当日预到店的团体预订准备工作程序.docx

当日预到店的团体预订准备工作程序部门：前厅部实行者职称：接待员任务号：任务的题目：当日预到店的团体预订准备工作需要使用的工具：效益/质量标准：做什么怎么做/为什么1.打印“当日团体预进店”报告“当日团体预进店”报告可以在前台的交班系列报告中获得，也可以重新用系统进行打印。确保团体信息的准确性。2.核查团体的开房需求根据“当日团体预进店”报告，对以下的项目进行核查：（1）团体所要求的房型-团体可能的抵达时间-团体需要的房间总数具体的准备工作之前的必须步骤3.分配房号当值主管应于每天上午将预计到店的团体客人的房号提前安排进入“房间安排”菜单- 输入团体的到店日期选择“团体”项目- 输入团体的名称这时，所选择的团体的预订便会集中显现在屏幕上光标通过各个预订房间号码一栏时，系统会自动调出类似“F3”功能键的选房界面按动光标经过各个选择栏目此时，系统会将所有符合要求的房间号码显示出来- 选择合适的房号，按“输入”键被选择的房号会自动显现在所对应的团体预订上，这样便已经安排了一个团体房间的号码。依此类推，为每一个团体预订选定房号。必须按照这样的程序来给每一个预订分配房间号码。4.打印附有房号的团体预进店报告选择按房号排序来打印附有最新信息（房号）的团体预订报告便会打印出来。做什么怎么做/为什么5.准备团体客人欢迎信封准备足够量的干净、空白的欢迎信封将预订部团体预订协调员提前准备好的团体早餐券备齐根据团体预订分房表，应做以下几项准备工作：-对照报告，为各个预订配齐房间钥匙在欢迎信封上的制定位置写上房间号码，如提前得到客人姓名的，还须将姓名一并写上根据每间房的实际入住人数，往每只信封中放入预备好的早餐券在完成以上的工作后，应将所有的欢迎信封统一归放在一起，并按照房号顺序排列整齐，并连同打印的该团体的报告一道放入该团体的文件夹中。必须使前台在正式接待到店的团体之前，所有房间钥匙都已准备完毕并容易获得。6.复查准备工作的质量对所有准备完毕的预计进店团体，当值的前台主管应进行抽查，主要是根据团体报告核查是否所有的预订都已经准备好了欢迎信封，信封中的房间钥匙是否正确。确保准备工作的完成质量。起草者：批准者：职称：签字/日期：职称：签字/日期：