A6表单操作指南.doc

A6表单操作指南表单主要应用在实现内部办公中的各种表格单据,例如车辆申请单,派车单,费用报销单等的表格样式的设计,填写,统计,查询.操作: 选择菜单第一级,进入"表单应用",表单应用包括：表单首页、表单查询、表单统计、表单制作.表单制作中包括表单流程绑定、表单枚举设置、表单查询统计设置等,表单查询分为流程数据查询和表单数据查询.一、表单使用基本步骤第一步：设置表单管理员：系统管理员建立和分配表单设计者,即分配表单管理员权限.表单管理员可以进行枚举设置、基础枚举设置、表单模板设置,表单流程绑定,表单统计查询模板的设置；而普通人员进行表单流程调用,进行表单的查询和表单统计结果的查看；第二步：表单基础设置：由表单管理员设置枚举项和枚举值；第三步：设计表单：由表单管理员画出表单单据的样式,并且设置好每个数据项的属性,确认是否有填写要求,例如：只能填写的数字或日期第四步：表单流程绑定：由表单管理员建立带有表单的流程模板,设置各个节点表单单据的数据项编辑权限系统只支持模板流程套用表单,授权表单流程模版.第五步：使用表单流程模板：由经授权的普通用户调用表单进行协同工作.第六步：需要进行统计查询的表单,首先进行统计表和查询样式的设计,设计统计查询表的行列和具体统计查询项,系统支持设定统计表的查询条件.必须将设计好的统计表授权给可以进行统计的人员,才可以进行统计查询.第七步：统计查询：由经授权的用户进行统计、查询调用,查看统计和查询结果,并可以存为我的查询.第八步：表单首页：待办的与跟踪表单可以在表单首页中查看,并且可以在此查看配置相关的统计查询项与表单模板.二、 设置表单管理员1、 新建表单管理员第一步：在协同系统的系统管理员页面,选择一级菜单"应用设置",点击"表单应用管理",进入管理界面,点击"表单管理员管理",系统列出所有管理人列表；点击人员名,可以查看此人员所管理的表单列表.第二步：点击"新建表单权限管理",选择表单管理员,即可以使用表单制作的功能,可以表单管理员可以授权给部门和个人,点击"确认"新建完毕.2、变更系统管理员权限第一步：在协同系统德系统管理员页面,选择一级菜单"应用设置",点击"表单应用管理",系统列出所有管理人列表,点击"表单所属管理",系统列出所有表单第二步：选择要变更权限的表单,系统在屏幕下方显示表单样式,点击"修改所属人",弹出选人界面,选择要变更为的人员名字,进行"确认".图修改表单所属人三、表单基础设置主要功能：对于表单单据中要填写枚举数据设置.表单管理员点击一级菜单"表单应用表单制作",选择"表单枚举设置",进入新建的操作界面.图表单枚举设置功能键新增枚举建立枚举项和枚举值.删除枚举删除枚举项.操作步骤1.新增枚举：第一步：选择枚举数据属于"用户",点击"新增枚举",弹出对话框,填写枚举项名称,单击确定.第二步：点击某个具体的枚举,点击"枚举数值设置",进行新增操作2.删除枚举第一选择展开后的枚举项,单击删除按钮,四、设计表单1、功能键清空清空已建立好的表单打开本机的表单样式文件HTML格式调用本机已建立好的HTMl格式文件保存保存表单到本机查找查找含所输入文字的表单打印打印表单剪切剪切所选的表单或文字拷贝拷贝所选的表单或文字粘贴粘贴插入插入网络插入网络图片插入网络图片的地址插入表格确定表单的行列, 可以拖动鼠标框出表单轮廓, 也可以输入表单行列数按确定键, 出现表单.插入分割线插入分割线插入百分比插入表格的百分比,以调节表格百分比帮助调用表单设计说明正文插入表格的正文,标题等字体选择字体字号选择字号设置文本颜色设置输入文本的颜色设置背景颜色设置背景的颜色加粗加粗字体倾斜使字体变为斜体下划线插入下划线左对齐使文本左对齐居中使文本居中两端对齐使文本左端对齐插入输入框输入框,在表单中需要用户填写的地方,可以采用"输入框"进行定义,输入框可作为字符型<#、事由等>,数字型<金额、计数>,日期型数据的输入框.插入复选框插入复选框插入选择框多文本输入框,应用于多文字的输入.可作为说明、备注等大段文本数据的输入框.插入重复项表格使用重复项输入定义,选择输入列数,形成表单.重复项输入,在应用表单中多数明细项目可能是重复的,例如报销单中的明细项等,可以选择采用"重复项",定义一行,在应用时自行增加行数.插入插入重复项字段插入重复项字段查看表达式查看表单中的表达式,方便用户了解表单中的数据之间的计算公式插入签章区域插入一个空白区域,用于表单签章.表单操作点击鼠标右键,出现表单操作命令2、单元格属性说明数据项名称输入单元格的名称类型数字型表示只允许输入数字；日期型提供日期选择；字符型允许输入任意文字,日期时间型采用24小时制表示 , 流水号型由系统自动产生表单流水号.运算式当一个单元格的数据是通过某些数据计算得来的,在这个进行计算公式的建立,一旦建立计算关系,在用户使用式自动计算.默认值单元格输入时的默认值.不能为空表示改数据输入项不能空查询字段是否作为以后查询的条件使用大写把数字性的数据以大写形式展示.系统提供两种方式制作表单单据,一种是在系统中制作表单样式,另一种方式是从系统外导入已经画好的单据可以用word3、系统内制作表单3.1、填写表单名称：首先输入表单标题,定义表单行列轮廓3.2、定义行列：根据纸制表单的样式, 依据表单的列数最多的定义表单列,选择按钮确定表单的行列, 可以拖动鼠标框出表单轮廓, 也可以输入表单行列数按确定键, 出现表单3.3、合并行列：单击鼠标左键,出现表单操作, 选择合并单元格, 将光标所在位置的表格和后续单元表格合并.3.4、对于单据中的明细项,我们建议使用重复项功能,重复项功能支持文本框、选择框、复选框、文本域.选择,输入列数,形成表单.只需要设置一次,在实际使用时可以自动增加行数.3.5、填写表格项,定义每一个表格的填写属性,单击鼠标左键,出现表单操作, 选择属性, 设置实际操作填写形式.3.6 、表单完成4、系统外部表单导入导出的报表在实际使用中用户可能已经用外部HTML编辑工具如FrontPage、DreamWeaver等绘制好的表单样式,系统提供导入功能,将已表单样式导入到协同管理表单视图编辑器中；或是直接通过word制作样式拷贝到表单编辑区.然后选择相应的表单数据项,托拽到表单中的相应位置,调整好位置后,保存.同时也提供编辑器中已有的表单保存到本地硬盘的功能,保存表单的格式,数据项以与其属性可以一同保存4.1：点击图标"",出现文件选择框,用户可以选择要导入的表单的文件4.2：选定文件,按"确定"键,在表单编辑中出现表单样式,输入表单名称,按"保存"保存,然后在进行表单编辑.这里需要注意一点,如果表单中原来包含了枚举项的,需要将枚举项的单元格重新定义.4.3：同时也可以将一个设计好的表单,保存在本机硬盘中,按图标,出现文件保存对话框,输入名称,进行保存.5、利用word快速建立表对于习惯使用word的用户,我们推荐一种快速建立表单的方法:第一步：利用word编辑表单样式：在word中制作表单样式第二步：拷贝到表单编辑区第三步:设置数据项<参看相关操作>6、表单流程绑定点击菜单表单应用>表单制作-表单与流程绑定操作步骤第一步: 点击"新建协同模板", 填写完标题,点击"表单调用",将系统所设置的表单模板一一显示,用户可以根据需要选择协同中所要填写的表单,双击表单名称,确定表单第二步: 建立流程,表单根据实际应用建立流程模板,实现流程并发、串发、多层.第三步: 添加附件,一个协同事项可以携带多个附件,但每个附件的大小不能超过51M.第四步: 进行授权,模板必须授权,只有被授权用户才能调用模板.可以同时授权给具体的人员、一个或多个部门、岗位、组等.第五步：设置表单模板的管理员.表单模板的管理员可对调用此表单模板的流程进行督办,并在流程出现超期的情况下替换超期的节点,以保证流程可以正常的流转.第六步：设置分支流程,按应用配置分支流程.针对流程图上节点信息,对有下一处理节点的在流程线上,当鼠标滑过时,流程线变为橙色,形状变为手形,当点击时,弹出菜单项；自动条件支持四种对部门、组、职务级别、岗位四种类型条件设置自动表单条件是表单所特有的,针对表单内的单元格设置条件上一节点手工选择指由处理节点决定是否选择此分支是否为强制分支勾选上表示只有系统判断满足条件时才能选择此分支.第七步：根据每个流程的步骤,进行每个节点属性的修改.节点权限选择节点权限.节点要求设置某一节点的处理时间要求匹配范围在针对岗位、职级与某些角色时匹配是从本部门选择匹配还是全单位中选择匹配.单元格权限单元格表单的单元格的编辑和浏览的权限,发起人系统默认对表单是编辑状态,其他默认浏览状态,用户可根据实际情况做修改.第八步: 根据实际情况选择"重要程度", 设定是否进行跟踪,建立预归档.第九步:点击保存按钮,保存后,被授权使用的用户将可以在创建协同时调用该模板.保存时系统会先判断设置的授权用户是否有"读写预归档目的文件夹"的权限,如果没有权限系统会给出提示性信息,然后弹出授权设置框,由系统管理员重新设置授权,直到所有授权用户都具有写该预归档的文件夹的权限,系统模板才能保存成功.五、使用表单流程模板协同的操作使用和协同工作一致,在表单的使用都在模板调用中,点击"新建协同">"模板调用"选择模板操作步骤第一步：新建协同,选定模板第二步：填写表单数据第三步：对于重复项,系统会在行的前端出现.在空白处双击某行,就会自动跳转到那一行,用户只需要,按"+","",自动增加或减少输入行；六、表单查询/统计设置点击菜单表单应用>表单制作>表单查询统计设置表单查询统计设置分 "新建查询"和"新建统计"两项设置功能2、 表单查询设置操作步骤第一步:新建查询,进入设置页面,填写表单的查询名称第二步：选择所要查询的表单第三步：点击"授权",选择可以对表单进行查询的人员第四步：设置预置条件和筛选条件.第五步：设置数据域第六步：查询表预览,完成2、表单统计设置操作步骤第一步: 新建统计,进入设置页面,填写表单的统计名称第二步：选择所要统计的表单第三步：点击"授权",选择统计权限,确定可以统计该张表单的使用者.第四步：设置预置条件和筛选条件第五步：设计统计报表数据域A：设置统计报表的统计列项目.B：设置统计报表的行的项目C：添加数据域.数据域主要是针对统计表的各个数字型项目的求和,平均值,最大值,最小值的计算第六步：完成,预览统计报表3、表单查询、统计3.1、流程数据查询主要功能：对由自己使用过程中表单流程数据做查询第一步：打开表单查询,可看到自己本月使用过的所有的表单流程第二步：选中一个表单,再点击,查看到本月的流程表单数据第三步、选择,将查询结果做查询字段、查询条件、排序的设置第四步、可将当前的查询条件、排序字段设置保存为我的查询保存为我的查询树形结构展示：第五步、选择,将当前页的查询结果转Excel下载第六步、选择,将当前页的查询结果转发协同第七步、选择,打印当前页的查询结果第八步、勾选显示合计,可对统计当前页的数字类型字段值的和第九步、勾选数字千分位,可对数字型字段用千分位方法表示第十步、选择发起日期可查询任意时期的流程数据3.2、表单数据查询操作步骤：表单查询表单数据查询选择授权使用的表单查询、可设置查询范围,草稿状态是指在协同中处于保存待发的表单,未审核是指未经过"表单审核"节点权限处理通过的表单,已审核与未审核相反.、可新增条件来设置查询条件、可查看源表单、可将当前页的查询结果转发协同、或转Excel下载、打印.、在查询统计表出来后,在查询结果能进行中穿透查询,即鼠标双击查询表中的数字弹出具体表单.、可选择排序字段,可以根据选择的排序字段进行查询,并可以将排序字段保存到我的查询中4、表单统计选择所要查看统计表单,系统自动按照设置的统计条件计算.点击一级菜单"表单应用",选择"表单统计",进入表单统计根据在表单设置表单查询统计设置中设置好的表单统计项目进行表单统计.点击需统计或查询出的表单项,显示该表单统计结果4.1、查询出的统计结果能做查询范围的设置,包括草稿状态、未审核状态、已审核状态.4.2、结果通过以协同形式发送,提供EXCEL下载到本地.4.3、查询出的统计结果可以打印.4.4、在统计表出来后,系统提供统计数据的明细查询,即可以查看到该统计数据是由那几张单据的数据统计而来的即具体明细单据显示,鼠标双击统计表上的具体数字,于统计表下方显示具体单据.4.5、系统提供内容转发和结果转发协同两种方式,单击转发协同,进入协同界面,将查询或统计结果作为正文发送.5、表单签章5.1、在设计表单的时候插入签章区域：插入签章区域插入一个空白区域,用于表单签章.5.2、表单流程绑定时,赋予签章人对该单元格的编辑权限5.3、在签章节点,通过右键选择"签名盖章",即可完成签章功能6、表单首页为了方便业务管理使用,客户可以点击"表单应用""表单首页"进行表单首页模块进行相关的表单首页管理如图.在这里可以查看"待办表单"、"跟踪表单"、"我的统计"、"我的查询"与发布到首页的表单模板.用户可以直接从个人首页进行操作.在个人首页"我的模板"频道,点击"配置模板",选择自己可以使用的模板,点击"推送到首页"即可发布使用,系统缺省将表单流程调用发送到首页.如果想将表单模板发布到首页,用户可以直接从个人首页进行操作.在个人首页"我的模板"频道,点击"配置模板",选择自己可以使用的模板,点击"推送到首页"即可发布使用,系统缺省将表单流程调用发送到首页.7、表单业务为了方便业务管理使用,客户可以点击"表单应用""表单业务"进行表单业务模块进行相关的表单业务管理如图.在这里可以查看"待办表单"、"跟踪表单"、"我的统计"、"我的查询"与发布到首页的表单模板.用户可以直接从个人首页进行操作.在个人首页"我的模板"频道,点击"配置模板",选择自己可以使用的模板,点击"推送到首页"即可发布使用,系统缺省将表单流程调用发送到首页.如果想将表单模板发布到首页,用户可以直接从个人首页进行操作.在个人首页"我的模板"频道,点击"配置模板",选择自己可以使用的模板,点击"推送到首页"即可发布使用,系统缺省将表单流程调用发送到首页.8、业务栏目主要功能：集中展示管理与表单业务相关的信息,并将这些信息组合成为一个整体呈现."表单业务栏目"是将"功能"展现变为"业务"应用的一种特征表现.不仅提升了表单功能的整体展现,更能使客户直观的感觉到表单这一核心功能的业务应用,将电子表单应用与手工应用场景紧密匹配,深入应用,加强产品核心价值传递.8.1、业务栏目配置用户通过表单应用业务栏目可配置多个表单专栏,将这些自定义专栏共享给他人,作为菜单挂接,并将专栏发布在首页栏目集中展现等.操作步骤：第一步：新增业务栏目：普通用户通过左侧菜单"表单应用",进入"业务栏目"页面,点击"新增栏目",出现栏目配置信息框.第二步：栏目配置：用户自定义栏目名称,从左边栏目要素选择框中选择相应的栏目要素.栏目要素是在首页栏目中显示的不同的信息项,如流程-待办协同则在首页栏目中会显示和该业务相关的待办事项.点击选择模板,弹出表单模板选择框,表单模板分为授权给我和所有模板两类.授权给我为被授权,用户有权限调用的模板；所有模板为系统中所有的模板.一个栏目可选择一个或多个业务相关的表单模板.第三步：将栏目共享给他人：在栏目配置下可选择共享人员范围,共享人员在表单业务栏目处会显示他人共享的栏目,不能对共享的栏目进行配置修改,但可将栏目发布到首页或挂接菜单.若共享人员要修改共享栏目的配置,则可通过"另存为"功能,将共享的栏目另存为自己的表单栏目信息.点击另存为按钮,弹出栏目名称,修改名字后确定即可,这样用户就可以设置栏目的配置信息了.第四步：菜单配置：栏目配置好后,点击保存按钮,页面会自动出现菜单配置页面.从左边菜单条目选择菜单功能,对选择的菜单功能可自定义菜单显示名称,调整菜单显示顺序.第五步：发布到首页和菜单挂接：将配置好的栏目信息发布到首页栏目集中统一展现各信息.将配置好的菜单信息挂接到系统左侧菜单栏,提供快捷功能菜单入口.发布到首页上的栏目信息和栏目设置中选择的栏目要素一致.挂接菜单后各功能菜单和菜单配置中的功能显示一致.已经发布到首页并挂接了菜单的页面如下.8.2、发布到首页操作：在栏目配置页面,点击发布到首页功能图片或者点击发布按钮.弹出首页配置框,可选择左上、左下、右上、右下四个区域添加栏目,添加到区域后还可将栏目通过向上向下设置栏目显示顺序.已经发布到首页的栏目再次点击发布到首页功能图片或者点击发布按钮,则表示取消发布.8.3、 挂接菜单操作：在菜单配置页面,点击挂接菜单功能图片或者挂接菜单按钮.弹出左菜单设置框,栏目默认显示在菜单的第一位,用户可通过上移、下移对菜单位置进行修改.已经挂接菜单的栏目再次点击挂接菜单功能图片或者挂接菜单按钮,则表示取消挂接.8.4、业务栏目集中展现的操作说明配置好的栏目并发布到首页,业务信息得到集中统一的展现,并且不同角色的用户可配置不同的栏目信息,集中展现自己关注的信息.在首页栏目中点击更多进入栏目的更多页面.l 模板：显示该表单栏目所属的表单模板信息,可点击模板标题进入新建页面,点击所属表单查看表单信息,点击创建者可给该用户发送系统消息.l 取消挂接：将已经挂接的菜单在左侧菜单中取消挂接.l 修改配置：进行栏目配置和菜单配置信息的修改.l 流程：分类显示待办、已办、已发、跟踪、超期督办的信息,可点击进行查看.l 查询统计：查询统计和表单栏目相关表单模板的相关信息.具体操作可见表单查询、统计.l 预归档：显示使用的表单模板预归档的文档,用户可点击该文档直接查看所有的记录信息.l 栏目删除：在栏目配置页面,栏目创建人可将自己的栏目进行删除,发布到首页的栏目和挂接的菜单均不再显示.共享给他人且并被发布到首页的栏目其栏目名称显示为：该栏目被删除,点击挂接的菜单也会提示该栏目被删除.重新登陆后,首页栏目和挂接的菜单均不再显示.七、表单步骤总结前题：用户首先要是表单管理员,才有表单制作的权限,表单管理员由系统管理员授权.第一步：表单制作主要完成：表单样式的设计,定义表单的数据项,输入表单标题,进行保存第二步：表单流程绑定主要完成：调用表单模板,确定表单的流程,确定表单在整个流程的各个节点的数据域的操作设置.第三步：表单统计查询表设置主要完成：定义表单的统计查询的范围,制定表单统计和查询显示的样式和内容,授权表单统计给统计、查询的使用者.第四步：协同操作主要完成：填写表单内容,系统自动检测表单项是否为空第五步：按需要在设置好的查询范围内进行表单查询、表单统计操作.