文件和资料控制程序(服务管理体系).docx

文件和资料控制程序1目的对与服务管理体系相关的文件和资料进行控制，确保各有关场所使用的文件均为有效版本。2适用范围适用于本公司与服务管理体系有关的文件和资料的控制。3职责3. 1XXXX部组织管理手册、程序文件的编写和修订，管理者代表审核，总裁批准发布；3.2 责任部门负责组织三层作业指导文件的编写，XXXX部及相关部门参与，责任部门分管副总审批；3.3 XXXX部负责服务管理体系文件的发放（包括配置服务器上文件发布）、更改控制和管理。3.4 各部门设兼职文档管理员，负责本部门文件的签收、组织传阅及归档管理，负责外来文件的跟踪和管理。3.5 管理者代表负责审批文件发放范围。4工作程序4. 1文件的分类4. 1.1分类4. 1.1.1按类别分以下几种： 管理手册 程序文件汇编 支持性文件：包括作业指导文件、规章制度及有关资料。 外来文件：国家标准、行业标准、相关法律法规等。4. 1.1.2按受控状态分2种：受控、非受控纸质管理体系受控文件，由XXXX部文件管理员负责在封面上加盖“受控”印章，注明发放部门及编号，以确定其现行有效性；配置服务器上发布的文件均为受控文件，并注明版本号和发布日期。4.1.1.3按信息敏感性分：绝密、秘密、内部公开和外部公开。信息资产密级定义：绝密：只有公司高级管理层领导可以访问的文件或数据；秘密：公司部门负责人及以上人员可以访问的文件或数据，或只有某个/某些部门可以访问的文件或数据；内部公开：限于公司内部人员可以访问的文件或数据；外部公开：对内外全部可公开的信息。对于哪些文件或记录属于绝密和秘密在资产识别清单中识别。绝密和秘密文件或记录只有经授权的人员才能访问。4.1.2文件的编号、标识4. 1.2.1文件的编号 管理手册编号为：XX-FW-SC一版次； 程序文件编号为：XX-FW-P顺序号一版次； 支持性文件编号：XX-FW-ZC顺序号一版次； 与服务管理体系有关的外来文件直接采用原文件编号； 记录表格的编号按记录控制程序的要求进行编号。注：顺序号为从OOl开始的流水号；版次规定为大写字母A、B、C、D等表示。4. 1.2.2文件的标识1 .本公司采用文件的版次和修订次数来标识受控文件的修订状态，如B/1表示B版第一次修改。该修订应在文件的明显位置标识。2 .XXXX部负责建立全公司的服务管理体系文件清单，清单中标明文件的现行修订状态。4. 1.3文件的形式：文件可以呈现光（磁）盘、照片、纸质和配置服务器上电子版发布等任何媒体形式。4.2 文件的编写、审批按本文件“3职责”条款的规定执行。4.3 文件的管理4.3.1服务管理体系文件以电子版为主、纸质版为辅，由XXXX部留存纸质版文件，电子版文件以通知的形式发布到公司内部的配置管理服务器上，由各部门的文件管理员负责通知、下载和保存。4.3.2服务管理体系文件如发生变更，由XXXX部负责将更改后的新版本重新发布，并更改纸质版文件。4.4文件的发放管理4.4.1纸质受控文件的发放1 .XXXX部文件管理员按审批的发放范围及编号，填写文件发放（回收）记录后发放文件。2 .文件领用人在文件发放（回收）记录上签名，领取注有发放编号的文件，便于追溯。3 .各部门文件管理员负责保管与本部门相关的程序文件的副本及其他相关文件,按审批的发放范围及编号进行受控文件的二次分发。4 .4.2其它规定1 .需网上发布文件时，经XXXX部分管领导批准后，由XXXX部文件管理员负责按审批意见上传到配置管理服务器上。2 .文件持有人应妥善保管在用文件，不准私自外借，不得在文件上乱涂乱画，确保文件的清晰、易于识别和检索。所有文件应分类存放在干燥通风、安全的地方。3 .因培训学习或其他用途需要受控文件时，使用部门应到XXXX部填写文件借阅、复制记录，办理借阅手续，必要时，报管理者代表批准。4 .未经公司许可，禁止任何人和部门私自下载、转发网上受控文件，不得借用他人的受控文件复印，一经发现由文件管理员立即收回，并追究当事人或部门领导的责任。5 .纸质受控文件破损影响使用时，使用部门文件管理员应及时到XXXX部办理更换手续，并沿用原文件的分发编号，在文件发放（回收）记录上注明“补发”字样。6 .受控文件丢失后，当事人必须在申请时做出声明，经XXXX部负责人批准后补发新文件，新文件沿用原文件的发放编号，在文件发放（回收）记录上注明“补发”字样。4.5 受控文件的修订和更改管理4.5.1 提出：文件更改申请人填写文件更改申请（通知）单，说明修改原因及内容，对重要的修改还应附有充分的证据。局部修改文件时，文件管理员应采用换页或划改的方式进行，并注明修改状态。当文件经过多次更改或一次更改内容较多等情况下，文件更改可采用换版的方式，具体在文件更改申请（通知）单中规定。4.5.2 修改审批：按原文件审批程序进行。如原审批人员因故不能及时审批时，可由熟悉此业务的同级或上一层人员进行审批。4.5.3 5.3发放及回收：部门文件管理员按原文件发放范围发放修改后的文件，同时收回旧文件，并负责实时对配置管理服务器上的文件进行更新。4.5.4 更改登记：文件管理员负责在受控文件的文件更改记录上做好更改记录。4.6 文件的评审在文件形成后和实施中，必要时应进行评审，确保其适宜性。文件的评审应由文件的批准人或编制部门组织进行：经评审发现不适用或需修改的内容，按本程序规定进行修改。4.7 文件的回收、作废4.7.1各部门应及时将所有过期失效或作废文件从所有使用场所撤出，交还原发放单位,由原发放单位加盖“作废”印章，并填写文件发放（回收）记录。4.7.2因法律或技术原因必须保留的作废文件，由文件发放单位加盖“作废保留”印章，并在文件清单中注明。4.7.3作为记录的文件应执行记录和文件控制程序4.8外来文件（包括国家标准、行业标准、法律法规及顾客提供的技术资料），由各使用部门收集、编录、并建立外来文件清单，进行存档、发放。5相关文件记录控制程序6相关记录服务管理体系文件记录清单文件发放（回收）记录文件借阅、复制记录文件更改申请（通知）单.文件发放范围清单外来文件清单文件评审记录