消防服装及工器具采购项目备货方案.docx

消防服装及工器具采购项目备货方案第一节总体采购方案1一、采购原则1二、采购计划6三、米购流程11第二节采购管理办法13一、采购管理体制14二、采购计划及预算14三、米购实施流程14四、采购成本控制15第三节验收与入库管理16一、验收流程16二、报验17三、入库17四、退换货18第一节总体采购方案一、采购原则项目采购工作要保证按项目的质量、数量、时间要求，以合理的价格和恰当的供应来源，获得所需的设备、材料及有关服务，在具体的执行过程中要体现如下工作原则。（一）货比三家，公平竞争，“五适采购”原则原则上应选择三个以上的询价对象，严格控制独家供货,用制度来保证报价者间的公平竞争，以获取采购效益。在工作各环节要体现“五适采购”。1 .适价大量使用与少量使用，长期使用与短期使用价格往往有差别，决定一个合适的价格要经过以下几个步骤：(1)多渠道询价：多方面打探市场行情，包括市场最高价、最低价、一般价格等。(2)比价：要分析各供应商提供材料的性能、规格、品质要求、用量等才能建立比价标准。(3)自行估价：自己成立估价小组，由采购、技术人员、成本会计等人组成，估算出符合品质要求的、较为准确的底价资料。(4)议价：根据底价的资料。市场的行情，供应商用料的不同，采购量的大小，付款期的长短等等与供应商议定出一个双方都能合理接受的价格。2 .适时现代企业竞争非常激烈，时间就是金钱。采购计划的制定要非常准确，该进的产品不依时间进来，增加管理费用，影响销售和信誉；太早采购囤积产品，又会造成资金的积压、场地的浪费、产品的变质，所以依据供货计划制定采购计划,按采购计划适时的采购产品，既能使供货顺畅，又可以节约成本，提高市场竞争力。3 .适质采购产品的成本是直接的，所以每个公司领导层非常重视，而品质成本是间接的，所以就被许多公司领导层忽略了，“价廉物美”才是最佳的选择，偏重任何一头都会造成最终产品成本的增加。(1)品质不良。经常性的退货，造成各种管理费用增加。(2)经常退货，造成经常性的供货计划变更，增加管理成本，影响交期，降低信誉和产品竞争力。(3)品质不良，需增加大量检验人员，增加成本。(4)供货过程中，因产品质量不良造成的不良品增多，返修多、返工多，增加时间成本和人员成本。(5)品质不定，成品品质不良率加大，客户投诉及退货增多，付出的代价就高。4 .适量采购量多，价格就便宜，但不是采购越多越好，资金的周转率、仓库储存的成本都直接影响采购成本，应根据资金的周转率、储存成本、物料需求计划等综合计算出最经济的米购量。5 .适地国内产品采购，要考虑制造厂商与我公司的相对位置,优化采购，以降低产品相关费用。(二)采购过程程序化、标准化、公开化，符合质保体系的原则1 .采购全过程的制度化和程序化：实行采购程序化作业,增加制约措施，严格授权程序，实现民主决策，体现公司意志。严明采购业务纪律，最大程序地杜绝个人行为，为防止腐败和杜绝行业不正之风奠定法制基础。2 .工作标准化：包括计划格式、询价文件包、报价文件包、报价评价文件包、合同文件包、所有状态报告、质量记录、文件建档等基本上实现了标准化。执行报价审批制度,报价技术评价、商务评价独立进行，在此基础上进行报价的综合评价，确定供货厂商。3 .公开化、公正化：厂商来源公开，推荐渠道公开，评审程序公开，评审过程公开，达到评审结论公正。（三）提高采购技术含量，走专家采购之路采购是一门专业，主要包括以下几个方面含义：1 .专业采买：专业技术知识、商务知识、业务能力、协调能力、计算机应用、商务信息库支持、信息管理。2 .专家采购：采购队伍由专业技术人员构成并具有相当的设计经验或工程经验。3 .专业检验：培养或聘用专门的监造、检验人员；专业的现场物资管理：专业化管理、计算机集成管理。（四）采购、检验、运输分工明确，密切合作的原则重要设备、产品供应商的确定过程相当程度上是一个供货方案的确定过程；材料供应和设备制造工艺的国产化是重要设备设计国产化的延伸和完成；长周期设备的适时采购启动又与各设计的特定阶段相对应，同样，厂商资料的提交和确认，又构成了供货的另一重要部分。这样供货与厂商的不可分割性，注定了采购与检验相关的必然性。项目人员不仅负责请购文件的编制，还要参与分承包方协调会、负责技术谈判、报价技术评价、参与报价综合评价、负责分承包方图纸资料确认，必要时参与现场开箱检验和现场技术服务。在项目供货的中后期，项目工作的重点转移到检验、运输服务，采购组的工作是围绕项目供货而展开的，采购的产品供应的好坏在相当大程序上决定了验收进度和质量的好坏。采购、检验、运输是项目供货工作流上的密切相关的三条主线，即相对独立，但有时又高度交叉相容。这更要求采购、检验、运输管理人员要严格执行公司关于采购、检验、运输管理的分工规定，切实履行各自的职责，提倡互相尊重和互相支持，保持良好的协作关系。（五）推行项目管理、矩阵式管理的原则项目实行项目管理，即采用永久性的业务机构与根据项目规模组成的项目组相结合的管理模式。项目组的执行人是项目经理，项目采购业务的执行人是采购经理，采购经理在项目经理的直接领导下开展工作，并在业务上接受采购部的指导和的技术支持，向项目经理和采购部主任报告工作。项目采购组成员受项目采购经理和采购部的双重领导。项目采购组内的领导关系以及项目采购组与专业部门的关系按项目组织规定执行。（六）质量、进度、费用、材料、合同全面控制的原则全面执行IS09001质量体系，制订可行的质量计划，接受质量保证工程师的质量检查和指导，以保证采购工作质量和设备、产品的供应质量。培养职工全新的计划观念，树立计划的权威性，做到工作有计划，进度要跟踪，资源实耗能及时准确地统计。采用赢得值定量评估原理(EVC)检测采购实施效果，分析存在问题及原因，指导下阶段采购业务，必要时修订实施计划。使得“项目采购月报”和EVC法真正成为每个采购管理人员的助手，成为指导采购工作和实施采购管理的主要信息依据。按照项目费用控制要求，将采购相关的六类费用进行分解，逐级控制，保证项目费用控制目标的实现。在项目采购全过程中对材料实施有效的控制，按照“适时”“适量”的采购原则，在保证项目材料供应的前提下，追求材料“零库存”和“零结余”。加强对采购合同的管理工作，最大限度地降低合同风险，保证项目采购的顺利进行。二、采购计划我们树立为公司节约每一分钱的观念，积极落实采供工作要点。坚持同等质量比价格，同等价格比质量，最大限度为公司节约成本的工作原则。根据市场调查及所需原料，特制订以下工作计划。(一)供应商选择1 .供应商调查(1)初步调查：主要是对供应商的名称、地址、生产的产品、生产能力、产品价格、产品质量、市场份额、运送情况等调查。对供应商的能力做出一种预测及了解、掌握整个资源市场的情况打下一定的基础。可采用调查问卷法、访问调查法及实地考察供应商来对供应商来进行考察。(2)深入调查：深入到供应商企业的生产线、各个生产工艺、质量检验环节甚至管理部门，对现有的设备工艺、生产技术、管理技术等进行考察，看看所采购的产品能不能满足本企业所应具备的生产工艺条件、质量保证体系和管理规模要求。2 .供应商开发评估内容产品的评估、供应商资格认证准备、供应商质量管理状况的评估、供应商资格认证、样品认证评价、供应商的信用政策评估、供应商的风险评估、供应商的财务状况分析。3 .供应商考核(1)供应商是否遵守连锁经营企业制定的供应商行为准则。(2)供应商是否运作良好。越来越多的连锁经营企业已经意思到，同供应商发展长期、稳定的战略合作关系有利于自身的发展。(3)供应商是否具有发展潜力。随着市场竞争的加剧，企业的技术创新、商品创新层出不穷，产品更新换代的速度不断加快。连锁经营企业想要在竞争中保持，必须保持不断地开拓创新，而企业的创新又离不开供应商的支持。(4)供应商考核体系：价格、产品品质、产品交付、货款结算及配合程度。4 .供应商选择(1)证章齐全：所有与我合作的厂商，应持有工商执照、税务登记，以及相关许可证书等各类有效证章，具有合法的经营资质。(2)经营守法：与我合作的厂商，应有良好的自律意识，能自觉在国家法律限定许可的范围内守法，无违法经营的不良记录。(3)信誉良好：各合作(厂)商应具有良好的企业形象，能够信守承诺，讲求声誉，愿意与我共建互信、互让、互尊、互谅的合作基础。(4)产品适销：各厂商提供的商品应适销对路，具有较强的市场竞争力，不仅符合国家质检标准，而且能够为合作双方增效创利。(5)前景看好：不论厂家、还是商家，凡有意合作者，应拥有强烈的社会责任感与使命感，创新意识强，发展潜力大，合作双赢的前景良好。(6)合理的产品价格：大规模购买时，一般的供应商都会提供一定的数量折扣，并且在不同的付款方式下，也可能出现不同的折扣。(7)准确的交货期：超市缺货会使顾客流失，超市应合理计算交货期限，更重要的是督促供应商在规定的交货期间内交货。(8)稳定的，供应能力：选择综合素质较好的供应商作为合作伙伴，并不断加强两者之间的关系，以便长期合作。（二）组织实施阳光采购策略公开透明的按采购制度在采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计及其他部门监督。我们强调采购工作透明，在采购工作中做到公开、公平、公正。不论是大宗设备还是小型材料的零星采购，都尽量多的邀请相关职能部门参与。即使在时间紧，任务重的时候,也始终坚持这个原则，邀请审计部相关人员一起询问比价,采购前、采购中、采购后的各个环节中主动接受审计监督。即确保工作的透明，同时保证了工程进度。1 .完善制度，职责明确，按章办事。通过组织学习采购管理战略和公司质量管理体系文件，通过换版之机，完善了更具操作性的材料、设备采购控制流程、采购及供方评价作业指导书等采购管理制度。制度清楚，操作有据可查，为阳光采购奠定了理论基础。2 .公开公正透明，实现公开招标。采购部按项目部和施工单位上报的采购计划公开招标,竞标单位保证在三家以上，全程由总工办、工程部、审计部、采购部共同参与，增加阳光采购透明度，真正做到降低成本、保护公司利益。3 .形成监督机制。做好价格和技术规格分离和职能定位工作，价格必须经采供部和审计部，技术必须经工程部和总工办，形成相互制衡的工作机制；防范、抑制腐败。建立材料价格信息库和材料价格监管机制，提高采购人员的自身素质和业务水平，保证货比三家，质优价廉的购买材料，减少工程成本，提高采购效率，提高企业利润。（三）围绕控制成本、采购性价比最优的产品等方面开展工作围绕控制成本、采购性价比最优的产品的工作目标，要求采购人员在充分了解市场信息的基础上注重沟通技巧和谈判策略。要求各个长期合作供应商在原价位的基础上下浮5至8个百分点（当然针对部分价格较高而又不降价的供货商我们也做了局部调整）。同时调整部分工作程序，增加了采购复核环节，采取由采供部副经理在采购人员对材料、设备询比价的基础上进行复核，再由采供部经理进一步复核,实行采购部的两级价格复核机制，然后再传送审计部复核。力求最大限度的控制成本，为公司节约每一分钱。采供人员也在每一项具体工作和每一个工作细节中得到燃练。（四）进一步加强对供应商的管理协调进一步加强了对供应商管理，本着对每一位来访的供应商负责的态度，制定了采购供应部供方信息表，对每一位来访的供应商进行分类登记，确保了每一个供应商资料不会流失。同时也利于采供对供应商信息的掌握，从而进一步扩大了市场信息空间。建立了合格供方名录，在进行邀标报价之前，对商家进行评价和分析，合格者才能进入合格供方名录、才具有报价资格。三、采购流程（一）询价准备1 .计划整理。我公司若有幸中标后，按照采购方招标文件执行计划，结合采购人的急需程度和采购物品的规模，编制询价采购计划。2 .组织询价小组。询价小组由我公司的代表和有关专家共三人以上单数组成，其中专家人数不得少于成员总数的三分之二，以随机方式确定。询价小组名单在成交结果确定前应当保密。3 .编制询价文件。询价小组按照政府采购有关法规和项目特殊要求，在采购执行计划要求的采购时限内拟定具体采购项目的采购方案、编制询价文件。4 .询价文件核对。询价文件在定稿前需经采购人核对。5 .收集信息。按照采购物品或服务等特点，通过查阅供应商信息库和市场调查等途径进一步了解价格信息和其他市场动态。6 .确定被询价的供应商名单。询价小组通过随机方式从符合相应资格条件的供应商名单中确定不少于三家的供应商，同时向其发出询价通知书让其报价。（二）询价1 .询价时间告知有关部门。2 .递交报价函。被询价供应商在询价文件限定的时限内递交报价函，工作人员应对供应商的报价函的密封情况进行审查。3 .询价准备会。在询价之前召集询价小组召开询价预备会，确定询价组长，宣布询价步骤，询价工作纪律，介绍总体目标、工作安排、分工、询价文件、确定成交供应商的方法和标准。4 .询价。询价小组所有成员集中开启供应商的报价函，作报价记录同时签名核对，按照符合采购生产需求、质量和服务相等且报价最低的原则，按照询价文件所列的确定成交供应商的方法和标准，确定一至二名成交候选人同时排列顺序。5 .询价报告。询价小组必须写出完整的询价报告，经所有询价小组成员及监督员签字后，方为有效。（三）确定生产供应商1 .按照询价小组的书面谈判报告和推荐的成交候选人的排列顺序确定成交人。当确定的成交人放弃成交、因不可抗力提出不能履行合同，采购人可以依序确定其他候选人为成交人。采购人也可以授权询价小组直接确定成交人。2 .成交通知。成交人确定后，由采购人向成交人发出成交通知书，同时将成交结果通知所有未成交的供应商。3 .编写采购报告。询价小组应于询价活动结束后二十日内，就询价小组组成、采购过程、采购结果等有关情况，编写采购报告。（四）下单L一般情况下，我公司接到采购方订单，获取订单以下基本信息：产品型号，数量，技术参数，交货日期等。2 .分析订单信息是否齐全，再将订单下给生产供应商，订单必须含有以下信息：产品型号，数量，单价，金额，计划交货日期。3 .采购审核员按照具体情况进行订单审核4 .订单发送给客户以后，采购人员需要与客户核对采购信息，同时要求签字回传。（五）跟催采购订单完毕以后，项目中心人员按照采购订单上要求的供货日期，采用时间段向供货商反复核对到货日期直至产品到达我公司。（六）入库1 .检验供货商产品生产完成交货予我公司，我公司组织产品相关检验人员，对产品进行严格的检验，经检验合格后方可入库，检验不合格的产品退回生产商。2 .产品入库收货员收产品之前需核对供应商的送货单是否具备以下信息：供应商名称，订单号，存货编码，数量；如订单上的信息与采购订单不符，征求采购人员意见是否可以收下。第二节采购管理办法为加强、规范公司的采购工作，提高采购工作的计划性,降低采购成本，提升服务质量，明确管理责任划分，特制定本办法：一、采购管理体制1 .公司采购部，具体负责公司所有采购业务。2 .公司若有幸中标，为采购方供应的所有产品，均应符合本办法的规定。二、采购计划及预算L采购部根据采购方招标文件的采购需求，以及现有库存等情况，制定相关采购计划。3 .采购部、财务部联合根据采购计划制定相应的采购预舁。4 .项目采购计划及预算须经项目经理签字审批。三、采购实施流程1 .采购部收到项目已中标的采购需求后，多方询价、比价、议价，按照货比三家的原则，询价人员将三家以上候选供应商的品种、性能指标、报价、批量、运输和付款条件等情况报采购主管选择，报项目经理决定。并建立完善的价格信息搜集对比系统档案以及供应客户信用等级档案等。2 .对大宗、贵重、批量性的采购采取公开竞价、招标、产品订货会等方式进行采购，并建立完善的招标工作档案。尽量提高每次采购批量，获得批量折扣，降低采购成本。3 .采购询价经采购部经理获准后，采购员即与供应商洽谈采购合同及合同条款。采购合同采用国家标准合同或公司拟订合同格式。采购合同的签订按公司合同审批程序会签办理。4 .采购合同须经公司律师审核。5 .采购合同经双方签章生效后，采购员按合同付款约定,向财务部申请付款，及时向供应方支付定金和各期货款。6 .采购员按合同约定，及时催促供应方按时发货。7 .货物收到后，应及时运抵仓库，严格办理验收手续，并经检验负责人、产品管理及相关责任人验收签字后办理入库手续，采购员持有关发票、入库单等单据到财务部销帐。8 .货物品种、质量、数量、供货时间与合同不符的，采购员即时告知供应方，并就退货、经济补偿、赔偿和罚款事宜进行谈判。9 .若发生公司货款被骗等问题，采购部应及时上报主管领导，与采购方联系并寻找替代品或变更采购计划，必要时可进行诉讼，采购部和采购员要承担或部分承担经济损失。四、采购成本控制1 .采购部应严格按照采购预算实施采购计划，并采取有效措施，完成公司下达的降低采购成本的指标，或达到采购目标成本。2 .采购部密切关注主要材料、物资市场供求、价格变动情况，趋势预测，掌握最有利的采购时机，做出采购计划。3 .采购部分析主要物料的采购成本及构成，掌握出厂价、运输费、采购费用、在途损耗、保险费等在采购成本中的比重，对有关费用重点监控。4 .采购部选择运输方式，应考虑运输费用、快捷性、途中损耗、安全性、方便性等，多方案比较后选定方式。5 .采购部会同财务部确定贷款分期付款和结算方式，协商使用赊购、商业票据，减少公司采购和材料库存资金的占用。6 .采购部对各生产单位各项采购材料，阶段性更换采购人员，促进所有采购人员熟悉公司全部材料的采购情况。7 .采购部日常管理费、业务费、差旅费等费用按照公司相应费用报销管理办法执行。采购部经理负责合理安排采购工作，严格控制费用开支。第三节验收与入库管理一、验收流程（一）通知验收采购负责人确定到货时间，提前通知质检部门做好检验准备，通知仓储部门做好入库准备。（二）到货验收到货后，由质检部门进行质量验收，采购负责人和仓储管理人对产品的数量、规格等进行验收，数量过多时，要协调供应商派专人协助现场验收。（三）入库手续产品检验合格，办理入库手续。仓储人员办理入库单据,另报财务进行成本核算。（四）入库产品入库，根据产品特性，安排好仓位存储，并进行妥善保管。二、报验供应单位已经履行完毕的合同，采购部应及时的通知质检部门进行验收。对于不同类型的物品验收标准参照公司质检部门的相关规定执行。质检部门在接到采购部报验通知后应及时进行质检，并出具质检结果证明书，对于质检不及时延误生产部门使用或不能入库的情况质检部门应负主要责任。用于公司生活和办公的物资不在公司质检部质检范围之内。三、入库公司所有的生产材料、设备入库前均应通过质检部门的检验或验收。采购的物品在运达公司后采购部应及时通知请购部门,由请购部门及时安排卸货与搬运。质检部门未及时验收的，仓库在收到送货清单后应将其作为暂存物资接受，并妥善保管。质检部门已经验收的产品仓库应及时的入库，并及时出具入库清单。质检合格后的固定资产及服务按照公司规定不入库。四、退换货质检部门验收不合格的物品，由采购负责人与供应商进行协调，办理退、换货。并将不合格物品名称、规格、原因等进行细分类标注并建立不合格采购品名录，做为供应商管理评估的依据。因退、换货延长物品到货期限的，要及时告知请购部门。如急需，根据具体情况做其它应对准备。