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公文知识培训,公文知识培训,公文知识培训,第一部分 公文格式,公文格式：规范的公文格式有利于提高办文效率。三个名词：1上行文：指下级机关向所属上级领导、指导机关报送的公文。（报告、请示、议案）2平行文：指同级机关或不相隶属的机关之间往来的公文。（函）3下行文：指上级领导、指导机关向所属下级机关发送的公文。（命令（令）、决定、指示、公告、通告、通知、通报、批复、意见、会议纪要）,公文知识培训,1国家行政机关公文格式（GB/T9704-1999）国家标准中规定了公文用纸技术要求、用纸的大小、印刷排版和装订要求。2公文用纸天头（上白边）为：37mm1mm，下白边为：35 mm1mm，公文用纸订口（左白边）为：28mm1mm，右白边为：26 mm1mm，版心尺寸为：156 mm225mm（不含页码）。公文应从左至右横写、横排，用纸应按国际标准为A4（210 mm297mm）型，左侧装订。3公文用字：公文标题用2号小标宋体字，正文用3号仿宋体字，正文一般每页22行，每行排28个字。,公文知识培训,公文格式中，一般将组成公文的各要素划分为眉首、主体、版记三部分。一、眉首：置于公文首页红色反线以上的各要素统称为眉首，主要包括：公文的份数序号、秘密等级、保密期限、紧急程度、发文单位标识、发文字号和签发人。,公文知识培训,1.发文单位标识：发文单位制发正式公文时使用的有固定版式的发文机关标识，由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成。（1）联合行文应使主办机关名称在前，“文件”二字置于发文机关名称右侧，上下居中排布；如联合行为机关过多，必须保证公文首页显示正文。（2）平下行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为25mm；上行文发文机关标识上边缘至版心上边缘为80mm。发文机关用红色小标宋标识。,2.发文字号：指发文单位编排的公文代号，由发文单位代字、年度和序 号组成。(1)发文字号一般标注在发文单位标识下空2行（仿宋3号，单倍行距），用3号仿宋体，居中排列；年份、序号用阿拉伯数码标识；年份应标全称，用六角号即“”；序号不编虚位（即1不编001），不加第字，如：XX集团发20111号。(2)发文字号下4mm处印一条与版心等宽的红色反线。(3)函件的发文字号标注在红色反线下方右侧，右空一字排列。(4)几个单位联合发文时，只标明主办单位发文字号。,公文知识培训,3.上行文格式特点：(1)在横线上方居左空1字标注发文字号，居右空1字标注签发人；发文字号与签发人用3号仿宋体字，签发人后标全角冒号，冒号后用3号楷体字标识签发人姓名。(2)上行文中标注签发人的姓名，表示公文生效并对该文内容郑重负责。(3)请示件还应当在首页上方留出领导批示区域，并在附注处注明联系人和联系电话；(4)如有多个签发人，主办单位签发人姓名置于第一行，其他单位签发人姓名从第二行起在主办单位签发人姓名之下，同时，使发文字号与最后一个签发人姓名同处一行。(5)特别要注意：签发人只用于上报公文。,公文知识培训,二、主体：置于红色反线（不含）以下至主题词（不含）之间的各要素。由公文标题、主送单位、公文正文、附件、成文时间、印章和附注等组成。1.文件标题：(1)公文标题一般由发文机关、事由和文种三要素组成，其中发文机关可视情况加以省略，（发文机关名称）+内容+文种；(2)公文标题要准确概括公文的主要内容，突出表达行文的主要目的，并正确选用文种；(3)转发文件的标题，文种是通知时，为“转发的通知”；其它文种可保留一级，如“转发批复的通知”。,公文知识培训,(4)标题在红色反线下空2行（仿宋3号，单倍行距），用2号小标宋，单倍行距，可分一行或多行居中排布，要尽量避免四行甚至更多行数标题的出现；回行时要做到词意完整，排列美观，间距恰当。(5)公文标题中一般不使用标点符号。特殊地：一是公文标题中出现缩略语以及具有特定含义的词语时用引号，例如：“五四”等；二是公文标题中某一部分需要注释或者说明时用括号，例如“（试行）”；三是标题中出现法规、规章名称和书名等用书名号；四是标题中出现并列词语之间可用顿号。（特别地当标题中出现两个以上单位并列时，也可不用顿号，可在单位之间空格以示区别）。,公文知识培训,2.主送机关：公文的主要受理单位，应当使用全称或者规范化简称、统称。(1)主送单位在公文标题下空1行（仿宋3号，1.5倍行距），左侧顶格用3号仿宋体字（不加粗）标识，回行时仍顶格。(2)除普发性公文外，一份公文（特别是上行文）只能以一个机关为主送机关，不能“多头主送”，除非领导本人有要求，否则不能直接主送领导者，更不能同时直接主送几位领导者，应准确界定主送机关与抄送机关的区别。,公文知识培训,（3）拟写主送单位注意事项:*准确:指公文的主办单位，其他单位可采取抄送形式；*规范:指主送单位要写全称、规范简称或统称（主送单位较少时，应将单位列全，写全称或规范简称，主送单位较多时，应写规范统称或简称，若写“有关单位”，则应将有关单位名称逐一列出，另附名单一并存档）；*有序:指公文的主送单位超过一个时，一般应按主要执行单位在前及管理层级排列，一般不同层级公文单位之间用逗号，同一层级单位之间用顿号，例如“各省、自治区、直辖市国资委，各中央企业”。,公文知识培训,3.正文：用3号仿宋（GB3212），一般每页22行，每行排28个字，行距为固定值28磅。每自然段左空2字，回行顶格。（1）基本要求：A情况确实，观点明确，表述准确，结构严谨，条理清楚，直述不曲，字词规范，标点正确，篇幅力求简短。B文种应当根据行文目的、发文机关的职权和与主送机关的行文关系确定。C如涉及国家秘密，应当根据国家保密法和有关规定，分别标明“绝密”、“机密”、“秘密”等级和具体的保密期限。D拟制紧急公文，应当体现紧急的原因，根据实际需要确定紧急程度。,公文知识培训,（2）语言要求：A表述准确，正确使用精确词语，例如“同意”、“不同意”、“原则同意”等；B语言平实，说明要浅显，易懂，不说大话、空话，多采用叙述、说明等方式；C用语得体，按行文关系掌握好分寸，如上行文，语气要委婉，措词要平和，恰当使用敬语和谦语，平行文要注意礼貌用语，多用商洽性语言，下行文，应要求明确，语气坚决；D用词庄重，语言要严肃、认真，不带有个人色彩，要使用规范化的书面语和公文专用语，尽量少用专业性太强的术语和名字，慎用外文缩写。,公文知识培训,（3）公文结构安排：思路清晰，纲目清楚，合乎逻辑，结构严谨。（4）一级标题为黑体；二级标题为楷体（不加粗）；三级标题为仿宋（根据需要加粗或不加粗），“1”后面不空格；四级标题及以下级别标题为仿宋3号，根据具体情况加粗或者不加粗。（5）凡文中使用连接号的应使用“”，而不使用“”或者“”。如：2008年3月4月中的“”，而不使用“”或者“”。凡文中使用破折号的应使用占两个空格的“”而不用“”或只占一个空格的“”。,公文知识培训,（6）使用汉字数字的情况：A成文日期（行政单位公文）；B部分结构层次序数，即第一、二层序数；C数字作为词组、惯用语、缩略语的语句时，以 及邻近两个数字并列连用时(例如三四天)等。（7）使用阿拉伯数字的情况：A成文日期（党的机关公文）；B印发日期、附件说明的附件序号；C计量和统计数字；D 表示时间，例如年份、日期、时、分、秒。,公文知识培训,（8）公文结构层次序号:第一层为“一、”；第二层为“（一）”；第三层为“1.”；第四层为“（1）”。A如果层次还多，可在上述层次序号之前用“第一编”“第一章”“第一节”之类，或者在上述层次序号之后用“A.”“a.”“(a)”。B与序号配合的标点要适当，“第一、第二、第三”的后面要用逗号“，”；不带括号的汉字数码“一”后面用顿号“、”；阿拉伯数字“1”和拉丁字母“A”“a”后面用齐线圆点“.”；“第一编”“第一章”“第一节”或“章”的后面不用标点(与后面的文字之间空一个汉字位置)。C实际使用中，如果不需要全部四个层次，在只有一个或两个层次时，可以按顺序跳用。例如：只有一个层次时，可在“一、”或“1.”中选用；只有两个层次时，可用“一、”和“1.”表示。,公文知识培训,4.附件及附件名称：在正文之后，成文日期之前注明附件的顺序和名称。（1）附件在正文下空1行，左空2字用3号仿宋体标识“附件”，后标全角冒号和名称。附件如有序号使用阿拉伯数码；附件名称后不加标点符号。（2）附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行用3号仿宋体顶格标识“附件”，有序号时标识序号，后标全角冒号。（3）附件是用来说明的材料，处于从属地位。而报告所报的材料，通知所印发、转发的规章制度和文件，都不处于从属地位，不能视为附件，因此不能在正文之后加附件说明。,公文知识培训,5.成文日期：即落款日期，也是公文的生效时间，以发文单位负责人签发的日期为准，联合发文是以最后签发单位负责人的签发日期为准；会议通过的文件，以通过日期为准。（1）公文的印发日期即公文的付印时间，成文日期可以与印发日期有不定期的时间差；（2）成文日期用汉字将年、月、日标全；规定零要写成“”；制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间，成文时间右空4字；（3）纵向与正文的距离是印章加盖在成文日期上，上距正文1行之内，也就是不到1行的空白，一般在正文下空3行。,公文知识培训,6.印章：加盖印章上距正文24mm，做到上不压正文，下要骑年盖月，印章与正文在同一页。印模效果应呈正面图样，清晰端正。7.现在没有“此页无正文”的表述，可以调整行距，使发文日期页有文字，或将发文日期页调整至上一页。注意：（1）公文中人名、地名、数字、引文准确。日期应写具体的年月日。引用公文应先引标题，后引发文字号。（2）公文除会议纪要、通报外，一律加盖印章。,公文知识培训,三、版记：置于主题词及以下的各要素统称为版记，由主题词、抄送单位、印发单位和印发日期等组成。1.主题词：“主题词”用3号黑体，居左顶格标识，后标全角冒号，词目用3号小标宋体，词目之间空1字。（1）先标类别词，再标类属词，最后标注文种。（2）一份文件的主题词最多不超过5个；每个词不超过6个字。,公文知识培训,2.抄送机关：指除主送单位外需要执行或知晓公文的其他单位，应当使用全称或规范化简称、统称。（1）用3号仿宋体，左空1字，后标全角冒号；单位与单位之间用“，”隔开，回行后与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。（2）如果主送机关过多而使公文首页不能显示正文时，可以在抄送机关之上、主题词之下标注主送机关。现在没有“抄报”的说法。（3）如何确定抄送单位:A抄送单位是指除主送单位以外需要执行或知晓公文的其他单位。B特殊情况下的越级请示，应抄送被越过的上级单位；C受双重领导的单位向上级单位的行文，应写明主送和抄送单位，上级单位向受双重领导的下级单位行文，必要时应抄送另一上级单位；D不应作为抄送单位的情况：呈报上级单位的请示文件，不抄送下级单位和部门；联合发文时，联合发文的单位不作为抄送单位。,公文知识培训,3.印发机关：左空1字，3号仿宋体；公司内部发文用“XX集团公司综合部”；对外发文，如函，用“四川XX电力发展集团有限公司”。印发时间:右空1字,印发日期后排印“印发”。页码：用4号半角阿拉伯数码标识，置于版心下边缘之下一行，居中排列，数码左右各放4号一字线，一字线距离版心下边缘7mm。空白页和空白页以后的页不标识页码。,公文知识培训,第二部分 4种公文写法 公司目前使用的文中有10种：决定、规定、通知、通报、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要。,公文知识培训,公文知识培训,（一）报告：用于向上级单位汇报工作、反映情况、回复上级单位询问或交办事项、上报有关材料等。报告的种类主要有：工作报告、情况报告、答复报告、报送文件或材料的报告等。1报告的一般写法：（1）报告主要是向上级单位汇报工作、反映情况、介绍经验，因此，内容要实事求是，文字要简明、庄重；（2）报告要重点突出，中心明确，主次分明；（3）报告中不得夹带请示事项，报告中若涉及需上级单位解决的问题或批准的事项，应另文请示。,公文知识培训,2工作报告：（1）是下级单位向上级单位汇报工作情况时拟写的公文；（2）基本写法：写明汇报缘由、目的，重点对所做的工作进行认真总结，写明基本情况、主要成绩、存在问题、经验体会和教训，阐述下一步工作的意见和拟采取的措施。,*（单位）关于*工作情况的报告*（主送单位）：根据*要求（或*以来），我们*（概述工作背景或基本情况），对*工作进行了认真总结。现将有关情况报告如下：一、*（工作基本情况）。二、*（主要做法和成绩，包括采取的方法、措施和产生的效果等）。三、*（存在的问题，以及拟采取的对策措施）。四、*（下一步工作安排和思路）。*年*月*日,公文知识培训,3答复上级询问和交办事项的报告：（1）是指下级单位根据上级单位的要求，对某一事项或交办事项的办理情况进行汇报而拟写的公文。这类报告答复内容就事论事。（2）首先简要说明报告的缘由，即上级单位询问和交办的事项；（3）其次介绍有关情况，叙述办理结果；（4）最后是存在的问题和建议，应实事求是地反映问题和现状，也可提出需引起上级单位关注或有关单位研究的建设性意见。,*（单位）关于*有关情况的报告*（主送单位）：根据*要求（或根据*批示精神，或根据转来的*要求），我们对*情况进行了认真研究（或我们对*问题进行了调查核实）。现将有关情况报告如下：一、*（事件的过程、原因等）。二、*（经调查核实的情况或处理的依据、结果等）。三、*（下一步拟采取的措施）。特此报告。*年*月*日,公文知识培训,4拟写调研报告：（1）调研报告的结构一般分为导语、调研的情况和事实，结论及建议三部分。（2）导语部分，简要介绍调研的背景、目的、时间、对象范围和调查方式等，还可以点明调研的结论；（3）调研的情况和事实部分，主要反映调查中掌握的实际情况；（4）结论和建议部分，通过对调研事实和情况的分析，从中得出结论，并提出对策、建议和需进一步思考的问题等。,公文知识培训,(二)请示：用于向上级机关请求指示或批准。1适用范围（1）超出本单位职责权限，请求上级单位批准的事项；（2）下级单位在工作中遇到新情况、新问题，请求上级单位解决和协助解决困难；（3）因某些工作事项比较复杂或涉及不相隶属单位，请求上级单位批转或转发所制发的文件；（4）对上级单位有关政策、规定中未明确的问题或工作中遇到的难以把握和确认的问题，请求上级单位指示或予以明确。,公文知识培训,2一般写法：一般由请示缘由、请示事项、结束语三部分组成。（1）请示缘由：即请示事项的原因、背景、理由和依据，特别要写清楚请示事项的重要性、必要性，以引起上级单位的重视；（2）请示事项：即写明请求上级单位给予指示或批准的具体事项；（3）结束语：常用“妥否，请批示”、“以上当否（妥否），请审批（批复）”或“特此请示，请批复”等作结束语。,公文知识培训,3请求批准的请示：指下级单位拟做某件事，但批准权限在上级单位，需要上级单位批准、审定时拟写的公文。重点：放在申述理由、重要性、必要性和可行性上，要注意理由一定要充分，报批方案（请示事项）一定要明确，有关材料要齐全、完整。,*（单位）关于*（事由）的请示*（主送单位）：为了*（目的），根据*（依据），我单位拟*（意图主旨）。现将有关情况和我们的意见报告如下：一、*（基本情况）。二、*（请示事项的必要性和可行性及其意义）。三、*（具体方案和请示事项）。妥否，请批示。*年*月*日,公文知识培训,（2）注意事项：（a）行文规则：请示应一文一事，一般情况下不得越级请示，不多头主送，不报领导同志个人，不抄送下级单位等；（b）陈述请示原因和理由时，一是理由要充分；二是尽可能地联系全局来说明请示事项的迫切性、重要性和必要性；（c）请示事项要具体明确，同时还要提出本单位的处理意见，表明本单位对请示事项的倾向性，请上级单位批复时参考；（d）注意行文语气，委婉、恳切，讲理由开门见山，明确具体；（e）请示件应给上级单位留出研究决策的时间，特别紧急的事项，除突发事件及法律、法规另有规定或上级领导另有交代的以外，应在请示中说明紧急原因。,公文知识培训,*请示应当一文一事：（1）请示一文一事，有利于上级单位及时研究批复，提高公文处理效率。（2）若一文多事某一请示事项存在问题，则会影响到其他事项的处理，使上级难以批复，还可能延误工作。,公文知识培训,（3）报告与请示的区别：“请示”和“报告”都是上行文，是行政机关公文使用频率较高且容易混淆的文种。常见的问题主要有：将“请示”文种用“报告”文种呈送上级机关，请求上级机关批复（答复），这样就容易贻误工作。因此，在撰写“请示”和“报告”时，要特别注意二者之间八个方面的区别。一是作用不同。“请示”是向上级机关请求指示、批准；“报告”是向上级机关汇报工作，反映情况，提出意见和建议，答复上级讯问，报送文件、物品等。二是内容不同。“请示”是本单位无力无权解决或按规定须上级批准之后才能实施的事项；“报告”是本单位职责范围内比较重大的工作或向上级机关建议，须上级机关知道的事项。三是容量不同。“请示”应一文一事；“报告”可多事一报，但不得夹带请示的事项。,公文知识培训,四是时间不同。“请示”应事前行文；“报告”可在事前、事中、事后行文。五是范围不同。“请示”一般只主送一个上级机关，不得多头主送或越级主送；“报告”可以主送几个相关的上级机关，其他上级机关也可以抄送。六是处理不同。上级机关收到下级的请示后，应及时批准、批复（答复），是办理件，下级应在收到上级批复（答复）后才能实施；上级机关收到下级的报告后，主要是了解情况，可以不答复，下级不用等待上级答复。七是篇幅不同。“请示”的篇幅比较短，一般不超过1500字；“报告”的篇幅相对较长，但一般不超过3000字。八是结束语不同。“请示”在结束时用“特此请示”、“特此请示，请批示”、“请审示”等；“报告”用“专此报告”、“特此报告”。,公文知识培训,*为什么报告中不得夹带请示事项？（1）请示和报告是两个不同的文种，上级单位对其处理的方式也有所不同。（2）请示的目的主要是用于向上级单位请示指示、批准，上级单位须给予答复；报告的目的则主要是供上级单位了解情况，向上级单位提供信息和建议，上级单位可只阅不复。（3）报告中夹带请示事项，往往达不到行文的目的，还会影响工作。报告中若涉及请示事项，应另行用请示行文，与报告严格分开。,公文知识培训,(三)函：用于不相隶属单位之间商洽工作、通报情况、征询意见询问和答复问题，请求批准和答复审批事项等。1函的种类主要有：征询意见函、请求批准函，答复意见和答复审批事项的函。2函的一般写法：发函：主要用于与有关单位商洽公务，向有关单位询问和请求批准事项等。拟写时，正文开头部分要交代发函的原因和目的，主体部分写商洽、询问和请求批准事项的内容，要写得具体、清楚、结尾常提出希望和要求，用语要得体；复函：主要用于针对来函作出回复，拟写时，正文开头部分要引述来函，然后用“经研究，现函复如下”过渡到下文，主体部分针对来函所涉及事项，逐一作出明确回复，结尾可用“此复”、“特此函复”等作结束语。,公文知识培训,3 写函注意事项：（a）行文简洁明确，用语把握分寸，证据平和有礼；（b）函用于商洽办理事项时，一般应写明办理时限，复函时则应迅速、及时；（c）发函时：函的标题一般为关于*的函，正文启承语一般为“现函告如下”，需要结束语的，如请求解决困难的函，可用“请予支持”等；（d）复函时：标题一般为关于*的复函，正文启承语一般为“现函复如下”，需要结束语的，如答复意见的函，可用“以上意见，请予考虑”等。,关于申请*的函*（主送单位）：为了*(目的)，根据*（依据），我们申请*。现将*有关情况和我们的意见函告如下：一、*（基本情况）。二、*（必要性和可行性及其意义）。三、*（我们的意见）。现将有关材料报送你们，请予审批。*年*月*日,公文知识培训,请求批准函：,关于*有关意见的复函*（主送单位）：你们关于征求*意见的函（文号）收悉。经研究，现将有关意见函复如下：一、原则同意*。二、*（具体意见）。*年*月*日,公文知识培训,答复意见函：,公文知识培训,（四）会议纪要：适用于记载和传达会议情况和议定事项。1会议纪要内容的写法：一般分为三部分：第一部分应写明会议概况，包括会议时间、地点、会议议程和进行情况以及对会议的总体评价等；第二部分是会议过程，常用“会议听取了汇报”、“会议传达了文件（讲话、会议）精神”等写法；第三部分是会议的主要精神，常用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”等习惯用语。2如果会议涉及内容多，可分条列项。3会议纪要可以“一文数事”。,*会议纪要（第*期）*（制发单位）*年*月*日*年*月*日，*同志主持召开*会议，*、*等同志（领导）参加了会议。*同志传达了*精神，通报了*有关工作情况，并作了重要讲话；会议听取了*关于*工作情况汇报，讨论了*；审议了*等*项*。会议认为，*。会议强调，*。会议指出，*。会议经过审议，议定以下事项：*。出席：*（单位）*（姓名）、*（单位）*（姓名）分送：*、*、*。,公文知识培训,会议纪要：,公文知识培训,4会议记录与会议纪要区别：（1）会议记录是忠实记录每个人的发言，来不及也不需要进行分析、归纳、理出要点。会议记录是整理会议纪要的依据。（2）会议纪要需对会议的全面情况进行分析、归纳、整理，抓住会议主题和要点，反映会议结论性的意见，尤其要以会议主持者和其他与会领导的意见为准。,公文知识培训,（五）公司行文规则：（1）行文应确有必要，注重效用。按照精简公文的要求，尽量减少发文数量；（2）一般不得越级行文，因特殊情况必须越级行文时，应抄送越过的单位；（3）同一事由公文，须同时主送不同上级单位，应分别编号，不得一文多投。,公文知识培训,第三部分 文书工作,公文处理：指公文在运转过程中的收文办理、发文办理、公文管理、公文归档等一系列相互关联、衔接有序的工作。,公文知识培训,一、收文：收文办理：收到各方面发送到本单位文件的办理过程。包括：签收登记审核拟办批办承办分发传阅催办归档等。1.签收：对外单位发送到本单位的文件做收文。紧急文件：注明具体要求时间，分清责任；机密文件：当面拆封，无误后签收，核对单位；信访函件：信封、内容要订在一起；,公文知识培训,2.登记：统计文件的帐目、工具，保证安全的必要措施，便于保管和保护，处理情况，便于统计数量。核对和交接文件的登记。必须登记的：上级机关来文；下级单位的请示报告，主送的要登记，对重要的传真，要按正式的文件做收文登记。3.审核：在收文办理中，对下级或平级单位的来文应当进行审核。审核的重点：（1）是否应由本单位办理；（2）是否符合行文规则。例如：是否越级请示，是否在报告中夹带请示事项等；（3）公文种类、格式是否规范，有关附件是否齐全等。,公文知识培训,*不符合要求的来文：非特殊情况下的越级行文、请示一文多事、多头主送、请示事项不明确、公文格式有重要纰漏（比如请示件未标注签发人、公文未盖章等）和缺少附件等；文种使用不准确、格式不规范等。4.拟办与批办：拟办：经审核，对符合规定的公文，综合管理部及时提出拟办意见送相关领导批示，然后交有关部门办理，需要两个以上部门办理的应当明确主办部门。紧急公文，应当明确办理时限。对不属于本单位职权范围或者不适宜由本部门办理的，应迅速退回综合管理部并说明理由。,公文知识培训,传文顺序：从大领导向下传送分管领导业务部门业务部门（送领导传批、传阅的公文，原则上按照领导的排序，依次呈送，领导之间一般不横传文件，由综合管理部组织传递，如遇到领导出差或其他原因不能阅批时，可注明事由转呈其他领导）5.承办：承办是指受文单位有关部门或工作人员根据拟办和批办意见，具体处理公文的工作过程，是公文处理程序的中心环节。主办部门：是指对公文办理负主要责任的部门，在实际工作中，有些公文的内容涉及其他部门的职能，需要多个部门共同承办，主办部门应主动与协办部门沟通情况，交换意见，并负责将办理结果结果及时通报协办单位。,公文知识培训,协办部门：是指在公文办理过程中，协助主办部门具体办理涉及本部门职能事项的部门。协办部门应主动配合，有效地协助主办部门共同完成任务。6.催办：防止漏办和拖延，紧急公文跟踪，重要公文重点催办，一般公文定期催办，催办的范围有政府、上级领导的批示，本单位例行会议做出的指示等，要催办，将文件催办情况定期汇报，对紧急文件，领导要亲自催办，转换环节加强工作、不要越位。特别地：审批公文时，对有具体请示事项的，主批人应当明确签署意见，并写上姓名和审批日期；审批人圈阅视为同意；没有请示事项的，圈阅表示阅知。,公文知识培训,二、发文：发文办理：以本单位名义制发公文的过程，包括拟稿、审核、会签、核稿、复核、登记、签发、缮印、用印、封发、归档等程序。1.草拟公文：指办文人员按照公文办理意图起草公文初稿的过程。草拟公文的一般程序：（1）主办部门领导向拟稿人交代清楚行文意图、行文依据、主要事由和有关要求。（2）拟稿人根据部门领导的要求拟制公文标题、正文、附件以及需要说明的相关资料。（3）拟稿人根据公文内容和公文处理的有关规定确定公文文种、发文字号、密级、缓急程度、主抄送单位、会签单位、拟稿人单位姓名等内容。,公文知识培训,草拟公文前要做好的准备工作：（1）了解有关背景，认真调查研究，充分占有资料，按照实事求是、切题的原则；（2）要认真学习和研究有关政策规定，做到合法合规，依法合理；（3）把握领导意图，主动争取领导对公文起草工作的指导；（4）确定行文方式，根据职权范围和隶属关系，正确选择行文方向、发文形式和文种；（5）设计文稿框架，根据行文目的，提炼主旨，编写提纲，安排结构，力求主旨正确、鲜明、层次清楚，思路清晰。,公文知识培训,2.审核：由综合管理部负责人审核签字。3.会签：凡涉及多个部门业务的公文，主办部门应当与相关部门取得一致意见后行文，由综合管理部送往相关部门负责人和分管领导会签。4.签发：由公司相关领导根据分管工作签发。特别地：a.签发公文应当符合存档要求。不得使用圆珠油笔和铅笔，不得使用蓝黑色和黑色以外其他颜色的墨水。b.签发后的公文，未经签发人同意，不得改动。,公文知识培训,5.复核：综合管理部秘书应当在公文正式印制和发出前进行复核。复核的重点是：排版格式是否统一、规范；审批、签发手续是否完备，附件材料是否齐全等；不符合要求的公文，不予缮印和发出；经复核需要对文稿进行实质性修改的，应当由综合管理部负责人复审后，征得签发人同意。6.校对：公文签发后，由综合管理部统一登记、编号、缮印，并以签发公文的原稿为蓝本，同打印的清样进行校对。校对的重点是：校正与原稿不符的部分；补正被遗漏的部分；校正错别字词；校正标点符号、图表方面的错漏；纠正格式方面的差错；查找公文中的疏漏。校对中发现问题后应当向公文审核人员反映，对实质内容的改动须征得签发人同意。,公文知识培训,7.缮印：对完成拟制程序的公文，由综合管理部按照规定的标准格式统一缮印。缮印时注意：缮印文件以负责人签发的原稿为依据，不得改动；印制的版面、格式符合规定；字迹清晰，页面整洁美观，页码不错不漏，双面印刷，左侧装订；公文所附的文件如为热敏传真纸，应复印后发送、存档。8.印章：印制成正式文本的公文，由综合管理部统一加盖印章。9.分发：制成的公文登记后，办公室应当按主送、抄送去向分别发送。,公文知识培训,三、电子公文 电子公文指以数字形式存储于磁盘、光盘等介质，依赖计算机系统阅读，处理并可在通信网络上传输的公文。1.电子公文的原则：电子公文与发文单位正式印发的公文具有同等效力；2.电子印章：电子印章的管理应等同于实物印章，各单位应指定专人负责保管，并在专用计算上使用；3.电子公文的收文和发文：对外发送的电子公文，应由文秘部门统一发送；各单位用于接收电子公文的计算机应全天开机收文，接收到电子公文后，要及时登记收文。,公文知识培训,谢 谢！,