合同履行监督管理办法.docx

合同履行监督管理办法第一章总则第一条为加强地产集团系统各类合同履行过程的监督和管理，将合同实际履行中的风险降至最低，最大限度的维护公司合法权益，特制定本办法。第二条合同履行责任部门负责合同的全面履行、对保存合同履行过程中的各种文件资料和证据、维护公司利益承担直接责任。其他负有协助履行义务的单位、部门为相关责任者，应当及时、有效的协助和支持合同履行责任部门履行合同。第三条合同履行的监督管理部门是地产集团系统各单位合同管理部，负责监督检查本单位合同履行情况，督促指导合同履行责任部门进行合法有效的维权取证，以维护公司利益。第四条集团法律事务中心负责对地产集团系统各单位的合同履行管理工作进行监督、检查和指导，根据需要直接参与或独立调查重要合同的履行；定期汇总地产集团系统重点合同履约信息及维权取证情况，并报董事局领导。第二章合同履行管理第五条合同签订生效后，合同履行责任部门应组织所有合同履行参与人员认真阅读、充分理解合同内容，全面掌握双方的权利、义务和责任。第六条合同履行责任部门必须提高维权取证意识，严格按照合同规定，督促对方全面履行合同义务，同时确保我方正确履行义务。第七条合同履行过程中如合同内容约定不明或双方理解有分歧时，合同履行责任部门主管领导负责组织当地招投标部、合同管理部和预决算部共同商讨,出具意见按权限报领导审批后与对方达成一致意见，并以书面形式双方签字确认,需要签订补充协议的，由原立项部门按照合同审批程序报批。第八条合同履行责任部门应当收集并保存合同履行过程中的会议纪要（格式要求见附件一）、确认函、实施记录、变更记录、重大事件记录、验收记录、双方往来函件、票据等，并按相关制度要求及时整理归档。第九条合同履行责任部门发给对方的所有函件必须由合同约定的有效签收人或其委托人签收，合同履行责任部门须取得其授权委托文件。工程建设合同履行责任部门应建立发函台账（见附件二）。第十条对方履行义务与合同的约定不符时，合同履行责任部门应当及时留取相关证据（照片或有关记录），以书面形式明确其违约事实及责任、要求对方改正（内容及格式要求见附件三），取得对方签收的原件送交合同管理部并保存复印件。第十一条要求对方签收的重要函件，对方拒绝签收的，合同履行责任部门必须立即知会当地合同管理部，并及时采取特快专递或公证送达的形式送达对方。第十二条合同履行责任部门发现对方存在违约行为，如可能给我方带来重大损失、导致合同不能实际完成、建设工期不能达到我方最低限度要求，或其行为已经明显损害我方利益时，应立即采取相关措施，同时保护现场或保全证据，通知地区公司合同管理部，书面报告地区公司负责人，同时报集团法律事务中心。第十三条对方履行有瑕疵但我司可以先予接收或部分接收的，应做出书面说明，详细记载不符合合同约定的内容，并由双方签字确认。第十四条合同生效后收到对方所发的业务函件，合同履行责任部门必须建立收函台账（见附件四），并在合同约定的回复期限内，予以书面答复对方提出的诉求，同时留存对方签收的原件；对于将影响合同标的物质量、单价或工期等的函件，合同履行责任部门还须将来函及复函原件整理送交合同管理部并保存复印件。第十五条合同履行责任部门不得直接与对方签订补充协议，不得超出授权范围以书面形式确认对合同内容的变动及更改。第十六条合同履行过程中发生争议，或对方经营状况严重恶化、缺乏或丧失履行合同的能力，以及其他履行合同的异常情况，合同履行责任部门应当及时报告地区合同管理部及公司负责人，同时报集团法律事务中心。第十七条合同履行责任部门在收到对方索赔申请后，索赔理由明显不成立的，应在收到函件7日内（或合同约定时间内）复函驳回相关申请；对方索赔申请应予适当考虑的，合同履行责任部门应提出初步意见报地区公司负责人，由地区公司负责人组织工程部、合同管理部、预决算部、招投标部等相关部门召开专题会议进行研讨，对对方提出的索赔申请进行初步评估，并将相关情况及时报集团法律事务中心。第十八条合同付款，应当由合同履行责任部门提出申请（工程施工合同由预决算部提出申请），附相关付款证明、验收记录（见附件五：工程进度款审批流程及工程进度款审批资料清单）报合同管理部审核，对不符合合同付款条件的，合同管理部应当及时退回。第十九条工程建设合同履行完毕，应由当地公司工程部、合同管理部、招投标部、预决算部及总工室参与对施工单位的履约情况作出评价；其他类合同，应由履行责任部门对对方公司履行及信誉情况作出简要说明，送交本单位招投标部门和合同管理部。第三章合同履约监督第二十条合同履约监督工程师对所负责合同应建立合同履约监督维权取证台帐（参照附件八），了解掌握合同内容及全面履行情况，列出重点监控点。第二十一条合同管理部应参照合同履约关键控制点（见附件六），认真检查合同履行责任部门是否严格按照合同规定督促对方全面履行合同义务；检查我方是否正确和适当的履行合同；检查指导合同履行责任部门维权取证的及时性、有效性；并对签证和委托进行抽查。第二十二条合同管理部发现对方违约或接到合同履行责任部门发出的违约通知时，应及时提出维护我方权益的措施和办法，并及时收集保全证据整理归档。第二十三条合同管理部对在合同履行中发现的问题，有权要求合同履行责任部门提供相关证据资料，向其发出合同履行的提示或建议函（见附件七），并跟踪落实。第二十四条合同履行过程中对方出现严重违约行为时，如需发出律师函、终止合同或可能诉讼，由合同履行责任部门提出报告，经主管领导审批后，将相关资料报地区公司合同管理部，合同管理部根据取证结果向公司领导提出书面建议。提出书面建议同时8小时内通报集团法律事务中心。第二十五条合同管理部每月2号前应将上月本公司合同履行、维权取证情况进行汇总，编制重点合同履约监督维权取证汇总表（见附件八）上报本单位领导，并将汇总表及所取证据报集团法律事务中心。第二十六条合同管理部按照合同条款，参照付款审核要点（见附件九）对合同付款进行审核，并建立付款台帐（见附件十）。第四章合同履约监督检查第二十七条集团法律事务中心负责对地产集团系统合同履行监督管理工作进行监督、检查。第二十八条集团法律事务中心每月5号前对上月地产集团系统的合同履约监督维权取证情况进行汇总，并上报董事局领导。第二十九条集团法律事务中心可直接参与重点合同或履行出现严重问题合同的调查、取证，并出具报告。第三十条集团法律事务中心负责对集团系统合同履行责任人员、合同履约监督管理人员进行培训。第三十一条集团法律事务中心对在合同履行工作中出现的问题和违反公司制度的行为进行调查并提出处理建议。第五章附则第三十二条本办法由集团法律事务中心负责解释，如与本办法不一致的以本办法为准。第三十三条此办法自下发之日起执行。