学院公务卡管理实施暂行办法.docx

学院公务卡管理实施暂行办法第一章总则第一条为了加强学院财务管理，规范公务支付行为，提高现金支付的透明度，减少现金结算，加强对单位现金提取和使用的监督，根据省级预算单位公务卡及现金结算暂行办法，关于进一步推进公务卡制度改革的实施意见等规定，结合学院实际，特制定本暂行办法。第二条公务卡的性质和办理范围（一）本办法所称公务卡，是指学院教职工个人持有、保管和使用，主要用于日常公务支出和财务报销业务，具有一定的透支消费额度和透支免息期，也可用于个人消费的信用卡。公务卡实行“一人一卡”实名制。教职工个人为持卡人并承担相应法律责任。（二）公务卡办理的范围原则上为学院在岗的正式教职工。（三）公务卡办理的额度范围办理条件核定额度（元）院级领导50000处级领导30000其他工作人员20000第三条公务卡结算方式及适用范围公务卡支付结算主要适用于日常公用支出。包括：办公费、差旅费、会议费、印刷费、招待费、交通费等有关服务的零星购买支出费用。（一）办公费：指学院购买按财务规定不符合固定资产确认标准的日常办公用品、报刊杂志等支出。日常办公用品支出：指笔、墨、纸张等正常办公用品。办公设备维护支出：指计算机、打印机、复印机等的维修维护。（二）差旅费：指学院工作人员因出差支付的会务费、住宿费等支出。差旅费中的其它支出项目具备用卡条件的，也应使用公务卡支付。（三）会议费：指学院主办会议中按规定开支的房租费、餐饮费以及文件资料印刷费、会议场地租用费等支出。（四）印刷费：指零星印刷支出。（五）公务招待费：指学院按规定开支的餐饮费、住宿费等的支出。（六）交通费：指公务外出支付的交通费用。（七）其它零星商品购置费用。对于以上的公务支出项目，原则上持卡人必须按规定使用公务卡结算，并按规定完成财务报销手续。持卡人未使用公务卡刷卡消费的，财务处应拒绝持卡人财务报销申请。第二章公务卡日常管理第四条公务卡开立的基本程序（一）以部门为单位，如实填写*银行财政预算单位公务卡申请表，连同相关证明资料（第二代身份证复印件1份，正反两面复印）一起交学院财务处。（二）学院财务处对申请开卡教职工的相关资料进行确认并集中送发卡行，发卡行按规定程序审核职工申请资料并办理公务卡。（S）公务卡使用银联标准信用卡，现阶段仅用于办理人民币支出结算业务。公务卡免费开卡、免收年费、免担保、免开存款账户、到期免费换卡，具有一定的透支额度和25至53天的透支免息期。（四）公务卡免息期的计算：公务卡免息期为消费日到账单日加24天。消费日是持卡人实际刷卡消费的日期，账单日以发卡行确定的日期为准。（五）发卡行按月免费向持卡人邮寄对账单，及时向持卡人提供消费支出、资金还款到账和还款提示等重要信息,同时给持卡人免费发送信息，以银行最终确定为准。（六）公务卡必须激活后方可使用。（七）公务卡遗失或损毁后的补办等事项，由持卡人到发卡行申请办理，并及时到财务处备案公务卡的相关信息。第五条公务卡的使用和管理（一）公务卡只限本人使用，目前公务消费实行公务卡和现金支付并行，但具备刷卡条件的，必须用公务卡刷卡支付，工作人员出差的住宿费用公务卡结算。（二）公务卡用于学院公务支出的结算，持卡人在规定的信用额度和免息期内先消费、后还款，持卡人在未按规定办理报销手续之前，无论是公务消费还是个人消费均属个人行为，个人承担由此导致的经济、法律等全部责任。（三）持卡人因调离、退休等原因离开学校，应按要求及时还清债务，结清余额并销户。（四）组织、人事部门应将在职人员信息变动情况及时通知财务处，由财务处通知发卡银行办理公务卡申办或销户等手续。第三章公务卡支付与报销管理第六条公务卡结算的报销原则（一）使用公务卡结算，不改变单位现行财务管理制度和报销审批程序。（二）持卡人因公务活动使用公务卡消费时，应取得本人签名的公务卡消费交易凭条（POS机小票）和相应的原始发票。（三）因向供应商退货等原因导致已报销资金退回公务卡的，持卡人应及时将相应报销款项退回财务处，由财务处负责办理相关手续。（四）有下列情形之一的，所产生费用由持卡人个人承担，不予报销：1、使用公务卡用于个人消费的部分；2、使用公务卡前未按有关规定向相关部门及领导报批的；3、报销费用与提供的报销凭证、公务卡消费交易凭条（POS机小票）不符的；4、持卡人透支提取现金所产生的手续费、利息等；5、因持卡人个人原因，未能在公务卡免息期内申请报销，所造成的罚息和滞纳金等；6、因持卡人个人保管不慎或遗失等原因，导致公务卡被盗刷所形成的支出和损失；7、其他不符合财务管理规定和要求或超出标准的消费。第七条公务卡结算的报销程序（一）对于差旅费、会议费、招待费、购买物品等公务支出，使用公务卡结算的，应在公务卡信用额度内，先通过公务卡结算，并取得发票等财务报销凭证和公务卡消费交易凭条Cpos机小票）。（二）持卡人在公务消费后应尽快办理财务报销手续,最迟应于免息还款日前7个工作日，整理所有公务消费的正规原始发票和经本人签名的公务卡消费交易凭条（pos机小票），按财务报销审批程序进行报销，报销人还需提供购物明细或消费清单。（三）持卡人因出差在外或其它特殊原因，确实无法在规定的免息还款期内办理财务报销手续的，可通过传真等书面方式委托本单位其他人员填制借款单，并提供持卡人姓名、卡号、消费时间和每笔消费金额的明细信息，经财务人员审核后先办理借款手续，于免息还款期前先将资金转入公务卡,待持卡人回单位后及时补办报销手续并冲销其借款。（四）财务人员对持卡人签字确认的公务卡消费交易凭条（pos机小票）、报销单据等进行优先审核，审核无误后优先予以报销。（五）在公务卡免息还款日前3个工作日前，非个人原因未办理好报账手续的可以通过借款审批方式先行还款。（六）复核人员将公务卡支持系统所生成的公务支出明细表和汇总表与支出报销单进行复核确认，统一办理公务卡还款业务。第四章现金使用第八条现金使用范围对目前确实不能采用银行结算和公务卡刷卡结算的公务消费支出，可以使用现金支付。现金使用必须符合下列规定:（一）支付给个人的一次性劳务报酬；（二）颁发给个人的科学技术、文化艺术、体育等一次性奖金；（三）对困难职工、病患职工的慰问支出及其他工会支出；（四）对拥军优属的慰问支出；（五）对弱势群体的慰问或救济支出；（六）对伤亡人员的抚恤金、丧葬补助费等支出；（七）对学生的助学金、奖学金支出；（A）按照国家政策规定、对特定群体的政策性补助支出。第九条实行公务卡结算方式后的现金借款管理（一）实行公务卡结算方式后，原则上不再向职工个人办理个人公务卡信用额度限额内的现金借款。特殊原因需要现金借款的，须按照有关规定进行严格审批。（二）严格按颁发的现金管理暂行条例规定的范围使用现金，不得随意扩大现金使用范围。IOOO元以上的开支应使用转账支票结算。（S）正常开支借用的现金，必须明确用途、数额，并经部门负责人、财务处负责人等批准后方可办理。特殊情况需借用较大数额的现金，必须经相关院领导批准。各类现金借款必须在任务完成后两周内结算还清，超出一个月未还者,从个人工资及补贴中扣回。（四）借用现金必须是本单位的正式教职工，外单位人员和聘用人员一律不准借用现金。第五章管理职责第十条财务处在公务卡管理工作中的主要职责（一）与发卡行签订公务卡服务协议。（二）组织教职工办理公务卡，协同人事处做好新增、调动和退休等人员的公务卡管理工作。（S）审核持卡人提请报销的公务卡消费凭证，及时办理公务卡报销还款和资金退回处理等工作。（四）协助发卡行维护公务卡管理系统，及时下载保存有关信息，按月与发卡行核对公务卡报销还款信息。（五）配合发卡行做好公务卡相关知识宣传和培训工作。（六）配合上级财政部门做好公务卡监督管理等工作。（七）严禁将非本单位工作人员纳入公务卡管理范围、违规办理公务卡报销业务或查询、泄漏持卡人的私人交易信息。第十一条学院各部门在公务卡管理工作中的主要职责学院各部门应严格执行财经纪律，对本部门公务卡持卡人的公务消费行为进行管理和审核，严格控制支出，杜绝超范围、超标准的支出，确保公务消费支出控制在规定范围之内。第十二条教职工个人在公务卡管理工作中的主要职责（一）公务卡实质上是个人在银行办理的贷记卡，涉及个人信誉资质高低，要本着诚实守信和对自己负责的态度,保管使用好公务卡。（二）超过发卡行规定的免息期还款，承担不及时和不完全还款的全部责任；因个人报销不及时造成的罚息、滞纳金等费用，由持卡人承担。（S）公务消费时要保留好个人签名的消费交易凭条（pos机小票）和相应发票、入库单等原始凭证，以备报销使用。（四）公务卡及密码由个人保管，遇调动、辞职、退休等情况，应按单位要求清理公务卡项下债权债务，停止公务卡的使用。（五）对消费交易产生疑义，可按发卡行规定向发卡行提出交易查询。（六）持卡人要严格遵守国家关于银行卡使用管理的有关规定，规范使用公务卡。严禁持卡人违规使用公务卡。对恶意透支、拖欠还款和将非公务支出用于公务报销等所产生的后果，由持卡人负责，学院不承担由此引发的任何责任。第六章附则第十三条本办法由财务处负责解释。第十四条本办法自公布之日起执行。