23.一般费用支出管理制度（2021.11.25）.docx

XXXXXX有限公司XX发(2023)35号签发人:XXXXXXXX有限公司一般费用支出管理制度第一章总则第一条为进一步加强公司一般费用支出管理，规范费用支出基本流程，严格把好费用开支关，根据公司履职待遇、业务支出管理办法等政策，并结合本公司费用报销情况，特制定本制度。第二条一般费用包括差旅、办公、交通、车辆、招待、会议、教育培训等日常性公务及福利性费用。采购货物、接受外部劳务及投资支出等业务不属于一般费用范围，在其他制度内规范。第三条一般费用开支应遵循“必要、合理、节约”的原则，在确保公司日常经营管理活动正常进行的前提下，例行勤俭节约，严格审批流程，确保公司费用支出的规范管理。第二章日常费用管理第四条费用支付或报销流程1 .经办人填制报销或用款单据一部门负责人审核一费用支出审核岗位审核一财务部经理审核一总经理批准一出纳付款。2 .培训费先由综合部办公室业务负责人核定，经综合部经理、财务报销审核岗位、财务部经理，总经理批准后支付。第三章费用支付或报销审批原则第五条不得逾越流程，要严格按照顺序履行签字流程。不得未经部门负责人、费用支出审核岗位、财务部经理审核，直接提交总经理签批。第六条审批人因出差、请假、外派等原因不能签字的，应于事先书面授权指定固定代批人，代批人在授权时间和权限范围内代批。授权书一式三份，授权人、代批人、财务部门各留存一份，原则上授权书应每年签署一次。第七条出纳须按照审批流程签字后的用款或报销单据支付相关费用。第四章费用支出审核内容第八条经办部门审核内容（一）各项开支内容是否真实合理；（二）招待费开支是否办理事前申请程序；（三）购物单据是否有验收收货手续并作为报销或用款附件；（四）差旅费报销中的出差时间、地点是否与出差审批单及发票相符，报销金额是否与制度规定标准相符。第九条财务管理部门审核内容（一）报销或用款单据是否齐全、原始凭证是否真实合法、内容是否完整、是否存在超标、数字书写是否清晰、准确。（二）相关审批手续是否齐全，附件是否完整。第五章差旅费第十条差旅费报销标准差旅费分为国内差旅费和境外（含港澳台地区）差旅费两部分。出差过程中发生的招待性支出，单独计入招待费科目，不计入差旅费报销。国内差旅费标准1.交通工具最高标准工具出差人火车轮船（不包括旅游船）飞机其他交通工具（不包括出租汽车）主要负责人软席（软座、软卧、二等动卧）、动车及高铁二等座二等舱经济舱凭据报销其他负责人软席（软座、软卧、二等舱经济舱凭据报销二等动卧）、动车及高铁二等座总经理助理职级以下人员硬卧、动车/高铁二等座三等舱经济舱凭据报销2.住宿、伙食补助、交通费出差人员住宿伙食补助公杂费主要负责人600元/天100元/天50元/天其他负责人600元/天100元/天50元/天总经理助理职级以下人员600元/天100元/天50元/天对于住宿价格季节性变化明显的城市，住宿费限额标准在旺季可适当上浮20%比例；参加大型会议或受邀请到外地考察，如组织单位统一安排，应严格要求，如超过规定标准，凭会议通知和邀请函，要经总经理批准，综合管理部备案。国内外差旅费报销应应严格按照上述标准执行，因紧急任务等极特殊原因超过上述标准的支出，出差人需提交书面说明，详细列明超标原因，经部门经理、分管副总经理、财务部经理、总经理批准后方可报销。第十一条出差审批规定公司员工出差须事先填写出差申请单（见附件）。一般员工出差由部门经理审核、由主管副总经理批准；部门副经理及以上员工出差经主管副总经理审核、由总经理批准。出差人员将审批后的出差申请单第二联交综合管理部备案，并持第一联到财务部办理借款和报销手续。如出现紧急任务、相关领导出差等原因无法事前完成书面审批的，要事先向相关领导进行口头请示，在办理报销手续之前及时补签。第十二条差旅费报销流程国内旅费报销经办人填好“差旅费报销单”中所需填写部分，附合法的原始单据，经部门经理、分管副总经理审核签字后，交财务部审核，财务部报销审核岗位对报销内容的合法性、合规性进行审核并签字后交报销人，再由报销人交财务部经理审核并签字、总经理签批，然后报销人持审批后的“差旅费报销单”交出纳支付报销费用。机票付款或报销应随附航空运输电子客票行程单，住宿发票需附酒店明细单，以便确认是否超标。第六章业务招待费第十三条业务招待是指为公司生产经营业务的需要,招待客户、合资合作方以及其他外部关系人员的活动。经办人应当根据公司有关规定和接待工作内容，本着节俭、合理、必需的原则，进行宴请、接待、礼品等业务接待。要按照重要客户和普通客户两档进行分类接待。需要安排住宿的，应优先选择公司附近的相应档次宾馆和招待所。第十四条业务招待费标准（一）公司负责人开展商务和外事活动，宴请标准按重要客户每次人均不得超过600元（含酒水、饮料，下同），赠送纪念品每次人均不超过600元。其他公务招待活动每次人均不超过400元，不得赠送纪念品。（二）公司总经理助理及以下人员开展商务和外事活动,宴请标准按重要客户每次人均不得超过400元（含酒水、饮料，下同），赠送纪念品每次人均不超过200元。其他公务招待活动每次人均不超过200元，不得赠送纪念品。（三）业务招待活动实行招待费用总额和人均费用双控管理，严格控制陪同人数，原则上按招待客户的人数确定陪同人数，比例分别为：接待人数10人以内，陪同人数不超过3人；接待人数超过10人，陪同人数不超过其1/3。（四）员工因工作关系，需加班，加班工作餐人均不超过50元。第十五条业务招待费支出流程（一）经办人事前填写业务招待申请单，经部门经理、主管领导审批，并报总经理批准。（二）申请额度内的实际业务招待费发生后，经办人填写报销单，按上述标准和招待费预算额度适用的费用报销流程报销，标准内加班餐可不必填写业务招待费申请单。第七章办公用品、办公家具采购支出管理第十六条通用办公用品采购应由综合部统一购买和发放，综合部购置前应充分询价、比价，从三家以上的供应商报价单中选择信誉良好、价格合理的供应商采购，综合部要保存收货明细单，与采购发票一起作为用款审批的附件。综合部平时做好办公用品领用登记工作。第十七条办公家具（单价两千元以下）采购应由使用部门提交申请报告，经部门经理、主管副总经理、综合管理部、总经理批准后，由综合部统一购买。购置前应充分询价、比价，从三家以上的供应商报价单中选择信誉良好、价格合理的供应商采购。采购申请报告、收货明细单、验收单、采购合同、采购发票作为用款审批的附件。单价超过两千元以上的办公家具要作为固定资产采购办理。第八章办公用固定资产采购支出管理第十八条办公用固定资产采购应由使用部门提交申请报告，经部门经理、主管副总经理、综合管理部、总经理批准后，由综合部统一购买，购置前应充分询价、比价，选择信誉良好、价格合理的供应商采购。第十九条办公用固定资产到货时，综合管理部与使用部门共同验货后，应首先报财务部门进行固定资产登记、编号，方可下发使用。综合管理部要建立各部门办公用固定资产台账，并定期与财务部门进行核对。第二十条综合管理部填写用款申请或报销单，附购置申请书、供应商报价单、增值税专用发票（不能提供增值税专用发票的，价格折扣必须高于进项税额）、到货及验收清单办理用款或者报销手续。经综合管理部经理、分管副总经理、财务部固定资产岗位、财务部经理审核，总经理批准后予以付款或报销。第九章车辆及市内交通费用第二十一条公司车辆使用参考福州国林林产品公司本部负责人履职待遇管理办法、中国林产品公司本部员工履职待遇管理办法规定执行。第二十二条市内交通费指在福州市内因公务乘坐出租车、专车等交通工具发生的支出，凭出租车票、专车机打车票及出发地和目的地的明细报销，出差期间往来于机场、车站所产生的交通费应与差旅相关费用一并报销，且不再报当日公杂费。第十章一般性费用用款规定第二十五条一般性费用支出时，经办人应先填写用款申请单，注明用款事由、用款金额、付款方式，经部门经理、分管副总经理、财务部经理审核后，由总经理批准。原则上应附业务发票办理用款手续，因发票未到需要预付款项的，需在备注栏填写预付款项信息，财务部门将支付款项记入经办人个人备用金，经办人应及时催收发票并办理销账手续。财务部门每月根据备用金余额与业务经办人核对和提示，对于消极办理、长期挂账的经办人员，移交综合管理部和法律事务部处理。造成公司经济损失的，按照公司相关制度及法律规定处理。第二十六条预借现金的，由部门经理审核一分管副总经理审核一费用支出审核岗位审核一财务部经理审核一总经理批准。第二十七条现金借款金额较大的，须提前一天通知财务管理部，避免由于现金准备不足给工作带来影响。第二十八条日常用款实行“前账不清，后账不借”的原则，员工在财务管理部挂账前款未清者，不得再次预借任何费用。财务管理部每半年与借款人进行核对确认并通知综合部。综合部将借款余额检查作为办理离职、调动等手续的一个检查项目，借款未清者不得办理离职手续。第十二章费用报销期限第二十九条费用发生后应及时报销，当年度发生的费用，最迟在次年1月10前完成报销，无特殊原因的过期费用，原则上不予以报销。第三十条出差人员返榕之后，应在30个工作日内到财务管理部办理报销手续。第十三章费用报销付款时间第三十一条每周的周三、周五为报销付款时间，其他时间不办理报销业务。第十四章其他规定第三十二条用款或报销发票抬头应为福州国林林产品有限公司，除教育培训费用、机票保险等特殊情况外，原则上不接受个人抬头发票。第三十三条财务人员对违反财政、税收法规等的开支和不符合本公司制度规定范围的开支，有权拒绝报销。第三十四条各项报销原始单据，必须附在报销单后,并填写清楚，粘贴整齐，财务方予办理报销。第十五章附则第三十五条本规定由公司财务部负责解释，并根据集团公司、公司履职待遇，业务支出管理办法等制度的变化随时进行补充和修订。第三十六条本规定自公布之日起执行。