印鉴管理制度.docx

第八章印鉴管理一、目的为规范公司印章管理，强化印章的权威性，避免因印章管理不当给公司带来法律风险，根据国家相关规定，特制定本规定。二、印章种类I、公章：公司按法定程序经工商行政管理部门注册登记后，在所在地公安部门备案，对外具有法定效力的公司正式印章；2、公司业务专用章：代表和行使专业内容和权力的印章，包含合同专用章、财务专用章和发票专用章等。3、法人印章：公司法定代表人用章；4、部门用章：刻有公司各事业部门名称，仅限公司内部使用的印章。三、印章刻制1、公司各类印章刻制的申请由印章使用管理部门提出，并根据需求填写印章刻制申请表，将印章的用途、种类、名称、样式等进行详细说明。经部分负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方可进行印章的刻制；2、审批通过后印章刻制申请表在各公司综合部存档备案，并开具公司介绍信到指定机关代表公司执行印章的刻制;3、印章样式应根据国家有关规定制作。部门专用章采用方形样式，字体应使用宋体字和规范化的简化字，材料选用根据同行业标准和惯例确定；4、刻制公章、合同章、财务章、发票专用章必须按照国家规定在国家管理部门指定的地点办理并履行备案手续，严禁在非法定机构刻制印章；5、未经公司批准，任何部门和个人不得擅自刻制本部门的印章。对私自刻章、伪造公司印章的行为，公司将追究其法律责任，由此导致的所有法律、经济、民事等责任均由责任人承担。四、印章启用1、印章刻制完成后，综合部应领回并交部门负责人。填写印章交接登记表，登记印章图样、领回时间、领交人员等信息并以蓝色印泥加盖在行政部印章存档册存档，以便备查；2、新印章使用前应由综合部下发启用通知，并注明启用日期、发放单位及适用范围等。五、印章管理1、公司公章、合同专用章、法人章由公司综合部负责保管；财务章由财务部专人保管。重要银行预留印鉴如财务专用章、法人名章等，必须严格实行两人以上分开管理；2、各部门用章由部门负责人指定专人进行保管，并将管理员名单报综合部备案；3、公司所有印章应入柜加锁，妥善保管，随用随取，用毕立即存于原处。节假日应封存印章，严防不测。一旦发现丢失及异常情况,应妥善保护现场，及时报告有关领导，查明情况，及时处理；4、印章保管者如有岗位变动或调离公司时，须交清所保管的印章和用印登记薄，经核实无误后方准予办理岗位变动或离职手续。印章交接要在第三人监督下进行，并填写印章移交申请表，由双方当事人及监督人签字生效。5、印章管理员仅具备印章保管职能，应秉持认真严谨的工作态度，不得将印章随意放置或转交他人。保管人由于各种原因不在工作岗位时，应将印章交由本部门领导或领导指定的专人临时保管，以保证不影响正常使用需要。6、印章管理员对所保管的印章，应经常检查，及时清洗，细心保护。六、印章使用1、由申请使用人填写用印审批表（线上预申请、线下纸质登记），经部门负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方可用印。2、所有需要加盖印章的文件超过一页的应加盖骑缝章，对内容有修改的地方应经相关领导确认后加盖印章;3、印章管理员不得在空白文件上加盖印章;4、对已盖印章的文件内容更改时，印章使用人应将原文件交回保管人销毁并记录之后，重新办理加盖印章手续；5、印章保管人在加盖印章时要严格审查有关文件、合同、资料是否与审批内容相符，不得有涂改部分；对加盖印章的材料，应注意落款单位必须与印章一致，用印位置恰当，字迹端正，图形清晰；6、印章保管人不得在审核手续不完善的文本上加盖印章。如遇特殊情况，相关授权领导无法审批，需在电话通知授权领导认可情况下盖章，并督促使用人事后补齐流程；7、用印审批手续不符合规定的情况下使用印章的，印章保管人承担一切责任；用印手续完整齐全，出现问题由申请用印人及其审批人承担相应责任；8、各印章保管人员应建立用印登记簿，详细载明印章的使用时间、使用部门、使用人、加盖分数、审批人等内容，并定期归档；9、印章保管人应将加盖印章文本的重要文件复印件、扫描件备存一份（财务报表除外），并连同用印审批表一并归档，以月为单位按照时间顺序将用印记录存档；10、公司印章原则上不得外带出公司，因特殊情况确需带章外出的必须在权证公章外借登记表上准确填写外带明细、事由及归还时间，经部门负责人、分管领导、总经理、董事长审核批准后，方可外带印章。借用人只可将印章用于申请事由，使用完毕后应立即交回。借印期间发生的与所借印章有关的一切后果由借印人承担；11、因用章不慎造成损失，公司将追究有关人员的责任，直至法律责任；12、私人取物、取款、挂失、办理各种证明，需用单位介绍信时,由综合部负责人严格审批，符合要求后办理并执行登记制度；13、对已调出、解除、终止劳动关系人员要求出示相关证明的,必须持有效证件材料，经综合部负责人审批后，方可盖章。七、公司用章的使用范围1、公司所有印章必须按规定范围使用，不得超出范围使用；2、公司公章的使用范围主要为：2.1公司对外签发的文件；2.2公司与相关单位联合签发的文件；2.3由公司出具的有关证明及材料；2.4公司对外提供的财务报告；2.5公司章程、协议；2.6劳动合同、聘用协议；2.7担保书、承诺书等重要法律文件。3、公司合同专用章的使用范围主要为:3.1对外投资、合资、合作协议;3.2各类业务合同等。4、法人印章，主要用于银行预留印鉴，在现金收讫和付讫、转账结算时使用。需加盖法人印章的合同、高级管理人员人事任免文件。5、财务专用章，用于财务支出和收入证明的签章，主要用于收款收据、银行票据等相关业务。6、发票专用章，主要用于购买和开具发票使用。7、公司各职能部门专用章，以各部门名义印发的各类对内公文、函件上使用，禁止在对外文件上使用。八、印章停用1、因需要更换新印章，在新印章启用同时，由各公司行政部对原有印章进行销毁处理申请；2、具有下列情况时，由印章使用部门填写印章销毁申请表，详细说明情况，并报董事长审批：2. 1印章使用损坏；3. 2印章遗失或被窃，声明作废；4. 3经董事长批准后，公司综合部部下发旧印章销毁通知，并安排由两人同时进行销毁，并在行政部建立印章上交、存档、销毁的登记档案；3、公司综合部向公司各部门发布印章停用通知。九、印章授权事项部门负责人分管领导总经理董事长印鉴保管人印章管理印章外带审核权审核权审核权审批权保管与复核权印章刻制及销毁审核权审核权审核权审批权保管与复核权印章使用公章审核权审核权审核权审批权保管与复核权合同专用章审核权审核权审核权审批权保管与复核权财务专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权发票专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权部门专用章审核权审批权审核权审批权保管与复核权法人名章审核权审核权审核权审批权保管与复核权