专升本计算机课件副本(接专升本课件(全)).ppt

1,第4章 EXCEL电子表格,2,1 Excel 2003概述 2 工作簿和工作表 3 公式和函数 4 图表 5 Excel 2003的数据库功能,3,1 Excel 2003概述,Excel2003表处理软件是美国微软公司的办公自动化软件Office 2003中的重要成员。它能够方便的制作出各种电子表格，使用公式和函数对数据进行复杂的运算；用各种图表来表示数据直观明了。,4,一、Excel 2003特点及主要功能1、建立电子表格 Excel 2003提供了许多张非常大的空白工作表，每张工作表由256列和65536行组成，行与列交叉处组成单元格，每个单元格可容纳32000个字符。在Excel中对工作表中的数据可进行检索、分类、排序、筛选等操作。,5,2、数据管理 启动Excel 2003后，屏幕上显示由横竖线组成的空白表格，可以直接输入数据。表中的不同栏目的数据有各种类型，Excel会自动区分数字型、文本型、日期型、时间型、逻辑型等，也可对表格进行编辑。,6,3、制作图表 Excel 2003 提供了14类100多种基本的图表，包括柱形图、饼图、条形图、面积图、折线图、气泡图以及三维图。图表能直观的表示数据间的复杂关系。,7,4、数据网上共享 Excel提供了强大的网络功能，用户可以创建超级连接获取互联网上的共享数据，也可将自己的工作簿设置成共享文件，保存在互联网的共享网站中，让世界上任何一个互联网用户共享。,8,二、Excel 2003启动和退出1、启动2、退出,9,列标,名字框,行号,当前单元格,工作表标签,三、Excel 2003主窗口,10,1、窗口组成 Excel应用程序窗口和当前打开的工作簿窗口。,11,2、工作区介绍工作区由工作表区、滚动区和工作表标签组成。工作表由65536行，行号在工作表的左端，从上到下顺序为1，2，3等；有256列，列号在工作表的上端，从左到右的顺序为A,B,Z,AA,AB,IV表示。单元格地址用所在的列号和行号描述。,12,每个工作表有一个名字，称为标签。缺省情况下，一个工作簿中有3个工作表，其工作表标签分别为Sheet1，Sheet2，Sheet3。任一时刻，工作区只显示一个工作表，该工作表称为当前工作表，其标签被高亮度显示。,13,在垂直滚动条的微动按钮上边有一个水平窗口分割线，拖动它可以将窗口分割为上下两个窗口，在两个窗口里可以分别显示工作表中的不同区域。在水平滚动条的微动按钮右边有一个垂直窗口分割线，拖动垂直窗口分割线可以将窗口分割为左右两个窗口。,14,在Excel中，输入到工作表中的数字、文本和符号等数据是以文件方式存放在磁盘上的。这个文件称为工作簿文件，简称工作簿。一个工作簿由一个或多个工作表组成。一个工作簿文件就是一个Excel文件，其缺省扩展名为.XLS。,15,新建工作簿 刚刚启动Excel时，系统自动建立一个名为“Book1”的新工作簿。若想再建立另一个新工作簿，步骤：“文件”“新建”，出现新建对话框，并自动选择“常用”标签。“确定”，即建立“Book2”的新工作簿。,一、建立工作簿,2工作簿和工作表,16,数据是以单元格为单位操作，单元格是组成工作表的最小单位，要向某一个单元格输入数据或公式，首先要选定单元格。（用鼠标单击单元格，使该单元格的边框变黑变粗）,17,2.打开工作表“文件”“打开”，或单击常用工具栏中的“打开”，出现“打开”对话框。在“打开”对话框的“查找范围”中选择要打开的工作簿双击工作簿名或单击“打开”按钮,18,3.保存新建工作簿4.保存已有工作簿,19,十字光标：选定单元格插入光标：输入数据箭头光标：移动、复制填充柄：自动填充双向箭头光标：调整行高列宽,二、编辑工作表,1.标记单元格,光标状态及操作,20,选定单元格操作,单击相应的单元格：选定一个单元格Tab键：选定该行中的下一个单元格Shift+Tab：选定该行的前一个单元格：选定相应方向的单元格Ctrl+Home：选定单元格A1一个区域：选定该区域的左上角单元 格，然后拖动鼠标直至选定右下 角单元格,21,较大连续区域：选定区域的左上角单元 格，然后按住Shift键单击选定右 下角单元格行首选定：单击一行的首部（显示行号 的位置），选定该行所有单元格。拖动多行的首部，选定多行的所 有单元格。,22,全部选定：单击工作表左上角全选按钮不相邻区域：选取第一个单元格或区 域，然后再按住Ctrl键再选定其 他的单元格或区域列首选定：单击一列的首部（显示列号 的位置），选定该列所有单元格。拖动多列的首部，选定多列的所 有单元格。,23,2、输入数据 输入的数据同时显示在编辑栏中，数据输入结束后按Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮输入；若按Esc键或单击编辑栏中的“取消”按钮，便可取消本次输入。输入的数据会自动区分类型，一般采用默认格式。,24,（1）文本输入文本包括汉字、英文字母、数字、空格及所有键盘能输入的符号文本输入后在单元格左对齐输入数字前加上一个单引号，可变成文本类型文本输入超出单元格的宽度，将扩展到右列，若右列有内容，将被截断显示。,25,（2）数值输入数值类型的数据中只包括0-9、+、-、E、e、$、%、小数点和千分位数值输入后在单元格中右对齐若数值输入超长，以科学计数法显示，实际保存在单元格中的数值保留15位有效数字若小数输入超出设定的位数，将从超出位四舍五入显示若小数位没有设定，保留15位有效数字,26,（3）日期/时间的输入自动识别日期格式为：yy-mm-dd或yy/mm/dd自动识别时间格式为：hh:mm（am/pm）,（am/pm）和前面的时间之间有一空格若不按此格式输入，Excel将视为文本格式正确输入后，日期和时间数据将右对齐,27,（4）分数输入 为了和日期的输入区分，输入时分数前加0和空格，如0 1/3,28,(5)自动输入输入大量有规律的数据，如等差数列、自定义数列等，用鼠标拖曳单元格右下角的“+”容易实现。若初始值是文本和数字混合体，拖曳后文本不变，数字变化。若输入Excel预设的自动填充序列中的数据，只要在单元格中输入序列中的任何一个，即可用拖曳“+”完成。,29,用户可以自定义序列数据并保存，为以后的输入提供方便。方法：“工具”“选项”命令，单击“选项”对话框中的“自定义序列”标签，在输入序列框中输入自定义的数据，每输入一个数据，均要回车，最后单击“添加”按钮。再按“确定”按钮完成保存。,30,（6）填充输入“编辑”“填充”“序列”命令，出现“序列”对话框。在对话框中进行不同选择，能完成在行或在列的各种序列数据的填充。,31,（7）有效性输入选定输入的区域“数据”“有效性”,出现“数据有效性”对话框，设置相应参数“确定”,32,3、编辑数据修改某一单元格内的数据，有以下两种方法（1）单元格内的修改 双击目标单元格或选中该单元格后按F2键，使单元格出现一个闪烁的竖直短线编辑光标，即插入点。,33,箭头移动键或用鼠标单击，在单元格内移动插入点。Delete键删除插入点右边的字符Backspace键删除插入点左边的字符Enter键或单击编辑栏中的“输入”按钮，完成对该单元格数据的修改Esc键或单击编辑栏中的“取消”按钮，取消本次修改。Ins键，使编辑光标变粗，进入改写状态，再按则恢复插入状态。,34,（2）编辑栏内的修改 单击目标单元格，在编辑栏出现当前单元格中的数据，再单击编辑栏，出现一个闪烁的竖直短线编辑光标，修改数据的方法同上。此法比较适合于修改数据较长的单元格。,35,4、数据的移动、复制和选择性粘贴（1）用拖动法移动数据选定要移动的单元格或区域鼠标移向选定对象的边框，此时鼠标指针变成箭头按住鼠标左键拖动，到达目标位置时，松开鼠标左键。,36,（2）用菜单命令移动数据选定要移动的单元格或区域“编辑”“剪切”单击目标位置，“编辑”“粘贴”,37,（3）用拖动法复制数据选定要复制的单元格或区域将鼠标移到选定对象的边框并按下Ctrl键到目标位置时，松开鼠标。,38,（4）用菜单复制数据选定要复制的单元格或区域“编辑”“复制”单击目标位置，“编辑”“粘贴”,39,（5）选择性粘贴：可以有选择的将单元格或区域中含有多种特性（数值，格式，批注，公式，边框线）粘贴到另一个单元格或区域中。选定要粘贴的源单元格或区域，复制到剪切板；选定待粘贴的目标区域中的第一个单元格，“编辑”“选择性粘贴”命令 选择相应的选项后，“确定”,40,5、清除数据选定要清除的单元格或区域“编辑”“清除”选择“全部”：将对象的内容，包括数据、格式或批注全部清除；选择“格式”：将对象的格式清除；选择“内容”：将对象的数据清除；选择“批注”：将对象的批注清除,41,6、删除数据选定要删除的单元格或区域“编辑”“删除”,42,7、插入单元格或区域在要插入位置选定对象“插入”“单元格”，出现对话框。选定一个选项，单击“确定”,43,8、改变列宽拖动列号之间的分隔线改变列的宽度用菜单命令改变列宽：选定对象“格式”“列”：列宽、最合适的列宽、隐藏、取消隐藏、标准列宽,44,9、改变行高与改变列宽的操作方法基本相同。,45,在Excel 中除了可查找和替换文字、公式外，还可查找批注，但不能替换批注。,10、查找和替换,46,选择“编辑”菜单中的“查找”命令，屏幕显示查找对话框。在“查找内容”框中输入需查找的信息，并在“插索范围”框中确定查找信息的类型（公式、值或批注）。在“搜索方式”框中选择“按行”或“按列”搜索。,47,单击“查找下一个”按钮开始查找。查到后，其所在单元格被激活。若需继续查找，可再次单击“查找下一个”按钮，否则单击“关闭”按钮退出。,48,三、格式化工作表 工作表建立后，经过编辑修改保证了数据的正确性。为了外观的漂亮，排版更加合理，重点更加突出，条理更加清晰，对工作表进行格式化很有必要。工作表的格式化可通过格式工具栏、命令菜单和自动套用格式完成。,49,EXCEL 常用的数字格式有:数值格式 数值格式有整数、小数及 负数格式。货币格式 货币格式除具有数值的格式 外，还可以其前面加货币 符号“￥”。,50,日期格式 可按多种日期显示日期时间格式 可按多种时间格式显示时间分数格式 如输入0.25，可以显示为 1/4，25/100等。科学计数格式 如输入234673,可以显 示为2.35E+5或2.3E+5,51,四、管理工作表,1、选定工作表：按Ctrl，用鼠标单击选取多张不连续的工作表鼠标单击第一个工作表，按下shift，单击最后一个工作表，选取连续的多张工作表。,52,2、重命名工作表：双击工作表标签或右击工作表标签“重命名”，输入新名。3、插入新工作表：右击某工作表标签“插入”；也可“插入”“工作表”。4、删除工作表：右击要删除的工作表标签“删除”；或“编辑”“删除工作表”。5、移动工作表：拖动工作表标签,53,五、页面设置和打印,为了使打印出的工作表布局合理美观，要进行打印区域和分页的设置、打印纸张大小选择、页边距，添加页眉和页脚等页面设置工作。,54,1、设置打印区域 选定要打印的区域“文件”“打印区域”“设置打印区域”，选定区域后的边框出现虚线。,55,2.插入分页符 若工作表较大，Excel会自动插入分页符，将工作表分成多页打印。自动插入的分页符称为自动分页符：自动水平分页符，在屏幕上为一条水平点线自动垂直分页符,在屏幕上为一条垂直点线,56,插入水平分页符：选定一行“插入”“分页符”，在选定行的上边插入一条水平分页符插入垂直分页符：选定一列“插入”“分页符”，在选定列的左边插入一条垂直分页符,57,同时插入水平分页符和垂直分页符：选定一个单元格“插入”“分页符”删除水平分页符：选定要删除的水平分页符下方的一个单元格或一行“插入”“删除分页符”,58,删除垂直分页符：选定要删除的垂直分页符右边的一个单元格或一列“插入”“删除分页符”,59,3 公式和函数,公式是电子表中进行数值运算的核心，通过公式可以对表中的数据进行加、减、剩、除以及其它更复杂的运算，通过公式可以建立工作薄之间、表之间、单元格之间的运算关系，避免了用手工计算的繁杂和容易出错。而引用公式后的计算，在原始数据被修改以后，使其结果随着改变。,60,一、公式1、公式中的运算符数学运算符：%,*,/,+,-比较运算符：,=,=结果 TRUE或FALSE文本运算符：&连接两个文本，其操作对象可以是带引号的文字，也可以是单元格地址,61,引用运算符：,冒号：区域运算符，对两个引用之间包括这两个引用在内的所有单元格进行引用。,空格：交叉运算符，产生同属于两个引用单元格区域的应用,逗号：联合运算符，将多个引用合并为一个引用,62,63,64,65,注：Excel对运算的优先顺序，由高到低：，空格-%(*/)(+-&)(=),66,2、单元格地址,各单元格都可以由它所在的列标和行号唯一确定下来（地址=列标+行号）公式中可以通过引用单元格地址得到其中的数值，实现自动计算。,67,3、公式的输入与编辑,=（B4+25）/SUM（D5:F5）,公式必须以等号开始，由常量、单元格引用、函数和运算符组成。,68,填充公式：在同行或同列的计算公式相同时可使用自动填充公式在第一个单元格中输入公式拖动填充柄到需要填充的单元格中,69,注：使用同一个工作表中单元格的地址时，直接引用。如A2使用同一工作簿但不同的工作表中单元格地址时，应在单元格地址前加“工作表标签！”。如Sheet！D4使用不同工作簿的工作表中单元格的地址时，应在单元格前加“工作簿名工作表标签！”。如Book2Sheet！A1,70,二、函数,1、Excel 提供11类近300个函数，函数使用形式为：函数名(参数1,参数2,)参数可以是单元格、单元格区域（视为一个参数）、名称、数字、函数等,71,函数可分为以下几类：常用函数：如SUM、MAX等财务函数：进行一般的财务计算日期和时间函数：处理日期和时间数学和三角函数：进行数学计算统计函数：对数据区域进行统计分析还有查找与引用函数、数据库函数、文本函数、逻辑函数、信息函数等,72,2、函数的输入直接输入法：在“=”号后直接输入函数名字和参数粘贴函数法：确定函数输入的位置“插入”“函数”或单击常用工具栏中的“插入函数”，显示函数对话框选择函数类型和函数名，单击“确定”在输入参数对话框中，输入个参数，单击“确定”,73,3、使用自动求和按钮,操作方法是：（1）选定一列（行）中要求其和的多个单元格；（2）单击“格式“工具栏 按钮（3）其结果存放选定单元格下方（右边）的一个空白单元格中。,“自动求和”：对一列（行）中的多个单元格的数据进行求和运算。,74,三、单元格地址引用,在EXCEL公式中，单元格引用后使其真正发挥出强大的威力。在公式中参与运算的是存放数据的单元格地址，而不是数据本身。单元格引用分为相对引用、绝对引用、和混合引用。,75,1、相对地址引用 单元格引用会随公式所在单元格的 位置变更而改变 公式中的地址参数使用列标行号直 接表示，如B10。公式被复制到别处时，系统会根据移动的位置调节引用单元格的地址,76,2、绝对地址引用 在列标和行号前加$表示，如$B$10。绝对引用单元格地址不会随公式的位置改变而发生变化3、混合地址引用 地址中混合了相对引用和绝对引用，如$B10或D$12 只有相对地址部分会发生改变而绝对地址部分不变化,77,4 图表,图表是工作表数据的图形表示，可以是枯燥的数据变得直观、生动、便于分析和比较数据之间的关系。Excel可以制作一个独立的图表，也可将图表嵌入到工作表内，无论是嵌入图表还是独立图表，当工作表中数据变化时，图表也会自动进行相应的更新。,78,一、制作图表Excel提供了14种图表类型，每一类又有若干子类型利用图表向导可分四步完成图表的建立。利用“图表”工具栏可快速创建图表无论用哪种方法制作图表，首先要选定建立图表的数据区域。,79,1、用“图表向导”完成图表制作选定要用来制作图表的数据所在的区域“插入”“图表”或单击格式工具栏上的“图表向导”，显示图表向导（共4步骤）,80,图表的类型主要有：柱形图：用于对数据进行比较，水平为分类，垂直为数值条形图：柱形图旋转90度折线图：用于显示某段期间内数据的变动情形及趋势饼图与园环图：显示部分与整体的关系及所占比例,81,图表相关名词术语,图例,数据标记,类型轴(X),网格线,值轴（Y）,82,2、快速制作图表 若按下F11键，则制作默认的柱型独立图表。,83,84,二、缩放、移动和复制图表,1.缩放图表 2.移动图表3.复制图表（1）选定要复制的图表。（2）将选定的图表复制到剪贴板中。（3）在工作表中选定（图表要复制到的）目标位置（4）利用“粘贴”命令，便将选定的图表复制到目标位置。4.删除图表,85,三、编辑与格式化图表,图表类型的改变 选中图表，选择“图表”菜单中的“图表类型”;添加数据系列 1 在工作表中选定要添加的数据系列。2 按下鼠标左键拖动选定的数据系列到图表中即可。删除数据系列 1 选定要删除的数据系列2 按Del键，便将该列数据从图表中删除。添加图形 有时为了强调图表中某些部分,可添加自选图形并给出文字说明；如图4-20所示 图表对象的格式化 图表对象的格式化是指对图表中各对象的格式设置，包括文字和数值的格式、坐标轴、网格线、绘图区底纹、图表区边线和图例等设置。,86,4.5 数据管理与分析,数据清单或数据列表是由行和列组成的数据记录的集合，每一列包含着相同类型的数据；可按数据清单进行排序、筛选、分类汇总等关系操作。,87,数据清单概念,连续的数据区：二维关系表关系数据库,88,一、建立数据清单,数据清单就是一张有列标题的特殊工作表，可以在工作表中直接建立、编辑。数据较多时，可以使用“记录单”向数据清单中输入数据。执行命令,使用此对话框可以追加、删除、查找记录单击“条件”按钮，可以按条件查找记录,89,数据类型升序 降序文本A,B,Z Z,X,A数字1,2,10,9,日期Jan 1,Dec 31,二、数据排序,排序条件单关键字的简单排序（快速排序）多关键字的排序（轻重缓）,90,当仅仅按某列的数据排序时，可以将光标置于排序列，再按“升序”按钮 或降序按钮,单关键字的简单排序,91,选定数据清单的任一单元格执行命令在窗口中设置排序关键字及排序顺序单击“选项”按钮可以选择文本的排序顺序,多关键字排序,92,三、数据筛选,筛选仅仅是将不满足条件的记录从视图中隐藏起来，并不删除记录；在规模较大的数据清单中，要找出符合若干条件的记录可以使用“自动筛选”和“高级筛选”；自动筛选是对整个数据清单操作，结果将在原有区域显示；高级筛选的结果可不在原有区域显示,93,四、分类汇总,就是按某一字段分类，该字段值相同的归为一类，其它字段对应汇总该归类字段必须先排序汇总方式通常有：求和、求均值、求最大（小）数、计数等每次汇总各汇总字段都只能选择相同的汇总方式执行命令 可进行分类汇总,94,五、透视表,数据透视表是数据清单的常见应用分类汇总一次只能对具有相同汇总方式的字段进行汇总数据透视表可以对多个汇总方式不同的字段进行统计执行命令按向导选择执行双击要修改汇总方式的数据项可以改变默认的汇总方式,95,4.6 网络功能,4.6.1 在工作表中创建超级链接 4.6.2 共享工作薄,