档案管理措施及保证措施.docx

档案管理措施及保证措施11、档案管理职责(1)总包方及各分包队伍均应设立专职内业档案资料管理人员，责任到人。各专业工程资料，包括质保资料、质评资料、设计文件、往来文件等均应按照黑龙江省哈尔滨统一表格、统一格式进行记录、收集、整理、归档，并在各自施工段内留足图片资料和像资料。总包方将根据现场工程的分部分项部位进行检查，并与每月月末进行定期的资料检查，发现问题及时整改。(2)各专业队伍工程完工离场前应按照市档案馆要求将各自资料原件一份报总包归档。对不能按时提供工程资料或资料不合格而又不能及时整改的，总包方有权建议业主停付该专业队伍的工程款。(3)建立收发文记录档案，业主对分包队伍的来往文件应由总包单位做统一发放、收集登记，以备查考。(4)协调、指导、监督各分包方的技术资料、档案管理工作，力保工程各方面资料动态齐整。22、档案建档立卷规则本工程各施工单位档案应遵照以下规则立卷原则L“三同步原则，即“同步开始、同步建设、同步竣工"2 .遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管和利用。立卷方法1.工程准备阶段文件按建设程序、专业形成单位立卷；2.施工文件按单位工程、分部工程、专业、阶段立卷；3 .竣工图按单位工程、专业立卷；4.竣工验收文件按单位工程、专业立卷5.声像、电子文件按单位工程、专业立卷。立卷要求严格按照国家及地方对建筑工程档案管理的要求进行。卷内文件排列要求1.文字材料按事项、专业顺序排列；同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主体与附件不能分开，按批复在前、请示在后，印本在前、定稿在后，主体在前、附件在后的顺序排列2.图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。4 3、工程技术档案汇总原则各合同段技术档案汇总必须完整、准确、系统，经过分类整理，并且严格按照国家和地方工程竣工验收有关规定进行汇总。在工程竣工前一个月组织相关专业分包单位按照黑龙江省哈尔滨市工程竣工资料要求进行资料汇总，并装订成册。5 4、总承包对档案信息管理措施(1)文件、材料、图纸和有价值的信息资料收集内容齐全，能反映基建活动的全过程和结果，与施工过程的实际相一致，准确真实；在工程竣工后，向业主提供完整的工程档案资料。资料的分类、排列、组合具有逻辑性和整体性，保持相互间的有机联系。(2)加强档案基础工作的建设，建立健全资料收集的组织管理网络，为竣工资料的完整准确提供条件。总承包部安排专职档案管理员，要求各分包单位也指定专(兼)职档案资料员，按照要求和有关制度，认真收集日常资料和有关信息，并做好竣工归档。