家具公司供应商数据流程.doc

家具公司供应商数据流程1. 流程说明此流程适用于公司内部供应商及外部供应商系统主档创建。内部供应商主档基本资料创建由市场处执行，外部生产类供应商主档基本资料创建由采购部执行，外部总务类供应商主档基本资料创建由总务部执行，财务部统一进行所有类别供应商的财务资料创建。采购部之供应商原则上必须经过新厂商考核合格（MM09新厂商评核流程），并经物流处主管签核后，方可在系统中进行资料创建。若为顾客指定且非我方正式供应商，则在系统中以一次性供应商方式执行资料创建，以利执行系统采购作业。一次性供应商创建不需要执行财务资料创建，由申请部门自行执行维护及管控作业。若需在系统中进行供应商主档创建，必须填写SAP供应商维护申请单（如），采购部、总务部及市场处必须确定基础资料的完整和正确并必须经相关主管签核后，方可由专人输入系统。采购部、总务部及市场处相关人员完成供应商主档基本资料创建后，将系统供应商登录到申请单上，并转财务部执行供应商财务数据的系统创建作业。财务部接获申请单后，先由专人手工填写财务数据，如统驭科目、account group等，经财务主管确认签字后，方可在系统中执行创建作业。在所有系统作业完成后，财务人员执行最终记录并签字归档。因业务需求，所有供应商主档建立作业，要求在8个工作小时内完成，业务单位及财务部各在接单后4小时内完成签核及系统作业。2. 流程图3. 系统操作3.1. 操作*例例一：在FPOO（总部及华东区生产采购组织）下新建一个国内生产性供应商3.2. 系统菜单及交易代码1）采购数据后勤®物料管理®采购®主数据®供应商®采购®创建交易代码：MK012）财务数据会计®财务会计®应付帐款®主数据®创建交易代码：FK013.3. 系统屏幕及栏位解释1）采购数据后勤®物料管理®采购®主数据®供应商®采购®创建交易代码：MK01栏位名称栏位说明资料*例供应商非选项系统内部给号采购组织必输项，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询FP00总部及华东区采购组织FP01东北区生产采购组织FP02 华北区生产采购组织FP03 华中区生产采购组织FP04 华南区生产采购组织FP00总部及华东区采购组织*组必输项，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询1000 国内生产性采购供应商1100 国内总务性采购供应商1200 国外生产性采购供应商1300 国外总务性采购供应商1000国内生产性采购供应商模板为可选项，若需创建的供应商与原有供应商的资料相同，可以从模板内输入原有供应商的及采购组织，执行复制作业按<或<Enter>键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料*例名称必输项，依据供应商基本资料执行输入，要求将供应商名称完整输入震旦家具*搜索条件必输项，可以帮助执行系统查询作业，目前生产类采购搜索条件分为：OEM椅类、OEM板类、OEM周边、OEM沙发、OEM木器、OEM其它原物料钢板、原物料铝合金、原物料布、原物料外注、原物料塑胶、原物料包材、原物料椅子、原物料板类、原物料五金、原物料杂项、原物料其它OEM国家必输项，依据供应商所在国家代码进行输入。可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询（中国）语言、传真、地区为可选项，但为确保供应商资料的完整性，要求生产类采购供应商必须维护上述栏位ZH（简体中文）按键或<Enter>键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料*例购货方编号可选项，若该供应商又为我方顾客的状况下，输入该供应商作为顾客的编号，在创建完成后，此供应商的应付及应收款项可以在系统中执行对冲作业税务代码必输项，指供应商的税号1234567890按或<Enter>键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料*例银行码必输项，指供应商开户的银行0000000001震旦总部虚拟银行码银行*必输项，指供应商在银行的*按或<Enter>键进入下一个画面。栏位名称栏位说明资料*例订单货币必输项，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询RMB人民币付款条件必输项，指供应商的应付款周期，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询，生产性采购一般维护如下：A001 15天之内净到期A002 30天之内净到期A003 45天之内净到期A004 60天之内净到期A005 90天之内净到期依据目前厂商考核业务状况，在新厂商创建初期，维护A004 60天之内净到期（考核等级为B级）。实际发票录入时，依据当月供应商实际考核等级执行付款，此部分条件在系统对帐及发票录入时予以确认及维护 依据2001的厂商考核规*，当月考核A+供应商，付款条件A002当月考核A及B 供应商，付款条件A004当月考核C 供应商，付款条件A005A002 30天之内净到期国际贸易条件若该厂商为海外供应商，则此栏位为必输项，否则为非选项。依据与供应商确认之国际贸易条件（CIF、FOB等）填写入内栏位名称栏位说明资料*例控制数据必输项，依据对供应商实际控制数据点选相关需求项目。在内部供应商、总务类采购供应商、生产性采购供应商都必须点选“自动建立采购订单”若为生产性采购国内供应商，必须维护“基于收货的发票校验”（ 海外供应商则不必维护）及“准许折扣”项目若为生产性采购国内OEM供应商，必须维护“基于服务的开票校验”如上缺省数据物料必输项，“缺省”定义为系统默认，在此栏位中，若为生产性采购供应商，必须维护采购组代号。采购组指采购人员，可以依据该项目的辅助资料进行系统查询动作。若确定该供应商所有物料的统一交货时间，则可以在“计划交付时间”内填入相关天数，否则在采购信息记录中，针对物料予以维护。采购组：101计划交付时间：5天按<>键，结束。2）财务数据会计®财务会计®应付帐款®主数据®创建交易代码：FK01栏位名称栏位说明资料*例供应商为需要建立收付关系的供应商编号10000113公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦总部*组必输项，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询1000 国内生产性采购供应商1100 国内总务性采购供应商1200 国外生产性采购供应商1300 国外总务性采购供应商1000国内生产性采购供应商按<Enter>进入下一画面栏位名称栏位说明资料*例供应商为需要建立收付关系的供应商编号10000113公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦总部统驭科目指定供应商应付帐款的总帐科目2121010000：应付帐款-国内供应商按<Enter>进入下一画面栏位名称栏位说明资料*例供应商为需要建立收付关系的供应商编号10000113公司代码为财务会计的组织结构基本单元，在其层面上出具资产负债表和损益表等法定会计报表，震旦家具公司之公司代码设定为自“F001”至“F999”F001：震旦总部付款条件必输项，指供应商的应付款周期，可以打开栏位边的辅助资料进行系统查询，生产性采购一般维护如下：A001 15天之内净到期A002 30天之内净到期A003 45天之内净到期A004 60天之内净到期A005 90天之内净到期依据目前厂商考核业务状况，在新厂商创建初期，维护A004 60天之内净到期（考核等级为B级）。实际发票录入时，依据当月供应商实际考核等级执行付款，此部分条件在系统对帐及发票录入时予以确认及维护 依据2001的厂商考核规*，当月考核A+供应商，付款条件A002当月考核A及B 供应商，付款条件A004当月考核C 供应商，付款条件A005A002 30天之内净到期付款方式若该厂商为海外供应商，则此栏位为必输项，否则为非选项。依据与供应商确认之国际贸易条件（CIF、FOB等）填写入内12345按按<>键，结束。完成供应商财务数据输入。