件均用A”纸单面打印,页边距内侧为3c),外侧为2cm.字体为宋体,字号为小四.3、记录的格式：记录通常用表格的形式来表示,其编写要求：表头：一般用小三号黑题字；内容：一般用小四号宋体字,但假设内容较多,也可用五号宋体字；记录编号：写在记录首页的左上角，用小四号宋体字,加粗；4、文件内容要求：(1)目的(简介)(2)范围(适用岗位)责任(4)内容5、文件制订原那么(1)所有文件必须内容符合国家法规政策和GMP指导原那么,用词确切、易懂；言简意赅,可操作 性 强.2)文件中涉及的关键词、专业名词术语、代号、有效数字等,应按国家有关标准规定或国际法规 准那么书写,预防使用已废弃的术语、代号等.(3)保密原那么：文件预防涉及他人专利,预防侵权.凡涉及本单位保密工程的文件不应 归入企业标准操作手册,在工作现场出现.第六节GMP文件的编号治理1、文件编号由文件治理员统一给出.2、文件系统分为标准与记录二大类,GMP文件系统示意 一技术标准 一标准一治理规程 一操作规程GMP文件系统 I-治理记录-记¾L操作记录3、 每一类文件按其适用范围和GMP的实际内容分为：机构与人员、设备、物料、卫生、验证、 件、生产治理、质量治理、销自检,共10个主题.4、售、11)文件编号系统文件编号的组成即XX-XX+XXX- XX(2)标准-主题+序号-版本号标准代号：Standard的英文缩写)；技术标准：TS (TechniCalManagement Procedure 的英文缩 操作规程：SOP (Standard Operation Procedure 的英文缩写)；记录：R IReCord的英文缩写)；主题代号：用汉语拼音的缩写字母表示.如下表：主题代号主题代号机构与人员JR设备SB物料WL卫生WS验证YZ文件WJ生产治理SC质量治理ZL销售XS自检ZJ序号：000999,用三位数表示.如OOl表示第一个文件,依次类推.版本号：01-99,用二位数表示.如Ol表示文件第一版本,依次类推.5、GMP文件的系统编号：按主题所属文件的多少,将文件序号进行分段治理.如1、表：标准主题内容及分段序号文件编号技术标 准TS生产治理SC工艺规程：OOl999Ts-SCXXX-XX质量治理ZL原辅料质量标准：001300；包材质量标准：301600；半成品质量标准：601*700；成品质量标准：701-800； 其它标准:701-999Ts-ZLXXX-XX管理规 程SMP机构与人员JR机构图、部门职能、人员责任、员工健康档案、培 训档案：001999SMP-JRXXX-XX设备SB厂房、空调系统、水系统、电汽等及生产设备的管 理、维修和保养SMP： 001999SMP-SBXXX-XX物料WL供给商资质确认、物料的采购、入库、储存、出库和其它各类SMP： 001-999SMP-WLXXX-XX卫生WS厂区、一般生产区、洁净区、库房及、人员、物料及设备的卫生SMP： 001999SMP-WSXXX-XX验证YZ厂房、空调系统、水系统、气系统、洁净工作台、 洁净区及各类主要设备清洗消效果、仪器检验方法SMP： 001 999SMP-YZXXX-XX文件WJ各类公用文件和记录的SMP： 001999SMP-WJXXX-XX生产治理SC生产方案与指令、生产工艺、物料平衡与偏差等SMP： 001-999SMP-SCXXX-XX质量治理ZL取样与留样、实验室、试剂、监控、记录与报告、 质量档案等SYP： 001-999SMP-ZLXXX-XX销售XS产品销售与收回、投诉与不良反响：001999SMP-XSXXX-XX自检2)自检报告SMP： 001-999SMP-ZJXXX-XX操作规 程SOP设备SB空调系统、水系统、电气等与生产设备 SOP： 001-500；检验仪器设备SOP： 501999SOP-SBXXX-XX卫生WS空调系统与水系统、生产设备清洁SOP： 001500；检验仪器设备清洁SOP： 501999SOP-WSXXX-XX生产治理SC各工序生产SOP、各工序清场SOP： OOl999SOP-SCXXX-XX质量治理ZL取样与留样、试剂配制、监控、检验和各岗位SOP、清场 SOP： 001 999SOP-ZLXXX-XXi己录R人员与机构RJ各类 R :001-999R-RJXXX-XX设备SB空调系统、水系统、电气与生产设备R： 001500检验仪器设备R： 501999R-SBXXX-XX物料WL各类 R： 001-999R-WLXXX-XX卫生WS各类 R： 001-999；空调与水系统、生产设备清洁R： 001500；检验仪器设备清洁R： 501999R-WSXXX-XX验证YZ各类R001-999R-YZXXX-XX文件WJ各类R001-999；R-WJXXX-XX生产治理SC各类R001 999R-SCXXX-XX质量治理ZL各类R001-999；R-ZLXXX-XX销售XS各类R001-999R-XSXXX-XX自检2)各类R001-999R-ZJXXX-XX