电子采购培训课件.ppt

2015/12/7,1,电子采购,2015/12/7,2,美国哈佛商业评论的一份研究报告指出：“若一个企业能将采购支出节省5，其获利将可平均提高30”，因此如何在不景气及低获利时代节省成本，已成为当今各企业的首要任务。节省成本的措施贯彻到企业的方方面面，从文具的购买，差旅费的报销到市场推广费用的精打细算等等。作为企业的一项重要业务活动，采购的成本控制和效率改善意义重大，因为在大多数企业，产品和服务的采购是最大的支出，占企业总收入的一半。然而，时至今日，很多中国企业的采购流程依然是零散的、本能反应式的，缺乏系统性和整体性，因而很难在企业整个流程中发挥出应有的效率。面对国际强手的竞争，中国企业在采购流程的策略和效率方面明显处于劣势地位，因而大大降低了中国企业在国际竞争环境中的竞争力。,2023/3/6,3,当今世界网络、通讯和信息技术快速发展，Internet在全球迅速普及使得现代商业具有不断增长的供货能力、不断增长的客户需求和不断增长的全球竞争三大特征，这一切将对企业传统的采购活动带来重大冲击和挑战，进而引发企业采购模式的剧烈变革，电子采购这一新的采购方式应运而生。因此，建立高效率、低成本的采购网络，即如何实现电子采购，已经成为中国企业不得不认真思考的核心管理问题。本项目重点探讨电子采购的含义、特点、模式、一般业务流程，并在采购软件环境下，学习如何进行电子采购管理。,2023/3/6,4,随着科学技术的不断发展和网络技术的普及，电子商务采购作为一种新型的采购方式迅速得到应用。它依赖于电子商务技术的发展和物流技术的提高，依赖于人们思想观念和管理理念的改变，通过互联网来增强日常采购的管理能力，许多企事业单位已在一定范围内和相当程度上运用了电子商务采购技术，简化了采购流程，节约了采购成本，提高了采购效率。,2023/3/6,5,电子采购的含义,电子采购是由采购方发起的一种采购行为，是一种不见面的网上交易，如网上招标，网上竞标，网上谈判等。人们把企业之间在网络上进行的这种招标、竞价、谈判等活动定义为B2B电子商务，事实上，这也只是电子采购的一个组成部分。电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。可以说，企业采购电子化是企业运营信息化不可或缺的重要组成部分。,2023/3/6,6,电子采购的特点,电子采购比一般的电子商务和一般性的采购在本质上有了更多的概念延伸，它不仅仅完成采购行为，而且利用信息和网络技术对采购全程的各个环节进行管理，有效地整合了企业的资源，帮助供求双方降低了成本，提高了企业的核心竞争力。在这一全新的商业模式下，随着买主和卖主通过电子网络而联结，商业交易开始变得具有无缝性，其自身的优势是十分显著的。,2023/3/6,7,电子采购的特点,1、提高采购效率，缩短了采购周期。2、节约大量的采购成本。3、优化采购流程。采购流程的电子化不是用计算机和网络技术简单替换原有的方式方法，而是要依据更科学的方法重新设计采购流程。4、减少过量的安全库存。5、信息共享。6、电子采购能帮助采购方改善客户服务和客户满意度，促进供应链绩效，以及改善与供应商关系。7、电子采购不仅使采购企业大大获益，而且让供应商获益。对于供应商，电子采购可以更及时的掌握市场需求，降低销售成本，增进与采购商之间的关系，获得更多的贸易机会。,2023/3/6,8,电子采购的模式,1、买方模式 买方模式是指采购方在互联网上发布所需采购产品的信息，供应商在采购方的网站上登陆自己的产品信息，以供采购方评估，并通过采购网站双方进行进一步的信息沟通，完成采购业务的全过程。买方模式中采购方承担了建立、维护和更新产品目录的工作。买方模式适合大型企业的直接物料采购，因为大企业一般已经运行着成熟可靠的企业信息管理系统，因此与此相适应的电子采购系统应该与现有的信息系统有着很好的集成性、保持信息流的通畅；其次，大企业往往处于所在供应链的核心地位，核心供应商较为集中，并且大企业的采购量巨大，因此供需双方需要进行紧密合作；最后，一般来说只有大型企业才有能力承担建立、维护和更新产品目录的工作。,2023/3/6,9,2、卖方模式,卖方模式是指供应商在互联网上发布其产品的在线目录，采购方则通过浏览来取得所需的商品信息以做出采购决策并下订单以确定付款和交付选择。在这个模式里，供应商必须要投入大量的人力、物力和财力用以建立、维护和更新产品目录，但对于采购方来说则不必花费太多就能得到自己所需的产品，但对于拥有几百个供应商的买方，就要访问众多的网站才能采购到需要的产品。同时，卖方模式需要面临B2B电子采购与企业内部信息系统无法很好集成的问题，因为采购方与供应商是通过供应商的系统进行交流的，由于双方所用的标准不同，供应商系统向采购方传输的电子文档不一定能为采购方的信息系统所识别，延长了采购时间。,2023/3/6,10,3、市场模式,市场模式是指供应商和采购方通过第三方设立的网站进行采购业务的过程。在这个模式里，无论是供应商还是采购方都需要在第三方网站上发布自己提供或需要的产品信息，第三方网站则负责产品信息的归纳和整理，以便于用户使用。市场模式又分为两类门户：（1）垂直门户：是经营专门产品的市场，如钢材、化工、能源等，它通常由一个或多个本领域内的领导型企业发起或支持。（2）水平门户：集中了种类繁多的产品，其主要经营领域包括维修和生产用的零配件、办公用品等。水平电子市场一般由电子采购软件集团或间接材料和服务供应领域的领导者发起资助。,2023/3/6,11,（四）电子采购的一般业务流程,1、提交采购需求：最终用户通过填写在线表格提出采购产品的请求，对于经常采购的商品，可以建立一个特别的目录供用户选择，以方便最终用户提出采购申请。2、确定采购需求：根据企业预先规定的采购流程，采购申请被依次自动的传送给各个责任人请求批准。3、选择供应商：一旦采购申请最终得到认可，采购人员按不同的情况采取两种方式。若所需要采购的物品已有了合同供应商，则该申请转化成订单自动发送给供应商。若所需采购的物品没有固定的供应商，采购人员需要通过采购寻源流程去寻找合适的供应商。,2023/3/6,12,（四）电子采购的一般业务流程,4、下订单：在确定了供应商后，订单会通过电子邮件等方式传送给供应商。5、订单跟踪：有些信息系统较为完善的供应商会反馈给采购方一个订单号，采购人员可以通过订单好追踪订单的执行情况直到发货。6、付款：如果连接了银行系统，则可以进行电子支付。但目前电子支付主要还是用于个人交易。对于企业可以在系统完成具体业务的支付规程，同时便于查找支付情况。,2023/3/6,13,任务一实施电子采购,任务背景：采购作为满足社会需求的一种重要手段，对整个社会的生产与生活产生了极其重要的影响。对企业来说，采购直接影响着生产经营过程、企业效益，并构成企业竞争力的重要方面。采购也会带来很大的经济风险。在传统环境下，采购是买方独自的行为，因而买卖双方缺乏充分的信息沟通，从而产生了提前采购、重复采购、供应与生产脱节等现象。如何控制采购风险，是现代企业面临的一项重要任务。电子采购作为一种新的采购模式，充分利用了现代网络的开放性，信息的多样性，交易的快捷性和低成本等特点，可以有效地解决企业和政府所面临的这些问题。任务目标 1、知识目标：理解电子采购的一般模式；2、能力目标：学会利用相关软件平台实现电子采购操作。,2023/3/6,14,步骤1：企业实施电子采购之前考虑的问题,（1）公司是否有决心要电子采购；（2）电子采购将如何对公司造成最有利的冲击。电子采购是否与公司的核心企业流程整合。（3）成功的代价。评价公司目前的绩效与成本和实现电子采购的预期绩效与成本加以比较，计算预期投资报酬率。,2023/3/6,15,步骤2：企业实施电子采购的主要步骤,（1）采购流程整合采购费用历史资料分析；采购货品分类；确认进行电子采购的切入点（产品别）；定义采购规格；确定供货商群；选择招标与议价方式；与供货商沟通；进行在线招标、议价、采购；（2）建立数据库及相关管理软件。是为在互联网上采购和供应管理功能积累数据。主要包括：供应商目录、供应商的原料和产品信息、各种文档样本、与采购相关的其它网站、可检索的数据库、搜索工具；（3）成立正式的项目小组，小组需要由高层管理者直接领导，其成员应当包括项目实施的整个进程所涉及的各个层面，包括：信息技术、采购、仓储、生产、计划等部门，甚至包括互联网服务提供商（ISP）、应用服务提供商（ASP）、供应商等外部组织的成员。每个成员对各种方案选择的意见、风险、成本、程序安装和监督程序运行的职责分配等进行充分地交流和讨论，以取得共识。企业的实践证明事先做好组织上的准备是保证整个进程顺利进行的前提；,2023/3/6,16,步骤2：企业实施电子采购的主要步骤,（4）广泛调研，收集意见。为做好电子采购系统，应广泛听取各方面的意见，包括有技术特长的人员、管理人员、软件供应商等。同时要借鉴其它企业行之有效的做法，在统一意见的基础上，制订和完善有关的技术方案；（5）建立企业内部管理信息系统，实现业务数据的计算机自动化管理。在企业的电子采购系统网站中，设置电子采购功能板块，使整个采购过程始终与管理层、相关部门、供应商以及其它相关内、外部人员保持动态的实时联系；（6）提供培训。很多企业只在系统开发完成之后才对使用者进行应用技术培训。但是国外企业和国内一些成功企业的做法表明，事先对所有使用者提供充分的培训是电子采购成功的一个关键因素。培训内容不仅包括技能的方面，更重要的是让员工了解将在什么地方进行制度革新，以便将一种积极的、支持性的态度灌输给员工。这将有助于减少未来项目进展中的阻力。,2023/3/6,17,步骤3：电子采购风险分析,由于电子采购带给企业较多益处，所以许多大型企业都纷纷追加企业资源计划(ERP)投资，在ERP或MRP的基础上完善企业的采购流程，并把电子采购的导入当成提高企业竞争的有效途径。看到电子采购好处的同时，也应该清醒的认识到其带来的诸多风险，诸如财务风险、成本风险、安全风险、信任风险等等。,2023/3/6,18,步骤4：电子采购系统模块,一、申请模块二、审批模块三、管理模块,2023/3/6,19,步骤5：案例-B2B交易中电子采购操作,2023/3/6,20,图:登录界面,2023/3/6,21,图:系统主界面,2023/3/6,22,2、系统初始化,首次使用的时候必须先要进行系统的初始化工作，设置系统的基础资料。点击【基础资料】菜单，选择其中的功能项。（1）、默认资料设置默认资料设置界面上面共有6个选项卡，设置的信息主要是跟财务管理相关，所以也可以在【财务管理】功能界面进行设置。下面逐一进行简单介绍。经手人：设置收支业务的经手人。主要是编号、姓名。单击【增加】按钮可以添加经手人，修改和删除经手人点击相应的按钮即可。其他支出项目：设置应付账款以外的其他支出项目的内容，包括编码、项目内容。其他收入项目：设置销售收入以外的其他收入项目的内容，包括编码、项目内容。银行账户资料：设置银行账户资料，包括编码、账户名称、期初余额。付款方式：设置财务付款的不同方式，如现金、签单、转账支票等。默认资料设置：设置各功能模块的默认仓库设置，包括采购入库及退货的默认仓库、销售出货及销货退回的默认仓库、其他入库和出库的默认仓库；设置单价小数位数、默认出货折扣率。完成所有设置后，点击【应用】按钮保存设置，然后点击【关闭】按钮退出。,2023/3/6,23,图:设置系统的基础资料,2023/3/6,24,（2）公司信息设置 设置公司相关信息，包括公司名称、电话、传真、地址等。（3）商品资料管理 设置商品类别、商品编码、商品名称和规格、速记码、进价、批发价、零售价、条形码、供应商、库存上限和下限等。点击上面【货类】按钮，打开商品类别对话框，根据本企业销售商品的分类情况，编辑商品类别，建立相应的商品分类目录树。建立了商品分类目录后，可以录入商品信息了，点击上面的【新增】按钮，将各项目填写完毕保存。当然也可以使用【导出】按钮将商品信息导出为Excel电子表格，或者使用【导入】功能将利用Excel编辑的商品信息直接导入本系统。还可以利用【修改】、【删除】按钮对商品信息进行修改或者删除。,2023/3/6,25,（4）供应商信息 设置商品供应商的相关信息。包括编号、商家名称、地址、联系方式等。（5）客户信息收集客户的有关信息。（6）员工（业务员）档案（7）仓库信息设置 设置仓库的有关资料。（8）计量单位编辑（9）其他设置 点击左侧“功能导航”栏目上的【系统设置】或者利用【系统控制】菜单进行。用户授权 对不同的用户进行权限的设置，便于对用户的权限进行控制，允许/不允许用户进行哪些操作。备份数据库、还原数据库 退出时，系统会提醒备份数据库，避免数据丢失。,2023/3/6,26,3、采购管理,采购管理模块的主要功能包括货物入库、库存查询、采购退货、应付款查询、采购付款等。可通过左侧系统导航栏目上的【采购管理】栏，或者通过【采购管理】菜单完成相应的操作。（1）进货入库 点击【进货入库】图标，登记经过验收入库的商品具体信息，当然如果系统先进的也可以利用条码设备进行扫描或者射频技术进行无线接受入库商品信息。点击【新增】按钮添加入库商品信息，其中“摘要”项选择“入库单”，录入发票号码、订单号、选择供应商，填写商品速记码、计量单位、商品数量、存放地点、进价、商品品名规格等，保存。要修改已保存的入库单信息，选择相应的入库单后，点击上面的【修改】按钮，还可打印入库单据。紧接着的四个按钮进行翻页，使用【查找】按钮可设定条件进行进货单据的查询。点击【审核】按钮对进货单据进行审核，单据审核以后将不能修改数据。一般要求制单和审核应当由不同的操作员进行。审核完成后，系统会提示“应付款已经生成，审核成功”，此时系统自动记录应付款项。,2023/3/6,27,图:采购管理模块,2023/3/6,28,图:进货管理,2023/3/6,29,图:进货单据查询,2023/3/6,30,（2）库存查询 点击【商品库存】按钮，可进行商品库存的查询，首先会弹出对话框，设定查询条件。选择查询汇总库存还是查询仓库明细，若是查询仓库明细则必须选择具体的仓库。设定查询条件后，点击【确定】按钮即可得到查询结果。如图3-16所示。其中，查询结果页面最下方还有合计库存金额。,2023/3/6,31,图:库存查询,2023/3/6,32,图:查询结果显示,2023/3/6,33,（3）采购退货 点击【采购退货】按钮进入采购退货管理页面，界面同入库单一样，点击上面的【新增】按钮，填写具体信息。其中“退货性质”可选择过期退货、质量问题退货、运输破损或其他原因。其他项目含义同入库单中一样，填写完毕后保存。同样的，退货单也需要审核，审核成功，系统记录应付款（冲减应付款项），并冲减库存数量。,2023/3/6,34,图:采购退货,2023/3/6,35,（4）采购单付款,本功能主要进行采购付款管理，点击【采购单付款】按钮进入采购付款管理页面，点击上面的【新增】按钮，弹出“采购付款操作”对话框。设定付款日期、选择供应商、付款方式、付款来源等，点击上面的【收银】按钮，弹出确认对话框，确定付款。同样地，确认付款后，付款单需要审核，审核成功，系统记录现金或银行存款日记账和应付账款。,2023/3/6,36,图:采购单付款,2023/3/6,37,图:确定付款,2023/3/6,38,总结：,电子采购既是电子商务的重要形式，也是采购发展的必然，它不仅是形式上和技术上的改变，更重要的是改变了传统采购业务的处理方式，优化了采购过程，提高了采购效率，降低了采购成本。通过电子采购，可以快速找到更多的供货商；根据供应商的历史采购电子数据，可以选择最佳的货物来源；通过电子招标、电子询比价等采购方式，形成更加有效的竞争，降低采购成本；通过电子采购流程，缩短采购周期，提高采购效率，减少采购的人工操作错误；通过供应商和供应链管理，可以减少采购的流通环节，实现端对端采购，降低采购费用；通过电子信息数据，可以了解市场行情和库存情况，科学制定采购计划和采购决策。,2023/3/6,39,课外拓展,1、在相关软件上联系电子采购的业务操作？2、登录阿里巴巴网站，了解其网络采购操作？3、复习思考题 电子采购的特点？电子采购的一般业务流程？电子采购有哪些模式？,踏实，奋斗，坚持，专业，努力成就未来。23.3.623.3.6Monday,March 6,2023弄虚作假要不得，踏实肯干第一名。19:09:5119:09:5119:093/6/2023 7:09:51 PM安全象只弓，不拉它就松，要想保安全，常把弓弦绷。23.3.619:09:5119:09Mar-236-Mar-23重于泰山，轻于鸿毛。19:09:5119:09:5119:09Monday,March 6,2023不可麻痹大意，要防微杜渐。23.3.623.3.619:09:5119:09:51March 6,2023加强自身建设，增强个人的休养。2023年3月6日下午7时9分23.3.623.3.6追求卓越，让自己更好，向上而生。2023年3月6日星期一下午7时9分51秒19:09:5123.3.6严格把控质量关，让生产更加有保障。2023年3月下午7时9分23.3.619:09March 6,2023重规矩，严要求，少危险。2023年3月6日星期一7时9分51秒19:09:516 March 2023好的事情马上就会到来，一切都是最好的安排。下午7时9分51秒下午7时9分19:09:5123.3.6每天都是美好的一天，新的一天开启。23.3.623.3.619:0919:09:5119:09:51Mar-23务实，奋斗，成就，成功。2023年3月6日星期一7时9分51秒Monday,March 6,2023抓住每一次机会不能轻易流失，这样我们才能真正强大。23.3.62023年3月6日星期一7时9分51秒23.3.6,谢谢大家！,