师范学院学术会议（讲座）管理办法.docx

师范学院学术会议（讲座）管理办法第一章总则第一条为了规范管理全校学术会议、学术讲座等学术活动，繁荣学术交流，开阔学术视野，活跃学术气氛，进一步提升我校学术影响力，促进教育科研事业发展，结合学校实际，制定本办法。第二条本办法适用于以XX师范学院名义举（承）办、参加的各类学术会议、讲座、研讨会、论坛等，主要包括：以XX师范学院或XX师范学院*重点实验室（中心）、XX师范学院*学院等名义举（承）办的国际性、全国性、省级、市级学术会议、讲座、论坛等；我校教职工以XX师范学院及所在机构（单位）人员身份参加的国内外学术会议、讲座等；我校邀请国内外专家（学者）到我校开展的学术讲座（报告），以及我校教师在校内开展的各类公开学术讲座（报告）等。第三条各类学术会议（讲座）必须尊重科学、尊重人才、鼓励创新、促进交流。第四条学校设立学术会议（讲座）专项经费，用于支持学校开展各类学术会议（讲座）等学术交流活动。全校学术会议（讲座）实行集中管理，科研部为学术会议（讲座）及专项经费的管理部门。第五条各类会议（讲座）应当坚持“实事求是、精简高效、厉行节约”的原则，严格控制会议数量、会期和规模，规范会议费管理。第二章学术会议管理第六条举（承）办学术会议（一）学术会议申报各单位于每年下半年集中申报下一年度学术会议计划，经科研部审批、学校审核后，纳入各单位年度目标管理，未经批准的学术会议不得举行。（二）学术会议举办学术会议举办前两周，承办单位提交会议举办方案，经科研部和宣传部审批后，报校党政办审核备案。会议方案主要包括：会议名称、内容、时间、地点、规模、形式、参会人员和主要邀请专家的基本情况（包括学术成就、水平等），经费来源、经费收支预算等，国外或境外学者及所属机构的背景材料。举（承）办国际性学术会议的，至少提前90天报国际合作与交流处审核和履行相关报批手续。会议举办单位应严格控制会议数量、会期、规模，充分运用电视电话、网络视频等现代信息技术手段，降低会议成本，提高会议效率。内容相近、时间靠近、参会人员相同的会议合并召开或者接续召开。会议优先安排在学校内部会议室、宾馆等场所召开，确需安排在校外召开的，原则上应安排在四星级以下（含四星）宾馆，不得到风景名胜区召开会议，且不得突破综合定额标准。会议结束后一周内，承办单位向科研部和国际合作与交流处（国际会议）提交会议资料（包括会议通知、会议日程、文件汇编、图片及声像资料等）和会议简报。第七条参加学术会议申请参加校外学术会议，参会人员凭会议通知或邀请函，书面（OA）向所在单位提交参会申请，经所在单位审核同意后方可参会。校内教职工参加本校举办的学术会议，遵循所在单位或承办单位安排。出国（境）参加国际性学术会议，经所在单位审核同意后，向国际合作与交流处、科研部和宣传部提交申请报告，审批手续按出（入）国（境）相关管理办法办理。鼓励我校教师积极参加各类高级别学术会议，并向会议提交论文、学术报告等，开展学术交流。会议结束后一周内，参会人员向科研部和国际合作与交流处（国际会议）提交参会资料（包括会议通知/邀请函、会议论文、会议报告、参会图片和音像资料等）和会议简报。第三章学术讲座管理第八条科研部根据各单位学科建设情况下达年度学术讲座任务，经学校审核后，纳入各单位年度目标管理。第九条学术讲座举办举办单位在讲座前两周填写XX师范学院学术报告（讲座）审批单（附件2）,并报科研部和宣传部审批。邀请国外专家讲座或出国讲座的，还需向国际合作与交流处报告，按出（入）国（境）相关管理规定办理审批手续。讲座举办单位适时张贴海报，接洽落实讲座地点，优先在校内会议室、宾馆、教室举办。讲座结束后，举办单位应做好讲座资料的整理和存档工作，向科研部提交学术报告会简报、图片和音像资料等。第四章学术会议（讲座）经费管理第十条全校举（承）办学术会议（讲座）经费由科研部集中管理，经费来源包括科研部会议专项费，各单位学科建设费、科研项目费中预算的举（承）办会议的费用。举（承）办学术会议（讲座）的会议注册费、赞助、广告等收入归入科研部会议专项费，“统收统支、专款专用第十一条举（承）办会议（讲座）的费用开支范围包括专家讲课费、会议住宿费、伙食费、会议室租金、交通费、会议资料及印刷费（包括办公文具）等会务开支费用；国际会议可开支同声传译翻译费、同声传译设备租金等费用。前款所称交通费是指用于会议代表接送站，以及会议统一组织的代表考察、调研等发生的交通支出和聘请专家的城市间交通费。第十二条除聘请授课专家的讲课费、城市间交通费，以及同声传译翻译费、同声传译设备租金外，会议费实行综合定额标准,分项核定、总额控制。综合定额标准如下：（单位：元/人*天）：（一）各类会议应在综合定额标准以内结算报销。各项费用之间可以调剂使用。（二）不安排就餐的会议，综合定额在按照扣除伙食费后的定额标准执行；不安排住宿的会议，综合定额按照扣除住宿费后的定额标准执行。（三）参会人数含参会人员、工作人员和聘请的授课老师，不含参会人员自带车辆驾驶员。会议举办单位可协调安排驾驶员食宿，费用由其所在单位按差旅费管理办法报销。（四）有委托其他单位承办会议事项的，应签订书面委托合同（协议），会议费在规定标准内报销或按照协议办理。第十三条下列费用在综合定额标准外单独核算。（一）会议代表旅费。会议代表参加会议发生的旅费，原则上由其所在单位报销。对因工作需要，邀请学者、专家和有关人员参加会议（讲座）所发生的城市间交通费、国际旅费，可以在会议费中报销。（二）同声传译人员翻译费、同声传译设备租金。（三）专家人员费用。向邀请专家发放的讲课费、劳务费。劳务费的发放应采取银行转账等非现金方式支付，并依法缴纳个人所得税。讲课费、劳务费标准由人事部制定并执行相应标准。第十四条教师以我校人员身份参加的学术会议，经费（包括会议注册费、差旅费等）在个人科研项目经费、人才梯队资助经费、重点实验室建设经费（包括运行费）、各单位学科建设费等渠道支出。教师以个人名义参加校外单位组织的讲座、报告等所产生的费用自理，不报销任何费用。第十五条会议结束后，经办人应及时汇总各项资料和票据，按照一事一报的要求，在开支范围和标准内凭票报销，集中办理报销手续。（一）举（承）办学术会议（讲座）费用报销提供资料：会议通知（包括会议议程）；会议审批单；实际参会人员签到表（包括参会人员名单、联系方式）；费用发票、原始明细单据、电子结算单、委托协议（合同）等资料。（二）参加国内学术会议费用报销提供资料：会议通知/邀请函（举办单位盖章）；参会申请审批材料（出差审批单等）；注册费、交通费、住宿费发票及支付结算单等票据。（三）参加国（境）外学术会议的，按相关管理办法根据有关部门要求办理报销手续。第十六条会议费支付严格按照国库集中支付制度和公务卡管理制度的规定执行，原则以银行转账或公务卡方式结算。第五章其他第十七条我校举（承）办的各类学术会议经宣传部授权后可在网络平台进行公开线上直播。各专家学术讲座经讲座人授权后可录制讲座视频，作为XX师范学院图书馆视频资料保存，在XX师范学院校园内网公开点播，不用于任何商业目的。第十八条各类学术会议（讲座）主题、内容不得违反国家相关法律法规，不得散布、传播有消极、淫秽和含有伪科学的内容，不得侵犯他人知识产权、泄露涉密内容，不得违背学术道德和学术伦理规范。各类学术会议（讲座）举办规模、地点、时间应遵守国务院、省、市相关会议管理规定，并符合政府应急管理要求。第十九条学校宣传部门对各单位会议（讲座）进行意识形态监督检查，纪检监察、审计、财务等部门对各单位会议费管理和使用情况进行监督检查。第二十条附则本办法只发布之日起执行，原XX师范学院学术交流管理办法文件废止。本办法由科研部负责解释。