台账管理制度范文7篇.docx

台账管理制度范文7篇台账管理制度1第一条为进一步加强安全生产管理基础工作，完善安全生产台帐的标准化、规范化，特制定本制度。第二条局及下属各安全生产责任单位必须建立安全生产台帐。台帐包括安全生产会议记录、安全管理监督检查记录、安全事故记录、安全生产责任制、安全生产制度、安全生产宣传教育与培训、安全管理文件汇编、其它共八类。具体要求为：（一）安全生产会议记录台账按要求填写会议时间、地点、会议名称、参加人员、主持人、记录人等内容，做好到会人员的签到记录，摘录记录会议主要内容。（二）安全管理监督检查记录台帐定期组织安全检查，如实填写检查时间、检查地点、检查人员、检查对象、检查内容、检查发现的问题、处理意见、限期整改时间，并让受检单位责任人签字（三）安全事故记录台帐按照有关的安全事故报告和调查处理条例，记录事故发生单位、时间、地点、经过（包括伤亡和损失、接到报告时间和上报时间及采取的措施等应报告的内容），并严格按照“四不放过”原则，进行事故原因及责任分析，填写事故处理意见。（四）安全生产责任制台帐，包括与上级或下级签订的安全生产责任书，及与安全生产责任制有关的其他材料。（五）安全生产制度台帐，包括安全生产机构设置、事故应急预案、岗位责任、操作规程等材料。（六）安全生产宣传教育与培训台帐按要求记录安全生产宣传教育活动的名称、时间、地点、对象、人数、教育培训的相关内容情况。（七）安全管理文件汇编台帐包括本单位下发和接收上级各有关部门的有关安全生产的文件，记录文件的标题、收发文号及收发文时间。（八）其它与本单位安全生产有关的各类台帐。第三条台帐要求书写规范、字迹清晰、保存完整，防止缺、少、漏现象发生，严禁弄虚作假。第四条台帐的归档要及时，局各责任科室，在每次安全生产活动（如安全生产会议、安全检查活动等）结束后3天内，必须将有关的台帐整理好，报局专职台帐管理员处归档。第五条各单位需指定专人负责安全生产台帐的记录、收集和整理，如人员工作调动，要认真做好台帐的交接清点工作，台帐资料应按年度妥善归档保管。第六条本制度自文件下发之日起施行，局各科室及下属各单位，要充分认识安全生产台帐管理工作的重要性，认真执行本制度。若因台帐整理不完整、归档不及时，造成不良后果的，各相关责任科室要承担责任。台账管理制度2第一章总则第一条目的为加强和细化合同台账资料，规范企业各类合同台账的管理，根据宏信（郑州）有限公司合同管理制度和宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则，特制定本办法。第二条原则凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，按照“一合同、两表格、一编号”的原则进行整理。第三条适用范围本规则除特别指明外，适用于：一、宏信（郑州）置业有限公司合同管理制度和宏信（郑州）有限公司合同分类编号规则所涉管理业务范围内的合同；二、公司或者公司指定主体作为一方当事人签订的所提交法务部审查的合同。第四条定义各承办部门所确定的管理人员负责的合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第五条组织和职责一、各承办部门是本制度的主导部门，负责确定人员，负责合同文档管理，负责文档的形成、积累、整理、归档，确保文档的完整性和有效利用性。二、公司法务部门负责在该过程中，协助各承办部门对合同登记台账的管理工作，进行指导和检查。第二章具体实施第六条登记模式合同台账采用总分帐的表格式管理，所有合同建立总账、各承办人建立分账，每份合同都要填写建立档案，填写表格。第七条总分台账的具体登记主体一、合同总账登记1、开发公司由本公司综合部负责管理登记；2、新星建筑公司由本公司综合部负责登记管理；3、商都公司、满园红木、万兴珠宝由本公司办公室负责登记管理；4、物业公司由总经理助理负责登记管理；5、财务中心由本中心工程服务部负责登记管理；6、行政中心由本中心人力资源部负责登记管理。二、部门、项目台账管理1、开发公司分别由本公司各部门经理、总工程师登记管理;2、新星建筑公司分别由本公司各部门经理或项目经理登记管理；3、商都公司、满圆红木、万兴珠宝由各部门经理登记管理；4、物业公司由本公司总经理助理或项目主任负责登记管理；5、财务中心由中心各部门经理负责登记管理；6、行政中心由本中心各部门经理负责登记管理。第八条合同台帐应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同主体、签约方名称；（三）合同实质内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（五）合同承办部门、承办人；（六）合同签订时间；（七）其他应当记载的重要内容。第九条合同台帐应附以下资料：1、合同正本或副本；2、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件；3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4、合同相对方报价单、补充合同、会议纪要、往来函电；5、验收单、验收报告、分批分期履行情况记录、合同履行结算单等。6、有关的重要资料。第十条登记时间各部门的登记管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查。台账管理制度31、安全台账是学校安全管理规范化建设的基础资料，必须高度重视。2、校长是本单位安全管理的第一责任人，指导安全台帐建设是应有的责任。3、每一位教职员工是安全台账建设效果的直接受益者,应该积极支持这一工作。4、敏感、要害部位教职员工是安全台帐的直接建设者,要落实岗位职责中的安全责任要求，建设好岗位安全台账，确保教育教学活动和广大师生的.安全。5、各班主任负责指导生活委员建设班级安全台账，随时进行安全检查指导。6、安全排查一日一查，一天一记;有事记事情，无事记平安。7、发现安全隐患要及时报告，学校接到报告后要尽快协调解决8、对于排查出来的安全隐患，学校建立安全隐患台帐制度，即由安全领导小组把安全隐患登记在案，督促有关部门进行整改，整改完成才予以注销。9、对于客观存在的安全隐患却没有查实出来，或者已经登记在案的安全隐患，因为整治不力而造成安全事故的，要追究有关责任人的责任，并根据有关规定给予相应的处分。台账管理制度41、安全台帐的建立要本着规范、严格分类的原则进行;2、安全台帐必须真实，依据资料来源的时间先后顺序来进行；3、安全台帐由责任部门负责登记，有关部门协助，每月一次由安全科统一汇总，按季、年定期整理保管。4、安全台帐档案内资料保存时间视资料重要性而定，一般性安全资料至少要保存二年时间，重要资料至少要保存五年以上备查;事故处理资料要作为长期档案保存。5、安全档案必须保持清洁干净；6、安全档案内保存的资料，一般要求是原始资料，尽量不保存复印资料。7、安全档案借阅时，必须办理借阅登记手续，及时归还，原则上不得借出企业外；台账管理制度51目的与范围Ll根据安全生产标准化管理工作的要求，为进一步加强公司安全管理基础工作，促进企业安全台帐的标准化、规范化，特制定本管理制度。1 .2本制度山东鲁成衡器有限公司内对安全生产管理台账的建立、记录、归档、保管等内容和方法。L3本制度适用于鲁成衡器范围内所有安全台账的控制与管理2职责2.1冉凡得负有对安全生产台账的建立、记录、归档、保管等组织领导责任。2 .2冉祥起负责组织员工安全手册和管理制度的编制工作。3 .3安全科是安全生产台账的主管部门，负责安全台账的建立、记录、归档、保管及相关的控制管理。4 .4安全科、档案室管理员是的主要配合部门，参入公司安全生产台账的归档管理工作的相关事项。2.5各安全员负责与本制度相关的安全台账的、归档、使用、保管工作。3台账范围：3.1 总则：公司各部门、班组必须建立安全台帐、档案和安全活动记录。3.2 台账种类应包括：（1）安全生产责任制度台账：a）责任书：承包合同、上下两级签订的安全生产责任书、生产单位从业人员安全责任状、特种作业人员安全责任状、生产单位主要负责人、副职负责人、安全负责人、技术人员、安全员、部门负责人、车间主任、班组长等安全生产岗位责任制。b）制度文件：有关部门制订和下发的制度性文件。C）安全操作规程与安全技术交底资料。d）安全事故应急预案。e）通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。f）安全记录文件表样（2）安全规章制度台账a）安全生产管理制度与管理制度颁布令。b）安全生产管理制度的编制、发布、使用、评审、修订的记录C）安全事故应急预案。d）通知、通报：有关部门下发的安全生产方面的通知、通报。（3）安全生产投入台账a）安全生产投入保障制度。b）劳动防护用品管理制度。C）安全生产经费投入明细表。CI）职工工伤保险人员名册（附社保所清单）。e）安全生产投入各类票据复印件。f）劳动防护用品发放、领用清单（4）安全组织机构与人员台账a）安全管理机构（领导小组）设置的文件。b）安全组织网络图。C）法人代表的职责。d）安全生产领导小组的安全职责。e）工会的安全职责。f）公司安全员职责。g）安全生产管理机构人员情况表（5）安全教育台帐：a）安全生产的教育和培训制度。b）花名册：全员花名册、安全管理人员花名册、特种作业人员花名册及相关身份证明、安全资格证书复印件。C）公司安全教育台帐：包括企业领导和管理人员安全教育培训情况：企业安全员安全教育情况;新员工入厂三级教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况;外来施工人员安全教育情况;其它人员安全教育情况等。d）车间安全教育台帐：应包括车间领导及职工安全培训情况;新入厂员工三级安全教育情况;特殊工种安全教育及培训考核情况；转岗及离岗半年以上复工人员的安全教育情况。e）从事“四新”技术人员的安全教育情况；对事故责任者的安全教育情况；岗位安全技术练兵情况;应急预案的演练情况；外来施工人员的安全教育情况等。f）要有教育培训时间、地点、培训人、被培训人、教育培训内容、考试时间、考试成绩等。g）考核试卷要存档。h）安全生产的教育和培训计划。（6）事故台帐：a）工伤事故管理制度。b）按照事故管理制度要求，事故实行归口和分级管理。C）年度安全事故统计表。Ci）职工发生工伤事故情况表。e）各类事故调查处理情况登记表，企业工伤事故报案材料。f）公司级事故台帐要记录所发生的各类事故，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、污染和其他事故；车间级事故台帐要记录本车间发生的人身、火灾、爆炸、设备（包括停电、停汽、停水、停风、停设备等，只要影响到生产运行均应上账登记）、生产事故（包括跑、冒、滴、漏事故，生产指挥失误，生产操作失误等，凡影响正常生产运行均应上账登记）以及其他事故。g）要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过，并严格按照“三不放过”原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等，人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。（7）安全“三同时”台账a）建设项目“三同时”管理制度。b）安全技术措施计划的项目总名称表C）劳动保护专项措施项目确认表d）建设项目劳动安全卫生初步设计审批表e）建设项目劳动安全卫生验收审批表f）“四新”项目（新技术、新工艺、新材料、新设备）职业安全健康措施对策表（8）班组安全管理台账g）车间安全生产管理制度。h）班组安全活动管理制度。i）车间安全生产活动记录表。j）班组安全生产检查表。（9）安全事故应急预案。（IO）安全会议台帐：按要求填写会议名称、内容、时间、地点、参加人员、主持人、处理结果等内容，主要记录公司、车间关于安全方面的会议（如厂安全员月例会、车间安全例会等），尤其对安全生产文件的传达、学习和贯彻情况要详细填写（11）安全组织机构与人员台帐：a）公司安全组织台帐要将公司安全生产领导小组、安全组织网络、安全员记入台帐。b）车间安全组织台帐要将车间安全小组、安全组织网络记入台帐，并填写本单位义务消防队队员组成情况（姓名、性别、年龄、工种、岗位、文化程度、安全教育状况等）。（12）安全检查台帐：h）企业要定期组织安全检查，要将检查时间、检查内容、检查人、检查出的问题、整改措施、完成时间等记录上账。i）企业安全检查每季度不少于一次，车间安全检查每月不少于一次，班组每周不少于一次，除此之外还要按照专业特点、根据季节变化、节假日安排以及特殊作业要求，开展专项检查。j）安全检查中发现的隐患、问题、整改要求及整改复查情况均应按要求如实填写。k）机械、电气等设备管理资料（含设备保养、维修、检验、检测、使用情况等资料）。（13）隐患治理台帐：a）公司应按事故隐患治理的管理要求，凡发生的安全生产隐患治理，不论级别和资金来源，均应在隐患治理台帐中填写，要有隐患名称、隐患级别、隐患所在部门、存在部位、计划费用、实际费用、资金来源、整改前临时防范措施、整改方案（方案要具体）、完成进度、负责人、计划完成时间、实际完成时间、隐患治理后的评估情况等。b）隐患整改要严格按照“五定”原则进行（即定临时防范措施、定整改方案、定负责人、定整改时间、定资金来源）。（14）事故台帐：k）按照事故管理制度要求，事故实行归口和分级管理。1）公司级事故台帐要记录所发生的各类事故，包括火灾、爆炸、设备、生产、交通、人身、质量、污染和其他事故；车间级事故台帐要记录本车间发生的人身、火灾、爆炸、设备（包括停电、停汽、停水、停风、停设备等，只要影响到生产运行均应上账登记）、生产事故（包括跑、冒、滴、漏事故，生产指挥失误，生产操作失误等，凡影响正常生产运行均应上账登记）以及其他事故。m）要记录事故发生所在部门、发生日期、事故类别、事故经过，并严格按照“三不放过”原则，进行事故原因及责任分析，详细填写应吸取的教训、采取的防范措施和处理意见等，人身事故要将当事人姓名、性别、年龄、工种、工龄及事故概况等记入台帐。（15）安全工作考核与奖惩台帐：a）安全工作考核和奖惩台帐记录对各部门、各岗位安全生产责任制的考核情况，要有各级安全工作和安全生产考核细则，对事故发生的单位、个人及“三违”人员进行处罚的情况，对防止和避免事故发生的有功人员的奖励情况，对在安全管理工作中作出突出贡献的单位和个人表彰和奖励情况。b）台帐应设考核项目或内容、被考核部门和个人、主要事迹和存在问题、考核意见和结果、奖惩情况、考核部门签字及审批部门等栏目。（16）消防台帐：a）记录消防安全组织网络。b）消防演练情况。c）消防设施台帐。d）消防工作会议。（17）职业安全卫生台帐：a）记录员工体检时间、人数、姓名、性别等。b）尘、毒、噪声分布情况及定期检测数据。（18）安全防护用品台帐：a）记录防护用品明细。b）每周防护用品检查情况。（19）事故预案台帐：a）记录事故预案演练。（20）关键装置重点部位台帐：a）记录关键装置重点部位承包人员情况。b）安全设备设施和劳保用品购买、发放登记台帐（附票证复印件）。C）走动式巡检情况。d）危险点分布平面图。（21）安全评价台帐：a）每半年开展一次动态安全评估，有安全评估报告。（22）安全技术装备及设施台帐：a）建立安全阀。b）联锁装置。C）阻火器。d）烟雾报警器。e）台帐记录安技设施变更情况。（23）特殊工种人员档案：a）记录特殊工种人员姓名、工种个、年龄、本岗位工龄、性别、取证时间。b）参加培训情况及复审考试情况等。（24）安全学习资料档案：a）保存下发的上级各种文件、安全会议材料及安全试题库、安全考试卷、安全通报等学习资料。b）安全活动记录要内容齐全，填写参加人数、参加领导、活动内容、发言情况、领导签字等。C）安全活动内容：学习安全文件、通报、安全规章制度;学习安全技术知识、劳动卫生知识；结合事故案例，讨论分析典型事故，总结吸取事故教训；开展事故预想和岗位练兵,组织各种安全技术表演;检查安全规章制度执行情况和消除事故隐患；开展安全技术座谈、攻关和其他安全科研活动。d）班组安全活动记录要将本班组的安全会议、安全教育、安全检查、安全活动等内容记录清楚，并与车间内容相对应。4归档4.1时间:(1)按时间以年度为顺序形成的文件，整理、编写相应的目录，第二年上半年归档。(2)凡是有法律效用的文件材料，一生效就归档。(3)工程项目，鉴定，竣工验收后，整理、编写相应的目录就归档。(4)办理完毕的文件，按工作阶段性进行归档，交档案室统一保管。4.2要求(1)总则：安全台帐资料记录是反映一个单位安全生产管理的情况，在安全台帐的记录、整理和积累过程中能起到自我督促、强化安全生产管理的作用，本公司所属生产部门均必须遵照本制度，根据安全生产管理职责范围分别建立相应的安全台帐，安全台帐由各生产部门专人负责，保证资料收集的及时、准确、齐全。(2)材料完整齐全。(3)系统、条理、保持有机联系：凡是归档文件材料，均要按其不同特征组卷，尽量保持它的内在联系，区分它们不同的保存价值。文件分类准确、立卷合理。(4)立卷时，要求将文件的正件与附件，印件与定稿，请示与批复等统一立卷，不得分散。(5)在进行卷内文件排列时，要合理安排文件的先后秩序，按时间先后排列。对于同一事情的同一文件，应统一规定进行，比如：正件与附件，应正件在前，附件在后等。4.3归档的形式：(1)文字档案：包括安全生产有关的法律法规，安全技术标准以及上级颁布的各种文件。证照与批文，企业内部各种证照、文件、设计方案，措施计划，上级的各种安全总结,报告等。企业安全生产机构，安全生产责任制，安全生产管理制度及安全操作规程，安全生产会议通知、议程、签到、记录及决议等；安全检查与整改，安全教育与培训，危险源与应急管理、职业卫生、事故处理、安全生产奖惩、安全技术措施计划与实施，安全生产投入、安全生产“五同时”、“三同时”，职业卫生、劳动保护等方面的原始资料。(2)音像档案：记录声音或影像的档案，包括照片、影片、录音带、录像带等。4.4保管(1)安全生产档案，由公司安全科分类专人保管。(2)档案保管年限为重要档案七年以上，一般档案三年以上。4.5文件的更改(1)文件需更改时由提出部门或文件归口管理部门填制文件更改通知单，明确更改原因和更改内容，管代/安全员(管理类文件)或技术负责人(技术类文件)审核批准后实施更改，注明更改状态。安全生产标准化管理手册的更改还应经总经理批准。(2)文件更改以划改或换页的形式进行，安全生产标准化管理手册的更改以换页的形式进行。安全文件更改后由安全员在文件更改通知单“更改记录”栏内签字确认。4. 6文件的换版和作废(1)安全文件经过多次更改、本次更改内容较多或不适用时，应进行换版。换版文件的编制、审批和发放与新文件相同。安全文件换版后应对其版本状态进行更新。(2)自新版安全文件实施之日起，原版安全文件自行作废，由安全文件归口管理部门加盖“作废”印章后收回销毁。需作为资料档案留存的应加盖“安全资料”印章，以防止误用。5. 7外来文件的控制(1)总则：公司引用的外来安全文件(如法律、法规、安全技术规范、安全标准、监督检验报告等)应予以标识，对其发放进行控制；其中安全技术规范、标准应购买正式版本。(2)由安全文件归口管理部门负责对外来文件的适用性、有效性进行审核，编号后按本程序的相关规定进行发放、使用和换版。(3)对适用的法律、法规文件由安全生产综合办公室进行审核和保管，并在公司适用的法律、法规登记表上进行登记。(4)对生产设备等专用安全文件由生产部等主管部门进行保管。5考核对于未按规定组织安全教育或教育率达不到规定要求，按安全奖惩办法执行。台账管理制度61、幼儿园园长为本单位安全第一责任人，对本单位安全工作负全面责任；每一位教职员工应落实岗位职责中的安全责任要求，确保教育教学活动和广大师生的安全。2、幼儿园全体教师负责对全校进行安全排查、整治。3、幼儿园各班负责人对本班进行安全排查、整治。4、各个部门、各位责任人发现安全隐患要及时报告，及时排除隐患，确保师生生命、财产安全。5、安全隐患排查做到一日一小查，寒暑假和节假日前一大查，安全处负责将安全排查和整改工作向园领导小组汇报。6、重大的安全隐患要及时报告，争取上级教育行政主管部门的帮助解决。7、对于排查出来的安全隐患，幼儿园建立安全隐患台帐制度，即由园长把安全隐患登记在案，督促有关部门进行整改，整改完成才予以注销。8、对于客观存在的安全隐患却没有查实出来，或者已经登记在案的安全隐患，因为整治不力而造成安全事故的，园安全领导小组将追究有关责任人的责任，并根据幼儿园和上级有关规定给予相应的处分。台账管理制度7第一条为保证合同台账资料完整、统一，规范企业各类合同的管理，特制定本办法。第二条凡以公司名义签订的合同，均应由合同管理人员依照本办法建立合同台账，并向公关法务部备案。第三条合同管理人员为签订合同的联系人和法务联络员，负责合同台账的登记、资料的收集、保管等工作。第四条合同管理人员应在合同签订生效后三日内建立合同台账，并对重大合同进行备案审查，协助法务部对合同管理的工作进行指导和检查。第五条合同台账采用表格式，一份合同填写一张表格，建立一份档案。第六条合同台帐应包括以下内容：（一）合同名称；（二）合同主体；（三）合同内容（含标的、数量、价款或者酬金、履行期限、地点和方式、违约责任、解决争议的方法及其他须注明的事项）；（四）合同履行情况（有无违约、争议、诉讼等情况及合同履行完毕的时间）；（五）合同所附资料；（六）其他应当记载的重要内容。第七条合同台帐应附以下资料：1、合同正本或副本；2、对方企业法人营业执照和资质等级证明等资料的复印件；3、对方法定代表人身份证明和委托代理人授权委托书及代理人身份证明；4、补充合同、会议纪要、往来函电；5、有关的重要资料。第八条合同台帐管理人员，有权对合同及所附资料进行审查，发现程序不符、内容有误或资料不全等问题时，应及时要求合同签订人员采取措施予以纠正或补充资料，以保证合同的签订和履行合法有效。第九条使用或借用合同台帐资料，应当办理使用或借用手续，使用人或借用人应妥善保管合同资料，不得损坏或遗失，更不得擅自涂改或更换；办理结束后，应及时将使用或借用的合同资料归还合同台帐管理人员。若违反前款规定给企业造成不良后果，将追究相关责任人责任。第十条本办法由法务部制定并解释，自颁布之日起执行。档案管理为进一步规范合同文档管理工作，提高合同管理水平，逐步实现公司合同管理工作的规范化、制度化、科学化，特制定本制度。一、本制度所指的合同档案是公司在业务经营中形成的各种协议、合同文本（不包含劳动合同）。二、合同档案管理原则1、合同档案实行公司财务部集中统一管理，以确保档案的完整、完全和有效利用。2、财务部应指定专人负责统筹、协调、组织、整理、保管公司所有合同文档，并负责监督指导各部门的合同管理工作。3、需以公司名义订立各种履约性质的协议、文件的部门，为合同承办部门，承办部门应根据合同项目需要指定承办人，试用期内员工非经总经办允许不得作承办人。三、合同文档的管理办法1、合同文档以部门名称结合签署日期年月份进行分类编号。2、合同编号规则：承办部门名称首字母一合同签署年、月份（六位）一顺序号（三位）。示例：TGB201102001（推广部2011年2月份第1号合同）3、合同管理实行承办部门与相关部门审查会签相结合的制度，承办部门对合同订立、履行全过程负全部责任。承办部门主管为第一责任人，承办人为直接责任人。总经办和审查会签部门对应当提出相关意见而未提出的，应当承担相应的责任。4、各相关部门和总经办依其职能对合同订立、履行、变更、解除全过程进行监察、审计。5、公司内各职能部门一律不得以个人名义对外发出要约，作出承诺，签订合同或具有履约性质的书面文件。6、合同承办部门和财务部应分别建立合同台账，实行履行跟踪报告责任制，合同履行及原始资料必须由财务部保管，承办部门只留存影印件。7、保存的合同文档每年清理核对一次，如有遗失、损毁，要查明原因，及时处理，并追究相关人员责任；对超过两年以上（包含本数）的已履行完毕的合同协议，由财务部甄别并予以归案。8、财务部要加强对合同档案的统计工作，要以原始记录为依据，编制合同统计清单，以有效开展合同文档的查询、利用工作。9、各部门员工可在财务部查阅合同文档，确因工作需要须借出查阅，须进行登记，方可在财务部办理相关借阅手续，以影印件借出。合同原件无特殊情况不得外借。10、合同文档的保存条件有防火、防潮、防有害生物等措施，以确保合同文档的安全。11、借阅人不得涂改、伪造、撕毁合同档案材料，违者视情节予以处罚。12、合同文档的密级为机密，任何人不得擅自将合同对外公开，违者视情节予以处罚。13、已签署的合同应明确支付方式及付款时间，并交予财务部及时催款。四、合同文档的移交1、各部门在正式签署合同后，须在一周内将合同正本原件移交财务部存档。2、移交的合同文档必须注明合同编号并保证齐全、完整，必须层次分明，符合其形成规律。倘若合同发生变更，则合同编号不予改变。3、合同文档移交时，必须编制合同移交清单并当面清点。以双方签字认可后方可完成交接手续。