浙江省婚姻登记电子档案管理办法（试行）.docx
浙江省婚姻登记电子档案管理办法（试行）第一章总则第一条为规范婚姻登记电子档案管理工作，推进婚姻登记电子档案数据资源有效利用，根据中华人民共和国档案法婚姻登记条例政务服务电子文件归档和电子档案管理办法婚姻登记档案管理办法等法律法规规章规定，结合本省工作实际，制定本办法。第二条本办法适用于本省婚姻登记机关办理结婚登记、离婚登记、补发婚姻登记证事项的婚姻登记电子档案管理工作。本办法所称婚姻登记电子档案，是指婚姻登记机关在办理婚姻登记业务过程中，通过浙江省婚姻登记管理信息系统（以下简称婚姻登记系统）形成、办理、传输、存储的，具有保存价值并归档保存的信息记录。本办法所称元数据，是指描述婚姻登记电子档案内容、背景、结构及其管理过程的数据。第三条婚姻登记电子档案管理工作应当遵循统筹规划、分工协作、全程管理、依法合规、方便利用、安全可控的原则。第四条来源可靠、程序规范、要素合规的婚姻登记电子档案与传统载体婚姻登记档案具有同等效力,可以以电子形式作为凭证使用，除法律、行政法规另有规定外，不再以纸质形式输出归档和移交。第二章职责分工第五条省民政厅、省档案局负责统筹规划全省婚姻登记电子档案管理工作，研究制定相关制度规范，按照各自职责推进婚姻登记系统和政务数据归档交换系统（以下简称交换系统）建设和运维，对婚姻登记电子档案管理工作进行指导、监督和检查。第六条市、县（市、区）婚姻登记机关（以下简称婚姻登记机关）应当建立健全婚姻登记电子档案管理制度，落实档案工作责任制，配备档案工作人员，做好本单位婚姻登记电子文件形成、收集、校核、整理、归档和婚姻登记电子档案保管、利用、移交等工作。第七条市、县（市、区）档案主管部门负责监督和指导本行政区域内的婚姻登记电子档案管理工作。第八条市、县（市、区）国家综合档案馆应当统筹推进区域数字档案管理服务一体化平台（含辖区集中数字档案室系统）和数字档案馆系统建设，系统应当符合婚姻登记电子档案全流程管理和网络数据安全要求，保障婚姻登记电子档案规范接收、长久保存和方便利用。市、县（市、区）国家综合档案馆负责收集、保管和提供利用本馆分管范围内的婚姻登记电子档案。第三章形成与收集第九条婚姻登记机关办理婚姻登记业务过程中，应当按照国家和省有关婚姻登记工作的程序和要求形成归档电子文件，保证电子文件真实、完整、可用、安全，确保其来源可靠、程序规范、要素合规。按照规定必须留存纸质原件的文件材料，如审查处理表、离婚协议书、军人婚姻登记证明、无配偶以及与对方当事人没有直系血亲和三代以内旁系血亲关系的证明（声明），以及其他无法共享获取可信电子证照的纸质文件材料等，应当在业务办理时通过扫描形成数字化副本，导入婚姻登记系统。婚姻登记系统及有关信息化设备应当支持形成符合要求的归档电子文件。第十条婚姻登记电子文件归档格式应当符合电子文件归档与电子档案管理规范(GB/T18894)等国家标准规范,坚持通用、开放、不绑定软硬件。纸质文件材料采用300DPI分辨率全彩扫描，以OFD等文件格式保存，扫描质量符合纸质档案数字化规范(DA/T31)要求。第十一条婚姻登记机关应当以办理完毕的婚姻登记事项办件为归档基本单位，完整收集本单位在婚姻登记系统中办理业务形成的文本、图像、音频、视频等不同形式的电子文件及元数据，同时以人工方式进行必要的信息补录和材料补充。婚姻登记电子文件归档范围按婚姻登记档案管理办法执行，具体由婚姻登记系统统一配置。第十二条婚姻登记业务办理过程中以数据共享形式调用的电子证照及其元数据应当与该办件形成的电子文件及元数据一并归档。第十三条婚姻登记电子档案保管期限为100年，对有继续保存价值的可以延长保管期限直至永久。第四章整理与归档第十四条婚姻登记电子档案纳入民政部门专业档案门类管理，设二级门类HY，一般按年度、保管期限、问题等分类项进行复式分类。档号结构参考附录一。第十五条婚姻登记电子文件应当以一对当事人正常办结的婚姻登记办件为基本单位进行整理归档。第十六条婚姻登记电子文件采用在线归档方式进行归档，归档时间最迟不能超过办理完毕后的第二年3月31日。第十七条婚姻登记机关应当在婚姻登记办件结束后，及时在婚姻登记系统中对办件材料进行补充和确认，并提交整理归档。婚姻登记系统按照政务服务事项电子文件归档规范(GB/T42727)的要求，在线自动采集办件过程中形成的电子文件组件及元数据，经整理、清点，封装形成归档信息包，并生成数字摘要等验证信息。归档信息包应当通过婚姻登记系统的真实性、完整性、可用性、安全性检测(以下简称四性检测)，四性检测不合格的归档信息包应当退回，重新整理后提交归档。第十八条婚姻登记系统应当通过交换系统将归档信息包存储链接信息及其他相关信息交换至办件属地数字档案管理服务一体化平台，支持婚姻登记电子文件向属地婚姻登记机关档案数据回流，确保下载地址准确、数据传输稳定、状态持续可靠。各级婚姻登记机关应当通过属地数字档案管理服务一体化平台在存储链接有效期内及时下载接收归档信息包进行四性检测，并向交换系统实时反馈接收状态。各级国家综合档案馆会同婚姻登记机关，可根据本地婚姻登记电子档案保管策略和算力条件，在属地数字档案管理服务一体化平台设置婚姻登记电子档案批量导入、自动接收等功能。交换系统应当向数据交换双方提供交换状态查询服务，具备状态异常预警、错误指向提示功能。各系统之间应当通过具有可信验证机制的安全接口方式进行信息交互。第十九条数据交换过程中出现网络、系统故障，导致接收不成功的，或者四性检测不合格的，有关系统管护单位应及时查明原因，采取有效措施排除故障。第二十条婚姻登记机关依托属地数字档案管理服务一体化平台，在数字档案室归档整理库中定期清点、核查所接收的归档信息包，如与实际办理的婚姻登记业务信息不一致的，应当通过婚姻登记系统提交补正申请。婚姻登记机关应当根据清点、核查结果，按照档案分类方案和排列顺序编制档号，生成归档文件目录，并将完成编目的电子档案归入归档正式库。归档文件目录应当符合民政部关于婚姻登记电子档案（文件）元数据项的要求（附录二）。正式归档后应当按照电子文件归档与电子档案管理规范（GB/T18894）要求，按归档年度填写电子文件归档登记表,完成归档交接手续。第二十一条婚姻登记业务办理过程中规定必须留存纸质原件的文件材料，以及其他无法共享获取可信电子证照的纸质文件材料按照归档文件整理规则（DA/T22）,以件为单位进行整理归档（可将1份审查处理表与其所对应的其他纸质文件材料组合为1件），其档号与电子档案档号保持一致。第五章保管与利用第二十二条婚姻登记机关应当做好本单位婚姻登记电子档案日常检查、转换、迁移、鉴定、销毁等工作。国家综合档案馆应当做好区域数字档案管理服务一体化平台及相关系统的运行维护，为婚姻登记电子档案存储备份、定期检测、转换迁移、应急处置等提供可靠保障。第二十三条婚姻登记电子档案应当严格按照电子档案管理权限和工作程序进行管理、利用，防止电子档案被非法篡改、泄露和滥用。第二十四条婚姻登记机关和国家综合档案馆应当制定电子档案备份工作方案，明确各自职责，按需实施数据级备份和应用级备份，数据级备份应当以在线方式和离线方式保存至少三套。第二十五条未移交国家综合档案馆的婚姻登记电子档案，由婚姻登记机关提供利用服务，具体参照婚姻登记档案管理办法浙江省婚姻登记工作规范等有关规定执行。已移交国家综合档案馆的婚姻登记电子档案，由国家综合档案馆按照国家和省有关规定提供利用服务。各级婚姻登记机关、国家综合档案馆应当在符合国家网络安全、数据安全等法律法规有关要求的前提下，通过婚姻登记系统、国家综合档案馆档案查询利用系统等渠道，推进婚姻登记电子档案有效利用，提供高质量服务。第六章移交与接收第二十六条婚姻登记电子档案一般自形成之日起5年内向同级国家综合档案馆移交。经同级档案主管部门检查和同意，可延长向国家综合档案馆移交的期限。移交婚姻登记电子档案时，应当同步移交其所对应的须留存纸质原件的纸质档案，并附开放利用意见。第二十七条国家综合档案馆应当按照电子档案移交与接收办法的规定，做好婚姻登记电子档案接收工作，提升安全管理水平，确保其真实、完整、可用和安全。第二十八条婚姻登记电子档案移交后，婚姻登记机关继续留存的婚姻登记电子档案，应当按照机关档案管理相关要求进行管理。国家综合档案馆应当对馆藏婚姻登记电子档案进行多种介质的异地备份。第二十九条出现宣告无效或者撤销婚姻情况时，如对应档案尚未移交国家综合档案馆的，婚姻登记机关应当重新生成并归档婚姻登记电子档案，并对纸质审查处理表进行备注；如已移交国家综合档案馆的，婚姻登记机关应当会同国家综合档案馆及时做好档案和数据的同步更新。第七章监督检查第三十条各级民政部门应当会同档案主管部门建立健全监督检查工作机制，按照职责分工加强对婚姻登记机关和国家综合档案馆下列情况的监督检查：（一）婚姻登记电子档案管理责任落实情况；（二）婚姻登记电子档案管理制度、规范建设和实施执行情况；（三）婚姻登记电子档案管理相关信息系统、设施配置使用等情况；（四）婚姻登记电子文件整理与归档，电子档案移交与接收、保管与处置、开放与利用等情况。第八章附则第三十一条本办法自2025年1月1日起施行。附录1婚姻登记电子档案档号结构附录1婚姻登记电子档案档号结构.Pdf附录2婚姻登记电子档案（文件）元数据项附录2婚姻登记电子档案（文件）元数据项.pdf
