办公设备及耗材管理制度.docx

办公设备及耗材管理制度第一条为了加强本公司办公用品管理，有效利用办公资源，避免浪费，明确责任，特制定本制度。本制度适用于公司所有部门办公用品发放、耗材更换及维护、办公设备使用及借用管理。第二条职责行政部办公室负责公司办公用品、耗材等的采购、保管、发放及记录管理工作；各部门负责本部门办公用品、耗材等计划上报、领取工作。第三条办公用品、办公耗材定义一类，固定资产类办公用品，如：传真机、复印机、电脑、鼠标、键盘、打印机、切纸刀及打孔器等。二类，非消耗性办公用品，如：办公桌、办公椅、计算器、电话机、U盘、剪刀及文件柜等。三类，消耗性办公用品，如：笔记本、签字笔、圆珠笔、铅笔、橡皮、胶水、电池、水性笔芯、复印纸、记号笔等。办公耗材是指日常办公时使用的消耗性产品，主要是指硒鼓、粉盒、墨盒、碳带等办公设备上的易损零配件等。第四条办公用品、耗材的管理1 .办公用品的采购(1) 一切办公用品的采购由公司行政部办公室统一负责。(2)采购采用多家比价的方式进行，最终选择价低质优的产品。1 3）办公用品的采购价格由公司财务部进行不定期的市场监督检查，防止不正当的损公肥私的行为发生。2 .办公用品的保管（1）办公用品由公司行政部办公室指派专人进行保管。（2）办公用品存放在行政部办公室内的办公专用贮备柜内。3 .办公用品的发放（1）各部门于每月29日（遇节假日提前）把各部门下月办公用品使用计划上报公司行政部办公室，填写月办公用品领用计划，经部门领导及主管总监签字确认。（2）行政部办公室专员依据各部门提交的月办公用品领用计划与办公用品台账和库存进行逐项审核，并将审核通过项汇总填写办公用品请购单，报行政部办公室主管审批（各部门采购单位价值50（）元以上办公用品时，需报总办进行批准。特殊办公用品可经行政部办公室主管批准后方可进行采购）。（3）消耗性办公用品根据部门实际需要以个人为单位发放。如办公用品领取后发现不适用或未用完部分，由行政部办公室统一调换或回收。耗材性办公用品如有损坏或损耗应以旧换新，如有遗失应由部门或个人赔偿或自购（例如：消耗性办公用品中的水性笔芯，以消耗后的水性笔芯为参考单位，进行等量兑换）。（4）非消耗性办公用品一般以部门为单位发放，部门内共同使用。个别非消耗性办公用品需经过行政部办公室主任同意后方可发放。（5） 般情况下，办公用品的发放要按计划进行，不得随意领取。每月3日各部门派人到公司行政部办公室统一领取经批准的上月提交的月办公用品领用计划,如遇特殊情况，急需使用办公用品，需填写办公用品申领单（A联、B联），并由部门主管签字，行政部办公室主管确认，方可领取办公用品。A联交行政部办公室备案，B联交领用部门留存（如未提前填好，需在发放办公用品后的个工作日内补交）。（6）办公设备如产生故障，或者需要更换办公耗材，使用部门须填写办公耗材维修单（A联、B联），行政部办公室据此通知供应商进行设备维修和耗材更换。A联交行政部办公室备案，B联交申请部门留存（如遇紧急情况未提前填好，需在维护或更换办公耗材后的一个工作F1.内补交）。（7）公司员工在公司内部调换岗位时，应对本人使用过的固定资产类办公用品进行当面交接；员工离职时，需要经过行政部办公室监督，办理三类办公用品的书面交接手续，在保证完好无缺的情况卜方可离职，否则按原价进行赔偿。4 .记录管理（1）办公用品、耗材的采购、保管、发放要做好记录，做到账、物基本相符合，领用人与发放人要签名。（2）如出现账物不符的情况，要及时上报行政部办公室主管，进行检查，并及时上报检查结果。（3）办公用品的记录保管有效期为两年。并对库存进行逐项审核，报行政部办公室主管审批。5 .公共办公设施的使用固定资产公共设施类，如：数据投影机、塑封机、打孔器、数码相机、切纸刀等，如需借用，须填写办公设备借用登记表,注明借用时间，并及时归还。第五条本制度由行政部办公室制定，解释权归行政部，自颁布之日起生效。第六条附件1 .月办公用品请购计划2 .办公用品请购单3 .办公用品申领单4 .办公耗材维修单