会议管理办法.docx

会议管理办法1 .职责/权限：行政人事部：公司会议室的日常管理，会议室的统一安排。会议的接待工作。 会议室的日常清洁。行政人事文员：公司例会的接待与会后的台面整理工作。部门文员：部门会议的接待与会后的台面整理工作。2 .会议的组织：2.1 公司例会由行政人事部负责组织，行政人事文员负责茶水接待与会后 的台面整理工作。2.2 部门会议由各部门自行组织，部门文员负责茶水接待与会后的台面整 理工作。2.3 会议准备：会议都必须有目的、有计划和有组织地进行，对会议应做 出事先安排与准备，是实现会议目的的首要条件。2.4 拟定会议内容：决定会议目的，归纳会议事项与要点。2.5 确定参会者。2.6 决定会议方式。2.7 选择开会时间、地点。2.8 拟定议事日程。2. 9 会场布置：会议空间安排、会议座位安排、会议用品及设备调配工作。1.1 10会议通知：通知内容包括：会议地点、时间、出席人员、主持、会议 内容、议程、注意事项等等。2.11 会前审核：会议的一切准备工作就绪后，必须做好最后审核，以免出 现重大的疏漏。2.12 会场准备：扩音设备、投影、桌椅、资料、照明、温度、空气及噪音 等问题、茶水。2.13 会中事务：签到、会场服务、分发会议文件的资料、内外联系、传递 信息、会场秩序。2.14 14会议记录。2.15会后工作：撰写会议记录或纪要、议定事项的检查催办。3 .会议室使用:会议室使用须向行政人事部统一提出申请，由行政人事部统一安排。4 .会议纪律：4.1 实行会议签到制，不得无故缺席，有事不能出席者必须事先向召集人 请假。4.2 按时到会，不准迟到和早退。4. 3会议期间不得接听电话和接待客人，关掉或消音所有个人通讯工具。5. 4 会议室内严禁大声喧哗与来回走动。5 .会议要领：要严格遵守会议的开始时间。要在开头就议题的要旨做一番简洁的说明。要 把会议事项的进行顺序与时间的分配预先告知与会者。6 .注意事项：6.1 发言内容不得偏离议题。6. 2发言内容不能出于个人的利害或进行人身攻击。6. 3个人发言时不可长篇大论，滔滔不绝或过于冗长。6. 4不可取用不正确的资料。6. 5不要尽谈些期待性的预测。6. 6发言不可不懂装懂，胡言乱语。6. 7尽量不要谈到抽象论或观念论。6. 8发言的内容应该朝着结论推进。6. 9主持人应当引导在预定时间内做出结论。6.10 讨论会议发言者不可过于集中于某些人。6.11 小组讨论会议不可从头到尾沉默到底。6. 12全体会议人员都应专心聆听发言。6.13不可打断他人的发言。6 . 14不可对发言者吹毛求疵。6.15 在必须延长会议时间时，应取得大家的同意，并决定延长的时间。6.16 应当把整理出来的结论交给全体人员表决确认。6.17 应当把决议付诸实行的程序理出，加以确认。7 .其他:主持会议须知：注意开会时间。了解会议目的。善于引导参与讨论、避免混乱与偏离主题、自由地表述意见、注意整理归纳、应付和表 决、应获得结论。参加会议须知：研究会议的目的、宗旨、议题及有关资料、准时出席、发言 力求简要明确、要有利于企业整体利益、避免无关的话题、 反驳应注意态度和语气、不能争吵不休喋喋不休、应服从多 数人的决定。会议中提问方法：间接提问、直接提问、反问、用正确的语言、语气要亲切、 提问的顺序、促人思考、重点说明、应说明所提问题的重 点O8 .附公司会议名录：略。