会计电算化实务.ppt

三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,一 基础信息设置,一 系统启用,会计电算化实务,知识点熟悉系统启用的作用与操作能力点系统启用的操作,根据新希望科技有限公司的具体业务特点，该公司将分别使用总账、工资、固定资产、应收、应付及报表系统六个子系统工作。各个子系统如何开始使用呢？,任务引入,会计电算化系统是由多个子系统构成的，要使用其中任何一个子系统，都必须先启用该子系统，系统启用的操作是开始使用各子系统的起点，设定了子系统的开始日期。,任务分析,系统启用一般有两种方式：一、创建账套时启用当创建一个新账套后，系统自动进入系统启用界面，可以一气呵成的完成创建账套和系统启用。二、在企业门户中启用如果在建立账套时没有进行系统启用，还可以执行“企业门户基础信息基本信息”命令，作系统启用的设置。注意：系统启用人只能是系统管理员或账套主管；系统启用日期必须大于或等于账套启用日期。,相关知识,在创建账套时启用系统已在上一任务中学习过，下面介绍在企业门户中启用系统。步骤：1、以王新的身份登录企业门户，打开“基础信息基本信息系统启用”窗口。2、选择要启用的系统，在方框内打勾；在启用会计期间内输入启用的年、月等数据。3、按【确认】按钮后，保存此次的启用信息，并将当前操作员写入启用人。,任务实施,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,一 基础信息设置,一 机构设置,会计电算化实务,知识点熟悉机构设置的作用与操作 能力点部门档案的建立职员档案的建立,新希望科技有限公司的管理部门有总经理室、财务部、人事部等，公司对日常发生的管理费用均分部门分类、汇总、核算、控制。部门信息在会计电算化业务处理时如何建立？在上述部门中，总经理室的总经理赵波、人事部的部门经理杨洁因出差，经常要借支、报销差旅费，王新、张希、李望、刘伟是财务部员工，因此他们六人的信息资料在进行相关业务处理时也会需要。对此，在会计电算化系统中如何处理？,任务引入,上述任务中的部门和部门中的职员都是在进行财务核算或业务管理时会涉及到的，因此，应将其信息资料整理输入计算机中，在软件系统中建立机构，包括部门档案与职员档案。,任务分析,一、部门档案部门档案的内容包括部门编码、部门名称、部门类别、部门负责人等项目。1、部门编号：符合编码级次原则。必须录入，必须唯一。2、部门名称：必须录入。3、负责人、电话、地址、备注：部门的辅助信息，可以为空。4、部门属性：输入部门是车间、采购部门、销售部门等部门分类属性，可以为空。,相关知识,5、信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该部门对客户的信用权限，可以为空。如果在销售管理系统信用控制中选择“部门信用控制”，在这里输入相应信息。注意：对于建立好的部门档案在未使用前可以修改与删除。,二、职员档案1、职员编号：必须录入，必须唯一。2、职员名称：必须录入，可以重复。3、部门名称：输入该职员所属的部门。您只能选定末级部门。4、职员属性：填写职员是属于采购员、库房管理人员还是销售人员等人员属性。5、信用信息：包括信用额度、信用等级、信用天数，指该职员对客户的信用权限，可以为空。如果要在“销售管理系统信用控制”中选择“业务员信用控制”，建议在这里输入职员信用权限。注意：对于建立好的职员档案在未使用前可以修改与删除。,一、部门档案1、执行“基础设置机构设置部门档案”命令，进入【部门档案】窗口。2、单击【增加】按钮。3、输入数据。部门编码1，部门名称：管理部。4、单击【保存】。继续输入管理部下级单位总经理室。5、重复上述步骤，完成部门档案建立。,任务实施,二、职员档案1、执行“基础设置机构设置职员档案”命令，进入【职员档案】窗口。2、在左侧部门目录中选择要增加人员的末级部门，单击【增加】按钮。3、显示“添加职员档案”空白页，在相应栏目中输入适当内容。其中*为必输项。输入职员编码100001，职员名称“张大力”，单击保存。单击【退出】。4、选择“财务部”，重复上述步骤，完成财务部、人事部人员档案的设置。,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,一 基础信息设置,一 往来单位设置,会计电算化实务,知识点熟悉往来单位设置的作用与操作能力点客户分类供应商分类地区分类客户档案的建立供应商档案的建立,随着业务的不断拓展，新希望科技有限公司的客户与供应商已遍布全国，客户来自事业、企业、工业、商业等不同行业的单位，供应商主要是硬件供应商与软件供应商。客户与供应商是任何企业都是十分重视的资源之一，企业中发生的与客户、供应商相关业务众多，对其的有效利用与管理对企业生产经营影响重大。该企业在会计电算化系统中该如何建立有效的客户与供应商管理体系？,任务引入,客户与供应商均为企业的业务往来单位，在电算化环境下可以通过往来单位设置，建立客户与供应商的详细档案实现对其的有效管理。设置客户与供应商档案的目的是将其基本信息录入系统中，以便对应收（应付）款项情况及时掌握，进行账龄分析，做好核销清账工作等，利用软件，完成对客户与供应商资源的高效管理。由于该公司的客户与供应商遍布全国，因此应先进行地区分类与客户、供应商分类，对客户与供应商进行分类管理，在此基础上根据不同分类建立相关档案。,任务分析,一、客户与供应商分类（一）客户分类1、分类编码：是系统识别不同客户的唯一标志，此编码必须唯一。分类编码必须与编码原则中设定的编码级次结构相符。例如，编码级次结构为“XX-XXX”，那么，“0001”是一个错误的客户分类编码。注意：客户分类必须逐级增加。在编码设置好之后不能修改。2、分类名称：是用户对客户信息地描述，可以是汉字或英文字母，但不能为空。注意：已被引用的客户分类不能被删除。,相关知识,（二）供应商分类1、分类编码：是系统识别不同供应商的唯一标志，编码必须唯一。2、分类名称：是用户对供应商信息地描述，可以是汉字或英文字母，但不能为空。已被引用的供应商分类不能被删除。,（三）地区分类1、地区分类编码：地区分类编码必须唯一，并要注意分类编码字母的大小写。2、地区分类名称：可以是汉字或英文字母，必须唯一，不能空缺。,二、客户与供应商档案（一）客户档案在建立客户档案之前，如果建立账套时选择了客户分类，则应该先进行分类。1、增加客户档案2、修改客户档案 选择要修改的客户记录，点击【修改】按钮，修改方法与新增方法相同，注意客户编码不可修改。3、删除客户档案选择要删除的客户档案，单击【删除】即可。注意：已被其他基础档案调用的不可删除。,（二）供应商档案在建立供应商档案之前，如果建立账套时选择了供应商分类，则应该先进行分类。供应商档案的设置与客户档案的设置基本相同。1、增加供应商档案2、修改供应商档案 3、删除供应商档案,一、地区分类1、执行“基础设置往来单位地区分类”命令，进入【地区分类】窗口。2、单击【增加】按钮，输入类别编码和类别名称。3、点击【退出】保存此次增加的地区分类。4、按步骤2、3依次增加所有地区分类注意：在需要修改时只能修改类别名称，类别编码不可修改。已经使用的地区分类不能删除。非末级地区分类不能删除。,任务实施,二、客户分类1、执行“基础设置往来单位客户分类”命令，进入【客户分类】窗口。2、选择要增加客户分类的上级分类，单击【增加】按钮，在编辑区输入分类编码“01”和名称“事业单位”分类信息。3、点击【保存】按钮，保存客户分类。4、继续增加下级分类，在编辑区输入分类编码“01001”和名称“学校”分类信息。,5、点击【保存】按钮，保存此次增加的客户分类。6、重复上述步骤，完成客户分类。注意：供应商分类与客户分类设置相同。,三、设置客户档案1、执行“基础设置往来单位客户档案”命令，进入【客户档案】窗口。2、单击选择“01001学校”。3、单击【增加】按钮，进入增加状态。选择基本、联系、信用、其他页签，填写相关内容。如果设置了自定义项，还需要填写自定义项页签进入“客户档案卡片”对话框。,4、输入基本数据。5、选择“联系”，输入地址：乌鲁木齐天山路6号；邮编：800000。6、选择“其他”，输入发展日期：2008-01-01。7、单击【保存】按钮，依次按上述步骤完成其他客户档案的建立。单击【退出】注意：供应商档案与客户档案设置相同,会计电算化实务,知识点熟悉收付结算设置的作用与操作能力点结算方式设置 付款条件设置开户银行设置,新希望科技有限公司在资金收付中主要采用现金结算和支票结算两种结算方式。该企业的开户银行为中国工商银行西安分行友谊西路分理处。这些资料在业务核算与处理时同样需要涉及，与上面的其他任务一样，也应设置在基础档案中。,任务引入,任务中的项目均是在处理收付结算业务时会用到的，因此应在基础档案的收付结算中设置。,任务分析,一、结算方式结算方式的内容包括结算方式编码、结算方式名称、票据管理标志等。（一）增加结算方式 点击【增加】按钮，顺序输入：1、结算方式编码：用以标识某结算方式。必须按照结算方式编码级次的先后顺序来进行录入，录入值必须唯一。2、结算方式名称据企业的实际情况，必须录入所用结算方式的名称，录入值必须唯一。结算方式名称最多可写6个汉字（或12个字符）。3、是否票据管理。,相关知识,（二）修改结算方式 选择要修改的结算方式，点击【修改】进行修改。结算方式一旦被引用，便不能进行修改。（三）删除结算方式 选择要删除的结算方式，点击【删除】即可。结算方式一旦被引用，便不能进行删除。,二、付款条件付款条件也叫现金折扣，是指企业为了鼓励客户偿还贷款而允诺在一定期限内给予的规定的折扣优待。付款条件主要用在应收、应付、销售及采购系统。,三、开户银行1、增加开户银行（1）编号：用来标识某开户银行及账号。可手工输入，也可以由系统自动给定，必须唯一。（2）开户银行：用来输入开户银行名称。必须输入，名称可以重复。（3）账号：用来输入在开户银行中的账号名称。必须输入，且必须唯一。（4）暂封标识：用来标识账号的使用状态。如果这个账号临时不用时，可以用鼠标点击来置暂封标志为有效。,2、修改开户银行 选择要修改的开户银行，点击【修改】进行修改。开户银行一旦被引用，便不能进行修改。3、删除开户银行 选择要删除的开户银行，点击【删除】即可。开户银行一旦被引用，便不能进行删除。,一、设置结算方式1、执行“基础设置收付结算结算方式”命令，进入【结算方式】窗口。2、点击【增加】按钮，输入结算方式编码“1”、结算方式名称“现金结算”和是否票据管理。点击【保存】按钮，保存本次增加的内容，在左边部分的树形结构显示。3、重复上述步骤完成结算方式设置。,任务实施,二、设置开户银行1、执行“基础设置收付结算开户银行”命令，进入【开户银行】窗口。2、点击【增加】按钮，输入开户银行编码：001，开户银行：中国工商银行西安分行友谊西路分理处，银行账号：6119011766020000034561，暂封标志：否。点击【保存】按钮保存增加的内容。,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,二 总账系统初始设置,一总账系统控制参数设置,会计电算化实务,知识点熟悉总账系统控制参数的作用能力点总账系统控制参数的设置,新希望科技有限公司在手工会计核算的过程中，积累了许多行之有效的会计业务的处理控制规范，如对现金、银行收付款业务的处理程序是，业务发生后，李望填制收付款凭证并进行支票登记，出纳张希负责签字审核，再由主管王新审核签字后方能登记账簿，以确保业务凭证处理的正确性。在实施会计电算化后，这项应该如何体现与实施呢？,任务引入,在会计业务处理过程中，确立业务处理规范和内部控制制度，可使处理过程既适合特定单位对会计事项的管理要求，又能保证会计业务处理的规范性、正确性与统一性。上述新希望科技有限公司的凭证处理过程中的要求可以通过总账系统参数设置中制单控制下的支票控制和凭证控制下的权限控制设置。,任务分析,一、凭证参数设置1、制单控制：主要设置在填制凭证时，系统应对哪些操作进行控制。（1）制单序时控制：此项和系统编号选项联用，制单时凭证编号必须按日期顺序排列，即制单序时，如果有特殊需要可以将其改为不序时制单。（2）支票控制：在制单时使用银行科目编制凭证时，系统针对票据管理的结算方式进行登记。（3）赤字控制：在制单时，当资金及往来科目或全部科目的最新余额出现负数时，系统将予以提示。（4）制单权限控制到科目：选择此项，则在制单时，操作员只能使用具有相应制单权限的科目制单。,相关知识,（5）允许修改、作废他人填制的凭证：若选择了此项，在制单时可修改或作废别人填制的凭证，否则不能修改。（6）制单权限控制到凭证类别：选择此项，则在制单时，只显示此操作员有权限的凭证类别。同时在凭证类别参照中按人员的权限过滤出有权限的凭证类别。（7）操作员进行金额权限控制：选择此项，可以对不同级别的人员进行金额大小的控制，减少由于不必要的责任事故带来的经济损失。（8）可以使用应收受控科目：若科目为应收款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应收系统使用此科目进行制单，总账系统是不能使用此科目制单的。（9）可以使用应付受控科目：若科目为应付款系统的受控科目，为了防止重复制单，只允许应付系统使用此科目进行制单。,2、外币核算如果企业有外币业务，则应选择相应的汇率方式固定汇率、浮动汇率。固定汇率即在制单时，一个月只按一个固定的汇率折算本位币金额。浮动汇率即在制单时，按当日汇率折算本位币金额。,3、凭证控制（1）打印凭证页脚姓名：在打印凭证时，是否自动打印制单人、出纳、审核人、记账人的姓名。（2）权限设置：如只允许某操作员审核其本部门操作员填制的凭证，则应选择“凭证审核控制到操作员”；若要求现金、银行科目凭证必须由出纳人员核对签字后才能记账，则选择出纳凭证必须经由出纳签字；如要求所有凭证必须由主管签字后才能记账，则选择凭证必须经主管签字；如允许操作员查询他人凭证，则选择可查询他人凭证。（3）自动填补凭证断号：如果选择凭证编号方式为系统编号，则在新增凭证时，系统按凭证类别自动查询本月的第一个断号默认为本次新增凭证的凭证号。,（4）现金流量科目必录现金流量项目：选择此项后，在录入凭证时如果使用现金流量科目则必须输入现金流量项目及金额。（5）批量审核凭证进行合法性校验：提高凭证输入的正确率，合法性校验与保存凭证时的合法性校验相同。（6）凭证编号方式：系统在“填制凭证”功能中一般按照凭证类别按月自动编制凭证编号，即“系统编号”；但有的企业需要系统允许在制单时手工录入凭证编号，即“手工编号”。,三、会计日历单击“会计日历”页签，可查看各会计期间的起始日期与结束日期，以及启用会计年度和启用日期。此处仅能查看会计日历的信息，修改在系统管理中进行。,四、其他设置1、数量小数位：2、单价小数位：3、本位币精度：4、部门排序方式：5、个人排序方式：6、项目排序方式：,1、以王新的身份登录总账系统，打开“设置选项”窗口。2、选择“制单”，在支票控制复选框前打勾，完成设置。3、选择“凭证凭证控制”，在“出纳凭证必须经由出纳签字”，“凭证必须经主管签字”复选框前打勾，完成设置。,任务实施,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,二 总账系统初始设置,外币汇率与会计科目设置,二,会计电算化实务,知识点会计科目与外币核算设置 能力点会计科目设置外币设置,新希望科技有限公司采用系统提供的按行业预设的科目表，有些科目还有明细核算或其他的核算要求，主要有以下几类：1、“银行存款”科目体系为：银行存款工行存款 中行存款“银行存款”为出纳专管科目，并且中行有外币业务。2、“库存商品”科目体系为：库存商品K1电脑 K2电脑 0801订单计量单位为“台”。,任务引入,3、“应收账款”、“预收账款”设置为客户往来科目，“应付帐款”、“预付帐款”设置为供应商往来科目，“其他应收款”为个人往来科目。4、“生产成本”科目体系为：生产成本直接材料 直接人工 制造费用 折旧费 其他 生产成本按项目核算。在选择系统提供的会计科目表的基础上，企业怎样根据企业实际核算要求完善？如采用自己建立科目体系，该如何操作？,在会计电算化系统中要开展日常业务核算，就必须和手工会计一样设置会计科目体系。一般的会计软件都提供了按多种行业类型预设的科目表，但主要是一级科目及常用的明细科目。因此，企业还需要根据实际要求完善会计科目表。该企业有外币核算，须进行外币汇率设置。,任务分析,一、外币汇率设置1、汇率方式选择。即选择使用固定汇率还是浮动汇率。2、折算方式设置。外币汇率的标价方法有直接标价法和间接标价法两种。直接汇率的折算公式为：本位币=外币汇率。间接汇率的折算公式为：外币=本位币汇率。3、币别设置。用于定义所使用外币的符号与名称。如，美元符号为“USD”或“$”，名称为“美元”。日元货币“JPY”，港币符号为“HKD”等。4、汇率小数位数设置。用来定义各种外币汇率的小数位数。,相关知识,5、最大折算误差设置。即确定系统折算误差警示功能的误差极限。6、记账汇率设置。记账汇率是指操作员在平时填制凭证和记账时所使用的汇率。7、调整汇率设置。即月末时以该汇率对外币进行折算，并将折算额与外币账户的期末余额进行比较，从而计算出该期汇兑损益额的汇率。注意：外币及汇率的设置仅录入固定汇率与浮动汇率值，并不决定在制单时使用固定汇率还是浮动汇率，在制单时使用固定汇率还是浮动汇率由账簿初始化设置决定。,二、会计科目设置会计科目体系的建立是将企业在核算中使用到的会计科目逐一地按照系统要求描述给系统。（一）增加会计科目增加会计科目时需要考虑并顺序输入以下内容：1、会计科目编码科目编码就是按科目编码方案对每一科目的统一编码进行定义。注意：科目编码必须惟一，科目编码必须按其级次的先后次序建立，科目编码用数字、英文字母等表示，避免用如&、空格等其他字符。,2、会计科目名称科目名称用汉字、英文字母、数字等符号表示，不能为空。3、会计科目类型。会计软件也将科目类型设置成资产类、负债类、所有者权益类、成本类和损益类五大类。科目类型一般只在一级科目设置，下级科目的类型与其上一级科目的类型相同。4、设置会计科目的余额方向会计科目的余额方向通常与会计科目的类型相关。,5、助记码。助记码是帮助用户快速地记忆科目的代码。主要作用是可以加快录入速度，减少汉字的录入量。6、账户格式。指以此会计科目开设的账户的明细账输出格式。通常有三栏式、多栏式、数量金额式等等。7、科目特定核算要求。外币核算：标记会计科目有“外币核算”科目，并指定外币名称。数量核算：标记会计科目有“数量核算”，并设置数量的计量单位。,8、设置辅助核算科目：需要设置辅助核算的科目一般有两种情况：（1）该账户的核算需要增加一些辅助内容，如银行对账。对于这种情况，在建立科目时加以注明，如设置“银行存款”时，可在辅助核算栏中选择“银行账”，“日记账”。日后需为银行账核算设置企业常用银行结算方式，在使用该账户时，要求输入相应项目。（2）该账户明细账数量繁多，又常需要进行横向、纵向的统计与查询，如单位往来账、个人往来账等。这种情况，实际上是要建立一套辅助账目，代替过于繁琐的明细账。注意：辅助核算表示一般建立在会计科目的末级上，但为了查询或出账的方便，其上级也可建立相同账类。,（二）修改会计科目如果需要对原有的会计科目的某些项目进行修改，则可以通过“修改”功能来完成。被修改的科目需要符合以下条件第一，科目编码不能被修改。第二，科目已被其他设置项使用时不能被修改。第三，凡已建有下级科目的科目不能被直接修改。,（三）删除会计科目对于暂时用不到或不适合企业科目体系特点的科目也可以从会计科目表中删除。被删除的科目也需要符合以下条件：第一、科目未被其他设置项使用。第二、没有任何一张记账凭证用到该科目。第三、该科目没有建立明细科目。,一、外币汇率设置币符：$；币名：美元；固定汇率1：6.9。1、以账套主管王新的身份注册登录总账系统，执行“设置外币及汇率”命令，打开【外币设置】窗口。2、单击【增加】，输入数据。币符：$；币名：美元。单击【确认】按钮。3、在“2008年1月的记账汇率”栏中输入6.9，敲回车确认。,任务实施,二、会计科目设置（一）“银行存款”一级科目系统预设，需增加银行存款科目的二级科目。同时需要进行科目的外币设置及出纳管理科目的设置。1、在总账系统中，执行“设置会计科目”命令，进入【会计科目】窗口。2、单击【增加】，进入会计科目增加窗口。,3、依次输入科目编码“100201”，中文名称“工行存款”，科目类型、余额方向为默认值，由于“银行存款”需要登记日记账、银行对账，选择“银行账”、“日记账”。单击【确认】完成。4、继续单击【增加】，依次输入科目编码“100202”，中文名称“中行存款”，科目类型、余额方向为默认值，由于“银行存款”需要登记日记账、银行对账，选择“银行账”、“日记账”。该科目主要进行美元交易，选择外币核算，币种选择“美元”。5、单击【确认】完成。,指定科目指定会计科目是指定出纳的专管科目。只有指定科目后，才能执行出纳签字，从而实现现金、银行管理的保密性，才能查看现金、银行存款日记账。1、在会计科目窗口，选择“编辑指定科目”。2、选择银行总账科目，将“银行存款”从“待选科目”选入“已选科目”注意：现金总账科目及现金流量科目与上述设置步骤一致。,（二）“库存商品”科目下设K1电脑、K2电脑、0801订单，单位为“台”，需要有数量核算。1、选择“库存商品”，单击【增加】，进入“会计科目新增”窗口。3、重复上述步骤完成k2电脑、0801订单的增加。2、输入科目编码“124301”，中文名称“电脑p 3”，账页格式选择“数量金额式”，选择“数量核算”，输入计量单位“台”，其余默认。单击【确认】。,（三）任务中的科目均为有往来核算的会计科目，需要在科目设置时设置往来辅助核算。与客户发生交易的会计核算主要通过“应收账款”科目，该科目的设置有三种方案：1、对于实际业务较简单，数据量较小企业，所有科目的核算可通过设置与手工核算相同的账户体系完成；一级科目系统预设，将客户增加为二级科目。（1）注册总账系统后，选择“设置会计科目”，进入会计科目窗口。,（2）选择“1131应收账款”，单击【增加】，进入会计科目增加窗口。（3）依次输入科目编码“113101”，中文名称“新疆天山中学”，科目类型、余额方向为默认值，单击【确认】完成。（4）单击【增加】，重复上一步骤，完成明细科目设置。所有客户以“应收账款”二级科目列示。,2、对于业务较复杂的企业，系统提供各种辅助核算进行管理，如：个人往来借款的管理，部门管理，项目管理、客户（供应商）往来管理，所谓辅助核算，是指该科目在日常业务处理过程中需要提供比一般账务资料更为详细的资料。“应收账款”账户明细账数量繁多，又常需要进行横向、纵向的统计与查询，也可将此账户在总账系统中设置为“客户往来”辅助核算账户。由于“应收账款”一级科目系统已预设，可以通过“修改”功能完成辅助设置。,（1）选择“应收账款”，单击“修改”，打开“会计科目修改”窗口。（2）单击【修改】，在“客户往来”复选框中打勾。（3）单击【确定】，完成修改。注意：“供应商往来”、“个人往来”与“客户往来”设置相同,3、如果企业的往来业务频繁，可通过应收、应付子系统管理。选择客户往来核算在应收系统中核算，总账系统中将“应收账款”设置为“客户往来”辅助核算账户，并同时设置该科目为应收系统受控科目。也可通过“修改”功能完成。,1、选择“应收账款”，单击【修改】，打开“会计科目修改”窗口。2、单击【修改】，在“客户往来”复选框中打勾。同时受控系统选择“应收系统”。3、单击【确定】，完成修改。,（四）生产成本科目需要增加明细科目，并且在增加是需要设置项目核算的辅助核算标志。1、在会计科目窗口中选择生产成本科目。2、单击【增加】，进入“会计科目新增”窗口。3、依次输入科目编码“410101”，中文名称“直接材料”，科目类型、余额方向为默认值，辅助核算选择“项目核算”。4、单击【确认】完成。,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,二 总账系统初始设置,三凭证类别与项目档案设置,会计电算化实务,知识点熟悉凭证类别与项目档案设置的作用与操作能力点凭证类别设置项目档案的建立,1、新希望科技有限公司选择收付转三类凭证在会计业务发生时填制凭证，在使用之前如何设定？2、该企业的“生产成本”科目进行项目核算，因此应建立项目档案，如何建立？,任务引入,在总账系统中需要先设置收、付、转三类凭证类别后，才能在填制业务时调用。为了满足企业的项目核算与管理的需求。企业建立项目档案时可以将具有相同特性的一类项目定义成一个项目大类，一个项目大类可以核算多个项目，还可以对这些项目进行分类，在总账账务处理的同时进行项目核算与管理。,任务分析,一、凭证类别企业为了便于管理或登账方便，一般对记账凭证进行分类编制，但各企业的分类方法不尽相同。系统一般提供五种常用分类方式供选择：记账凭证；收款、付款、转账凭证；现金、银行、转账凭证；现金收款、现金付款、银行收款、银行付款、转账凭证；自定义凭证类别凭证分类不影响记账的结果，一般可分为收款凭证、付款凭证和转账凭证，业务量较少的单位可不分类，即只设置“记账凭证”一种凭证类别。,相关知识,某些类别的凭证在制单时对科目有一定限制，通常系统有五种限制类型供选择：借方必有：制单时，此类凭证借方至少有一个限制科目有发生额；贷方必有：制单时，此类凭证贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必有：制单时，此类凭证无论借方还是贷方至少有一个限制科目有发生额；凭证必无：制单时，此类凭证无论借方还是贷方不可有一个限制科目有发生额；无限制：制单时，此类凭证可使用所有合法的科目。注意：限制科目由用户输入，可以是任意级次的科目，科目之间用逗号分隔，数量不限，也可参照输入，但不能重复录入。,二、项目档案1、项目大类：项目所述类别。例如在建工程、对外投资、技术改造项目、项目成本管理、合同等。2、核算科目：在总账系统“会计科目”功能中设置为项目辅助核算的科目，如对产成品、生产成本、商品采购、库存商品、在建工程、科研课题、科研成本等科目设置项目核算的辅助账类。,3、项目分类定义：为了便于统计，可对同一项目大类下的项目进行进一步划分，这就需要进行项目分类的定义。4、项目结构：一个项目除了项目名称外，有时还应加一些其他备注说明，比如课题核算除了课题名以外，还有如课题性质、课题承担单位、课题负责人等备注说明，这些备注说明均可以设置为项目栏目。5、项目目录：列出所选项目大类下的所有项目。,一、凭证类别设置1、在总账系统中，执行“设置凭证类别”命令2、选择收、付、转凭证，单击【确定】。3、选择限制类型与限制科目。,任务实施,二、项目档案设置 1、在总账系统中，执行“设置编码档案项目目录”命令。2、新增定义项目大类（1）点击【增加】按钮，输入项目大类名称“生产成本”，单击“下一步”。（3）定义项目栏目，完成项目大类定义。（2）定义项目级次“12”，单击“下一步”。,2、设置项目核算科目（1）单击“核算科目”，选择项目大类为“生产成本”。（2）将科目从待选科目选入已选科目栏。,3、项目分类定义（1）选择项目分类定义（2）单击增加，输入分类编码“1”，自主开发项目，“确定”，继续增加“2”，受托开发项目。,4、项目目录定义（1）单击“项目目录”，单击“维护”，进入项目目录增加窗口。（2）单击增加，录入自主开发项目101，K1电脑；102、K2电脑；受托开发项目201，0801订单。,三 如何将本单位的手工业务移植到会计软件中,二 总账系统初始设置,四期初余额的录入,会计电算化实务,知识点总账系统期初余额的录入的基本规则和试算平衡能力点熟练完成总账系统期初余额的录入和试算平衡,会计科目余额表中的部分科目期初余额如表3-2-1、3-2-2所示，怎么样把这些数据输入电脑？输入出错如何修改？,任务引入,表3-2-1,表3-2-2客户往来单位期初数据,初次使用账务处理系统时，应将经过整理的手工帐目的期初数据录入系统之中，并进行试算平衡，才能进行日常业务处理。,任务分析,一、基本账务数据录入所有数据基本上只与最末级会计科目直接相关联。所谓最末级科目是指不含有下级科目的会计科目，最末级科目可以是各级明细科目，也可以是通常意义上的总账科目。例如“应交税金应交消费税”、“应交税金应交增值税进项税额”等均属最末级科目。录入最末级科目的年初余额和累计发生额后，其上级科目的余额和累计发生额就由系统自动计算生成。,相关知识,二、辅助账期初数据录入对于部门辅助核算科目，系统将要求输入各部门的年初余额和本年累计发生额；对于往来辅助核算科目，除了按要求输入年初余额和本年累计发生额外，还需要逐笔输入往来未清账务的发生时间、内容、经手人、编号等内容，以供日后清账核销时使用；在录入项目辅助核算科目数据时，除了按要求输入年初数和本年累计发生额外，也需要逐笔输入项目业务的内容、经手人、编号等内容。若使用了应收（应付）系统，并且客户（供应商）往来由应收（应付）系统核算，那么，应该在应收（应付）系统中录入含客户（供应商）辅助核算科目的明细账期初数额。,三、银行对账期初数据录入第一次使用银行对账功能前，系统要求分别录入日记账和对账单的未达账项，在开始使用银行对账功能之后则只需录入银行对账单即可。,四、试算平衡依据“借方总额=贷方总额”的规则来检验输入的期初数据。如果试算后结果不平衡，则不能正式启用该账套。期初余额试算不平衡，是指全部科目的借方期初余额合计数和全部科目的贷方期初余额合计数不相等，应仔细核对、认真查证并修改。余额校验平衡后，系统将以“启用账套”的形式使当前系统过渡进入日常业务处理过程。,注意：（1）只要求录入最末级科目的余额和累计发生数，上级科目的余额和累计发生数由系统自动计算。若年中启用，则只要录入末级科目的期初余额及累借、累贷，年初余额系统自动计算出来。（2）如果某科目为数量、外币核算，可以录入期初数量、外币余额。但必须先录入本币余额，再录入外币余额。若期初余额有外币、数量余额，则必须有本币余额。（3）在录入辅助核算期初余额之前，必须先设置各辅助核算目录。,（4）出现红字余额用负号输入。（5）修改余额时，直接输入正确数据即可，然后单击“刷新”按钮进行刷新。（6）凭证记账后期初余额变为浏览只读状态，不能再修改。,一、基本账务数据录入1、执行“总账设置期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。2、选择“100201银行存款工行存款”。直接输入期初余额290000.00,按回车键确认。,任务实施,二、辅助账期初数据录入1、执行“总账设置期初余额”命令，进入“期初余额录入”窗口。2、双击“应收账款”的期初余额栏，进入“客户往来期初”窗口。3、单击【增加】按钮。输入相应的辅助核算信息。4、单击【退出】按钮，辅助账余额自动带入总账期初余额。,三、有数量核算科目余额的录入。四、依次录入所有基本科目及辅助科目余额,五、试算平衡期初余额及累计发生额输入完成后，必须依据“资产=负债+所有者权益+收入-成本费用”的原则进行试算平衡。校验工作由计算机自动完成。单击【试算】按钮，打开“期初试算平衡表”对话框。2、单击【确认】按钮。若期初余额不平衡，则修改期初余额直到平衡为止。,初始设置,三工资系统,任务一 工资管理系统的初始设置,知识点 工资系统账套设置 工资系统初始设置的内容 工资系统的档案管理 工资类别及工资项目计算公式的设置能力点建立工资账套工资类别的管理 工资项目计算公式设置,新希望公司员工较多，人员变动较大，分为正式工和临时工分别核算工资，由单位代扣个人所得税，工资的发放由银行代发。以前利用手工进行工资的核算、发放、工资费用计提分摊、统计分析和个人所得税的计算等业务量很庞大。因此拟利用用友管理软件的工资管理系统进行职工工资业务处理。目前，该公司的手工会计下职工工资的基本档案已经建立起来，关于工资的基本资料比较齐全。那么，在使用工资管理系统之前需如何进行初始化设置？,任务引入,任何一个系统的使用都需要进行相应的初始化工作，工资管理系统的初始化设置是使用工资管理系统的前提条件，其首要工作是为本公司建立工资账套，进行基础数据的设置。,任务分析,一、工资管理系统的主要功能以薪资原始数据为基础，编制工资结算单，计算应发工资、扣款小计及实发工资等；按部门和人员类别进行汇总，自动进行个人所得税的计算；提供多种方式的查询、打印功能；进行薪资费用的分配与计提，并实现自动转账处理等。,相关知识,二、工资管理系统的一般操作流程建立账套启用工资管理系统建立工资账套进行基础设置工资日常业务处理工资的分配与计提月末处理,三、工资账套建立的主要内容建立工资账套是工资核算的基础，将影响工资项目的设置和工资业务的具体处理方式。建立工资账套包括：参数设置、扣税设置、扣零设置及人员编码设置。,3、账户的清理（1）账证、账 账、账实相符。（2）整理各账户余额。（3）清理往来账户和银行账户。,在新希望公司账套建立后，启用工资管理系统。然后以账套主管王新的身份注册进入企业门户，选择“财务会计工资管理”，登录工资管理系统。第一次登录，系统自动进入工资建账向导。,任务实施,在新希望公司账套建立后，启用工资管理系统。然后以账套主管王新的身份注册进入企业门户，选择“财务会计工资管理”，登录工资管理系统。第一次登录，系统自动进入工资建账向导。（见演示操作）,任务实施,初始设置,三工资系统,任务二工资管理系统基础设置,知识点 工资系统账套设置 工资系统初始设置的内容 工资系统的档案管理 工资类别及工资项目计算公式的设置能力点建立工资账套工资类别的管理 工资项目计算公式设置,新希望公司的工资账套已经建立，但关于本公司职工工资的很多信息如职员工资档案、薪资构成项目和计算公式等尚未录入系统。在工资管理系统开展日常业务处理之前，还需录入哪些基本信息？进行哪些基础设置？又如何操作呢？,任务引入,每个单位工资核算的内容和具体要求不完全相同，因此工资账套建立起来后，必须通过基础设置功能设置本单位的公共信息和工资类别等信息，并在此基础上录入本单位的工资档案。,任务分析,工资管理系统的基础设置分单个工资类别与多个工资类别而有所不同。单个工资类别的基础设置相对简单，只需遵循基本操作流程。多个工资类别的基础设置较为复杂，其设置流程如下：,相关知识,一、公共信息的建立 若建立工资账套时选择为多个工资类别，则建立工资类别之前需要先建立公共信息，包括：1、部门档案2、工资项目3、人员类别4、银行名称。,二、分别对不同工资类别进行初始设置主要操作步骤如下：1、打开某一工资类别2、选择该工资类别所需核算部门3、建立该类别人员档案4、选择工资类别所需核算工资项目并调整其排列顺序,5、定义工资计算公式人员档案及工资项目设置完成之后，就可以定义工资类别的计算公式。定义公式可以快速编辑部分工资项目，减少手工录入工资数据的工作量。系统提供了三种公式设置方法：在公式定义文本框中直接输入公式。根据“公式设置”选项卡中各列表框提供的内容选择设置。根据“函数公式向导”输入计算公式。,6、选项设置每一个工资类别的参数可能不完全相同。如正式工工资通过银行代发，不需要扣零，而临时工工资以现金发放，就需要扣零。所以在建立工资账套时的参数设置不一定能满足所有的工资类别，就有必要在工资类别建好之后，分别修改其选项设置。,7、所得税参数设置许多企事业单位计算职工薪资所得税工作量较大，个人所得税的自动计算功能，既减轻了用户的工作负担，又提高了工作效率。所得税参数设置后，系统会自动根据职工的月工资计算应纳税额。,1、部门档案设置。执行“系统菜单设置部门设置”命令，打开“部门档案”界面进行设置,任务实施,2、工资项目设置执行“系统菜单设置工资项目设置”命令，打开工资项目设置界面，单击“增加”按钮，在增加的空白记录中依次填入每个工资项目名称、选择类型、输入长度和小数位数、确定增减项。如项目名称：日工资；类型：数字；长度：8；小数：2；增减项：其他项。,任务实施,注意：多类别工资管理时，只有关闭工资类别后，才能新增工资项目。项目名称必须唯一。工资项目一经使用，数据类型不允许修改。,任务实施,3、人员类别设置执行“系统菜单设置人员类别设置”，打开“类别设置”对话框，单击“增加”按钮依次录入本单