公文写作培训课件.ppt

公 文 培 训,主要内容,一、公文的概念和种类二、公文写作的要求和流程三、常用行政公文写作方法四、公文写作错误案例分析五、公司合同管理规定六、公司档案管理规定,一、公文的概念和种类,公文是指党政机关、群众团体、企事业单位在办理公务中经常使用的具有惯用格式的公务文书。,公文的类别,公文种类主要包括：命令、决定、公告、通告、通知、通报、议案、报告、请示、批复、意见、函、会议纪要等共计13 种。,行文关系,是各级党政机关、各个部门和单位之间的 组织关系和业务关系在公文运行中的体现。一般可分为相互隶属关系，平行关系，不相隶属关系。,行文方向,一定的行文关系，规定和约束了公文按照一定的方向运行，通称为行文方向。行文方向分为上行文、平行文和下行文。上行文是指下级机关向上级机关报送的公文，如请示、报告等。下行文是指上级机关向所属下级机关的行文，如决定、指示、公告、通告、通知、通报等。平行文指同级机关或不同隶属机关之间的行文，如函等。,三、公文写作的要求和流程,公文写作要求,内容务实观点鲜明材料可靠符合规范,公文结构用语,开头用语：为（了）、关于、由于等结尾用语：为要（盼）、特（专）此通知称谓用语：本人、本公司、你局、贵方、该公司、该项目承启用语：为（对、因、据）此、鉴于、总之、以上等经办用语：经、已经、业经、现经、兹经等征询用语：当否、妥否、是否可行、意见如何等期请用语：期、盼、拟请、恳请、报请、特请等,公文写作一般步骤,写作准备拟定提纲草拟初稿征求意见反复修改制版印刷,1、写作准备,思想准备，即作者理论修养、政策水平的准备主要内容和材料的准备，即事先准备围绕主题所要采用的观点和材料，做好去粗取精、去伪存真的甄别工作，对其使用勾勒出一个大体的轮廓，并根据阅读对象的特点有所侧重。,2、拟定提纲,在明确写作意图、目的、内容并充分准备材料后，需理清思路，安排文章的整体布局，以提纲的形式体现出来。可粗略拟出标题和各层次的要点，也可细致拟出大小标题和各层次 主要内容及段落分布。,3、草拟初稿,是公文正式写作的开始环节，也是非常重要的环节，初稿撰写不顺利，就难以高效率完成既定任务。首先尽快进入写作状态，搜索、串联各种信息，按照提纲顺序，专心致志、一气呵成。其次要力争达到“严、准、精、快”四个要求。,4、征求意见,初稿是公文的雏形，先不急于对文稿从内容到形式做大的修改，可交给领导或其他熟悉情况又有一定写作经验的人帮助修改。如涉及其他单位或部门，需广泛征求各方面意见，把搜集到的意见进行认真研究，深入实际，进一步了解情况、提高认识。,5、反复修改,经过征求意见阶段的再认识后，作者对文稿进行再加工和润饰工作。修改范围主要包括：深化主题、审阅内容、调整结构、修正语句和确认标点符号。一般程序：反复阅读，从整体把握文章结构，然后从大的段落、观点上进行修改，再就每一具体问题进行修改，最后再逐字逐句加以推敲。,6、制版印刷,修改后的文稿经领导签发即转化为“定稿”，它是印制正本的依据和存档的文本。需注意用纸规范、格式规范、书写规范。,四、常用行政公文写作方法,公文的结构，总的来看包括以下两个部分：,公文的外部形式：格式，即国家标准规定的固定格式。公文的内部组织：内容，即公文的主体部分。,一、排版规格 正文用3号仿宋体，一般每面排22行，每行排28个字。二、装订要求 公文应左侧装订，不掉页。无坏钉、漏钉、重钉。三、公文用纸及版面尺寸采用国际标准A4型纸，尺寸为210mm297mm公文用纸天头（上白边）：37mm1mm公文用纸订口（左白边）：28mm1mm版心尺寸：156mm225mm,1、公文版面及装订要求,2、公文的结构及要素,结构：文头、主体、文尾。要素：发文机关标识、发文字号、签发人、标题、主送机关、正文、附件说明、印章、成文日期、附注、主题词、抄送机关、印发机关和印发日期等。,文头部分,公文的文头，又称版头，包括文件名称、发文字号、签发人等项内容。位于公文首页上端，一般约占A4型公文纸的1/3或2/5面积。,文件名称：由发文机关全称或规范化简称后加“文件”两字组成，一般采用小标宋体字，用红色标识。字号一般应小于22mm15mm(高宽)，上行文距版心上边缘为80mm。发文字号左空一格，用3号仿宋体，签发人右空一格。只有上行文才需注明签发人，签发人姓名用3号楷体字。,主体部分,公文的主体，是公文最主要的部分。包括标题、主送机关、正文、附件、发文机关、印章和成文日期等要素。,红线下空2行为标题位置，用2号小标宋体字。主送机关在标题下空1行，左侧顶格。正文用3号仿宋体字，每面22行28字。小标题用3号黑体字。,附件在正文下空1行左空2字标识，附件名称后不加标点。附件应与公文正文一起装订，并在附件左上角第1行顶格标识“附件“。成文日期右空4字，中文小写。,加盖印章应上距正文1行之内，端正、居中下压成文日期，印章用红色。当公文排版后所剩空白处不能容下印章位置时，应采取调整行距、字距的措施加以解决，务使印章与正文同处一面，不得采取标识此页无正文的方法解决。,当印章下弧有文字时，采用中套方式，即印章中心线压在成文日期上。,当印章下弧无文字时，采用下套方式，即仅以下弧压在成文日期上。,文尾部分（版记）,包括主题词、抄送机关、印发机关、印发日期、附注和页码等内容的规定。,“主题词”用3号黑体字，居左顶格标识，后标全角冒号。词目用3号小标宋体字，词目之间空1字，一般不超过五个。抄送机关左空1字，后标全角冒号，抄送机关间用逗号隔开，回行时与冒号后的抄送机关对齐，在最后一个抄送机关后标句号。印发机关左空1字，印发日期右空1字。印发日期以公文付印的日期为准，用阿拉伯数码标识。,20mm,发文机关全称下4mm处为一条武文线(上粗下细)，距下页边20mm处为一条文武线(上细下粗)，两条线长均为17cm。每行居中排28个字，首页不显示页码。,信函格式,公文的内容,标题 主送机关 正文（开头、主体、结尾）附件 生效标识（成文时间、印章）,一般由5个部分组成：,1、常用标题（不带发文机关）,事由文种 例：关于省政府部门精简会议严肃会风的意见 只有文种常常是带周知性的不重要的公务 例：通知,如果有明确“主送机关”的要标明，如果是面向机关全体人员或者社会群体的，公务是周知的、重大的，一般不写。,2、主送机关,（1）开头比如依据什么情况，因为什么原因、由于什么事件等；常用“目前”、“根据”、“鉴（由）于”等开启。或者交代目的：常用“为了”等。一般以一个或两个自然段完成，不必做过多的阐释。,3、正文,（2）主体 有时又称为事项，是公文的核心部分。如果比较简单就一气呵成的写完。如果比较复杂，就采用分条列项或用小标题的方式来写。如果运用序码，顺序是 一、（一）、1、（1）共四层。,（3）结尾根据情况来决定，可以不要，但一般都有。结尾有两种写法：一是提出措施和要求，或者加以强调，或者提出请求。二是使用专用语如：“请予批准（审议、批示、批复、批转执行、遵照执行）”、“特此通知（通告、公告）”等。,附件是随正件一并发出的其它文件或材料。常见的有两类:一是对正文补充说明的参考资料，如照片、图表、统计表、其它文字材料等。二是专门为上级机关报送或者向下级机关批复的附件。,4、附件,成文时间是公文形成与生效的时间标志。单一机关制发的公文在落款处不署发文机关名称，只标识成文时间。,5、生效标识,通知 请示与报告 函,几种常用公文的写作要点,根据国家行政机关公文处理办法的规定，在13 种法定行政公文中选择出3种常用的规范性公文如下：,通知是“批转下级机关的公文，转发上级机关和不相隶属机关的公文，传达要求下级机关办理和需要有关单位周知或者执行的事项，任免人员”时使用的公文文种。是行政机关、党务机关均使用的法定文种。多为下行文。,1、通知,开头部分 发布通知的背景、原因和目的。文字简明扼要，并以“现通知如下”、“现将有关事项通知如下”、“为此，特作如下通知”等类似的过渡语句引领下文。主体部分 写明告知或要求办理、执行的具体内容。结尾部分 独立成段，主要是要求、希望、建议等。常用“特此通知”、“以上通知，望认真执行”结尾。,通知,请示是“向上级机关请求指示、批准”时使用的公文文种。请示的特点：针对性、呈批性、单一性（一文一事，只写一个主送机关）、时效性。,2、请示与报告,报告适用于向上级机关汇报工作、反映情况、提出意见或者建议，答复上级机关的询问。报告属上行文，一般产生于事后和事情过程中。切忌将报告提出的建议或意见当作请示，要求上级指示或批准。,开头部分 请示原由（合理充分，强调其重要性、迫切性和必要性）主体部分 请示事项（条项清楚、具体明确）结尾部分 请示要求（是向上级机关提出肯定性的请求），常用结语“当否，请批示”，“妥否，请批复”，“以上请示，请予审批”等。,请示写作要点,开头部分 概括说明全文主旨，开门见山。将一定时间内各方面工作的总情况，如依据、目的，对整个工作的估计、评价等作概述，以点明主旨。主体部分 内容要丰富充实。作为正文的核心，将工作的主要情况、主要做法，取得的经验、效果等，分段加以表述，要以数据和材料说话，内容力求既翔实又概括。结尾部分 要具体切实。写工作上存在的问题，提出下步工作具体意见。最后可写“请审阅”或“特此报告”等语作结。,报告写作要点,相同之处 两个都是写给上级的上行文，公文里都有陈述意见，反映情况的内容。不同之处 第一，时间有别。请示跟报告相比，时间要求更紧迫。请示写的情况是未解决的，属于将来时，报告写的情况是已做过的，属于过去时；第二，内容的侧重点有别。请示着重于请示批准，报告着重于汇报工作；第三，要求有别，请示要求上级必须回复，报告则不必，只供上级参考。,两者区别,函适用于不相隶属机关之间相互商洽工作、询问和答复问题，向有关主管部门请求批准等。函的适用范围广泛。在行文方向上，可在平行机关之间行文，也可以在不相隶属机关之间行文，其中包括上级或下级机关。,3、函,正文一般包括三层：简要介绍背景情况；商洽、询问、答复的事项和问题；希望和要求，如：“务希研究承复”，敬请大力支持为盼”等。特定结尾语还有“特此函询”、“请即复函”、“特此函告”、“特此函复”等。有的函也可以不用结束语，如属便函，可以像普通信件一样，使用“此致”、“敬礼”。,五、公文写作错误案例分析,提问：这份文件上有什么错误？,答案：详见P27,案例一,案例二,语言表述方面,1、我们的请示已送去一个多月，你们为什么迟不予批复？,口气骄横。改为：我单位请示已于月日报送你单位，至今尚未得到批复。,2、贵校府高庭阔，物实人济，且具宽大为怀，救人之危的美德。以上区区小事，谅贵校不难解决。,过于酸腐，不是现代书面用语。改为：贵单位物力人力都较充足，希望此事大力援助为盼。,过于口语化。改为：此款由你单位自行解决。,时间、地点要素模糊，使用不适当的修辞。改为：会议时间：下午3：00。会议地点，二楼大会议室,过于口语化。改为：在全体同志的共同努力下,3、这笔钱怎么解决，你们看着办好了。,4、会议时间是午睡以后，地点在宽敞明亮的二楼大会议室,5、这项工作经过咱们大家的共同努力,五、公司合同管理规定,合同需要经办部门签订合同不得少于6份（公司不得少于4份）。合同签约方由合同经办部门领出后分发。合同签订需给缪总、陈总签字的文件请参考财务部关于资金管理审批权限的通知。经办部门移交合同资料时，需注意合同呈报必备文件：合同审批单；营业执照；税务登记证；资格证书；其他证明材料；担保函（如分公司等非独立法人签署合同需提供）；法定代表人授权委托书（非法定代表人签署合同需提供）；法律意见书；合同及方案附件。注：签约方提供的十五条25项文件复印件应加盖公章；6、7项文件应为原件。接收合同资料时如以上第4项内容任一内容有缺，行政部拒不签收入档，如以上原因造成的损失由各部门自己承担。经济合同需支付款项时请经办部门在移交行政部归档1天后把已签合同呈批单及填写经济合同支付审批单逐级按单子请领导签字后交由财务付款。,合同归档流程图,如下图：,预算部审核,财务部审核,工程部审核,与管理相关合同,与工程相关合同,经办部门分管领导审核,缪总审核,陈总审核,行政部审核合同签订要件,加盖合同章,行政部编号（经李主任审核）,50万元人民币以下含50万元,50万元以上500万元人民币以下含500万元,法律部门审核,六、公司档案管理规定,（一）档案归档的程序：收集、整理、鉴定、保管、销毁、统计、检索、编码、利用。,（二）立卷归档的要求,各部门兼职档案员应在规定的归档时间内，把整理审定完毕的档案资料，递交行政部立卷归档。移交档案需填写移交清单，移交清单一式二份，双方签字后各执一份。归档的文件资料必须完整、真实、准确，请示和批复、印本和底稿、正文和附件必须立在一起立卷时应编制好案卷目录，把文件的作者、标题、日期等项目填写清楚，概括而简洁地拟写好案卷标题，把案卷内容表达出来，装订整齐、牢固，无论何金属物，填写备考表，注明保管期限。填写案卷一律用黑色碳素笔或黑水钢笔，禁止用圆珠笔或铅笔，字迹应清楚、准确。立卷应以本部门形成的文件为主，根据文件形成的特点，保持文件间的历史联系，适当照顾文件的保存价值，使案卷能正确反映公司生产活动状况和面貌。立卷应以部门为主，结合其他特征的方法组卷，把有密切联系的文件组合在一起。立卷应把上级文件与本公司文件（除请示、批复外）按保管期限和文件年限分开立卷。立卷归档后，发现需立卷的文件资料，可按立卷原则进行插卷。文件组成案卷后，卷内文件应按照一定规律进行排列，系统地反映问题，做到查找方便。各种实物档案（奖品、奖杯、锦旗、奖章、证书、牌匾、馈赠品等）归档必须有原件，并保持其完好无损。声像档案摄录必须详细记录事由、时间、地点、主要人物、背景、摄录者，归档声像资料必须是原版、原件、清晰、完整。,（三）立卷档案归档方法,所有资料应明确列表，进行电子版和纸质版的保存；归档资料应注明生文(编制)日期、资料编号、资料名称、内容、盖章(编制)单位、页码、载体形式(光盘 纸质 图纸)、原件/复印件、备注等情况；根据本部门的实际情况,按政府部门、单位、事项来划分明细，按日期先后进行存档。,技术成果类如图:,光盘类如图:,合同类如图:,政府批复类如图:,（四）档案的借阅,档案主要供本公司利用，一般不外借。如情况特殊，外单位人员须持介绍信，并经公司领导批准，可查阅无密级档案。各部门工作人员可直接查阅属本部门业务工作范围的档案资料。如需查阅非本部门的重要文件和有密级档案，须经公司领导或原形成档案的部门领导批准，方可借阅。档案的借阅者应负责档案的完整和完全，不得私自影印、复制、翻印，不得擅自拆散、调换、抽取、污损、加标注证，不得转借，如有违纪，酌情处罚。对珍贵或易损的档案，应制成复制品提供使用。复制可采用复印、照片、重印副本、摘录等方式。复制件应仔细校对，与原稿无误后，注明档案编号，然后提供使用。如有必要，给复制件加盖公章，以示复制不会有误。必要时，行政部应对所提供档案出具证明，证明材料写好后应仔细校对和审查，加盖公司印章后才有效。行政部证明材料只能证明某事在档案上有无记载，而不能对某事下结论。档案管理员不可擅自以档案资料作解释或下结论。档案一般不得借出行政部。如有特殊情况，可以作短期外借，最多为十天，但必须经有关领导批准并办理借阅手续。如延长借阅时间，须办理续借手续。逾期不还者，档案管理员要及时催还。借阅档案须妥善保管，若有遗失，将根据档案的价值和数量报公司领导批准后，责令其赔偿一切损失。,谢 谢！,