可再生能源微电网示范项目90MWp光伏发电工程项目物资材料采购管理规划方案.docx

可再生能源微电网示范项目90MWP光伏发电工程项目物资材料采购管理规划方案8.1物资管理组织机构8.LI物资管理任务与目标工作范围负责物资材料及设备的采购与仓储管理，以及业主提供设备材料的卸装车与仓储管理。物资采购范围包括：管桩、钢筋、线材、板材、型材、水泥、接地材料、封堵材料、电缆、逆变器、箱式变压器、光伏组件、支架、变压器、高压电气设备等建筑安装工程材料。业主提供物资工作范围：提交需用计划、传递供货信息、卸装车、开箱验收、出入库手续管理、核销等。工作要求安排具有丰富的物资管理工作经验，具有成熟、健全、有效的物资管理运转体系。在长期工程建设中，我公司培养了一大批物资管理人才，熟悉火电、核电、风电、送变电、新能源等各项目物资管理流程与要求，尤其光伏电站作为我公司新型产业相比传统产业更为重视，将在本项目中选优派遣；将我公司在多年的工程实践中形成了先进的物资管理理念与管理方法，在本工程中进一步实施集约化、精细化管理。为保证工程如期优质竣工移交投产，现场项目部将组建高效的物资管理机构，建立严密的管理制度，编制科学的工作程序，配备合格的工作人员，配置工作所需设施，采用物资信息化软件管理手段，确保物资供应按时、保质、保量，各项管理制度化、规范化。工作目标管理目标一严格履行合同，确保合同IO0%实现。一实现货物定位管理。一开箱验收率100%O一资料齐全率100%O一确保无重大责任质量事故，在国家有关规定允许货损范围内，货物验收移交完好率100%。一加强与顾客沟通，及时收集顾客意见及反馈信息并做出及时合理的答复，确保顾客满意率达到90%以上。质量指标1）设备材料验收品种、规格、数量准确率IO0%；2）信息录入率、及时率、准确率工98%；3）资料齐全率100%；4）在库物资完好率100%；5）物资发放准确率100%；6）帐、卡、物、证相符率100%；7）人身伤亡零事故；8）机械、设备、交通零事故；9）竣工资料及备品配件与机组试运行一个月内移交；10）客户满意度98%。机构设置现场项目部物资管理的归口部门为物资管理科，与业主物资管理部门、监理公司、物资供应商接口。项目经理主管物资管理科，物资管理科科长是现场物资管理安全、生产和管理第一责任人，全面负责物资管理各方面工作；保证现场设备仓储管理工作有序进行；协调处理内部和相关方的关系；处理一般安全质量事故和未遂事故。物资管理科设立采购计划组、设备管理组、仓库综合组、运输卸运组、内部管理组等，明确岗位职责、分工、工作接口。项目物资管理科配有独立、专门的装卸机具及完善的管理人员，与主体工程的机具、人员相分离，以保证做到一天24小时内随时有机具、工人卸车。人员配备我公司物资管理部将选拔个人素质好、文化水平高、具有一定专业知识与管理经验的物资管理人员，加入到本项目工程建设中，以组建一支综合素质高、管理能力强、业务水平好、工作经验丰富的物资管理队伍。物资管理科配备专职设备保管员2人，包括安装1人、电气专业1人，资料管理员1人；专职自购设备和材料保管员2人（我方将根据实际情况适当调整）。8.2物资（材料）采购计划与程序8.2.1采购调研与准备我公司针对本工程使用的材料进行了大量的市场调研工作。通过网络查询、电信联络、资料查阅、源地考察等手段，结合我公司所承建大型重点工程中对材料市场和材料采购的经验，对潜在供应商进行了市场摸底调研，进场后立即按程序进行评审，项目部将邀请业主参与进行实地考察，对供应商供货的同类材料已完成工程实例进行调查与考证，以保证我公司的评价活动具有足够的凭据与可靠性，以保证得到业主认同。8.2.2物资采购方式公司物资管理部和项目部物资管理科将根据市场条件及外部其它因素确定相应的采购方式，将以招标采购、货比三家采购方式为主，其它采购方式作为辅助。招标采购对于采购价超过20万元以上的物资采购，物资管理部门将引入市场竞争机制，招标采购，公开招标或邀请招标，比质比价。原则上由公司本部组织招标活动，按公司物资采购招标管理制度执行。项目部由物资管理科、施工管理部、施工管理部（质检）等共同配合编制招标技术文件。采取邀请招标形式，在合格供应商中选择3家及以上供应商，邀请供应商投标报价。需要时，物资管理科将邀请业主相关人员参与招标。经过招标小组评标，确定中标单位，签订采购合同。货比三家对于1万元以上与20万元以下的物资采购，由物资管理科向合格潜在供应商发询价函要求报价，原则上不少于三家，报价方式可采取公开比价竞价，也可通过密封报价比价方式。物资管理科根据价格、质量情况确定供应商。议价采购当只有一家单位生产或材料有特殊要求等情况而无法招标时，经业主或公司领导批准后，由物资管理科与供应商进行议价，经项目主管领导审批后采购。为提升物资管理水平，可适当、有条件地采用电子商务、定点采购、合作采购等采购方式。8.2.3物资采购计划管理需求计划编制施工管理部根据施工方案、图纸和相应的三、四级工程进度计划编制物资需求计划。施工管理部在提出物资需求计划前，必须考虑物资生产制造周期与采购周期（包括潜在供应商质保评价与选择时间、物资验收及规定需要复检时间、设备安装与调试时间）,应根据市场行情与工程经验，在使用前留有充足采购供货时间的前提下适时提出需求计划。原则上国内物资在使用前1周、国内设备在使用12天提出计划。图纸到达后，用料部门原则上应在5个工作日内申报需求计划。需求计划必须注明物资的名称、单位、数量、规格型号、材质、采用标准、质保等级、需用时间、项目及图号等。施工管理部申报计划必须按工程的实际需要量，计算出必要的损耗，科学而经济地提出物资需用数量，防止造成不必要浪费。因设计变更及其它原因引起实际需用量超过原计划数量，需申报补充计划且应注明使用原因。大宗物资需求计划如一次性申报较大数量且要求分批供货，则相关要求应在附加信息或备注中注明。申报需求计划必须在附加信息中注明物资质保等级，以保证后续采购文件及供应商选择能有效按程序实施，物资质保等级分级方法按合同要求进行。工程材料需求计划“制表”为施工管理部各专业组技术员、“审核”为施工管理部专职工程师或专业经理，“批准”为项目总工或指定的项目部其它领导。计划申报特定要求紧急采购时，应办理紧急采购单。物资管理科接到紧急采购单后应立即报送项目部主要领导，由项目部主要领导向公司申请紧急采购。需要对图纸进行细化和分析（如钢筋翻样、钢板放样等）以及其它特殊情况的，使用部门应在图纸到达后10天内申报计划。公司规定下月计划采购的大宗物资原则上每月月底由现场项目部集中申报，每月一次（当月28日至下月2日），除此以外，均按紧急采购方式申报大宗物资采购计划。周转性材料、小型工器具采购应按公司相关规定办理。综合办公室负责办公用品计划申报，安全保卫科负责安全用品、消防用品、劳保用品、后勤物品等计划申报，非工程物资或公司要求报告审批的还应办理审批报告。需求计划流转需求计划应在规定的时间内流转。编制人提起需求计划工作流后，各个审批人应在当天点击流转进入下一节点；各个审批人如有修订意见或不同意，经核实后应于当天退回前一节点，并与上一节点人说明原因。计划人员接受到需求计划后应立即进行核对，必要时应澄清、更正、修改需求计划；发现需求计划不正确、不完整、不符规定时应经与编制人沟通后退回重新申报。计划人员应在接受到需求计划后，应进一步流转；如属于公司本部采购，则流转给公司本部计划员；如现场采购或委托现场采购，则流转给项目部分管计划员。计划员接受到需求计划后应于3天内完成计划批转、汇总分类及输入采购计划。采购计划编制计划汇总分类。物资管理科计划员接受到需求计划后应进行汇总、分类，编制材料采购计划清单。计划员拟定好计划价及清单后，由物资管理科科长核准。计划员编制好物资采购计划文件，应报送物资管理科科长审核、主管经理批准后生效。8.2.4物资招评标采购管理责任物资管理科：负责组织对物资供应商的评价与选择，负责组织招（议）评标活动，负责物资采购商务谈判及合同签约。试验室：参与物资采购招评标活动，提出物资检试验要求。施工管理部：参与物资采购招评标活动，负责生产、技术方面要求的磋商与审查。施工管理部（质检）：参与物资采购招评标活动，提出物资质量相关的标准与规范。招评标小组：根据公司本部关于招评标工作的有关规定,评标成员有专业人员、专家参加，招评标小组成员（除上述部门外，还应包括档案及相关专业人员等）参与招、评标活动，并对整个招、评标活动过程实施有效监督和管理。工作流程编制招（议）标文件1）物资管理科根据物资需求文件，编制招（议）标文件，按物资招议标文件审查表形式进行会签与审批，经相关部门会审和主管经理批准后生效使用。2）招（议）标文件内容应包括：投标邀请书、投标须知、总则要求、招（议）标物资范围、规范标准、技术规格书、投标报价要求、合同通用条款及专用条款等。选择参与投标供应商1）对提供物资供应商选择物资供应商选择管理程序进行，只有项目部通过评价合格的潜在供应商才能参加物资采购的招投标活动。2）选择参与投标的潜在供应商原则上不少于三家，物资管理科须经过市场调研，应将有意承担该项目的合格供应商名单以“物资招议标供应商推荐表”形式推荐给施工管理部、试验室及相关部门组成的招评标小组会审，经征求意见同意后，报送项目部主管经理批准，确定参加投标单位。招标文件发放1）物资管理科向参加投标的潜在供应商发出投标邀请书。2）投标邀请书规定领取招标文件的时间、投标书的送达时间、及本次采购项目开评标时间。中标通知1）决标结果应经全体决标人员签字，并按有关规定履行手续后，正式发出中标或决标通知书。2）定标后，物资管理科应在2周内向预中标单位发出通知，并确定预中标单位的合同谈判时间，最后签订合同。合同条款可参照物资采购文件管理程序，但应结合物资特点及合同条件进行全面细化的阐述。8.2.5零星物资采购管理零星物资采购具有数量少、品种杂、批量小、批次多、需求急等特点，项目部通过规定零星物资采购制度、方法与程序要求，以保证零星物资保质、保量、经济、及时供货。采购权限不属于大宗物资范畴的物资，原则上由项目部物资管理科按项目部规定的采购程序办理；属于大宗物资范畴的零星物资，应在得到公司委托后组织采购。对于一万元以下的大宗物资的紧急采购由项目部自行办理，填写万元以下紧急采购单，报公司物资管理部备案,工作表式按程序物资采购额度控制要求办理。非紧急采购情况，大宗物资类的零星物资需求计划于每月底汇总报公司本部，必要时公司本部委托现场物资管理科采购。对于不符合紧急采购条件、现场确实急需且施工计划未能预知的零星物资，由物资管理科计划员与本部计划员协商处理，尽可能同意现场立即办理。当续签合同金额在1万元以下时，项目部采供科计划员可根据产品的特点、使用的情况及市场行情，与原合同供货单位商谈价格报物资管理科科长审批后方可采购。需求计划零星物资采购需求计划按工作程序物资采购计划管理执行。批量物资或大宗物资严禁故意拆分为零星物资需求计划，一旦发现或由此造成损失将追究当事人责任。使用于工程的零星物资需求计划应依据四、五级进度及有效图纸编制。零星物资需求计划应完整、正确编写，如有图纸、技术规格书等附件应输入挂带，应分清或注明成本归属部门、分项工程、质保级别等。零星物资需求计划申报后，经审批生效，流转到物资管理科计划员。供应商选择构成工程实体材料必须在合格供方范围内选择潜在供方。根据零星物资采购量少、品种多的特点，可选用代理商（或中间商）供货，以适应市场行情。长期在项目部现场服务的代理商资质应经审查登记，审查内容：供应商资质文件、信誉、供货能力、资金能力、售后服务等。供应商（代理商）资质复审应按照项目部质量评价计划进行，复审应根据其供货质量及服务绩效，以确定延续或取消。零星物资采购参与报价的单位原则上不少于三家，在保证物资质量前提下由低价者中标。采购定单采购定单经物资管理科科长核准后，由计划员生成打印,如有相关附件也应一并打印，一式二份，供需双方各一份。采购定单加盖物资管理科印章后有效，具有法律效力，供需双方不需再签订书面的供应合同。物资管理科计划员将采购定单交供应商时，应复核供应商名称、交货El期、送达地点、运输方式、物资的单价、总价等，必要时还包括包装要求、标识等，若用于工程实体还要复核生产厂家资质要求。采购定单应每月汇总、装订、存档。入库通知单物资供应商供货前，计划员应根据采购定单及实际供货情况编制入库通知单，并流转给相应仓库管理员，作为接收货物的通知或依据。供货单位应根据采购定单提交送货单，仓库管理员在采购入库模块中输入到货记录。8.2.6物资装卸、运输管理规定物资在装卸、运输过程中有关责任与接口、作业条件、方法措施及相关工作要求，以保证物资在装卸、运输环节中安全可靠，质量受控，管理有序，防止造成物资缺损和发生不安全意外。责任物资管理科负责物资进场装卸、运输管理。项目部总工程师负责组织物资管理科、施工管理部、安全保卫科等有关部门确定大件设备的装卸、运输方案，负责组织制订物资装卸、运输方案或措施。施工管理部负责编制重要设备材料装卸、运输方案，负责监督、检查与协调物资装卸、运输工作。专业班组负责所领用物资由仓库至安装地点的装卸、运输。装卸、运输作业条件装卸、运输作业应有可执行的安全规章制度与操作规定。从事装卸、运输作业的人员，必须是经过培训合格的人口贝。装卸、运输作业必须使用经确认、验证合格的起重设备和工具。当遇有恶劣天气或货物超载、超限时，不得违反安全规定作业。装卸、运输组织物资管理科负责所采购进场物资的装卸、运输管理。由运卸调度员通知项目部机械管理员，起重作业人员配备相应起重吊装工器具，按照仓库管理员指定的工作区域及堆放要求进行装卸作业。顾客提供物资的装卸、运输，物资管理科应加强组织、协调、联络，负责办理相关领用手续，所需使用物资的专业班组应提前做好人员、工器机具和场地准备，保证作业顺利开展。物资装卸、运输委托外协单位时，选择和确定服务方，应根据采购的相关程序和规定执行。物资直接领用至施工现场，由专业班组负责装卸、运输;仓储区内物资装卸、运输，由物资管理科负责组织作业或协调解决。在装卸、运输过程中，运卸调度员应监督、检查安全措施，加强管理以预防发生物资损失及安全事故或事件。8.2.7甲供材料管理通过规定业主提供物资使用计划、接收、卸装、开箱、验收、现场储存及回收管理的相关要求，明确业主提供物资在交接过程中相关方职责，以规范业主提供物资的管理，保证甲供物资的质量、规格、数量、性能符合施工文件中规定的标准、规范和要求。责任项目部施工经理负责组织主要大件设备二次运输装卸管理。项目部总工程师负责批准重要大件设备二次运输装卸方案。物资管理科负责业主提供物资归口管理，负责制订、修订工作程序，负责组织业主提供设备材料的卸装、保管、出入库管理，负责建立台账，负责核销管理工作。施工管理部（质检）参与业主提供物资质量验收。施工管理部负责编制业主提供物资的使用计划，负责编制大件运输装卸方案。各专业班组负责领料，负责二次运卸、现场储存、维护保管和标识，应按业主要求归还相应物资。使用计划施工管理部在收到图纸后10天内应编制业主提供物资使用计划，报送物资管理科。使用计划由施工管理部施工技术员负责编制，专职工程师或专业经理负责审核，项目部施工经理或总工程师负责批准，物资管理科设备管理员负责接收使用计划，并报送业主。当顾客有要求时，施工管理部还应根据三、四级进度计划要求及施工图到图情况，编制专项单位工程物资使用计划等。使用计划表中的“编号”由物资管理科负责统一填写，“数量，一栏中应按图纸中的数量，如实际需用数量与图纸有出入时，应在备注栏中说明原因。使用计划应按顾客要求提交纸质文件或其它文件。到货管理设备到货后，设备管理员联系卸车，采取保管措施，科长负责组织、协调。设备管理员负责业主提供物资供货信息收集、传递、沟通、发布工作，负责业主提供物资到货登记工作，登记每批物资到货的情况。业主提供物资到货信息应及时登记、发布、更新。开箱验收设备、材料进场后，物资管理科通知各相关方参与开箱验收，应告知有关验收地点、要求参加的人员、验收的内容等。施工管理部技术员及施工管理部（质检）参与验收，重要大件设备应由项目部施工经理或总工组织物资管理科、施工管理部（质检）、施工管理部、专业班组、试验室等有关部门参与。参与验证物资包装完好情况，有无标识，标识完整性，证明物资的合格技术、质量文件是否齐全，并详细地记录。参与验收物资品种、规格、数量和质量等级：1）物资与各种单据所记载名称、品种、规格、数量和质量等级是否一致；2）主要设备必须有标明生产厂和出厂日期的铭牌，并随附产品合格证和/或质量保证书，并做好记录；3）如发现丢失造成产品数量不足或品种规格不一致，应加以记录。4）检验物资外观质量是否有损坏、锈蚀、污染等现象，并做好记录；5）对“电力建设施工及验收规范”要求需作进一步检验材料时，应按检查和试验规定进行；设备包装箱中装箱单、明细表、产品出厂证明书、合格证、随机技术说明书及图纸等一切技术资料，均应移交业主统一保管。当对每次或批的物资按照装箱清单验收完成后，应组织参检人员对验收结果进行记录，物资管理科负责对物资检验单进行归档管理。物资领料与出库领取业主提供物资时，由物资管理科负责及时办理出库手续，出库单据作为甲供物资核算的凭据应妥善保管。领用业主提供物资时，应先填写物资领料单，由各专业技术员根据使用计划填写，物资管理科科长负责审核，设备管理员负责核查且办理业主规定的核准手续，领料单为物资发放凭据。项目部各专业班组应在领料前通知物资管理科，以便做好备料发放准备。领料单上所列设备/材料应尽可能减少分发批数，每次领料应在几个连续工作日内提运完毕。领料单由仓库管理员留存，领料的专业技术人员也应有备份。领用备品备件及专用工具时，应根据业主要求填写使用申请，经审批后由业主发放。领料交接时，各专业技术人员应进行外观检查、数量核对等接收工作。物资领用出库后，物资管理科设备管理员应根据领料出库单据及时登记入账。不符合项处理施工管理部在施工、安装过程中，如发现业主提供物资存在质量问题，应按不符合项的分类准则及处理程序的有关规定处理。应及时做好物资标识、隔离工作，填写“不符合项通知单”描述不符合项情况，通知施工管理部（质检）核实后向业主报告，施工管理部（质检）开启不符合项报告，由业主按规定程序处理。如开箱验收发现不符合项并确定了处理方案，当业主委托我方处理时，由施工管理部安排相关专业工程处进行处理。物资回收退库处理业主提供工程剩余物资及专用工具归还业主时间应按照业主规定及要求执行。各专业班组应按业主存储要求进行适当包装，退还时存放于业主指定的地点。各专业班组负责将所领用的包装箱/材料、运输托架、集装箱、废旧物资等按业主的要求回收退还，并按业主要求运放至指定地点。物资退库由物资管理科牵头办理，负责组织退还结算清单差额部分的甲供剩余物资。退库时应进行质量、数量检查，检查后双方代表确认。物资管理科负责建立物资退库管理台账，定期公示退库情况，督促各专业班组加强退库管理，建立考核机制，对造成资产流失、物资浪费的责任部门和个人由项目部追究责任。