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办公自动化培训教材办公自动化（OffiCeAUIOmaIion,简称OA）是70年代首先在工业发达国家兴起的一门技术科学。它是习惯信息化社会的需要，基于软科学的理论与计算机技术、通信技术的普遍应用而进展起来的。第一节办公活动的形成办公，是处理集体事务的一类活动，是信息处理的重要构成部分。在人类历史上，办公行为的出现，比人类有意识（而不是本能）地进行信息活动晚得多。早在蒙昧时代，人类已经懂得使用某些符号记录信息，作为对自然现象的总结与生活经验的积存。但是，这样的处理，仅囿于“私”（个人或者家庭）的范围。而办公活动，是以“公”，也就是为“集体”办事作为基础的。这种活动，开始于原始社会的早期。比如，人们在分配猎获物时，便需要办公了。这就是说，在人类蒙昧时代的中级阶段，即人类从树上活动为主转移到地面的、以打猎为主的生活，有简单的工具，有相对稳固活动地点的时候，就出现办公活动的萌芽。而形成一套正规的办公行为，则能够追溯到国家出现之前的氏族社会。恩格斯在家庭、私有制与国家的起源一书中引用摩尔根的材料时指出，易洛魁人的氏族有下面的习俗：选举或者撤换酋长；公家出面处理死者的财产；相互保护安全；举行氏族议事会，解决氏族间的纠纷；举行宗教仪式；构成成年男女享有平等表决权的民主集会等等。而希腊人的氏族间的事务活动，比这更为完备。这些活动，看来都属于办公的范畴。根据我国历史记载，距今七千年前的半坡氏族与可姆渡氏族社会中，土地、房屋、牲畜等，归氏族公有，氏族成员共同劳动、共同消费。在处理这些问题时，也需要有“办公”活动。在国家形成之后，办公活动更空前增多。不管是战争还是与平常期；不管是军事、政治、外交、文化还是内务，都充满了办公活动。这样，经历了很长的一个历史阶段，尽管办公的内容与手段都在不断变化，但办公行为却逐步形成一套比较确定的形式。不一致的国家，不一致社会制度，甚至不一致的部门或者行业，办公的体制、习惯、程式都不尽相同，但我们仍然能够总结出若干共同点，从几个方面对办公活动加以阐明。第二节现代社会办公活动的描述社会中各类活动单位，其活动内容都能够用不一致的流程来描述。比如，一个工厂，有三个要紧环节：生产、动力、管理；对应三个流程：物质流、能量流、信息流。一个商店，有四个环节：购、销、调、存；对应两个流程：物质流与信息流。一个机关或者管理部门，有两个环节：事务处理与决策，对应一个流程：信息流。当然，这只是大致的说法，具体到某个单位，还能够作更具体与更细致的分析。从总的来看，办公的核心是实现管理，大到国家（包含国际事务），小到基层单位，都是这样。而实现管理是通过处理信息来进行的，就是对应信息这个流程。我们能够比较一下，工人的工作对象是产品，农民工作的对象是农作物，医生工作的对象是病人，这些对象都是具体的；而办公人员呢？他们的工作对象不是具体的物质，而是反映人类社会活动的信息，他们从事各类与管理有关的信息处理，属于脑力劳动者。他们固然不一致于工作在生产第一线的体力劳动者，就是与从事科学研究的脑力劳动者也有很大区别，形成一类特殊的专业活动。那末，用什么来反映办公的行为呢？就办公活动的内容来说，能够分为:书面信息的接收与处理：包含公文阅读、文件批示、资料存档、计划制订、回答查询等。书面信息的生成与处理：包含草拟文件、编制图表、批阅公文、整理资料、记录、拍照等。书面信息的传递与管理：包含电报、电传、文件资料的收发、储存、复制与检索。口头信息的生成与处理：包含开会、汇报、命令、谈话、指示、报告、讨论等。口头信息的传递与管理：包含电话、录音及广播等。办公资料的运用：包含时间安排、设施调度与计划执行、检查等。若从行为的性质来看，在“办公”这个大前提下，办公行为可分为两大类型，即信息的事务性处理与信息的研究性处理。信息的事务性处理：即对信息进行例行程式的办理，规律性比较明显。比如，公文的阅读与传递、报表填写、统计累计、资料整理、日常接待、回答查询、完成通常的交办任务等。这类活动通常由中下级办公人员执行。信息的研究性处理：即运用人的思维活动对信息进行分析（也就是一种特殊的加工），并作出指导行动的决择。通常表示为决策过程：研究、分析、比较、推断、决心、反馈、修正等行为。其结果是使信息大大增值。这类活动通常由职位较高的中上层领导人进行。办公行为按表示方式来划分：信息的采集与编辑：包含听取汇报、阅读报告、记录；书写起草公文，文字处理，计算，思考，讨论；决策等。信息传递：依靠工具与载体进行信息的分配与发送，包含声音、文字、图像等，属于间接传递。而人与人的直接对话，如会议、面谈等，属于直接传递。信息整理与存档：分类、总成、存储、复印、归档等。检索：根据提供的线索，从已储存的信息档案中（包含人在自己脑海中建立起的无形的“档案”），检取需用的信息。以上这些，都只是办公行为的静态描述，当把这些行为的动态过程表示出来，便构成反映办公过程的信息流。第三节办公的基本要素从上面通过不一致角度对办公活动所作的说明，不难看到，办公的内容、表示方法与环境，都是十分复杂的，不易定量地、数学化地去描述。但不论什么样的办公体系，通常可归结为六个要素：即人、机构、制度、工具、空间、信息。一、办公第一个要素：人办公是人群的一种管理活动，是由人去执行办公任务的。所有办公人员都务必具备按既定要求完成自身职务范围内的任务的能力，他们都组合在某一个系统中，既有分工又有合作，而且要与上、下、左、右进行信息沟通。概括地说，办公人员能够分为决策人员、中层管理人员、专业人员、辅助人员四个层次，他们各司其职，各尽其责。史记在V陈丞相世家中，有一段记载：“孝文皇帝既益明习国家，事朝而问右丞相勃（按指绛侯周勃）日：'天下一岁决狱几何?，勃谢日：'不知问：'一岁钱毂出入几何?，勃又谢：'不知'，汗出沾背，愧不能对。因此上亦问左丞相平。平日：'有主者上日：'主者谓谁?，平日：'陛下即问决狱责廷尉；问钱毂责治粟史上日：'苟各有主者，而君主者何事也?'，平谢日：'主臣！陛下不知其鸳下使待罪宰相。宰相者，上佐天子理阴阳、顺四时，下育万物之宜；外镇抚四夷诸侯，内亲附百姓，使卿大夫各得任其职焉孝文帝乃称善。右丞相大惭，出而让陈平日:'君独不素教我对？'，陈平笑日：'君居其位不知任邪？且陛下即问长安中盗贼数，君欲强对邪？这一段记载，生动地说明当时的左丞相陈平很清晰地认识到，不一致层次的办公人员，有不一致的职责，丞相作为最高级的办公人员，并不必要去处理一些属于中、下级人员所管辖的情况，而且实际上也处理不好。如长安中盗贼数，作为丞相是无须去弄清晰的，丞相只应管理属于全国性上、下、内、外有关的大事。象陈平这样划分工作界面是十分重要的。决策人员是各部门（从大系统到各个子系统）的领导人，如政府部门的各级领导、公司经理与企业厂长等，他们需要运用自己的职权与智慧，应用有关的科学原理、方法与经验，对各类事件与情况谋取众多的计策，并在其中选取尽可能正确的决策，组织与指挥他所管辖的部属，充分发挥他们的专长与力量，积极进行活动，以达到或者趋向于共同目标。中层管理人员是系统内某一部门的负责人，他们要协调专业人员的工作，综合分析有关信息与情报，对本部门的问题作出推断与决定。他们既要领导下属单位的业务工作，又要及时为上级领导提供决策信息与方案，起到承上启下的作用。专业人员，在行政机关内是指负责社会、经济、政治、法律等各项业务的工作人员；在企业内是指负责生产、经营、销售与技术进展的各类人员。他们要负责处理大量的信息与文件，直接管理大量业务工作，同时要为组织的决策人员提供辅助决策方案。辅助人员是行政机构与企业的通常办公人员与后勤人员，如打字员、通信员、保管员等。他们通常进行比较单一性的、例行的工作。二、办公的第二个要素：机构不管从大系统或者子系统来看，都有相对固定的机构。它的作用，是确定系统内全体办公人员的岗位与他们之间的相互关系，同时也确定信息的流向。机构的内容、规模、性质与任务，是由办公系统的总目标决定的。但是，机构的建立是否合理，优劣如何，则严重影响着办公效率。设立合理的机构，是办公中的重要问题。我国办公机构有多种划分方法。行政机构要紧有按管理职能划分法、按管辖区域划分法、按行列与产品划分法与按服务对象划分法等。三、办公的第三个要素：制度制度能够看成是办公知识、办公经验的固定化。它是维系办公人员的活动，确立办公的流程，使全体人员在统一的目标下有组织地、有条不紊地、高效率地工作的保证。与机构一样，制度是否合理、制度的优劣，也严重地影响着办公的效率。四、办公的第四个要素：工具工具用于提高办公的效率与质量。减轻人的负担，降低办公的费用消耗。既然办公是人们的一种脑力劳动，因此，计算机的应用，在办公活动中具有革命性的意义；又由于办公活动是处理人与人之间的情况，是信息的频繁交换，通讯工具的利用也占有十分重要的地位。此外，现代化的办公工具还有录音、录相、复印、轻印刷等等。五、办公的第五个要素：空间空间是人们（包含所利用的工具）进行办公的场所，最普通的便是办公室。通常来说，办公室是集中的、固定的。在特殊情况与特定环境下，也能够是活动的。近年来，也有人提出实行分布式的办公，使办公空间变成分散的或者不定形的。不管什么样的办公室，都应尽可能使办公人员有一个舒适的、愿意停留的办公环境，这才能使他们工作愉快，提高效率。六、办公的第六个要素：信息信息是办公内容的反映，是办公行为的对象与根据，是办公活动所利用的资源。办公室是信息的集散枢纽。办公活动从信息处理角度看，就是对各类信息进行采集、加工、处理与传输的过程。办公信息可分为数值信息与非数值信息两大类。数值信息是指反映数量关系的数据，非数值信息是指文字信息、图象信息与声音信息。按信息的用途可分为经济信息、社会信息、内部信息、外部信息、历史信息与当前信息等等，按信息的形式可分为声音、数值、文字、图形与图像信息。图形信息要紧指图表，如表格、直方图、饼图等；图象信息要紧指静态的图象，如照片、图画、动画等与动态的图象，如电视、电影等。在上述六个办公要素中，机构、制度与空间是相对稳固不易变的，而人员、工具、信息是相对活跃易变的。办公活动就是办公人员在一定的办公环境、机构与制度下，通过使用办公工具对办公信息进行采集、加工、处理与传输的过程。这六个要素，对研究办公自动化是很重要的。其中，工具这个要素，便是实现办公自动化的突破口。第四节办公自动化定义的讨论办公自动化尽管已进展了二十多年，但到目前为止，还没有一个统一的定义，几乎是“十个人有十个说法”。当前，在许多著作中，都使用美国麻省理工学院MC季斯曼教授的定义：“办公自动化就是将计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学应用于用传统的数据处理技术难以处理的、量非常大而结构又不明确的那些业务上的一项综合技术。”这个说法的最要紧之点，是以计算机技术为中心的若干新技术在特定环境（即特定对象一一业务，特定的方法一一数据处理）下的运用。而所谓“量非常大而结构又不明确的业务”，正是指我们通常提到的办公活动内容。尽管办公的机构、制度、工具甚至空间都相对确定，使办公行为有“例行公事”这相对固定的一面，但办公所要处理的信息是变化的，人的思维也是变化的，这就形成办公业务中有很大的不确定性，因而，用传统的数据处理办法便不宜处理而务必求助于一套新的（特别是融汇进软科学的）方法与手段。这个说法在一定程度上反映了办公自动化带本质性的东西，已为许多学者所同意。国内外的学者还有另外的一些论述，如认为办公自动化是：“不断将智能化的办公工具电子化与机械化，将非智能化工具智能化，以便大幅度地提高工作人员的办事效率“用电子计算机或者数据处理系统来处理一些例行事务性工作”：“人们处理信息的一种现代化工具”；“作为人们产生价值更高信息的一种辅助手段”；“在办公室中应用计算机以支持那些有知识而又不是计算机专家的工作人员”；“让人们能够利用现代技术更有效地管理信息并进行信息交流”。不难看出，在这许多的有差异的说法中，有如下共同点，它们都认为办公自动化；a是新技术，特别是计算机技术与通信技术的综合利用；b用于管理信息，包含处理与交流（通信）；c其目的是提高工作效率。这几点，确实在办公自动化中占有重要地位。以上这众多的说法，其优点是比较简练，不足之处是没有把问题说透，或者者只是强调了某一个侧面。1985年，我国召开全国第一次办公自动化规划讨论会，出席会议的专家们参照国内外流行的各类说法，通过讨论比较，倾向于如下的看法：“办公自动化是应用计算机技术、通信技术、系统科学、行为科学等先进的科学技术,不断使人们的一部分办公业务借助于各类办公设备，并由这些办公设备与办公人员构成服务于某种办公目标的人机信息系统。”在现阶段，办公自动化的支持理论是行为科学、管理科学、社会学、系统工程学、人机工程学等；其直接利用的技术是计算机技术、通信技术、自动化技术等。通常来说，一个比较完整的办公自动化系统，应当包含有信息采集、信息加工、信息传输、信息储存这四个基本环节，其核心任务是向它的主人（各领域、各层次的办公人员）提供所需运用的信息。由此可见，办公自动化系统，综合表达了人、机器、信息资源三者的关系。信息是被加工的对象；机器是加工的手段（工具）；人是加工过程的设计者、指挥者与成果的享用者。因此，办公自动化，是一门综合的科学技术，它是信息化社会的历史产物，是在计算机、通信设备较普遍应用，信息业务空前繁忙的情况下产生的。第五节办公自动化进展简史与许多科学技术相似，办公自动化并不是由谁先给出定义，然后去补充它的内容与建立这样的有用系统，而是通过人们的实践逐步形成较完整的概念。在本节中，将简单介绍办公自动化的进展过程。一、办公自动化进展的通常过程上两节介绍了办公的通常情况。人类社会很长一段时间，办公任务是通过人们的自身活动去完成的，即使运用了工具，也是极其简单的。比如，多少年来，我国办公用的就是所谓“文房四宝”（笔、墨、纸、砚），或者者再加上古老的算盘，通讯也几乎是靠人力或者普通交通工具。但随着社会的进展，生产、经营、政治、战争、国际往来等活动规模越来越大，信息量空前增加，对决策正确性的要求也越高，单凭人力与简单的工具已无法习惯。而技术上的进展，又为办公行为提供了有效的工具。电报、电话、电传打字机、轻印刷机械等设备便很快地相继为办公室所使用，形成办公走向自动化的第一步。但即使到这个阶段，人们还没有形成办公自动化的概念，办公活动从内容到形式上也未能起本质性的变化。到本世纪60年代，人类社会出现了一次新的技术革命一一信息革命，出现了所谓信息化社会。形势瞬息万变，事物有关因素大量增加，知识急速进展，社会信息迅猛膨胀，与原有的办公方式形成了尖锐的矛盾。其表现有下列几个方面：第一方面，办公人员大量增加。据统计，在要紧工业化国家，40%以上的工作人员在办公室内工作。在美国，从1975年起，白领职员就超过工人人数，大约有4500万人从事管理。发达国家都有类似趋势，管理工作平均810年增长一倍。第二方面，是办公的效率低。人员的增加并未解决办公效率的提高，反而使通讯情况恶化，电话频繁，文山会海，信息准确性不高，推断、决策迟缓。美国一家公司统计，许多办公人员绝大部分的时间花费在通讯与谈话上，只有58%的时间用于思考、计划与分析。从1968年到1978年，美国白领职员的劳动效率提高约4%,而同期内农业工人效率提高184%,工业工人效率提高90%,一些工业化国家办公室工作人员平均17分钟就要受到一次干扰。美国一些研究结果说明，会议、书写、电话这类通讯性工作占去工作人员每天办公时间约65%,只有35%的时间用来阅读、思考、分析。日本企业负责人在其全部办公时间中，推断与决策时间仅占16%,而传递时间占39%,数据与文件处理时间占25%,移动与其他占20%,通常工作人员的文件处理时间就更长了。第三方面，是办公费用不断增加。据统计，全世界每年的办公用纸连起来可达2亿英里，美国政府纸面工作每年约100亿张，为了书写、打字、印刷，耗去大量人力。一封商务文件的价格1967年为2.49美元，1975年为3.79美元，1980年为6.07美元而1982年约7.11美元。美国1980年为办公人员支付工资达6000亿美元,办公费用耗资达3000亿美元,因此，降低办公成本已成为迫切的问题。以上情况说明，假如沿用旧有的（60年代往常的）办公方式，势必导致信息量的大量积压与弃置，这样，便谈不上获取合理、有效或者令人满意（更不用说是最佳）的决策了。或者者，即使有较好的决策，也会因决策的周期过长而贻误时机，无法实现有效的管理。然而，正是这个时期，电子计算机早已突破数值计算的应用范围，在非数值计算领域（如数据处理、过程操纵、人工智能等）里取得惊人的进展。特别是70年代后期出现的个人计算机，为人们处理信息提供了最便利的工具。另一方面，管理科学、系统工程学、行为科学、社会学、人机工学等一系列软科学，从理论到应用都取得了很大的成功，为人们改进办公活动提供了强有力的理论基础。早在I960年,美国著名经济学家H.A.西蒙（1978年诺贝尔经济学奖金获得者）发表管理决策的新科学（THENEWSCIENCEOFMANAGEMENTDEClSION）一书，提出由计算机管理公司的重大命题。他指出：“人类知识的增长是产生改革的要紧因素”。“新知识实际上就在于对思维与学习过程的一种基本懂得。我们现在能够给电子计算机编写出操纵程序，这些程序能够使计算机进行思维与学习。这门学问正在并仍将在两个方面具有实际影响：其一，由于我们现在有可能极其具体地模拟人类头脑的一些重要过程，我们就具有在心理学研究中有巨大威力的技术；其二，由于我们现在有可能给计算机编写出复杂的信息处理操纵程序，我们就正在获得有可能在思维'与'决策'工作的迅速而广泛的范围中用计算机来取代人的技术能力”。“我们谈到人类智能的间接增长，指的是计算机的人工智能对人类智能的加强”。“在不久的将来，也许在下一代，我们将有用机器来取代企业组织中一切人类职能的技术能力”。西蒙还进一步谈到，“工厂与办公室都在迅速变成一个复杂的人-机系统”，“人与机器的相互关系将变成（实际上己变成）一个设计课题。这个设计问题，其重要性就象设计人与人之间的相互关系的系统一样重要二H.A.西蒙的这本书中许多论点与预言，无疑对办公自动化的实现有重要的影响。特别是他所描绘的人机系统与日后出现的办公自动化系统是十分吻合的。因此，当人们以一整套的软科学为理论基础，以计算机为核心工具，引进到办公活动领域之后，连同原先通信技术、自动化技术，使办公活动出现了本质性的飞跃，形成一个新的概念办公自动化（OffiCeAUtomation）；也能够说，使办公自动化进入到一个新的阶段，即逐步演变成为一整套新的技术门类的阶段。因此办公自动化是在人类社会活动有迫切需要，在技术与工业基础上又具备了可能的条件下产生出来的。归纳起来，办公自动化进展的通常过程能够分为三个阶段：第一阶段，是以通讯技术与自动化技术为支柱的办公活动。第二阶段，就是现阶段，是在原先的基础上引进软科学理论与计算机技术；第三阶段，办公自动化的未来，将广泛使用不断出现的新理论、新技术。二、工业发达国家进展办公自动化的几个进程工业发达国家，如美国、日本等，进展本国的办公自动化已有一段历史，走过的道路也不尽相同。美国大致可分为三个阶段：第一阶段为单机阶段（1975年往常）。要紧表现为使用单机设备，如文字处理机、复印机、传真机、专用交换机等，办公活动的某些环节由机器来执行，局部地、个别地实现自动操作以完成单项业务的自动化。第二阶段为局域网阶段（19751982年）。要紧表现为个人计算机开始进入办公室，并形成局域网络系统。在办公室的关键部分出现信息采集、处理、储存的综合系统，专用自动交换机与文字、语音的网络通信系统等己广泛使用，实现了关键部分业务运行的自动化。这一阶段还陆续出版了有关办公自动化技术的许多专著。第三阶段为一体化阶段（1983年以后）。要紧表现为办公设备的一体化、办公系统综合化，如能够与计算机连接的数码相机、多媒体投影机等设备的出现与应用，多功能工作站、电子邮件、卫星与光缆数据通信网络、全国性的与国际性的综合业务数字网的形成等，实现了办公业务综合管理自动化。日本的进展能够分为下列几个时期：初期（1979年往常），其特点是常规电信的调度，即“无主观意识地”引用电话、用户电报、电传打字机等设备。进展期(19791984年)，其特点是计算机广泛地进入办公室领域，各类各样的电子设备，如个人计算机、字处理机，智能数据终端，工作站与局域网络都用来装备办公室，并推行办公业务管理方式的统一化与标准化。改进期(1984)，将各类各样的电子办公信息管理功能综合为统一工具，并使之用于任何办公场所中。三、中国开展办公自动化的简况80年代初为启蒙与准备阶段，这一时期做的要紧工作是理论研讨，在典型的试点上开展某些办公自动化系统的建立，探讨中国办公自动化的模式，建立全国性的领导机构一一国务院电子振兴领导小组所属办公自动化专业领导组,制定我国办公自动化进展规划等等。1981年国家公布了计算机汉字字符交换标准系统一一GB2312汉字字符交换集，开发了最早的计算机中文操作系统与汉字输入方法。80年代末为进展阶段，这一时期办公自动化设备与软件激增，有了国产计算机与比较优秀的汉化办公软件，形成了单机与一体化办公系统相互交错的应用局面。近年来，计算机技术进展非常迅速，银行、税务、海关、民航、铁路等部门基本实现了电子化、网络化。一些行政机关、大专院校、企事业单位的办公自动化工作，也达到相当高的水平。但应该指出我国办公自动化的总体水平还不高，有计算机的单位很多，但由于办公人员素养不高，绝大多数计算机还处于单机工作状态，仅能完成打字与制表这样一类最通常的办公事务；就软件而言，我国软件业尽管有了很大的进展，但是国产优秀大型软件不多，国产软件的市场占有率较低，成功的办公软件更是凤毛麟角。第二章办公自动化硬件介绍一个比较完善的现代办公自动化系统由计算机、通信系统与各类现代化办公硬件设备与相应的软件构成，共同实现各类信息的处理功能。办公设备通常可分为三类：第一类是独立使用的办公设备，如收录机、复印机、普通照相机、碎纸机等，这类办公设备与系统中其他设备关系不大，能够单独使用；第二类是与通信网络连接使用的通信设备与系统，如电话、传真、电报、无线寻呼系统、电视会议系统等；第三类办公设备是与计算机连接使用的设备，比如打印机、扫描仪、多媒体投影机、数码照相机、PC传真机、语音处理系统、绘图仪、光盘刻录机等，这类办公设备只能与计算机连接使用，才能发挥它应有的功能。现代通信与计算机的进展使得这三类设备的关系日益密切，反过来也使计算机与通信日益成为不可分割的整体。从这一点上说，后两种分类就不可能是一成不变的了。由于计算机的出现与进展，那些独立使用的办公设备已经不能满足人们提高办公效率的需要，计算机被引入办公活动中并成为办公设备的主角。现代化办公活动要紧是围绕计算机展开的。下面介绍以计算机为中心的各类办公设备。第一节计算机现代办公自动化的要紧标志是使用计算机，办公人员通过与计算机对话的方式进行办公活动，甚至经理对办公室的领导与管理也都是通过计算机来进行。一、计算机系统构成计算机系统由硬件与软件两大部分构成，硬件是“看得见，摸得着”的有形东西；而软件是“看不见，摸不着”的，它是数据、信息、指令等的有机的集合。只有硬件而没有软件的计算机称之“裸机”，“裸机”是不能工作的，是软件使“裸机”变成有用的东西，成为人类改造自然的得力帮手。计算机是依靠硬件与软件的协同工作来完成某一给定任务的。一个完整的计算机系统包含硬件系统与软件系统两大部分。二、计算机硬件系统构成计算机硬件由主机与外部设备构成，主机又能够进一步分为计算机中央处理器(CentralProcessorUnit,简称CPU)与内部存储器，CPU又可分为运算器与操纵器；外部设备可分为输入设备、输出设备、外部存储器与一些辅助外部设备。运算器、操纵器、输入设备、输出设备与存储器是计算机的五大基本部件。1 .输入设备用户通过输入设备把信息输入到计算机。输入设备包含键盘、鼠标、书写器、扫描仪、数码相机等。通过一定的接口，录音机、录像机、话筒等也能够成为输入设备。键盘与鼠标是最常用的输入设备。2 .输出设备输出设备是指从计算机中取出信息的器件，如显示器、打印机、绘图仪等。显示器与打印机是最常见的输出设备。3 .操纵器操纵器能对程序的每一条指令进行分析、推断，并发出各类操纵信号，使计算机的有关设备协调工作，它是整个计算机的指挥中心。4 .运算器运算器负责计算机中的各类运算，如四则运算、逻辑运算，另外还能进行代码的传送、移位等操作。运算器与操纵器一起构成了计算机的心脏，也就是中央处理器(CPU)。5 .存储器存储器是计算机的经历装置，用来存放原始数据、中间结果、最终结果与解题步骤。存储器能够区分为内存储器(内存)与外存储器(外存)。外存储器是指硬盘、光盘、软盘、磁带等外部磁性存储介质，外存相对内存而言读取速度比较慢。内存储器包含随机存取存储器(RAM)与只读存储器(ROM),它们用半导体材料做成，读取速度快。只读存储器(RoM)是不可写的，它内部的数据信息是由工厂输入，并固定在里面，通常情况下用户不能更换。RoM内部存放的信息是计算机内最原始的信息，它用来启动与引导系统软件，是它最初激活了计算机。随机存取存储器(RAM)是可读可写的，其中的数据会因断电而丢失，故用来存放正在使用的数据信息；RAM还可分为两类，DRAM(DynamicRAM,动态随机存取存储器)，即平常所称内存条；SRAM(StaticRAM,静态存储器)，又称CaChe(高速缓冲存储器)，是介于CPU与DRAM之间的内存，能够加速计算机的运行速度。第二节打印机打印机是计算机的输出设备，是办公自动化的必备工具。通过打印机能够将计算机内的文件、图表打印在纸介质上或者胶片上，便于储存与使用。一、打印机的分类与特点打印机的种类很多，按印字的方式来分，目前最普及的要紧有针式打印机、喷墨打印机与激光打印机三种；按打印文本的幅度可区分为窄行打印机与宽行打印机；按印字的色彩来分可分为单色打印机与彩色打印机。现将其特点与功能介绍如下：1 .针式打印机针式打印机根据打印头针数的多少，可分为9针与24针等多种。9针的打印机通常只适用于打印西文字符，现已淘汰。由于汉字的笔画比较多，通常要使用24针的打印机打印。针式打印机的实现原理比较简单：打印针头在计算机打印驱动程序与打印字库字形信息的操纵下按照一定的次序击打在色带上，通过色带一点一点印到纸上，形成字符。针式打印机的优点是打印机的价格比较便宜，打印材料的成本比较低，有很好的易用性，且它是唯一一种能够用来打印蜡纸与多层纸的打印机;当然针式打印机也有其自身难以克服的缺点，如打印质量低、速度慢、工作噪声大。这些都使其无法习惯当今社会的需要，因而现在已很少使用它。2 .喷墨打印机喷墨打印机使用喷墨来代替针打。喷墨打印机按工作原理可分为固体喷墨式与液体喷墨式两种，目前较常见的是液体喷墨打印机。液体喷墨方式又可分为气泡式（如佳能与惠普喷墨打印机）与液体压电式（如爱普生喷墨打印机）两种。气泡技术是通过加热喷嘴，使墨水产生气泡，喷到打印介质上的。而在压电式喷墨技术中，墨水从一个类似热感应式喷墨技术的喷嘴喷出，但是墨滴由缩小墨水喷出的区域形成，而喷出区域由施加电压到喷出区内的一个或者多个压电板操纵。由于墨水在高温下易发生化学变化，性质不稳固，因此打出的色彩真实性就会受到一定程度的影响；另一方面由于墨水是通过气泡喷出的，墨水微粒的方向性与体积大小不好掌握，打印线条边缘容易参差不齐，在一定程度上影响了打印质量，这都是它的不足之处。微压电打印头技术是利用晶体加压时放电的特性，在常温状态下稳固地将墨水喷出。它有着墨滴操纵能力强的特点，容易实现高精度的打印质量，且微压电喷墨时无需加热，墨水就不可能因受热而发生化学变化，故大大降低了对墨质的要求。目前，爱普生、惠普与佳能这3家公司生产的液态喷墨打印机代表了市场的主流产品，而它们在技术方面也各有所长。喷墨打印机有许多优点：价格比较便宜，打印速度比针式快，噪音比针式的要小，打印质量比针式好，接近激光打印机的效果，能够打印彩色图象。在打印介质的选择上，也具有一定的优势；既能够打印信封、信纸等普通介质，还能够打印各类胶片、照片纸、卷纸、T恤转印纸等特殊介质。缺点是耗材贵。正由于有诸多优点，喷墨打印机日益受到人们的喜爱，逐步占领了广大的中低端市场。3 .激光打印机激光打印机是比较先进的打印机。它是集激光技术、微电子技术与精密机械于一体的现代科技产物。激光打印机工作噪音极低，能够产生高质量的文本与图像，其质量可与铅字印刷的质量媲美。激光打印机的工作原理是利用计算机送来的字符信息调制激光束，被调制的激光束在有机感光鼓表面产生静电潜像，静电潜像吸附打印墨粉，显影后形成真实的墨粉字符或者图像，然后把真实的墨粉字符或者图像转印到纸上，最后将纸上的墨粉字符或者图像作加热加压定型，输出永久性的文本，整个过程准确而且高效。尽管激光打印机的价格要比喷墨打印机昂贵得多，但从单页的打印成本上讲，激光打印机则要便宜很多，因此激光打印机的市场占有率是越来越高。除了上述3种最为常见的打印机外，还有热转印打印机与大幅面打印机等几种应用于专业方面的打印机机型。热转印打印机是利用透明染料进行打印的，它的优势在于专业高质量的图像打印方面，能够打印出近于照片的连续色调图片来，通常用于印前及专业图形输出。大幅面打印机，它的打印原理与喷墨打印机基本相同，但打印幅度通常都能达到24英寸（61Cm）以上。它的要紧用途一直集中在工程与建筑领域。但随着其墨水耐久性的提高与图形解析度的增加，大幅面打印机也开始越来越多地应用于广告制作、大幅摄影、艺术写真与室内装璜等装饰宣传领域，成为打印机家族中重要的一员。二、打印机的安装新购买的打印机通常都附带有两根线，一根是电源线，一根是数据线。把电源线插入插座中接通电源，再把打印机数据线两头分别插入打印机通信端口与计算机上的并行口（LPT端口）中。这样就物理连接好了打印机，下一步将为其安装驱动程序并进行相应设置方可执行打印操作。下面介绍在Windows2000中安装打印机的操作。a在“开始”菜单中选择“设置”I“打印机”命令，打开打印机对话框；b双击“添加打印机”图标,得到“添加打印机向导”对话框,然后单击“下一步”按钮；c单击“本地打印机”不要选中“自动检测并安装我的即插即用打印机”复选框，然后单击“下一步”按钮，得到“选择打印机端口”对话框；d选择LPT端口,然后单击“下一步”按钮,能够得到选择“制造厂商与型号”对话框；e在对话框中找到你的打印机制造厂商与型号（假如没有列出，能够单击“从磁盘安装”按钮）。然后单击“下一步”按钮，在“命名你的打印机”对话框中，给你的打印机起一个名字，再单击“下一步”按钮，在“打印机共享”对话框中，选择“不共享这台打印机”单选框，然后单击“下一步”按钮，得到“打印测试页”对话框；f选择是否打印测试页，然后单击“下一步”按钮，得到“正在完成添加打印机向导”对话框，单击“完成”按钮，打印机图标就出现在打印机对话框上了，至此打印机安装工作全部完成。三、打印机的日常保护打印机作为一种比较精密的设备，平常的保护工作显得非常重要。特别是打印机工作时，需要不断地执行进纸、出纸操作，而打印纸不可避免地会带有某些灰尘、杂物，这些都有可能对打印机造成损害。为了延长打印机的使用寿命，保证高质量的打印效果，就要对其进行有效的日常保护。考虑到针式打印机已逐步退出历史舞台，下面只对喷墨打印机与激光打印机的日常保护进行介绍。L喷墨打印机的日常保护喷墨打印机由于内部结构复杂，出现故障的可能性与操作注意事项也较多，因此更应在平常勤加保护。喷墨打印机的日常保护要紧是进行喷墨头、墨水与墨水盒的保护。喷墨头的保护喷墨打印机的喷墨头由很多细小的喷嘴构成。喷嘴的尺寸与灰尘颗粒差不多。假如灰尘或者细小的杂物掉进喷嘴中，就很有可能将喷嘴堵塞而使其无法喷出墨水来，同时还容易使喷嘴面板被墨水污染。此外，若喷嘴内残存有气泡，也有可能发生墨水喷射不良的现象，因此在日常保护中应该特别注意对喷墨头的保护。保护喷墨头应该注意如下几条：不要将喷墨头从主机上拆下并单独放置。特别是在高温低湿状态下，假如长时间单独放置，墨水中所含的水分会逐步蒸发，干涸的墨水容易导致喷嘴堵塞，从而形成永久性损害。假如喷嘴已出现堵塞现象，应用清水进行清洗。若清洗达不到目的，则应更换新的喷墨头。避免用手指与工具碰撞喷嘴面,以防止喷嘴面损伤,或者杂物、油质等堵塞喷嘴。不要向喷嘴部位吹气、不要将汗、油、药品（酒精）等沾染到喷嘴上，否则墨水的成份、粘度将发生变化，造成墨水凝固堵塞。同时还要注意不要用面纸、镜片纸、布条等擦拭喷嘴表面。切记一定要先关掉打印机再切断电源。先将打印机置于关机状态，当喷墨头被盖帽后方可关闭电源，最后拔下插头。否则关于某些型号的打印机，打印机无法执行盖帽操作，喷嘴暴露于空气中会导致墨水干涸。一旦出现非正常断电，要及时让打印头回复到停机待命位置，以避免打印头喷嘴干涸造成堵塞而形成永久性损害。墨水盒及墨水的保护墨水盒在使用之前应储于密闭的包装袋中，温度以室温为宜。温度太低会使盒内的墨水冻结；而假如长时间置于高温环境中，墨水成份有可能发生变化。不要将墨水盒放在日光直射的地方,安装墨水盒时注意避免灰尘混入墨水造成污染。不要用手触摸墨水盒的墨水出口，以免杂质混入。为保证打印质量，墨水要尽量使用与打印机对应的型号。墨水盒是一次性用品，用完后要更换，不能向旧墨水盒中注入墨水。墨水具有导电性，因此应防止废弃的墨水溅到打印机的印刷电路板上，以免出现短路现象。假如印刷电路板上有墨水沾染，可用含酒精的纸巾将其擦掉。不要随便拆开墨水盒，墨水盒安装好后，也不要轻易用手去移动它，以免造成打印机故隙。2.激光打印机的日常保护越来越多的用户将激光打印机作为自己的首选打印机，而激光打印机相对喷墨打印机而言使用了较多的先进技术，其部件也比较精密，因此在日常的使用过程中，同样需要经常对其进行有效地保护，以维持激光打印机良好的打印效果。通常激光打印机在使用一段时间后，由于空气中的灰尘与碎屑的侵蚀，有可能会损坏打印机，不能保证正常的打印效果，因此要养成定期清洁打印机的好习惯，清洁打印机的操作步骤如下：断开打印机电源。用清水打湿干净的布条，将布条拧成略微有点湿，然后用来清洁打印机外部。用毛刷或者光滑的干布清洁打印机内部，擦去打印机内所有的灰尘与碎屑。当激光打印机硒鼓中的碳粉消耗尽后，打印出的文字就不清晰了，这时就要更换硒鼓。更换硒鼓的方法比较简单：断开电源，打开打印机的外壳，捏住硒鼓上的手柄，将其拔出。然后抽出新硒鼓上的封条，安装上新硒鼓即可。注意：清洁打印机时，若衣服上沾染了碳粉，可用干布将其擦掉，然后用冷水冲洗。切记不要用热水，由于热水会使碳粉固定在布料的织物纤维里。第三节扫描仪扫描仪是计算机的外部输入设备。被广泛应用于档案馆、印刷业、平面设计、广告、传真、电子文档的发送与Imernet上信息共享等领域。扫描仪的扫描对象有反射类的印刷品、照片、手稿等与透射类的反转胶片或者负片。扫描仪的作用是将图像、图片、照片或者文字材料(如签字、手迹)等扫入计算机中，供计算机调用处理。有了扫描仪，用户就能够将喜欢的图画或者照片扫到计算机中，实现图文混排