例会管理制度(附表单4份).docx

主题：例会管理制度共2页第1页编号：页版号：A/0生效期：1 .目的：为加强公司内部各部门之间的沟通和联系，保证各项工作顺利进行，实行层层指 导工作的管理链条以提高执行能力，特制定本制度。2 .适用范围：所有部门及车间3 .会议分类及安排：详见附后例会安排明细表；4 .会议准备4.1. 所有会议主持人和召集部门应作好有关会议的准备工作，如拟好会议议程， 汇报总结提纲和工作计划、备好坐位、通知与会人员等；各部门还须在部门述职例 会召开前3天以电子版的形式提交“述职报告”（即部门总结）予总裁办统一整理以 便提交总裁助理以上人员阅示；4. 2.凡列入例会计划的会议，如需改期，或遇特殊情况需安排新的其他会议时， 召集部门应提前2天报请总裁办调整会议计划。未经总裁办同意，任何人不得任意 改变正常例会计划。4. 3.各部门会期必须服从总裁办统一安排，部门小会不应安排在公司例会时间同 时召开，（与会人员不发生时间上的冲突除外）应坚持小会服从大会，局部服从整体 的原则。5.会议纪律5.1. 与会人员需提前5分钟到达会议召开地点，同时将手机处于无声状态，不得 迟到、早退或缺席，特殊情况不能按时到会者，需提前2小时向总裁办或会议召集 人请假。5. 2.会议期间与会人员要认真听取会议内容并做好相关记录；5. 3.与会人员不得中途退席，特殊情况需经会议主持人同意后方可离开，离开时 应轻声入、出座位，尽量不干扰会议正常进行；5. 4.与会人员在会议期间应坐姿端正，不得接听电话（特殊情况除外）、大声喧 哗、来回走动，禁止交头接耳开小会；5. 5.与会人员不可无故打断他人的发言，不可对发言者吹毛求疵；与会人员在发 言时应尽量简洁并使用普通话，避免上报日常、常规工作的流水账。6. 6.如有违反会议纪律者，处以10元-50元的罚款。7. 会议记录、决议的形成与签发会议记录6. 1. L 一级例会的会议记录由总裁办在例会结束后1个工作日内，以书面形式发到 各与会部门，同时以电子邮件形式发送到XXX同时抄送给有公司邮箱的与会部门主 管；6.1. 2.二级例会的会议记录在会议结束后的1个工作日内由会议召集部门以书面形 式发到各与会部门，并将书面和电子版的会议记录同时交总裁办统一备案；6.2. 3.各部门主管在参加一、二级例会后2个工作日内需将会议精神在该部门内部 传达，会议特别规定的内容除外。6. 2.会议决议6.3. L总裁或总裁助理召开的所有会议形成的决议，由总裁秘书统一记录于总裁 工作指导书后在当天内交由任务落实有关责任人签名确认，然后再由总裁秘书落 实在各部门的To Do List中。责任人不得无理由拒签，责任人如需对会议上所 做的决议做出修改，须经总裁或总裁助理同意后方可修改。6. 2. 2.其它会议所形成的决议，会议主持部门需将责任人签名确认后的会议决议 （含电子版）交总裁办，并由总裁秘书统一下达到相关部门的To Do List中以 便公司统一跟进。7.本制度由总裁办负责解释，自公布之日起执行。附表1：会议通知书附表2：会议记录附表3：总裁工作指导书例会安排明细表级 别会议分类主持人时间安排与会人员记录 人会议内容级 例 会总裁例会总裁不定期第四梯队以上 人员总裁秘书安排部署公司重大事项，决定有关制 度、政策的实施以及第四梯队以上人 员的任免等事项。部门述职 例会总裁或总裁助 理每季度1次第三梯队以上 人员总裁 秘书汇报上季度工作完成情况，总结、分 析工作中存在的问题并做出相应整改 措施，阐述下季度工作计划。部门经理 例会总裁助理每月2次或由总裁 办根据To Do List 中未完项目随时提 清召开各职能部门负 责人总裁 秘书加强部门间沟通及配合，研讨工作中 的具体问题以协调解决，检查贯彻公 司重要工作任务的落实情况。级 例 会管理小组 例会各管理小组负 责人不定期各管理小组成 员小组 成员协调处理小组各自具体所负责的工作 事项。生产调度 例会分管领导或管 理总监每周1次生产部主管、部分职能部门 负责人生产 文员汇报、分析生产计划执行情况，调度、 平衡生产进度，解决各车间不能自行 解决的重大问题。成本分析 会财务总监每季1次按会计内容召 集有关人员会计 人员汇报、分析各车间的生产成本，揭露 问题点并提出改进措施以提高公司效 益。技术工作 例会（含生 产技术准 备会）技术总监每月1次技术总监办负 责人、部分职 能部门负责人技术 文员总结当月技术改造、新产品开发、日 常生产技术准备工作计划的完成情 况，布置下月技术工作任务、研究确 定解决有关技术问题的措施方案。质量分析 例会品管部负责人每月1次品管部主管、部分职能部门 负责人品管 文员总结上月产品质量情况，讨论分析质 量事故（问题）、研究决定质量改进措 施。人力资源 管理例会人力资源部负 责人每月1次人力资源部主 管、部分职能 部门负责人人事 文员总结当月人才储备以及人员流动等人 事情况，并对新入职员工进行定位及 评估。安全工作 例会（含治 安、消防工 作）行政部负责人每月1次部分职能部门 负责人、安全 员、各车间主 任行政 文员汇报总结上月安全生产、治安、消防 工作情况，检查分析事故隐患，研究 确定安全防范措施，部署当月安全管 理任务。级 例 会部门例会各部门负责人每月1次部门所有人员总结上月工作情况、部署本月工作任 务。订单评审 会生产部、外贸组 负责人每次的批量订单生产部、外贸 组相关人员分析新到订单，以便合理安排生产合理化建 议评审会总裁助理每月1次各部门负责人总裁 秘书评审当月合理化建议四 级 例 会部门、车间 早会部门、车间负责 人每天上班前15分 钟所有员工总结昨日工作，布置当日工作任务和 注意事项。附表1XXXXXXX有限公司会议通知会议时间：会议名称：会议地点：曲人（部门）：人员：与会人员签到表姓 名签到栏姓名签到栏请以上人员准时到会，不能到会者提前通知，无故不参加者给予20元/次的罚款。XXXXXXX有限公司会议记录页码：共一页之一页会议名称:会议时间：年 月 日时分主持人:记录人:与会人员:发言人会议内容处理意见完成口期责任人总裁工作指导书XXXXXXXXX有限公司会议主题：主持：与会人员：序号决议内容摘要完成日期执行部门责任人责任人签名确认备注1234567会议日期：年 月日时