文件管理制度二.docx

文件管理制度1目的为加强公司文件管理，规范管理程序，特制定本制度。2适用范围本程序适用于公司内的有关文件：上级文件、规章制度、操作规程、规定、通报、通知批复、函、指示、会议纪要等管理。3职责1.1 后勤管理部负责文件的审查、流转、处置、归档，评审管理，以及外来文件的管理。3. 2部门、车间负责各类文件的发放，确保有关场所得到和使用相应文件的有效版本。4工作程序3.1 文件管理应遵循行文少而精、注重实效的原则。公文处理必须做到准确、及时、安全、保密。4. 2文件签发按照谁主管谁签发的原则进行：1、规章制度由总经理批准；2、作业规范、专业会议纪要等专业文件由后勤管理部长批准；3、上报镇、区的文件由总经理签发。4.3以公司名义发布的文件由公司统一编号。公司制定的文件经批准后，除会议纪要外，要加盖印章，由后勤管理部负责发放。4. 4文件使用场所必须使用文件现行有效版本，不得使用过期失效的文件。文件存在不适用情况时，文件使用部门或文件管理部门均有权提出修订意见。4.5 文件修订的审核、批准由该文件的原拟稿部门按文件发布程序组织进行。4.6 文件管理部门对所管辖的文件每三年至少进行一次评审（规章制度、操作规程每两年进行一次修订），并按评审结果对文件进行修订。当出现下列情况时，应及时对相关文件进行评审：a）企业战略及结构发生重大变化；b）生产工艺、作业条件发生重大变化；c）相关方投诉；d）污染物排放连续超标；e）连续发生安全事故；f）审核中发现严重不符合。1.1 7记录填写不得随意空格、缺项，确保记录的完整性。要做到真实、准确、清晰、完整、工整、及时、有效。4.8 内部职工查阅记录，要经主管人员同意，并办理登记手续，按期归还；外部人员查阅需经总经理同意后，办理手续进行查阅；属保密的文件应按公司保密文件规定的程序办理。4.9 上级部门、地方政府、相关单位的来文来电，均应通过综合部登记、转送，建立台帐。4.10 凡需传阅的，由后勤管理部组织有关公司领导阅示，按照公司领导的批示转发责任部门进行处理。