如何成为上司的得力助手梳理.docx

如何成为上回的得力助手一、秘书祝述1、英文字典的定义依TheRandomHouseDictionaryoftheEng1.ish1.angUage中对于秘书的定义为：1) aperson.usua1.Iyandofficia1.,whoisinchargeoftherecords,correspondence,minutesofmeetings,andre1.atedaffairsofanorganization,company,association,etc.2) apersonemp1.oyedtohand1.ecorrespondenceanddoroutineworkinabusinessoffice,usua1.Iyinvo1.vingtakingdictation,typing,fi1.1.ing,andtheIike.2、秘书的角色一般而言，秘书的用色定位应是辅佐的功能。帮助主管处理一切里里外外的业务成了秘书的职责。一般公司或机构，因为传统背景的关系，秘书的职务并不是那么确定，秘书除了本身主管外，和其他部门业务人员的关系也非常密切和重要，形成锹横交错而复杂的人标关系，因此其工作范围是悠书，又是一般的职员，工作领域无法正确的予以划分。因此，渐渐地,现代的工商秘书，已演变成名副其实的“业务秘书''或"公关秘书”了。3、秘书工作的性质秘书的工作，主要为林助主管执行工作细节。想想大公司的董事长或机关的主管，如果每大早上自己要打开信件，打字回信、存档处理、接听业话等工作，那么，他们将没有时问来从事高层次的商业活动与计划。所以，必须要有位助理来处理这些办公室事务。这位助理，即是秘书。秘书工作最主要为精佐功能，此即爱其一主要的意义.柘书工作的另一重要意义为管理.对很多秘书来说，秘书工作的历练是作为一行政主管的重要阶梯。因为秘书常帮助主管处理与主管样关的业务，所以对于主管的工作有一全盒的了解。秘书可以学到如何去指导、督导、规划及处理问题，并且熟悉公司的政疑。因此，秘书工作亦是管理人才的训练摇篮，其理由有二：1、秘书熟悉人事、业务、程序、管理等内部作业。2、秘书熟悉公关、外酒、市场箸外部作业。二、秘书的业务1、秘书在一天的工作间中，有三分之二是做下列业务：打字与主管商谈接受口按档案管理传其准备当天的业务及下班前的业务处理接听电话拟槁及制作信件处理信件2,秘书业务可分为四类：资讥管理业务事务业务公关业务好合业务兹就秘书的功能与业务分述如下：秘书业务由前述可知分为四类：1、资读管理叱务2、事务业务3、公关业务4、综合业务族分别说明如下：1、资讯管理业务资讥管理业务，即是利用电脑来处理及管理一般业务.秘书的资讯管理业务是由其执行任务的功能引伸而业。前节提到秘书执行的任务有发传真、拟稿、存款、安楞机票、安排看牙医等.这些业务部需要资讯管理来处理。这在微观方面,资讯管理所处理之业务。在把现方面，资讯管理可处理之业务有文书及恼报方面。文书：包括文件及书信之制作等。以往皆用打字机或手写，但由于资讥业务之发达，各种文书之制作皆已电脑化，以增加功能与效率。在文书方面,资讯管理所能处理之业务有受理书信、写信、中英文打字、速记、档案管理、约会安排等。尤其在书信写作方面,由于有也脑软件之运用，可节省构思之时间及文件制作的精力现代的文书业务尤需要资讯管理的配合以提高效率。文书与资讯是电息机关了。情报:情报业务是资讯管理所处理的主要业务之一。恬报业务包括资料情报的搜票、提供、笠理、管理、活用与交按。资料情报的输出和捺人都要经过秘书这个孔道，当主管将情报交给悠书传达下去时，首先秘书就要根据情报的质利量，按其重要性、机密性、紧急性来安排传送的优先顺序。这时,秘书对于资讯情报之处理、筛选、分美与传遁就可利用资管理业务，以增进处理情报业务的效率。事务业务秘书的事务业务，源自其处理例行事务和功版。秘书的事务业务，为秘书在办公室所处理的例行业务，包括接听电话、拆寄信件、发传邦、档案管理、更新办公空用其、妆集资料、准备定期报告、安排主管之行程、约会及会议等。虽然有些项目是多种业务的综合，但在此则偏重事务性的.以上的业务可旧矣如下：通讯方面：接听电话、拆寄信函、发电传等。办公室方面：档案管理、更换用具等。会议方而：收集资料、准备定期报告等。安排方面：安排行程、约会、会议等。公关业务任书的公共关系是需要创意的功能来作其基础的.创作的工作，即要有“先见”。在处理人与人间的关系时，要能有洞察的能力，要他见很知著，要葩以对方的立场来看，必能广获人缘，使业务杨通。任书的职务，接触面很广，为了妥使业务能顺利进行，必须扮演着涧潸剂的功能.在公司机构的里里外外，必须暴顾到各个层面的人物，能考虑到各种状况，能预见各类该办之事，妥善处理人除关系，回满达成任务。一般而言，公共关系的业务包括接待，与相关业务人员的沟通联络，消息的发布,宣传品的出版、杂志、年报的出刊、摄影、幻灯片、影片的制作、展览、市场情报的按臬，贸易商展等等。一般业务的推动，皆以人为主。人由于人侨关系而形成自己的国体，困体与固体的互动关系，就形成了公共关系。秘书的业务需要颜及公司机构的上上下下、里里外外的业务，所以必须有良好的公共关系，才能使全叁业务进行顺利。综合业务综合业务来自协调的功能。在格市即是要与各单位沟通以达圆满处理业务。由于时代的进步与科技的发达，也务奉涉范围愈来愈广，并非单项业务所能包含。这时，就要靠秘书来作琼合业务协调。可见秘书的益合业务尤其更要，因它含括资讯管理业务、事务业务与公关业务等。具秘书要办妥任何单项业务.必须综合协;用其他相关业务。这样,才能融会贯通，发挥最大的秘书业务功能。例如以接待业务来看，必须配合资讯管理以获得情报，得知何人、何时、由何地来访，来宾的背景明细,来访的目的，弁做出行程表：必须配合事务业务以安排接待人员、车柄，骸安排玩店住宿等：必须配合公共关系业务，以发布消息，并安排参现与商谖等。所以接待业务，是个整体性的工作。由以上例子可看出，秘书的业务中，敢变要的是要使各项业务综合称调，才能使任务完满成功。1、专业的知识与技能关于秘书专门的初识与技能，可分三项目来讨论：秘书卡业知识：实务方面的技能：专门行业业务知识。分述如下：(1)秘书的专业知识：一般机构或公司在底阳秘书时，大都希望秘书能爻过专业训练。这种训练可来自机构公司自己办理风及学校或民间任书专业调练中心提供等。训练课程也括企事业管理、会计学、心理学、国除贸易实务、国标汇兑、人事管理、礼仪、公共关系、秘书实务、电脑、打字、英语会话及商用英文等。这些专业知识的训练很变要，因为现在有许多机构的秘书，并未受过专业的训练，因此担任秘书工作，往往不了解自己该做什么工作，如果主管亦不能发挥指导的加任，则往往要花炉许多的时间和粉力，自己工作中去搽索这方面的知识。可见，如果秘书人员，在就极前，先接受秘书专业知识课程的训练，必能对其担任的工作有所助益(I实务方面的技能：实务方面的技能为处理秘书业务所需要的技术与能力。一般而言，实务方面的技能包括逑记、电脑操作、打字技术、档案管理、电话礼仪、应对的力、语言能力，及其他事务机器的榇作等。早期的秘书实务中，打字技术占相当变要的角色。近年来，由于科技的发展与运用，电脑技术广弑需求，所以打字技术与电脑技术同为不可或缺的实务技能。目前各机构已推行行政电脑化、组织也脑化、人事电脑化、会计预算电脑化、生产管理电脑化等等。尤其是企业界，要求秘书必须接受业脑训练，以便能应付电脑化的一切秘书业务。专门行业业务知识:各行各业的秘书，都应通晓其专业业务的和识。国贸秘书必须能熟态国际贸务实务与流程。法律秘书上须擅长法律知识。财务秘书必须精通会计、税务、财政及商事法等。由此可知，在每一行业中，都有其专门的业务知识。秘书在决定从事邪一行业前，可先修习相关的课程，或阅读相关的书用以增加专门业务知识,才能将合实务业务的需要。2,经脸专门知识与技能，虽然非常重要，但理论需要配合实务。实务上经验尤其珍贵。对于秘书业务。是否能顺利进行，尤其需依粮经脸。例如，文书之处理，光凭理论尚嫌不够，因必须考虑到各种文件之性质，文件之内容，及文件之时效性，然后订处理之优先顺序。这些判断需要以经验作为依据。有经蛉的秘书，不必主管交待，就能以其经脸，正确的判断力，冷符而审慎的处理事务，以其积极、主动、随机应变的能力，IsI滑的推动其工作,若加上其纯熟的技能.礼是一位非常优秀而受忒迎的秘书了。3、人际关系的技巧人际关系的技巧，即是公共关系的能力。秘书的人除关系可分为对内与对外.对内的人际关系对象为上司、同事及属下等。对外期需面对顾客及业务相关的单位。秘书必须能运用灵巧的人际关系技巧,才能替上3）主管嘘立起良好的人际关系网路，使其具有良好的舫象。时于同事，秘书要建立融洽相处的人除关系，业务才能顺利推展：对于属下者，也需要好的人除关系，才能使上下人脉和谐，必能在对外处厘业务时，和十件人，考虑周到，圆满达成任务。认明秘书并非具“科别身分”柘书比其他部门的同事，更容易接受情报或听到机宓事项，这也是造成秘书微妙立场的主因。有叶，在会议室里倒茶时，就会得知人事调动的消息：或听到董事长的出差是为了洽谈与对方业务合作的话避等，诸如此美的情报,所以，常给其他部门的人，有种特殊身份的印象。即使.秘书也以“特殊”为荣,就很难在公司里博得人缘。博得人们的信任秘书对于传通上司的讥息、楮示、或普通职员的心声，都应明瑞传达，以完成疏通管道的任务。这些表现，久而久之就能取得公司机构里里外外、上上下下所有人的信任。另外.关于秘书人际关系的技巧,可分对内对外两方面，现分别列举如下：对内：与上司的人除关系：熟悉上司的个性及室庭熟恚上司的交斥困勿拘泥于前任上司的处事习惯对秘书同事间的人际关系：不该有优越感互相保持和谐的关系在业务上互相帮助多注意上司的业务内容与人标关系，以便增进沟通对典下的人际关系：多骐顿属下多伸出援助之手传达黑下的心声对待客户及业务相关的单位：诚实无欺努力维持长久的人除关系秘书受客户私人缴请时，不论是否接受邀约，都应事前向上楞报告，以尊重上司。4、资质他书的资质,可决定秘书工作的品度。一位主管，当然需要一位开阴、负立、可第的秘书。虽然资质意为“天生之才能“：但秘书的资虞则要求对天生之才能再加以训练.换句话说，秘书的资质，并非可速成造胧或者完全靠天生的，而是需要长时期的训练与培养的。秘书需要不断地反省自己，找出缺点，并予以更正，以臻完美。秘书的资质可分下列十项,由T舫困来表示，分成左右两边各五项，左边代表对事，右边代表对人。此T彩图可列表如下：秘书十大特质A对事B对人准确性考虑周到好判断力圆滑性工作效率逆慎性机智性责任感主动性客观性现依对事与对人两方面，分别说明加下：(1)时事方面:在研究这些资质特点之前，应知道这些资质存点皆需费时，非一蹴可几。新迸褂书往往渴胆自己的能力强、速度快，因而未花时间去注意准确性、认知事务轻支、内涵性及变通性。秘书对时间及速度的空视是可理耨的，但如果不具备以下五项的资质，经常工作会终归于无效率或产生框尬的局面，增加主管之困扰。对事方面的资质有五项：；隹确性；好判断力；工作效率：机智性：主动性。现分别说明如下：准确性准确性在此五项中，排行最前，可见其*要性。秘书每天的工作，都可£&会有错。每打一定，每写一字，都有可能错。然而，有效率的秘书每天都做准碉的工作。没有准确性，秘书的工作¾无意义。事矣上，不准确的工作比不做还错，因它所带来的麻烦,可能要花更多的时间去清理。但要如何才能算建准确性呢？即量每件细节都很精确。这建需要时间、耐心与专心的。如果遵循下列四步骤，洸能,做出准确的工作：一小心完成每件工作。一小心核对每个细节一小心改正所有错误一，卜心检查修正过的细节在制作文件，如果需要列出价格时，秘书要小心地打字,小心地检查价格是否正确，小心修正任何错误.然后在小心地核对修正过的价格。你会怀炭，如果没发现任何怪误，而一再检查，是否很岭时.不，绝不。如果检查十次，还未发现任何错误，但在第十一次才发现错误，所花的时间还是值得的。准确性，即是小心地检查过，小心地改正过，小心地再检查过的小心的工作。好判断力：每位主管都要求秘书有好的判断力。如果秘书总是道欷说：“对不起，这件事我未想到”,那么，就必须培养此特质。幸运地,这是可以培养训练的。这了要有好的判断力，可避推下列四个步腐：第一步躲：想想看你正在做什么现在你已能不必想而他移记事、打字、读、说、及听。思考洸是控制心思：即是，枭中精神。所以，思考是训练好判断力的绝对要素。第二步骤：看看是否该采取行动。如果能集中思考，便知是否该采取行动.例如，是否有错要改、有问题要问、有业务待改进、或程序要变动等。如果自己能力办不到，找主管去。不错过任何采取行动的机会。第三步骤：研析各料因素O当你需要采取行动时，研析一切情况一调查、林合、分析-以判断是否有未考虑到的因索，俵得再斟酌。第四步骤：当机采取行动依各种因素，衡量该采取的行动。然后，在适当的时机，采取必要的行动。以下举个好判断力的实例.情况一主管交待秘书去写一封信。当秘书在写信时对于时间问超没有十分肯定。经过判断后，再去请示主管,原来主管弄错了。秘书的正魏判断，省下很多麻烦,也获得主管的贽许。情况二主管感官在家。有位很重要的客户打电话来。急着要与主管谈一笔生意。秘书判断分析，觉得艮机不可失.况只主管只是感冒而已。所以，秘书决定去电告知主管，但首先准备客户的齐全资料，以备主管询问。景后，主管称赞秘书的好的判断力。工作效率：工作效率即是在最近的时间内有条理、有系统地完成最大的任分。一般办公时间同样为八小时,有些秘书能处理好偎多件任务；有些秘书则处理不了一件相同的任务。如果能力都相同的话，那差别就在于做事有无工作效率。有效率的秘书在收集资料做报告时，会向各可靠的来源获得资讯并取下列的步骤：一把整个资料分成许多单元一把每单元黄料分别写在纸条上一把每单元依其来淞来分类一把纸条依系统排列一把相关的单元归类成格用此方法可以有系统地完成任务。有系统、有条理即是工作效率的先决条件。在办公室里的业务程序也是需妥有条理、有系统。例如.主管出差，他希望秘书作电话记录。秘书则必须能筛选也话，并把每通电话的重点记在使条纸上，以使主管回来，即可一日了然，这就是工作效率。机智性机智性来自"再升”（riseagain）之意。对于一个秘书，机智恚即：在传统因袁的方式进行不通时，转向其他的资源或方法，以求解决。主管有时会指派难以完成的任务。秘书，甚至在心里赖丧叶，必须保持乐观的态度。在遇困难叶，不放弃，而试着找其他可行之道，再尝试，直到成功。有位主管想找一份资料，但在档案里，遍找不着。秘书由档案里得知资料来自当地的专业称会会长，就决定去找这位会长，但即发现电话簿没登记.所以秘书打电话到他搴，间接得知他办公室的业话号码，再打给他的秘书，而获得那份资料。其实我书早就可以放弃了,但没有。机智是设法找出不同的解决办法，直到成功为止。主动性主动性即是能预见该做的事.没有指使，4史主动地去做.所有秘书工作皆需要主动性去完成：指定的工作、例行工作、流程业务、及创意的工作。主动性可分为二种方式：一为主管的方便。（服务性）一为主管分忧解劳.（业务性）第一方式：有位秘书把客户来信给主管看时，通常把先前相关的通信资料附上，以利主管参考。主管可能没时间看它，但他耳故这样，以利得知来龙去脉，并做出最佳之决定与指定。第二方式：京书由报上得知主管之朋友被任命为某公司之董事长。秘书把报导剪下并附上自己先以的祝贺函，一起呈给主管。不管主喜不喜欢这封祝贺函，他一定会感激秘书的主动性的。对人方面：考虑周到：秘书要能体谅、帮助、同情别人。考虑周到即是在为自己着想前，先考虑别人.如果一个人不能考虑别人，便仅仅只会依本性来做，因为人总是先考虑到自己。所以，考虑周到的资质是需要训练与培养的。努力、纪律现训练将有助于修正思想模式.当秘书能自然表达出先考虑别人时，必能获得其正的满足。以下的例子，显示出如何恰当地表现考虑周到：一如果认为主管可能会急需妥你的帮助时，就留在自己的位先上。（考虑周到）一在主管处于山穷水尽时，提供他有效的靠喀；当他感头疼时，帮他倒一杯凉水。（同情心）一主管不在办公室时.才打私人电话。（以主管方便为主）总而言之，一位考虑周到的人，先考虑别人。SJ滑性【团滑性使秘书建立并维持和谐的工作关系。使用考虑周到的词句及体贴的举止，秘书可使人不感窘国与难过。相同地.其他人也会喜欢她（他），因为她（他）的困济性。由下列的原则，可以练习圆滑性的技巧：小心选用字：一不妥：你什么时候可完成那工作？（语气强）佳：你在中午附可完成那工作吗？（委婉）一不妥：现在帮我打字。（命令式）佳：你介意现在帮我打字吗？（客毛）一不妥：你明天要来上班。（命令式）佳：你明天打算来上班吗？（尊变对方）圆滑性就是承担责骂：任书在打好信后，发现有个错误，量主管的疏忽所致.秘书马上承担是自己的错，并立即修正。很维妙地，悠书的承粗错误及承受女骂，使得此措误的情况，很完满的解决了。曲济性就是避免批评：少说“我早就告诉你！”也不要说“我知道我是对的！”就是你很肯定，也不妥说这些话，以免伤了对方的自尊心.当主管有错时，避免批评，才能维持良好的人际关系.圈滑性就是装聋作哑：听到有人批评，或听到主管与他太太谈到私人的事情时,一位圆滑的秘书就必装聋作哑，才能保持镇定，不受干扰，正常处理业务。诺慎性:对于有没脸的秘书，谨慎性意味着把公司里所有业务保密。对于初任的秘书，谨慎性则意味着只把机密性的业务保密。一般秘书都通晓公司业务,但有经验的M书.知道这一切都是公司的机宏。公司主管也是希望秘书能过强地保密,不奉里秘书谈论他的工作或他的私生活。适慎性即是谨守业务机密，少谈论他人之私务.责任感：主管通常把责任感列为秘书条件之首。有声任感的秘书是非常敬业的。忠于职守,做事有条有理.有始有终。把主管所赋予的任务，当作一种挑战，全力以赴凤求完满达成。贲任感亦是一种使命感，一种使命去承担完满达成主管所托付的任务.由秘书的业务来探讨，秘书的力任感可归纳为四方面：一努力达成主管上3交待的任务。一尽力去执行秘书的例行业务。一努力去完成主管上司未交待但必须做的任务。一发挥外调的功施并以本身工作态度作为其他职员之表率一不迟到、不早退、坦诚待人、尽忠职守。客观性:客观性是以超然的、无私的态度，来看终体性的情况后，才做出反应。并即，豆身事外，以理智而不带感情、不带私心的态度来分析一件事。秘书是需要有客现性的。有时候，工作受到批评，文件臬空打：或I建议被拒绝了。秘书可能会显出沮丧、失望与泄气。然而，主管即赤望秘书能退一步，以全长、客现的方式来看此事。想一想，主管为了避丸再度犯措，才做批评。这是个艮性的建议。文件必须重打，则是因主管做了很多变更，已改得面目全非了。另外.秘书的送议虽然有很多优点,但因牵涉高成本，所以暂被拒绝了。尔后，秘书时于提出计划或比议，反而更有成本概念了。客观性可使秘书在采取任何反应前，心平毛和的研析怙境。5、健康秘书的业务包罗万象。公司机构的里外上下业务，都需要照顾。可见其责任之空大，任务之深远。因此，秘书人才必须要有健康的身体。有健康的身体，才能有健全的身心，开朗的心胸，乐现活泼的个性，以而对任何困难，化解任何困局，创造感新的靖势，以利公司机构业务之膀远发展。健康是事业之度本，没有健廉的身体，万念俱灰。秘书的工作性质是机敏的、又劳心劳力的工作，除了技能的工作需要劳心劳外,还经常要有良好的体力应付一切日常活动性的工作，因此若是没有良好的健康作基础，一切工作使无法积极而主动的展开，更不要谈到秘书的货任感和工作意识了。由比，可见健康对于秘书工作的重要了。WHATTOSAYONTHETE1.EPHONEWHEN-1. YOUP1.ACESOMEONEONHO1.DSituationAcustomerisinthemidd1.eofaveryIongstory,andyourotherIinesareringingoffthehook.Youmustp1.acehimonho1.d.2. YOURMANAGERISNOTINSituationAc1.ientca1.1.sandyoursupervisorisnotin.Heisonvacationfortwoweeks.3. YOURMANAGERISINBUTNOTTAKINGCA1.1.SSituation：Yourmanagerisbhindinhispaperworkandinstructsyounottotakeca1.1.sforthenextfourhours.Acustomerca1.1.sandinsistsonta1.kingwithhim.4. THECA1.1.ERREFUSESTOGIVEYOUANAMESituation：Youbeginthescreeningprocessonaca1.1.,andthepersonrefusestogiveyouhisname.Youhavespecificinstructionsfromyoursupervisorthatyouaretogettheperson-snamebeforetransferringca1.1.s.5. YOUMUSTKNOWHHYTHEPERSONISCA1.1.INGSituation:Youhavetheperson'sname,andnowmustfindoutwhyheisca1.1.ing.6. THECA1.1.ERSAYS,"YOURMANAGERHASTHENUMBER"Situation：YouareinstructedtogettIephonenumbersfrompeopIwhentheyIeavemessages.Ninetimesoutoften,theysay."hehasthenumber.,7. ACA1.1.HASNOTBEENRETURNEDSituation：Acustomerca1.1.sandsays,"ThisisthethirdtimeI'veca1.1.edtoday.I'vebeenca1.1.ingforweeks.Whyhasn,theca1.1.edmeback?Areyousureyou'regivinghimmymessages?',8. THECA1.1.ERWANTSSOMETHINGTHATISNOTYOURJOBTOHAND1.ESituation:Acustomerca1.1.sandaskyoutohe1.phimenro1.Iinaseminaryourcompanyisgivingthdfo1.1.owingweek.Youhavenotingtodowiththeseminar,andknownothingaboutit.9. THEYSAYTHEYWEREPROMISEDSOMETHINGWOU1.DHAPPENTHATDIDN'TSituation：Acustomerisca1.1.ingtocomp1.ainthatasa1.esmanwhoworksforyourcompanypromisedthatinstructionbook1.etsfortheproductyouseiIwouIdarrivethedayafterthecontractwassingned.Theinstructionbook1.etshavenotarrivd,andthecustomerhasbeenunab1.etouseyourproductforoveraweek.赤何提升工作故率与效能讲义所刊内容，非住全友管理5间有限公司同意，禁止任意翻印、转我为任何吊式如何提升工作效率与效能一、高效率的档案管理技巧二、如何为上司与自己管理时间三、会议管理技巧四、行程安排技巧一、高效率的档案管理技巧1、档案管理档案购档的方法按字顺序以场号分档依地理位更分档依日期顺序归档依数字分档(2)如何减低档案管理的工作量尽量维持办公案的整齐建立特定的整理档案的时间表送立一个“暂持存放”的系统寄放不需马上旧档的文件加果同时将一人以上工作，应分开存放要归档的文件定上应放一个文件H”应随时准确接受新科技通时改进自己的档案管理系统“双.空”归档如何追踪“传阅”的文件如何剪报2、档案管理的廊则理想的档案管理原则是：正确、筒明、鼓济及富有弹性，故分别简述如下：(1)正确：艮好的档案管理，是希望能做到调阅某一档案时，就能迅速地找到，因此档案的分类及存放要正确，取用后”3档也要正确地放回原处，不可亲乱。(2)简明档案管理须力求前单明了，其分类也要前明，放比的位境及使用的方法，让公司里的有关人圻都能济是与了解，使上司或其他同事也随叶可取用参考。绘济：档案管理人员的多寡，视实际需要而定，不宜太多,以节省开支：档案所占的住贪愈小愈好，以免浪费空间，因此档案要确定。保存年根，适时的筋殁(即处理掉)清理已失时效者。富有弹性档案的分美上立案上妥富有弹性，以适应业务的犷充或临时的变动。如以人事的档案为例，若机关或公司规模小，人事十分单纯，分类就不心太精细，而公司扩弃人员增加石便须详细划分，分为任用、训练、考核、薪资、升迂、请假、退休、辞职等美。3、档案的更要性(1)处理业务的参考一个机关或公司的档案，可以供业务承办人员在处理业务时作为了解案情及立意遣词的参考或援引；以期在业务处理上不会发生矛盾分歧的现象，回复信件也不致于变装。可作为法令的依娓一个机关或公司业务的计划与趣行，必定妥牵涉到许多国家的法令或公司本身的规章或会议的决议，而法令、规章、会议记录，都是公司档案的一种，所以档案可作为法令的依据.可作为了解机关或公司历史的参考：介绍一个机关或公司的胡况.必须妥叙述其沿革，以见其发展的轨进与成就，而要真切地了解其沿革，唯有参考其档案，以获得正确的资料。可作为研究忖的参考：一个机关或公3的档案，是研究时最直按靛正确的原始黄料,姨写公司有关的学术报告或业务报告，必须要运用档案。此外，一外机关或公司的档案，其中必定有些秘密性，如果档案的管理妥善完美，就通达到保密的功用，否则管理失当，甚至发生丢失档等事情，因而泄漏了公司的秘密，使公司的业务遭遇到更大的障处或损害。二、加何为上司与自己管理时间1、如何提高效率(1)例行性工作与执行性工作处理程序如何计划优先顺序Fo1.1.owupSyStem的建立拆回信件的桂序向上禺报告的方法交件呈送上属的方法如何善用他人的时间一，A二用(7)PERT(工作进度评估表)(8)能提高工作效率的办公室文具2、一些速议每日列出“应做事项”及樗列优先顺序.每星期做全周工作计划(3)设定预计工作完成时间在工作空档，计划全日尚未过完时间(弹性)如发现自己在拖斑，问自己逃避何事，将大计划分数个小工作，个个击破。减少无生产力的活动，如闲种等保持座位婺齐、有帙序(8)每件物品及文件均有定位，可立即找到使用学习拒绝的技巧(10)保持每日疑有生产力的时间作有创意性的工作(11)询问专家意见以减少时间的消耗3、基本思考过程4、你如何处理下列文件(1)械客寄来的一封欲订购产品的信件(2)下周三公司经理会双通知一本公司订阅的杂志，内有两荔文章，你想详细阅读，但目前没空读购买文具后所取得之发票某研究机构寄来有关人事方面之问卷表上司交下一份下月份开会有关之资料一封要立即回出的信，但你有更急的事要行办收到新书出版广告，你想订两几本，但目前尚无法决定一张雉婚喜帖(下星期六宴客)(10)外贸协会寄来之调查表,你必须从其他几个部门获取足够资科，才能块写三、会议管理技巧每一位秘书/助理人员都能成为安排会议与活动的专家。了解会议/活动的宗旨与目的谩计流程(控制人、事、时、地、物)执行与协调检讨与跟催1、会议(活动)的种类（1）以性质分定期/不定期、例行会议、公司内部会议、经销商会议、会员会议以功能分解决问题/讨论会、教育训练、准备资讯、妆集资讥、动脑会议、沟通感恬小型会议中型会议大型会议超大型会议以人数分5人一10人50人一100人100人一500人500人以上以地域分（开会的地点）公司内召开在国内召开在外国召开时间进度表/职贵分配表（范例会议/活动名称：会议/活动性屎：200人国除性科技研讨会开会/活动日期：1994年11月15日-19日2月底以前：（国外100人,国内100人）成立舞备走员会及秘书处执行者设定主题学术如邀请VIP讲者学术组/秘书处定传、工作开始一海报一通告宣传组经费筹募开始财务组接洽坂店/餐饮/交通接待组勘察场地3月-6月：场地组宣传工作宣传组经费筹募/制定预算财务组发出海报/通告宣传组/秘书处接受报名注册如确定参与VIP学术组论文审核学术组决定初步议程学术组与外力厂商签的捱待组/场地组设定翻译者/节目主持人7月TO月学术组/节目组宣传工作宣传组经费/预算控制财务如制作最后确定议程/节目学术组/节目组继续接受报名注册组制作论文摘要集宣传组/学术组决定场比布黑细节与视听设备需求场地组制作蜕场所需工作检索明细秘书处与协力厂商确认细节秘书处确定一切VIP安排11月1日14日确定一切细节秘书处做好确认工夫筹备委员会/秘书处沙盘演练筹备委员会/秘书处会议后/活动后：结帐财务组/秘书处会议记录/活动纪实学术组/宣传纽致谢函（VIP）宣传组/秘书处甚至跟他工作（可另拟一明细）工作检索明细（范例）场地:交通是否方使是否靠近机场是否有计程车/其它交通服务量否有足够停车位附近是否有地方特色是否便于购物是否有休闲谀备是否有替饮服务是否有邮局是否有狼行安全性可好声誉可好（是否合适会议/活动视听设备是否理想服务是否有效率、亲切外现是否合适环境是否登齐清洁是否有艮好的通讥设备（业话/传再）是否能提供走好的后勤空间若是会议，1.问是否合适音效量否合适灯光走否合适会议名称（定期会议）议程月31、上一次会双记录的宣读、修正、通过15minIOmin2、报告事项*A1、电话礼貌：电话一来，立刻去按，先说自己是什么单位声调要愉快，咬字要清楚,使打电话的人立刻对我们有个好印象讲求礼钝与愉快千正注意听，好好地回答对方所提的问题，不要匆忙，这样能为我们的公司建立好感。有错误或延迟,应立刻向对方致歉，应立刻把话讲滑足，用文粮的口气直接向话筋说话。嘴尚话筠一寸远，用自然的语调讲话，听筒贴着耳朵，以便听沛是。也话文谈时要记下要点，在也话记录上写下日期，以便来日参考。让对方姑束，这是一种礼节。对方挂断后轻轻将话筒放回去。你与你的老板应互相协定，看他要你如何替他接电话。对方回电话应先致谢.也话交谈时，尽爰面带微笑。2、捡登打进来的电话：大多数老板都会高兴秘书誉他把电话的朱君先弄清足，有的事情是你可以替老板处理的，替他节省时间最好的方法是以友善亲切的语气词句“请问我.那一位？“我好告诉XX先生，这样一说，对方大都会很愿意的说出名字和事由。3、摘要记录：要注意对方的名字正确写法，电话号码。4、代接电话5、处理同时来的几个电话6、打电话的要决:要打的电话一次打完编一本常用的电话号码簿让人家有时间来接电话，至少响九到十下才放弃事前的计划报出自己的名字及头衔，并顺便问对方是否方便说话先打电话秘书有权把对方接通后再请老板来接电话7、“谢谢您”及“时不越”要时常挂在嘴上8、尽量认出对方的声专9、电话答录机10,处理抱怨的电话的步抑：倾诉确认提出解决的办法追踪蚣语济义所刊内容.非经全友管理顿向有限公司同意，禁止任他翻印、转我为任何动式结语15、她是否算于表达？地能,否以口头或书面为你概括地陈述讯总？她能否清见也、正确地交待工作给他人？她是否知道你对某些政策所矣务的见解,并能像你那样向别人表达它们？16,他是否完成每天之工作而不理会所占用之时间？必要时她建否甘心在晚间或周末工作？17、必要时她是否俅一般管理人员那样将工作分拣出去？换句话说，她能否将它所未完成的工作从事授权、督导.并承担贵任？能否协助你训练其他职员？18,她能否独立地代你处理日常工作而无需体操心？19、他徒否代你追踪重要的日期，即你的上司、你的家庭、以及你的硕客所庆祝的日子（例如周年纪念R、生日、宗枚节日、假期等）?20、她能否替你做基本的研究工作-例如为你搜集澳玛报告之用的资料，也或为你草拟报告？附件洪义所刊内容，非经全友管理，旗问有限公司同意，禁止任意翻印、转板为任何形式附件、以“五心”扮演好秘书角色把德商林3特渡过近三十年职场生涯的童兴聪，把简简单单的生活哲学，充分运用在工作向位上。本文刊于管理杂志优雅的iI质，脱谷的装扮，名字听起来很刚性，实际上却很柔性童兴聪给亲得林漓尽致。再半年就届满三十年,童兴聪在这个她生命中最寻欢的工作待了这么久，却依然留恋不巳。童与聪自认为生活圈子小，不把自己弄得很复杂，”生活两单就是美！”童兴聪所追求的，正是一个简简单单的生活。近三十年来，童与聪就在隹商蚌司特度过秘书生涯。其中，有两年的时间调任人事经理，但堂兴聪却仍然钟爱秘书工作，最芯还是中请调回来当秘书。态度变要多替别人想与外国老板共事,通常都与他们保持适当距离.无形的代沟很容易产生。因为要如何突破语言的障碍，童与聪认为提升认同感是很策要的。童与聪自工作以来洸与外国老板共事，觉得要扮演好秘书角色有五个原期：“细心、咐心、同情心、爱心、感激心。”也说，一定要同情上司，这样每天看到老板才不会觉得灰烦。尤其是女主管，压力史大，身为秘书如果能保持着同情心，自己工作起来也觉得比孩蜉悔.童与聪认为：“说穿了，其实秘书就是个通才。”从档案管理、语言、沟通能力、电脑操作等，基本技能祥祥少不得。“人的态度很史要！“童与聪自认为相当幸运，碰到的上司都很好，和谐和下来，根本不会想换工作.而这样态度，是双方面的。凡事不要太强求，克与聪强调要做自己施做的事，既然这是自己的工作，胧认命了，把它做好。“碰到问