文件编写规范（上市公司标准）.docx
XX数控技术有限公司管理文件编号：XXX01-202X-XX文件编写规范版本控制A/0受控状态编制校对、审核标审质控会签：市场部制造部采购部物管部技术部庾量部财务部设备部批准202X-X-X发布202X-X-X实施另本文件金*XXIt控技术-B1.公可的育业HUS.未经本公/批*发权.不可挣本文件或其中一分I1.印*引用1其包文件中，用于其它目的.4*.更改记录文件更改记录版次日期更改内容提要202X-X-X新制定，更改*21 f1.92 范围43 Jti"""""-."-.".-."".-"."-m""一"I"""-"."-""-"11"I一.44术语和定义46tM(MMMtMMaMMtMtM(MM(M(tS6.1 幅面与装订56.2 版面56.2.1 页边距56.2.2 字体与字号56.2.3 文字颜色76.3 文件结构76.3.1 封面86.3.2 页眉96.3.3 更改记录96.3.4 日次IO6.3.5 正文106.4 传阅与发布I1.6.4.1 编写部门完成文件传阅、编写、校对、审核、会签、批准工作：I1.6.4.2 文件主管部门将完成分发工作并保留记录;I1.6.4.3 行政部存档原件和传阅单，更新文件清单及记录清单Ii7相关发雄文件I1.9PMk（RO.I.2-附录H,附录C-）12规范公司程序文件、管理制度等编写工作。2范围规定了公司程序文件、管理制度的结构、纸张、排版装订、传阅会签发布要求。3规范性引用文件4术语和定义4.1 规范：指按照既定标准、规范的要求进行操作，使某一行为或活动达到或超越规定的标准；4.2 制度：即规程，是指在一个社会组织或团体中要求其成员共同遵守并按一定程序办事的规程；4.3 细则：细则也称实施细则，是部门为更好地贯彻执行某一制度和规范，结合实际情况，对其所做的详细的、具体的解释和补充。5职责5.1 行政部负责组织公司管理制度、文件的归口管理：5.2 质量部负责组织编制质量手册、程序文件等质量管理体系文件及其监督管理：5.3 各职能部门负贡编制与管理本职责范围内相关管理制度、专业技术与业务文件。6.1 幅面与装订6.1.1 幅面采用GB/T148中规定的A4型纸，其成品幅面尺寸为：210mm×297mm»6.1.2 装订版面干净无底灰，字迹清楚无划痕，尺寸标准，版心不斜，误差不超过Imm=双面印刷时，页码套正，两面误差不超过2mm。文件左侧装订。Q胶装要求：不掉页，两页页码间误差不超过4mm,裁切后尺寸允许误差±2mm,四角成90”,无毛茬或缺损。b）骑马订或平订：1）订位为两订，外订眼距版面上下边缘各70mm,允许误差±4mm；2）无坏钉、漏盯、重钉，钉脚平伏牢固；3）骑马订钉锯订在折缝线上，平订钉锯与书脊间的距离为3mm-5mm<>6.2 版面6.2.1 页边距上方：20mm,卜,方：20mm,左侧：25mm,右侧：25mm。页眉距上方：20mmj部分：宋体/TimesNewRoma四号字,1.5倍行距,加粗,段间距前后0.5行，居中。章:宋体/TimesNewRoma四号字，1.5倍行距,加粗，段间距前后本5行。条：宋体/TimesNewRoma四号字，1倍行距，段间距前后。行。段：首行缩进2字符，宋体/TimesNewRoma四号字，1倍行距，段间距前后0行。列项：文本之前缩进2(4)个字符，悬挂缩进2(1)字符，宋体"imesNewRoma四号字，1倍行距，段间距前后。行。示例:1目的（童：宋体TimeSNeRoma四号字，1.5倍行距，加相，戏间距闲后05行）段：苜行缮道2字符（宋体TimesNewRomi四号字，】信行跄，段间跄前后。行力2负用2.1 <:宋体TimeSNeWRsm四号字，1修行距，段间距前后。行）2.1.1 （条：宋体TimeSNeWROm1.因号字，1倍行能，段间能明后。行）2.1.1.1 （条：宋体InesNewRoma四号字，1修行苑，段间苑前后。行）2.1.1.11 （条:宋体TnmeSXeWRoma四号字，1倍行距，段间距的后。行）21!I1.1.（条：宋体T1.mcNewRcraa四号字，1信行距，段间隹前看O行）I）列项：文本之前绿迸2个字巧，悬挂缮进2字行（宋体-11mNeuRoma四号字，1信行更，段间更前后。行）D列项:文本之所先送4个字符，悬挂络道1个字符，（宋体TtaesNeRoma四号字，I倍行距，段间距前序O行为各类标准体系区分，可依据质量手册中字体，标注特殊要求内容，但须在第一次使用该字体部分说明。例如：（此为AS9100D特殊要求。）6.2.3文字颜色无特殊说明，文字均为黑色。若文件升版更改，最后一次文件更改内容为红色。示例：d公司的质Bt管珅体枭的外包过程I计:SR校准愚务外包、.0处得.表而处环节外包.生产忖*H（刀、切由我>采期等,分别在过程设计开发、监视测量设稿管理、产品制过、外部供应产Ia和服务等过程中定义并加以控制.外包/外济产IaI公司并不免除对符合所有咬客要求的责任.om6.3文件结构完整文件应包括：封面、更改记录、目次、正文、附录等要素。表1文件各要素表达形式要素允许的表述形式封面标明文件信息更改记录表目次表正文条文、图、表、注、公式、脚注、示例（图/表要求参考GB/T1.1相关条款执行）附录条文、图、表、注、公式、脚注、示例6.3.1 封面6.3.1.1 文件名称格式：”公司名称+文件类型”。6.3.1.2 文件编号：执行文件控制程序相关规定。1.1.1.1 名称：文件正式名称6.3.1.4 版本控制格式：”版本/版次”。版本:A,B,C,版次（更改次数）：0,1,2O6.3.1.5 受控状态行政部发布前盖“受控”章。6.3.1.6 人员职责a）编制：负贡文件按要求编写，内容完整，具备可操作性。业务主管部门完成：b）校对：负贡检杳文件语法、错别字、遗漏或多余的文字、基本逻辑不合理、编号、页码等问题。业务主管部门完成（与编写不能为同一人）：C）审核：负责检查文件规定业务内容的合理、合规、准确性。业务主管部门部长/经理/公司主管领导完成；d）标准化审核：负责按文件控制标准文件，核对文件标准化要求执行情况。业务主管部门标准化员完成；e）质量控制：负责检查业务流程与质量管理体系要求的符合性。业务主管部门部长/经理完成；f）会签：负责检查文件规定的业务涉及部门职责。各部门部长/经理完成；g）批准：负责检查文件签审过程、传阅意见等的落实情况。签字后文件可正式发布。公司主管领导/总经理完成。6.3.1.7 发布实施口期6.3.1.8 版权卢.明6.3.2页眉除封面外，其余页显示页眉。a）公司商标：注册商标；b）公司名称：公司全称。宋体，四号字；c）文件正式名称：楷体，三号字。与封面一致：d）文件号（宋体，四号字）：宋体，小四号字，可根据编号长度适当调整；e）版次：宋体，小四号字。与封面一致；f）页码：“页码/总页数”宋体，小四号字。记录文件自“新制定”以来的更改记录。示例1：文件更改汜录的欠日期更改内容提要A.O2022-11-30领*淀6.3.4目次部分、章、条(第三级)页码。6.3.5正文6.3.5.1层次表2层次及编号示例层次编号示例部分XXX.1章5条5.1,5.2.1,53.2.1,5.3.2.1.2,5.2.3.231（至多五个层次）段无编号列项列项符号：“一一”和“”：列项编号：a),b)和1),2)63.5.2要素表3正文要素内容要素内容要求目的描述文件的目标范围明确文件管理、执行范围。规范性引用文件引用的法律法规、标准、上级指导性文件术语和定义文件中使用的规范术语及定义职责部门职责归纳工作要求流程、工作要求相关/支持性文件并行程序/管理文件质量记录输入、输出记录附录其他在正文不便列出的说明性内容（附录A.1/A.2，附录B,附录C）包括但不限于：新编制的记录格式。6.4传阅与发布6.4.1 编写部门完成文件传阅、编写、校对、审核、会签、批准工作；6.4.2 文件主管部门将完成分发工作并保留记录：6.4.3 归档a）行政部存档原件和传阅单，更新文件清单及记录清单讥b）归档文件包括：1） word及CXCC1.文件和记录；2）签字盖章后扫描PDF文件；3）存档文件名称格式“文件编号版本/版次文件/记录名称:7相关/支持性文件8质=记录XXQRO1-2019-46文件传阅单XXQROI-201&01发文（回收）记录XXQRO1.-2016-42文件清单XXQROI-2016-14记录清单9附录无
