089.国x百货财务部帐务工作流程及会计档案制度(PDF 25页).docx

目录目录目录2财务部职场规则3会计制度4专柜账务工作流程7第一部份专柜11常处理7第二部分专柜月未账务处理8第三部分电脑录入基本方法10在首账务处理12费用核算15冏定资产17薪资及福利19会计报表及年检20会计档案管理制度23财务部职场规则1、工作原则：准确高效做工作，会计数据严保密。2、工作态度：热情、耐心、微笑。3、工作时间：财务部一般统一上早班，星期六或星期日统一休息，基本保持和厂商休息时间一致。如遇公司搞活动需支援，或商场值班才安排早晚班。4、工作职能：热情接待厂商。以会计法为依据，严守公司报账原则，熟练使用会计电算化系统，以及账务处理系统，充分发挥会计核算管理职能。5、服装仪容：严格按公司要求，做到服装仪容整洁干净，保持良好的精神面貌。6、专业进取：及时掌握国家会计制度更新信息，积极参加会计专业技术深造培训，取得会计专业职称证书，不断提高自身业务素质。会计制度一、总则为了加强对企业的会计工作，维护企业有关方面的合法权益，根据国家有关企业的法律、法规，结合我们企业的具体情况，制订本企业的会计制度。二、会计核算，记账与账簿会计核算工作按照国家有关法律、法规、准则和企业会计制度。会计采取权责发生制为记账基础，以历史成本为计价原则。会计核算划分为会计期间（月、季、年）会计年度按照日历年度确定,即自每年一月一日起至十二月三十一日止。记账文字为中文，记账单位为人民币，公司每发生一笔经济业务，都应取得原始凭证，根据原始凭证分经费与进货。经费填制经费申请单，根据公司经费支出管理办法执行。进货填制商品进货验收单（见附件三）。各种原始凭证必须内容真实，完整，手续齐备，数字准确，审核无误,才能据以填制记账凭证。记账凭证分收入传达传票，支出传票，现金转账传票，分录转账传票。设置口记账，总分类账和明细分类账三种主要账簿以及各必要的辅助性账簿。现金和银行存款设置口记账，按照业务发生的顺序逐口逐笔进行登记。应收和预付款项按照明细分别设账登记。各种账簿根据审核无误的原始凭证，记账凭证和记账凭证汇总表等登记，做到登账及时，内容完整，数字准确，摘要清楚。各种账簿的记录如需更正，严格按照会计人员工作规则进行。三、固定资产、在建工程与长期待摊费用固定资产以合同，协议和验收清单中所列金额为原价。固定资产自投入使用月份和次月起，按月计提折旧。固定资产折旧采用宜线法，残值为原价的10%累计折旧单独核算。固定资产折旧年限房屋20年机器设备5年汽车5年电子，办公设备5年固定资产每年盘点一次。在建工程以工程预算合同，分甲、乙、丙工程，按工程进度预付工程款核算，交付使用办理竣工决算的工作转入长期待摊费用（或固定资产），分7年摊销，按月计提。对交付使用但尚未办理竣工决算的工程，自交付使用之日起，按照工程预算造价估价转入长期待摊费用，在竣工决算办理完毕之后，按照决算数调整原估价和已计折旧。开办费按照公司在筹建期间发生的费用，自经营起按照五年期限分期平均摊销，摊销时借记“管理费用”，贷记“长期待摊费用”。四、投资人权益、成本、费用、营业收入、利润外方实收资本以实际存入公司开户银行的金额入账。应付职工的工资，根据劳动局规定计入成本匏用。支付职工保险福利班，退休养老金，待业保险基金，按国家规定计入成本费用。费用项目分销售费用，管理费用和财务班用。营业收入为服务、劳务或商品已经提供而取得收取价款权利的已收及应收未收的营业额。本年的利润总额按规定交纳所得税。五、外币业务外币账户设置外币银行存款日记账，以外币结算的债权和债务与非外币账户分别设置。发生外币业务，将外币金额折合为记账本地币金额记账。发生外币增加或减少均采用当月一口中间价，月份终了，外币银行存款日记账的月未余额按月未国家外汇牌价折合的记账本地币与账而记账本地币金额之间的差额，作为汇兑损益，记入当期费用。六、会计科目与会计报告会计科目为分资产，负债，投资人权益和损益四大类（见附件五）。会计报告包括会计报表和财务情况说明书。会计报表包括资产负债表，利润表，现金流量表及利润分配表。会计报表和年度会计报告分别报送税务机关，企业主管部门以及投资人。七、会计档案会计档案包括会计凭证，会计账簿，会计报告，验资报告，查账报告,财务会计制度，以及与经营管理和投资人权益有关的其他重要文件，按规定建立会计档案，妥善保存。八、附则本制度自二OO八年八月十六日起施行。专柜账务工作流程第一部份专柜11常处理（一）、核算销售（I）、把销货凭单按部类顺序排列，按各部类销售对POS资料，如果金额不等，应以销货凭单为准，调整部类销售。如有退货，按照退货单上部类、金额调整现金部类销售，把调整的现金、部类销售录入电脑。（2）打印差异表。调整部分录入电脑后，将POS资料转入进销存，打印现金差异表和收银销售分类表与财务总的收银员结账大表核对，总额应相等。如不等，分楼层核对，查明原因，再调整，直到相等，然后打印出差异表。（二）、检查厂商抽成，首先检查成本异动单日期、部类、厂编，再按照合约检查成本异动单，正抽部类应与合约书上一致，检查后，由电脑课录入电脑。财务部人员再进行复核。如果公司有活动，需要加抽，由财务部把加抽部分录入电脑，新进厂商还应送厂商资料明细表（应填明部类、厂商代码、厂商全称、地址、联系人电话、付款方式（转账/电汇）、票期、部门主管、备注、抽成等）。（三）审核厂商合约：合约包括临时合约，专柜、宜营（买断/寄卖）合约，登记厂商合约包底资料、合同内容、合约口期、保证金、抽成、目标销售额、付款方式、票期、合约类型、合约中签订的费用（如装修费、广告费等），以及特约事项。合约虚章返还后应按目标销售额的万分之三贴印花税,无目标销售额的贴5元，后按目标销售额的万分之三补贴，直营按实际进货的万分之三缴纳。（四）、过账：每日差异正确以后，可进行过账，打印销售日报表（大表、小表两种），核对大表、小表中的销售总额后，再做每口报表。（五）、其他：（D、审核员工签账单（2）、赠券活动期间按要求统计每家厂商回收券金额（3）、做厂商临时付款传票（4）、每月15日起厂商到财务部领扣款资料及收据、发票。第二部分专柜月未账务处理（一）、对账每月一日结完上月账打出电脑表（月表）一一按楼层部类别分类（小表）与按楼层厂商别分类（大表）总委托销售资料一览表一一根据此表每月二、三、四日与厂商对账。1.让厂商先报出销售金额，若与对账表相符，由将开票成本与税金报给厂商：如金额不符则须每日逐笔与表上核对，查出原因改正后，再将正确开票数报给厂商。2.厂商对抽成有异议时，先核对抽成与成本率异动表是否相符。如不符须通过电脑资料更正单更正。（二）、统计费用、录入电脑1 .将口常在次月3口前收到费用扣款单按扣款编号顺序整理。2 .部分费用需财务部自己打单，如：签账单、收券费用。3 .将费用录入电脑，打出费用扣款表进行核对，直到正确为止。4 .有部分厂商费用需交现金的，在打出费用扣款表后，将其按费用扣款表上的各项费用逐一减去，按各项费用开出现金缴款单给厂商，请厂商在货款支付之前把现金交到财务课，否则止付当月货款。（三）、收发票，填制发票抵扣明细表。按规定厂商在对账无误后于每月5日前，本地厂商将增值税发票原件，外地厂商将发票传真件交至财务部。外地厂商须在每月7日前发票原件交至财务部。财务部对发票进行核对。核对事项：1 .发票口期：应为所结款项月份口期，一般为月未当天。（注：电脑票和有彳兑务周代开证明的发票日期可延至次月5日前）2 .发票购货单名称应为公司全称：宿迁国泰百货大楼股份有限公司地址：宿迁市发展大道99-5-5号，电话：，不兑号：，开户行及账号：，应正确。销货单位名称及发票专用章应与该公司所签合约一致。3 .发票金额应与我公司报出开票数一致。4 .发票应注明单价数量，如未注明单价数量则应附增值税发票清单。发票核对后应把当月抵扣的发票填入“增值税抵扣明细表”（电脑票除外）。（四）、填制厂商结账明细表，并录入电脑。1 .将正确成本，税金按厂商明细填入表中。（发票未到或未对账的只填列成本，不填税金。并将其成本填入保留款栏）.2 .将税金录入电脑，打出当月要扣费用明细发。按厂商明细将费用填入表上对应厂商“费用”栏。在“临时支付”栏填入本月临时支付之款项。3 .根据上述资料结出本月应付款，超付款。4 .将表上保留款，临时支付出，及需调整的成本数输入也脑，打出应付账款余额表与手工结账表核对，两表应付厂商金额应一致。5 .余额表正确后，打印商品买卖利益表。（五）、银行付款资料，费用收据明细表1 .以上各表正确后，列卬出厂商银行资料付款明细表。会计将厂商发票，费用收据按厂商明细附在银行资料表上，核对表上厂名与发票是否相符，票期，付款方式是否与合约一致。以上资料正确后将付款资料传给财务课。（注：合约未到，发票晚到或未到，己贴现厂商应在表上注明贴现，对在大表上止付贴现厂商，会计人员应盖章，并填写贴现，止付明细表）2 .列印厂商费用收据明细表。、（六）、根据应付账款明细账编制”应付账款余额调节表”。第三部分电脑录入基本方法（一）、核算销售1.销售凭单对勾POS资料，如有不等，应调整.如果调整部类销售，先进入电话PoOTZSDASD/# CD/U/PACS# SHSGON1.1、SH进入进销存出现1、期初输入2、主档输入3、销售收入4、进货输入5、应付输入6、资料查询7、盘点处理进入3IT1.笆隹的入POS-科修F如果调产全进入3I-BI销售收入现金H报衣资料输入2 .打印差号收,每层楼的销货凭单与POS资料对等以后,就可以打印差异表。进入3一精仲收人-*JPOS资料转入进销存-*G现金差异销售汇总列打印出现金差异口报表和收银销售分类表与财务汇总的收银员结收大表核对，现金金额应相等。3 .每日销售过账，在CDUPACS状态卜.进入#SHSGBAT1、S1.1.,出现1、期初处理2、主档维护3、销售处理4、进货处理5、应付处理6、分析报表7、资料查询4 .做每口销售传票（二）、月底结账1 .打印销售月报表，与口报表最后一口累计销售总金额相等后，打印对账大表，对账大表为不含税金额，成本为开票数，税金=成本*17与2 .对完账后，应按前后勤各部门打来的应付账款转账传票按厂编输电脑a、专用输入，进入SH.Sgon1.1.sh34-宜营I1.s!一输入不转账付款班付物入B、进入54-专柜C、输不兑国_进入5D应付输入_专柜税金输入_kD、调成本进入4进货处理J专柜/直普进货脩正41部类、厂编、金F、输临时支付进入5应付输入B伽HI付资料输入36立营56专柜3 .打余额表，输前超前打一次，输完前超后再打一次，与手工大表核对。4 .打银行表，检查名称，票期，总额应与余额表总金额相等如果要修改银1直营行表进入2C主档输入厂商主档维护2专柜5 .打买卖利益表，收据6 .做月底结账传票附日常核算表单以上部分需根据商场使用MIS系统进行调整I1.直营账务处理（一）、WA、进货单、退货单单品验单：1.根据收到商管课验货后的各厂商订货单、退货单，打印出进、退单，再依据厂商提供的送、退货单与打印出的单据进行核对2 .核对前，先检查厂商提供的原始单据是否有更改，更改处是否有相关者的签名或盖章。3 .如有以上情况，则计算出该原始单据的实际金额。4 .依据正确金额的原始单据的与打印出的单据总额进行核对，若有总额不符的情况，再进行明细核对。5 .核对进、退货单计税是否正确。6 .核对完后，时各种差错进行处理。1）若为数量错误、计税错误或由进价错误发生的金额差错，交由商品课相关人员更正。2）若为四金五人造成的错误，是由会计直接在打印的单据上更正。3）根据原始单据上每一单品的数量、单价与订、退货单上的含税进价和实收数量逐一核对。一般商品验单：1 .根据商管收到的商品课做好的进货单、退货单审核原始单据是否有更改，更改是否有相关者的签名或盖章。2 .核对前，先检查厂商提供的原始单据是否有更改，更改处是否有相关者的签名或盖章。3 .如有以上情况，则计算出该原始单据的实际金额。4 .依据正确金额的原始单据与打印出的单据总额进行核对，若有总额不符的情况，再进行明细核对。5 .核对进、退货单计税是否正确。6 .核对完后，对各种差错进行处理。1）若为数量错误则由商管确认数量，并在更改处盖章或签名。2）若为单价、金额错误则由会计、商管、商品课同时确认并更改，并在更改处盖章或签名。3）若为部类、厂编及厂商名错误，则由会计人员直接更改。以上进、退单据会计留存第二联（会计联）B变价单。根据收到的变价单核对厂编、部类、厂商名称是否正确，数量金额计算是否有误。如发现上述情况则由会计人员改正。（二）、电脑录入分批、分次（每5日、10日、15日、20日、25日、30日、31日均可）输入电脑，输入时注意厂编、部类、厂商名称、税率是否一致。（三）列印报表录入完毕后，请电脑课列印每日采购明细表（厂商别、部类别）与原始单据核对。检查无误后将正确表单留存。（四）月处理月底列印全月汇总资料（厂商别、部类部）月底列印全月销售资料1、对账与厂商核对进货、退货，根据电脑课打出的销售资料对账。2、结账1）根据全月采购明细及厂商增值税发票，完成应付账款余额表并录入电脑列印。2）列印商品买卖利益计算表根据采购明细表及销生月报表检查买卖利益表，将正确的报表归档13留存。3）列印银行付款表将整理好的发票及付款表一并交财务课。注：公司每季度对直营商品进行盘点，在盘点前会计人员把所有资料（包括折扣单）录入电脑，列印采购明细表，检查无误后把采购明细表与电脑课跑出的损益表进行核对，无误后列印正确的报表归档留存。公司每半年及全年对直营商品进行盘点，商管课打印盘点情况表，营业课查明原因，主管审核后，会计调账达到账实一致。)4费用核算（一）、原始发票报账的规定根据新会计法，结合我公司内部报账的实际情况，对原始凭证即发票的合法性与正确性作如下规定：1 .购货单位一定要写全称，宿迁国泰百货大楼股份有限贡任。2 .白条、收据、假发票不予报销，发票的大小写金额要一致，盗章一定是发票专用章或财务专用章。3 .凭我公司开具的发票报账时，一定要附上收银条。4 .原始凭证记载的内容有错误不得涂改，应由开具单位重开或更正，更正工作必须由原始凭证出具单位进行，并在更正处加盖单位印章。5 .原始凭证金额出现错误不得更改票面，只能有原始凭证出具单位重新开具。（二）经费申请单流程1 .单张500元以下申请人一部门主管一费用管理者一贲任者一财务主管一出纳付款2 .单张500元一2000元申请人f部门主管一费用管理者一责任者一财务主管一出纳付款3 .单张2000元以上申请人f部门主管一班用管理者f责任者f财务主管f总经理f出纳付款4 .经费申请单所附的各种报销或付款单据应粘贴好，并在申请单之“说明”栏右端注明：“附件XX张”，并送相关部门审核报销或付款。5 .经费申请单填写错误，应用单红线注销错误部分并加藁名堂，同时在注销内容上方填写正确内容。6 .经费申请单应从第一行开始书写，在“金额”栏中所书金额的最后一行15与“合计”之间若有空白，应用“/”线划销。7 .报账时如有暂借款，应在经用申请单备注栏中注明“冲某人暂借款XX元”（三）备用金管理办法1 .暂借款（1）原则上限社保费用，水电费，电话费，出差旅费，专案核准外不得以暂借款方式办理。2 .根据借款人所填写的暂借款申请书，经申请单位主管财务经理签字同意后，会计编制请款传票。3 .借款人要在一个月内凭有效的报销凭证冲销暂借款，否则前账不清后账不借。4 .月末，根据各部门暂借款使用情况，编制备用金明细表。5 .对于各部门用于平时零星开支的周转金，会计每半年进行一次实地盘点，以检查各部门周转金使用情况，并保证账实相符，具体盘点单位如下：总经办，营运部，财务部，总务部。16固定资产根据现行行业制度规定：企业使用期限在一年以上的房屋，建筑物，机器，设备，运输工具等资产，应作为固定资产：不屈于生产经营主要设备的物品，单位价值2000元以上，并且使用期限超过两年的，也应作为固定资产。其核算如下：（一）固定资产增加（以购入为例）：1 .由总务课填制经费中请单请款，附上发票，财产登记表。2 .财产登记表由总务课填写，注明固定资产的使用部门，名称，规定型号,计量单位，数量，单价，金额，并由相关单位主管签章认可。3 .在会计审核无误后，填制记账凭证方可付款。4 .对于新增固定资产，会计根据记账凭证录入至固定资产明细表中，包括录入固定资产代码，名称，型号，增加方式，增加日期，原值，预计净残值，使用部门，使用期限（以月计算），相关费用科目等，并生成电脑凭证。（二）固定资产折旧1 .采用直线法，房屋及建筑物类固定资产使用年限为20年，其余类为5年，净残值率为10%。2 .当月增加，次月提折旧：当月减少，当月照提，次月已提足折旧的，不论是否继续使用，均不计提折旧：提前报废的，不再补提折旧。（三）固定资产清理1 .每年三月份，会计列印固定资产清单，总务实地盘点固定资产，并出具盘点报告。2 .固定资产报损，由使用部门填制财产报损单，上面注明申报日期，申报部门，财产名称，规格，计量单位，报损数量，单价，金额，购买日期，固定资产代码，存放地点，报损原因，并由经办人员签字，经相关部门薪资及福利1 .每月按时审核并及时支付员工薪资，并代扣个人所得税。2 .对比人事部交来的工资汇总表中的养老保险、医疗保险、失业保险的个人承担部分与托收的养老保险、医疗保险、失业保险的个人承担部分差异，并督促人事部退回多扣，收回少扣部分。3 .养老保险在社保托收时，按中报工资单位承担23乐个人8%。4 .医疗保险在社保托收时，按申报工资单位承担7%,个人2%。5 .失业保险在社保托收时，按申报工资单位承担2%,个人1%（非农民合同工）6 .失业保险在社保托收时，按申报工资单位承担2%（农民合同工）会计报表及年检（-会计报表月报表报送对象报表名称公司内部1、利涧表国税局2、资产负债表3、管理费用明细表4、销舍费用明细表5、全店首业额统计表6、营业额达成情况表7,计提税金明细衣8、WS用支出与预级分析表9、销仰费用预驾分析表1。、经营情况分析表Ik料目余额表12、n昔商品昨存，毛利分析表13、备用金明细表14、在建工程明细表15、制付款明细衣6、止付软明细表17、代至广告的明细表18、签账单明细表1、增值税纳及申报表2,增值税纳税申报表附列资料地税局3、省重点企业税源快报4、专用发票消理统计表1、地方各税（费、基金）缴纳申报表2.代扣代缴个人所得税月报太季末对外报送涉外税收报送对象A点机阳情况报农，所得税季度甲报表年度报表报表名称公司内部k利润衣2、公司费用预算汇总表国税局1.全国税收资料调制我W内贸投费企业所得税年度申报附表地税局I.各税种牛吱申报嫩纳统计表财政局1.内资投资企业财务指标统计表W内资投资企业基本情猊表，,市看财务报告3、现金流地表对于财务报告的审杳，我公司聘请会泞师事务所进行审计,每半年审计一次，财务部全体同仁枳极配合，从原始凭证，账簿至会计报表，全面负责解择说明,如实提供各类明细衣，例如：应付账款余额明细表，设柜保证金明细表，装修保证金明细去，备用金明细表。（三）联合年检】、年检基本程序a）企业巾领坎报年检报告行和其他有关材料。b企业分别向联合年检各部门报送年依材料c）联合年检各部门受理审验年检材料d）企业交纳年检费e）工商部门加贴A、B年检标识f）工商部门发还企业营业执照2、年检提供材料报送部门报送资料外经贸部1、年检报告书笑印件2、批准证书副本和副木或印件3、营业执照副本复印件4、验资报告复印件工商行政管理部门1、年检报告书原件2、营业执照正副本件3,年度资产负债表、损益表U企业财务年度审计报告经贸部门1.年检报告书复印件2,税务登记证副本3.税务登记表4、营业执照副本或印件国税、地税各一套1.年检报告书复印件2、税务登记证副本3.税务登记表1.营业执照副本IZ印件外汇管埋部门1、年检报告书复印件2、外商投资企业外汇登记证3.企业年度财务审计报告复印件，验资报告复印件海关1、年检报告书复印件2、经会计师事务所审计的年度资产负债火和损益农复印件3、报关注册登记证本及全部报关员证件4、企业进出口报关业务情况情统计报表一览表主要部门报表名称月报季报半年报年报临时报区统计局购销存总值、类值表/购的存数量表/锭饮企业箱售情况表/(外商投资企业经营情况表/法人单位基本情况去/限额以上批发专售贸易企业财务状况表/外商投资企业其本情况去/外商投资企业投资情况年报表/市区统计局限额以上批发零售贸易企业主要经济指标发/市统计局大小家电箱代情况表/批发零售贸易我饮业企业景气调杳问役/企业景气调点企业法本情况表/现代企业制度及国家重点企业跟踪监测统计半年报I/现代企业制度及国家啦点企业跟踪监测统计年报/现代企业制度及国家重点企业郎踪监测调查问卷/市屯点商场“黄金周”期间日销t额统计我/境外来中国大陆工作羟济专家基本情况单位调查表/批发零售贸易业如何后待“入世”问遨的调有问卷/家电监测样本基本情况.去/当年主要商品及品牌市场销售情况询连表/市商贸委全国消费市场信息网络定点商场商从销包监测表/市商贸委系统商品流转总值统计月报表Z市商留季系统商从流转类伯统计月报发/国家统计局乘点批发零代贸易企业主要经济指标发/市经贸委外商投资商业企业班本情况表/外商投资商业企业经营情况表/22会计档案管理制度会计档案是指会计凭证、会计账簿、会计报表等会计核算资料。它是记载企业经济业务的重要史料和证据，对它的保管尤其重点，特制定以下要求：1 .会计凭证装订前，先查凭证是否齐全，编号是否连号，再行装订，会计凭证要加封面、封底，封面内容应填写清楚，印章齐全。2 .装订的会计凭证要在脊背处注明年月H和册数编号。装订记账凭证以张记账凭证汇总表顺序装订，排列顺序是以记账凭证汇总表为首，依次从最小号起往下排列。如记账凭证及所附原始凭证要加封面、封底。封面注明单位名称，年度，月份和起讫口期，凭证种类，起讫号码。装订完要将装订线封包，由装订人盅章。3 .对电子计算机储存和输出的会计记录，视同会计账簿，要定期打印成书面记录，装订成册，完整保存。凡未打印成书面记录的磁盘要完整保留。4 .会计报表按月装订成册，印章及报表种类齐全。5 .年终由负贡会计档案的专人填写：会计档案目录表，将会计档案分会计传票，总账，明细账，会计报表分别进行登记并保管。6 .会计档案的借阅，须经会计主管同意，并在借条上限定归还时间。7 .会计档案保管期限，按会计档案管理办法执行，至少保存15年。8 .会计档案销毁，由负责会计档案保管的专人填制会计档案销毁清册，经会计主管批准，报财政备案，并有监销人核查监销。23