XX学院学生档案管理办法.docx

北京XX学院京吉校字【20XX】18号北京XX学院学生档案管理办法第一章总则第一条学生档案管理是档案工作的重要部分，为充分发挥学生档案在学生教育与服务、管理工作中的作用，根据高等学校档案管理办法的有关规定，结合我校实际，制订本办法。第二条学生档案管理工作实行学校统一管理、各学院及相关职能部门协同管理。第二章职责分工第三条校档案室是学校学生档案的统筹管理部门，也是学生档案转递的唯一部门。（一）校档案室的主要职责：1、根据国家相关法律法规，结合学校实际情况，制定学校学生档案管理办法等；2、组织各学院收集计划内新生高中档案（包括学生自带高中档案、邮寄到学校招生部门高中档案）;3、负责建立计划内学生高中档案清单，组织各学院负责学生档案老师核实并由学生本人在清单上确认签字；4、负责承建学生档案（与毕业生档案一致），并对收集的新生档案进行统一建档编号，实现学生在校期间学号档号的唯一性、一致性；5、负责出具学生档案证明材料，加盖学生档案专用公章方可有效；6、负责毕业生登记表、档案袋等设计、发放工作；7、组织、培训、实施毕业生档案的填写、收集、整理、核实、移交、转递（在规定时间内，通过机要方式对计划内毕业生档案进行转递）等工作；8、负责学校学生档案管理人员的业务指导及监督，协调处理学生档案管理中出现的各种问题。（二）各学院及相关职能部门的主要职责：1、贯彻执行学校学生档案管理工作的政策和规定，接受校档案室的指导和监督；2、落实负责学生档案管理工作人员；3、各学院负责计划内新生高中档案的审查、整理和移3交工作；4、各学院根据归档要求指导学生毕业前如实、准确、规范填写毕业生档案材料，材料收齐装袋后按清单移交；5、教务部负责核对学生学籍信息、提供学生中文成绩单，核实无误后盖章确认;6、招生部负责计划内新生录取名册的装订、移交工作;7、财务部负责计划内毕业生档案转递费扣除工作；8、博雅学院负责计划内毕业生就业报到证领取、发放等相关工作，核实并提供计划内毕业生档案转递地址，地址如有变更须及时以书面形式告知校档案室。第三章归档范围第四条学生正式报到注册后，计划内新生高中档案由校档案室收集统一管理；计划外新生高中档案不收集。第五条毕业生归档材料（一）计划内毕业生转递档案包含：1、入学档案材料（高中档案）；2、学生中文成绩单；3、毕业生登记表；4、全国普通高等学校本专科毕业生就业报到证。（二）计划内、计划外毕业生留存学校档案包含：1、学生中文成绩单；2、毕业生登记表。第四章归档要求第六条由本人填写的归档材料，必须如实、准确、规范填写；曾用名不得用同音字或不规范用字代替，要求各类表格基本信息应与学生本人身份证信息保持一致，任何人不能随意更改，字迹要清楚、工整，一律使用黑色钢笔或签字笔填写。第七条归档材料必须齐全、完整，有负责人签字及相应公章，并按学校规定办理移交手续，移交必须当面清点、核查、登记，责任由经办人负责。第八条各学院应认真、仔细对学生所有档案材料进行分类、清点、整理，按教务部提供毕业生名单有序装入档案袋，协助校档案室盖章封存。第九条毕业生档案须使用学校统一印制的档案袋、封条，机要邮寄的档案须使用学校统一印制的信封。第十条毕业生档案一式二份，一份永久保存于学校档案室，于毕业当年六月底移交校档案室。计划内毕业生一份统一机要邮寄，计划外毕业生一份自行留存。第五章学生档案查询、利用及转递第十一条学生档案不得随意外借，阅档时不得涂改内容、损坏档案材料，不得查阅与其无关的他人档案，并要注意保密，否则追究法律责任。第十二条各单位因工作需要查询学生档案时，须通过CPC启动校务部“校档案借阅申请单其他人员需要查询学生档案时，须提供身份证明或持介绍信、委托书等，经档案负责人核实同意后，方可查阅学生个人档案材料，校档案室做好查阅记录。第十三条查询或补办学生档案时如发现学生成绩、毕业生登记表等重要内容因失误确实需要更改的，在更改处须有经手人签名并加盖相应部门公章。第十四条毕业生档案转递工作1、各学院及相关职能部门要在学生毕业时（每年六月底）按归档范围及要求将毕业生档案准确、完整移交校档案室；2、计划内高职升本学生档案，由学生本人持有效证件到校档案室领取；3、毕业生离校后，校档案室须按学校派遣计划和转档要求将计划内毕业生档案原件通过机要方式转递至档案派遣地址；4、计划内毕业生原则上不准自带档案，因休学、延长学年、未修完课程、出国、参军等原因造成不能按时毕业的,学生档案暂由校档案室保管，待学业完成后，校档案室按机要方式转递。第六章附则第十五条学生档案管理中严禁弄虚作假，一经发现违规违纪现象，将追究当事人的责任。第十六条本办法适用于本校全日制本、专科学生及自主招生学生档案的管理。第十七条本办法自公布之日起开始实施，由校档案室负责解释。北京XX学院二O一五年五月十一日主题词：学生档案管理办法北京XX学院校务部20XX年5月11日印发