XX县供水公司水表检定站服务质量管理原始记录和数据处理管理程序.docx

1目的为满足质量体系要求或为体系各要素运行提供有效的客观证据，达到检定的再现，必须对质量体系的原始记录进行有效的控制和管理，为验证、预防措施和纠正措施提供依据。2范围本程序适用于质量体系活动中检定记录的收集、识别、检索、存取、储存、维护和处理的管理。3职责和权限3.1 办公室负责对原始记录的格式的编制、修改和印刷。3.2 核验人负责对原始记录的质量抽查和审核。3.3 微机操作员负责对原始记录的控制管理和数据的录入。4工作程序4.1 记录格式的编制、审定4.1.1 原始记录格式的编制、修改由办公室根据工作的实际需要提出，填写“记录编制/更改申请表”，由公司总经理审核后印刷，4.1.2 记录格式应能体现记录的完整性、各类表格之间的统一性及内容的系统性。4.2原始记录的使用4.2.1原始记录应在进行工作时及时填写，填写要正确、完整、清晰、明了。4.2.2记录发生错误时，只能划改，不能涂改。对记录的所有改动应有改动人员的签名或盖章。4.2.3本公司检定工作原始记录的使用管理：a）原始记录可包括记录表格、检定合格证书、报告等。b）保存记录的范围包括原始检测数据和导出数据、检定记录及检定证书。c）记录内容应包含足够信息，以便识别不确定度影响因素，并保证该检定在尽可能与原来条件下能够复现。d）记录应包括授权签字人员、检定执行人员和核验人员的签名。e）如果检定规程对原始记录有明确规定的，应按规定的要求执行。4.2.4本公司检定工作原始记录的数据处理a）本公司检定工作的“水表检定记录”为各口径水表检定的通用记录,根据水表口径的大小、水表检定规程的要求填写“水表检定记录”中的各流量值和其它检定环境参数；b）检定得出结果后，为了对误差数据处理的统一，根据JJFIO27-1991测量误差及数据处理技术规范（试行）要求检定结果或误差数据保留至小数点后两位。4.3原始记录的标识4. 3.1原始记录应予以标识，标识内容为：a）原始记录的名称（标题）；b）原始记录的编号，按文件控制程序中的体系文件编号规定办理;c）原始记录的序号。4.3.2原始记录的序号的编写原始记录的序号按文件控制管理程序第4.2“文件编号”规定编写4. 3.3磁带、照片及软盘等声像记录，在其包装上标识该原始记录的名称内容、制作时间等相关信息。4.4 原始记录的收集及发放4. 4.1各部门按管理体系文件规定而形成的记录和传送来的质量信息记录，指定专人负责收集、整理，重要的原始记录要及时将原始记录原件送办公室存档，办公室填写“记录归档登记表”部门存放复制件。5. 4.2收集与整理的时间，由部门根据不同的记录按月、年的时限整理、汇总、立卷。6. 4.3原始记录分项目按月份装订成册，封面打印原始记录名称、时间等。7. 4.4体系运行的原始记录经审批后由办公室统一印刷，发放时在“记录领用登记表”中做好记录。4.5 原始记录的查阅4.5.1一般的记录需要查阅时，经记录保管人同意，由查阅人填写“记录查阅/借阅登记表”，部门盖章，部门领导批准后方可查阅；4.5.2需要查阅办公室存档的重要记录时，由查阅人填写“记录查阅/借阅登记表”，部门盖章，质量负责人批准后方可查阅。4.5.3外单位人员需查阅记录时，必须凭其单位介绍信或身份证，经记录保管人同意，填写“记录查阅/借阅登记表”，质量负责人批准后方可查阅；4.5.4原始记录一律不得外借、复制、遗失或毁坏，查阅时不得涂改，阅后立即归还，且只限于现场查阅。4.5.5属于顾客保密的原始记录，必须经质量负责人同意，本公司总经理批准后方可查阅。4. 6记录的保存4.6. 1记录的保存期a）仪器使用记录和环境条件监测记录保存期为24个月；b）仪器设备的损坏、故障、更新、修理记录长期保存直至仪器报废为止；c）人员培训、考核记录长期保存，直至人员调离本系统为止；d）原始记录保存期:标称口径25mm及以下的水表原始记录保存期限一般不超过6年;标称口径25mm至50mm的原始记录保存期一般不超过4年;标称口径大于50mm或常用流量Q3超过16m3h的水表原始记录保存期为2年。4. 6.2原始记录应保存在资料柜或橱柜中，存放整齐，应能防盗、防蛀、防潮、防尘。4.7原始记录的保密及销毁1. 7.1查阅人员未经许可，不得查阅无关的记录，不得擅自摘抄，不得失密和泄密；4. 7.2记录保管人对所保管的记录负有保密责任，谨防发生失密事故；5. 7.3存放在计算机中的原始记录必须采取加密措施，并用磁盘或光盘备份副本；6. 7.4记录保管人工作调动时，必须办理移交手续；7. 7.5发现失密、泄密现象，应立即向质量负责人汇报，并采取补救措施,并对事故责任人进行严肃处理，后果严重的给予纪律处分。8. 7.6业务室应定期鉴定、清理超过保存期和保存价值记录。若需销毁的,应填写“记录销毁审批表”报质量负责人同意后，由办公室派专人监督销毁。5相关/支持文件9. 1PG/LYJCB501-20XX文件控制管理程序5. 2PG/LYJCB502-20XX记录控制管理程序5.3JJF1027-19XX测量误差及数据处理技术规范（试行）6记录记录名称编号存放使用地点水表检定记录PG/LYJCD70301-20XX计量科水表修理记录PG/LYJCD70305-20XX计量科