医院后勤社会化服务合同管理五大提升措施.docx

医院后勤社会化服务合同管理五大提升措施根据行政事业单位内部控制规范，合同管理指医院为实现合同H的，依据相关法律法规及本单位的内部控制制度，在立项、谈判、起草、审批、生效、履行、变更、纠纷解决以及合同归档的整个工作流程中一系列行为的统称。随着我国医疗机构后勤社会化改革的深入，后勤部门和服务企业的合作关系也越发广泛，如何做好社会化服务合同管理，已经成为医院后勤管理者不得不重视的问题。一、医院后勤社会化服务合同管理概况（一）医院后勤社会化服务合同介绍1.医院后勤社会化服务合同的组成一份完整的后勒社会化服务合同内容需要包含以下部分。（1）合同当事人名称、地址及联系方式。明确合同双方当事人的完整名称，并且表明该合同是根据中华人民共和国相关法律、法规签订，同时还要包含合同双方的地址、联系方式等基本信息。（2）服务内容及标准，详细阐述所有服务内容和相关要求。（3）合同双方的义务和权利，包括合同甲方和乙方的所有义务和权利。（4）服务费用。需要包括结弊方式、付款方式、收款账户信息，以及在特殊情况下服务费用的调整，例如所在地区最低工资、社保费用、税率调整而产生的额外费用。（5）服务期限。包括服务时长和具体的起始、结束日期，以及合同到期是否续签等。（6）岗位要求。包括提供服务所需的全部岗位的相关职贡、信息和每个岗位所需员工人数、人员标准。（7）违约贡任。详细规定合同双方发生违约情况时如何处理。（8）争议解决方式。合同双方对合同相关内容产生争议时如何处理。（9）其他内容。例如在什么情况下需要增加补充协议等。2.医院后勤社会化服务合同的特点相较于其他类型的合同，医院后勤社会化服务合同具有以下特点。（1）持续性。这是与相对临时性、独立性的单项服务合同最大的差别，医院后勤社会化服务合同在运行过程中需要长期为医院服务,过程中服务执行面、服务效率、服务品质等都是被长期关注的，这些都是需要整合在服务协议中的重要内容。（2）与医院运营关系紧密。由于社会化服务单位是代表医院在执行服务工作，体现着医院对外的形象，因而在执行过程中对服务质量考核的标准和奖惩力度均高于非医院类物业服务的标准和力度。（3）更加注重人员的管理。对后勤社会化服务人员的实际数量有较为严格的要求，合同条款中需要按照招标文件的要求，明确显示各个岗位的人员数量。（二）加强医院后勤社会化服务合同管理的意义1 .有利于降低医院的运营风险随着医改的不断深入，医院所处的运营环境不断变化，面临的风险也越加复杂、多样，完善医院内部管理尤为重要，而后勤社会化服务合同管理在其中扮演了重要角色。加强后勤社会化服务合同管理可以推动医院建立严格的服务企业筛选机制、严谨的审批程序、规范化的合同文本、合理的纠纷处理机制，从而明确权责，强化流程控制,有利于降低医院的整体运营风险。2 .有利于促进医院内部控制措施落地公立医院的合同管理是医院内部控制体系中的重要组成部分，其目标和内控体系的目标是一致的，加强医院后勤社会化服务合同管理有利于内控体系的落地。3 .有利于提升医院后勘社会化的程度后勤社会化服务合同和市场密切相关，完善的合同管理机制有利于协调医院和服务企业之间的业务关系，深化医院后勤社会化程度,促进医院和后勤服务企业更加密切的合作，减少因合同而出现的经济纠纷，进而提升整体后勤管理水平。4 .间接提高医院的整体运行效率和水平如采用信息化管理手段从合同的签订、执行、验收、付款、评价等环节更加精准、高效地管理后勒服务合同，能有效避免人为差错导致的数据差错，间接推动医院后勤信息化水平的整体提高，进而提高医院的整体运行效率和水平。二、医院后勤社会化服务合同管理存在的问题（一）合同管理流程不完善目前，医院后勤社会化合同管理流程方面较为常见的问题主要包括以F方面O1 .医院实际需求和合同条款内容不一致部分医院对合同管理的重要性认识不足，没有健全的合同管理流程，合同的起草、订立、审批与执行过程中存在漏洞，导致出现合同条款考虑不周全，未能和医院的后勤服务需求达成一致。例如部分后勤社会化服务合同条款与招标文件内容不一致，简化合同后缺少违约贡任条款和争议解决条款；还有少量合同包含个别违反相关法律、行政法规的合同条款，存在重大风险。2 .缺乏统一的部门进行统筹管理由于合同管理的组织与协调机制不完善，涉及的部门较多，缺乏沟通对接，往往会形成多个部门共同管理的粗放模式，一旦合同管理出现问题则难以厘清责任。在该模式下容易产生合同管理的边际盲区,导致后期出现推诿的情况，影响合同履行的效果，给医院的整体运营带来风险，甚至造成一定的经济损失或安全隐患。3 .合同审核流程不健全审核合同是合同管理的一个重要环节，其中的每一个细节都会涉及医院的多个部门，例如后勤部门、财务部门等，如果缺乏集体对合同的审批、会签流程，则容易出现合同内容不全面、不周到的问题，最终影响到执行合同的效果。此外，部分医院在签订后勤社会化服务合同的过程中并没有聘请专业的法律顾问，因此在合同中也存在着一定的法律风险。（二）合同管理方式落后合同管理系统化程度不足，缺少专门的合同管理组织体系，过度依赖于人的管理。目前，大多数医院的合同管理方式依然采用传统的人工书面流转与存档方式，不仅工作内容重复、工作量繁重，而且效率低下。此外，合同文本只能在有关部门之间传递、使用和保存，各管理部门无法共享合同文本的信息资源，管理质量提升困难，合同的签订到执行缺乏科学严谨并且及时的监控与反馈。随着社会步入互联网大数据时代，信息化系统的应用无处不在，而医院后勤合同管理仍然依赖于人工管理的方式，严重落后于时代的发展，存在极大的不确定性。（=）合同履行过程中缺少有效监督医院后勤社会化服务合同签订后，合同是否按期保质履行离不开有效的监督机制。例如服务质量是否完全达到医院标准、付款是否有逾期、是否超额付款、出现问题是否及时处理等，每个环节都需要相应的部门和科室进行监督。但目前部分医院由于资源有限，没有建立起完善的服务考核评价体系，难以对合同履行的全流程进行有效监管,也无法对服务质量进行综合评价，导致后勤社会化服务合同尤其是框架合同（如零星工程维修、耗材等）容易出现履行不到位或超金额、超范围履行等一系列问题，甚至产生廉政风险，对医院的正常运营与建设产生较为重大的影响。与此同时，还可能出现服务态度不佳、检杳样本缺少代表性、合同双方对部分条款理解不一致而导致合同履行时产生争议，这些都是医院合同纠纷中常见的问题。（四）管理人员合同意识淡薄医院后勤社会化服务合同的目的是明确合同双方的权利义务，维护合同双方的合法权益，而合同的履行责任需要医院和服务方共同承担，但部分医院后勤部门合同意识淡薄，重签订轻履行，在合同生效期间未能严格按照合同条款履行监督、考核、协商、付款等义务，更谈不上利用合同条款来维护医院的合法权益，引发和服务商之间的劳务纠纷，影响医院后勤工作的正常进行。此外，合同在履行的过程中出现变更是一种常见的情况，但是一些医院的后勤部门管理人员缺少变更的意识，没有及时变更合同或签订补充协议，导致医院利益受损。（五）缺少专业的合同管理人才医院后勤职能部门的合同管理人员大多不是专业出身，对合同文件的重视程度欠缺，缺少认真学习和研究，缺乏系统的合同管理、法律等基本知识，不熟悉合同管理的内容和流程，不能深入了解合同相关的环境与要素。同时也缺少部门间的沟通与协调，一般来说医院后勤社会化服务合同在正式签订后，由后勤管理部门按照合同约定条款进行执行把关，而医院审计及财务等部门是对执行后的效果进行评价,合同履行过程中在后勤外部的督导和控制上力量还相对欠缺。三、提高医院后勤社会化服务合同管理水平的措施（一）制定医院合同管理制度和组织管理体系根据医院结合H身情况，结合中华人民共和国合同法中华人民共和国政府采购法等相关法律法规和实施条例，制定出适合本医院发展的医院合同管理制度和组织管理体系。1 .明确职责与分工建立明确的审批流程来确保合同条款科学、令理，避免因合同条款中的漏洞而产生的经济、法律风险。医院后勤部门（科室）、归口管理部门（后勒）、财务部门、采购部门、法务部门、分管院领导（或总会计师）共同参与，有条件的情况下，可聘请专业法律人员参与合同审核和纠纷管理。2 .规范合同签署的前置条件制定合同管理制度的时候要明确合同签署和公章的管理规定，合同签署盖章前需有相关的集体联签、会议纪要、审批记录等决策性文件和支撑性材料。3 .建立合同履行管理的相关制度把合同履行责任明确到具体执行部门及主要人员，并且将合同条款的执行情况与医院的考核体系相结合，利用体系化的力量促进合同管理质量的提升。（二）健全合同管理组织体系并前置审核流程1 .合同拟定的流程应当前宣在项目招标之前就要由财务部门、后勤部门、法务部门共同研讨项目招标文件的可行性以及相应的合同文件主要条款的合理性。审核重点是双方的权责等核心条款以及可能在中标后签订合同时有争议的条款，并提前将其写入招标文件中。以往，后勤服务社会化服务合同的起草往往由中标服务商完成,因服务商对技术条款比较熟悉，具备现成的模板，可以节省医院的时间成本，但服务商起草的合同条款也有可能隐藏对医院不利的内容,因此医院应该要严格把关或采用医院自行拟定的模板。合同起草完毕后应按医院合同审批流程进行层层把关，例如：医院后勤部门对合同全部条款进行审核把关：医院聘请的专业法律顾问从法律层面对合同条款进行风险审核，降低法律风险的同时避免出现不利于医院的条款：医院审计部门从审计角度出发对合同进行执行前的内部审核；财务部门针对合同中的结算方式、付款方式等经济条款进行审批等。在整个审核过程结束后，由后勤业务部门结合审核部门提出的意见或建议，对合同进一步完善、沟通和确认。最后，由后勤分管的副院长、院长进行最终审批。2 .招标完成后的订立合同阶段查漏补缺医院招标完成后，在合同订立阶段要进行查漏补缺，通过进行逐级修订、审核、审批，减少风险。一是审核服务方的资信与履约能力，重点包括合同条款符合法律规定、合同主体资格合法，并具备履约能力，合同内容和招标文件内容一致。二是审核合同条款是否严谨，重点围绕服务商条款内有关合同价款、支付条件等诸多内容和招标、议标结果的一致性进行审核，以及关注预留保证金的合理性、违约责任与解决手段的有效性等。三是审核后勤服务社会化合同资料，包括招投标文件以及中标通知书等，必须保证合同文本的规范性、内容的真实性、表述的严谨性，从而有效降低签订合同的风险性。四是检查中标服务方在投标时是否作出优于招标参数要求的相关承诺，将其补充写入合同。（=）建立完善的合同执行管理体系在执行合同的阶段，为了确保后勤服务社会化合同能够有效履行,医院后勤管理部门需要代表医院依照服务合同，认真履行对后勤版务方的监督管理职能并履行相应的义务。主要包括：按照医院内部规定和合同条款对后勤社会化服务项目实行合同管理、质量监督、考核和评估：代表医院协调好与服务方之间的关系；按合同约定及时拨付后勤服务管理费用：当出现争议或合同内容需要补充时，后勤管理部门要及时和服务方沟通、协商，共同寻找解决方案。在后勤服务合同履行期间，后勤部门应重点关注如下方面。1 .定期检查考核服务企业的履约情况合同履行期间，医院后勤管理部门（科室）需对版务企业进行检查和考核，确认服务流程与服务质量是否存在与服务合同不符之处，针对发现的问题及时通知服务企业进行整改，针对出现的重大违约行为要及时提出处理建议（包括终止合同）。对社会化服务企业的履约管理的详细内容见本章第三节，此处不再赘述。2 .自觉履行合同约定的义务后勤社会化服务合同中关于医院的义务，除了按时向服务企业支付服务费用外，一般还包括为服务企业提供一定面积的办公空间、为服务企业人员进入医院管控区域工作办理许可证件等，医院后勤管理人员应自觉履行合同约定的医院的业务，为服务企业正常开展服务创造必要的条件。3 .严格服务费用支付管理医院后勤社会化服务项目通常合同约定的服务周期较长，费用支付通常涉及预付款和进度款的支付，以及尾款结算和保证金的退还等管控工作。合同执行部门必须严格按照合同约定的支付形式、比例和时间节点、支付条件等进行适时支付，尤其应免出现服务款超进度以及超比例支付等问题出现。4 .合同终结管理在双方履行完后勤社会化服务合同约定的义务后，除应按照合同约定办理结算外，还需对提供给服务企业在合同有效期内使用的建筑物及设备设施进行全面检查，如因服务商原因导致相应不动产以及设备设施损坏的，应要求服务商按照合同约定承担贿偿责任。（四）培养专业化合同管理人才队伍医院后勤部门应该选用责任心强、有专业背景的合同管理人员，并定期开展培训I。培训的广度和深度都应与时俱进，传授先进的合同管理理念，以适应市场经济的发展和后勤社会化的趋势。同时应结合医院后勤管理的特点，加强对合同管理人员的业务培训，管理人员应掌握法律知识、谈判技巧、合同管理知识以及一些管理软件的操作,才能熟练处理合同管理中的问题，主动有依据的维护医院的权利，并不损害后勤服务商的合法权益。必要时，可以请法律专家进行案例教学，从而全面提升合同管理人员的素质。合同管理人员的经验交流必不可少，各大型医院的合同管理办法各不相同、各有所长，可以组织交流会和探讨会，让优秀的医院后勤合同管理人员介绍其特色和经验，促进相互学习，同时能够讨论疑难问题，解决方案供各医院参考。（五）推进合同档案信息化管理合同管理信息化是合同管理发展的总体趋势。以现代通信、网络、数据库技术为基础，从准备、起草、签署、履行等相关的环节入手，建立完善的信息化管理制度，将合同各要素汇总至数据库，将信息资源提供给各层次的管理人员，从而及时的掌握合同的审核、修订等情况，既可以提高管理合同的效率，避免出现差错，也可以对合同风险进行事前预警、事中预警（如超额支付进度款、超合同预算等）、时间线管理等，还能促进医院实现无纸化办公，促进医院节能减排。合同管理信息化还有利于简化管理流程和保密工作，医院后勤部门可设置对应的模块，通过将合同管理制度和流程固化于信息系统中,建立合同范本库；设立合同审核会签模块、合同履行模块、合同执行监管模块、合同结算模块、合同变更模块等，流程H动流转：能够对医院整体的预算管理、招投标管理、合同管理实现动态跟踪，实时提供历史数据；可有效掌握合同进展程度：合同审批和执行过程中的人员交接与变更均能留下电子记录，提高合同审批的透明度和合同履行的规范性等。合同的信息化管理可作为医院后勤信息化建设的一部分，促进医院后勤工作效率的提升，避免拖沓等人为因素产生的负面影响。