Excel数据管理与分析.ppt

十二、Excel数据管理与分析,内容提要,一、排序工作表数据二、筛选工作表数据三、分类汇总工作表数据,一、排序工作表数据,排序是对工作表中的数据进行重新组织安排的一种方式。Excel可以对整个工作表或选定的某个单元格区域进行排序。在Excel中，可以对一列或多列中的数据按文本、数字以及日期和时间进行排序，还可以按自定义序列（如大、中和小）或格式（包括单元格颜色、字体颜色或图标集）进行排序。大多数排序操作都是针对列进行的，但是，也可以针对行进行。,1.排序规则,升序排序数字：按从最小的负数到最大的正数进行排序。日期：按从最早的日期到最晚的日期进行排序。文本：按照特殊字符、数字（09）、小写英文字母（az）、大写英文字母（AZ）、汉字（以拼音排序）排序。,逻辑值：FALSE排在TRUE之前。错误值：所有错误值（如#NUM!和#REF!）的优先级相同。空白单元格：总是放在最后。降序排序：与升序排序的顺序相反。,简单排序是指对数据表中的单列数据按照Excel默认的升序或降序的方式排列。,2.简单排序,要进行简单排序，可利用排序按钮进行。首先打开要排序的工作表，然后单击要进行排序的列或确保活动单元格在该列中，再单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中“升序”按钮 或“降序”按钮，所选列即按所设方式进行排序。,对文本进行简单排序,对数字进行简单排序,3.多关键字排序,多关键字排序，也就是对工作表中的数据按两个或两个以上的关键字进行排序，此时就需要在“排序”对话框中进行，为了获得最佳结果，要排序的单元格区域应包含列标题。对多个关键字进行排序时，在主要关键字完全相同的情况下，会根据指定的次要关键字进行排序；在次要关键字完全相同的情况下，会根据指定的下一个次要关键字进行排序，依次类推。不管有多少排序关键字，排序之后的数据总是按主要关键字排序的。,在“排序”对话框进行多关键字排序,若要对工作表中的数据按行进行排序，可选择单元格区域中的一行数据，或者确保活动单元格在表行中，然后打开“排序”对话框，单击“选项”按钮，打开“排序选项”对话框，选中“按行排序”单选钮，然后单击“确定”按钮返回“排序”对话框，再按上述有关步骤进行设置，最后单击“确定”按钮。,此处设置字母在排序时是否区分大小写,此处设置汉字在排序时是按字母还是笔画顺序,二、筛选工作表数据,在对工作表数据进行处理时，有时需要从工作表中找出满足一定条件的数据，这时可以用Excel的数据筛选功能显示符合条件的数据，而将不符合条件的数据隐藏起来，且隐藏的数据不会被打印出来。要进行筛选操作，数据表中必须有列标签。Excel提供了自动筛选、自定义筛选和高级筛选三种方式。自动筛选可以快速地显示出工作表中满足条件的记录行，自定义筛选可以按照用户的要求设置筛选条件，高级筛选则能完成比较复杂的多条件查询。,1.自动筛选,自动筛选一般用于简单的条件筛选，筛选时将不满足条件的数据暂时隐藏起来，只显示符合条件的数据。使用自动筛选可以创建3种筛选类型：按列表值、按格式或按条件。不过，这三种筛选类型是互斥的，用户只能选择其中的一种。,单击要进行筛选操作工作表中的任意单元格，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“筛选”按钮，此时工作表标题行中的每个单元格右侧会显示一个三角形的筛选按钮，接下来就可以进行筛选操作了。,将“销售员”中姓名为“王芳”和“高敏”的记录筛选出来,若在“筛选”箭头下拉列表选择“文本筛选”或“数字筛选”或“日期筛选”项，然后在其子选项中选择相应选项项，可以自定义筛选条件进行筛选操作。,2.自定义筛选,通配符“？”和“*”也可以用作文本筛选的比较条件，其中“？”表示任意单个字符，“*”表示任意多个字符。,“销售额”大于100000，小于1000000的记录被筛选出来,在高级筛选中，筛选条件又可分为多条件筛选和多选一条件筛选。,高级筛选用于根据多个条件来查询数据。要通过多个条件来筛选单元格区域，应首先在选定工作表中的指定区域创建筛选条件，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“高级”按钮，打开“高级筛选”对话框，接下来分别选择要筛选的单元格区域、筛选条件区域和保存筛选结果的目标区域。,3.高级筛选,要同时筛选出满足多个条件的记录，筛选条件必须输入在同一行中。条件区域必须具有列标签，并且确保在条件值与筛选区域之间至少留了一个空白行或空白列。设置筛选条件时，对于文本类型，可用“*”匹配任意字符串，或用“?”来匹配单个字符；对于数字来说，可直接在单元格中输入表达式。,选中“在原有区域显示筛选结果”单选钮，将筛选结果放置在原数据处，不符合条件的行隐藏。选中“将筛选结果复制到其他位置”单选钮，将筛选结果复制到工作表的其他位置。,多条件筛选是指多个条件一起筛选，即利用高级筛选功能查找出同时满足多个条件的记录。,多条件筛选结果：查找出“职工工资明细表”中“应发工资”大于“3000”的“林”姓职工,多选一条件筛选，也就是在查找时只要满足几个条件当中的一个，记录就会显示出来。,多选一条件筛选结果：“单位”为“件”，或“数量”大于70的记录被筛选出来,取消筛选：若要取消在数据表中对某一列进行的筛选，可以单击该列列标签单元格右侧的筛选按钮，在展开的列表中选择“全选”复选框，然后单击“确定”按钮。此时筛选标记消失，该列所有数据显示出来。,若要取消在数据表中对所有列进行的筛选，可单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“清除”按钮，此时筛选标记消失，所有列数据显示出来。,三、分类汇总工作表数据,分类汇总是把数据表中的数据分门别类地统计处理，无需建立公式，Excel将会自动对各类别的数据进行求和、求平均值、统计个数、求最大值（最小值）和总体方差等多种计算，并且分级显示汇总的结果，从而增加了工作表的可读性，使用户能更快捷地获得需要的数据并做出判断。,要进行分类汇总的数据表的第一行必须有列标签，而且在分类汇总之前必须先对数据进行排序，以使得数据中拥有同一类关键字的记录集中在一起，然后再对记录进行分类汇总操作。分类汇总分为简单分类汇总、多重分类汇总和嵌套分类汇总三种。,1.简单分类汇总,简单分类汇总指对数据表中的某一列数据以一种汇总方式进行分类汇总。,在各销售员数据的最下方插入汇总行,2.多重分类汇总,对工作表中的某列数据按照两种或两种以上的汇总方式或汇总项进行汇总，就叫多重分类汇总，也就是说，多重分类汇总每次用的“分类字段”总是相同的，“汇总方式”或“汇总项”不同。,按“销售员”对“销售量”和“利润”进行求和，对“折扣”求平均值,嵌套分类汇总是指在一个已经建立了分类汇总的工作表中再进行另外一种分类汇总，两次分类汇总的分类字段是不相同的。在建立嵌套分类汇总前同样要先对工作表中需要进行分类汇总的字段进行排序，排序的主要关键字应该是第1级汇总关键字，排序的次要关键字应该是第2级汇总关键字，其他的依次类推。有几套分类汇总就需要进行几次分类汇总操作，第2次汇总是在第1次汇总的结果上进行操作的，第3次汇总操作是在第2次汇总的结果上进行的，依次类推。,3.嵌套分类汇总,在数据表中单击任意单元格，然后单击“数据”选项卡上“排序和筛选”组中的“排序”按钮,按“销售员”对“利润”求和，按“产品名称”对“销售额”求和,4.显示或隐藏分级显示中的明细数据,对工作表中的数据执行分类汇总后，Excel会自动按汇总时的分类分级显示数据。,单击工作表左侧的折叠按钮，可以根据需要隐藏原始数据，此时该按钮变为，单击该按钮 显示组中的原始数据。,在 分级显示符号中，单击所需级别的数字，较低级别的明细数据会隐藏起来。,删除分类汇总时，Excel将删除与分类汇总一起插入列表中的分级显示和任何分页符。要删除分类汇总，方法是：单击工作表中包含分类汇总的任意单元格，然后打开“分类汇总”对话框，单击“全部删除”按钮即可。,5.取消分类汇总,