学校运营咨询实战手册咨询助理篇接待来访.docx

学校运营咨询实战手册咨询助理篇接待来访一、体验课的家长登记、接待1 .目标（1）把家长的基本资料登记完整；（2）给家长和孩子按类别进行贴牌；（3）确保每个家长和带来的孩子号码牌一致。2 .关键点（1）蹲下与小朋友用英语打招呼，引导家长正确并完整填写体验课上门登记表；（2）正确使用颜色号码牌，并把未到的家长及时汇报给市场部经理；（3）不可以离开中心签到前台。3 .触发点中心有体验课时，启动该事件。4 .工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造更好气氛（1）检查所负责的区域环境是否符合要求内容包括：前台物品准备A.要保证表单足够到场的家庭填写。B.要准备2支以上好用的签到笔。摆放资料要求：A.宣传单页摆放整齐，数量不少于50份。B.各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁。前台音乐要求：A.咨询助理到岗后播放以英语儿歌为主的背景音乐。B.视频部分可以播放宣传片或者汇报演出（2）检查前厅是否整齐清洁文件夹、文件框、电话、打印机等分类放置，保持前台整洁。墙、地、沙发无污迹和灰尘（3）体验课开始前提前到场每场体验课开场前，提前一刻钟上班，做迎宾准备工作流程和家长、小朋友打招呼（1）起立迎接直立、挺身、面带微笑、平视访客（2）主动问好语气亲切、热情，声音悦耳、动听。和小朋友打招呼要蹲下身体流程引导家长进行登记（1）礼貌地请到场家长填写表格登记表要提前填写好一个信息，给家长作为示范。请您先填一下登记表，我一会安排老师领您到教室去。将体验课上门登记表（参见附件5体验课上门登记表）和笔双手递给咨询家长（2）细心指导到场家长填写表格按表格填写说明，检查是否有遗漏项目，并提醒家长补齐流程四给家长和孩子贴牌（1）按照孩子年龄来选择号牌颜色家长填好登记表后，根据登记表上孩子的年龄选择号牌颜色。通常情况下35岁的孩子一个颜色；69岁的孩子一个颜色；9岁以上的孩子一个颜色（2）贴牌的位置要符合要求贴牌的时候，位置要贴在家长和孩子的胸前；不要贴在腰间或者胳膊上。禁忌贴在孩子和家长的大衣或者包上。可以先给孩子贴，然后再让孩子给家长贴，孩子给家长贴的时候要告诉孩子正确位置流程五引导家长参观或者直接带到教室配合咨询师引领家长根据情况给家长介绍相应的咨询师，并配合咨询师引领家长。在咨询师比较繁忙的情况下，让别的员工引家长到教室参加DEMO课。进入教室的时候要给老师介绍家长和孩子，也要给家长和孩子介绍老师二、家长活动的家长登记、接待1 .目标做好参加活动的家长签到和接待工作。2 .关键点(1)引导家长到前台签到并做好家长安排工作;(2)协助整个家长活动；(3)不可以离开中心签到前台。3 .触发点中心有家长活动时，启动该事件。4 .工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造更好气氛(1)检查所负责的区域环境是否符合要求前台的资料要求：.宣传单页摆放整齐，数量不少于50份。B.各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁。前台音乐要求：咨询助理到岗后播放英语儿歌检查前厅是否整齐清洁文件夹、文件框、电话、打印机等分类放置，保持前台整洁。墙、地、沙发无污迹和灰尘流程和家长、小朋友打招呼。(1)起立迎接直立、挺身、面带微笑、平视访客(2)主动问好“您好”“您是参加XX活动的吗？”语气亲切、热情，声音悦耳、动听。和小朋友打招呼要蹲下身体(3)适度夸奖小朋友与家长和小朋友打完招呼，要对孩子进行适度的夸奖，减缓孩子的陌生感。如：宝宝的衣服好漂亮呀流程引导家长进行登记(1)礼貌地请到场家长填写表格登记表要提前填写好一个信息，给家长作为示范。请您先填一下登记表，我一会领您到活动教室去。将家长活动到场登记表(参见附件6家长活动到场登记表)和笔双手递给咨询家长(2)细心指导到场家长填写表格按表格填写说明，检查是否有遗漏项目，并提醒家长补齐(3)和家长讲解活动的注意事项给家长讲解参加活动的注意事项和要求流程四引导家长参加活动(可选)(1)配合活动组织者引领家长根据情况给家长介绍相应活动组织老师，并引领家长和孩子到活动场地(2)本项工作为可根据活动前的岗位分配和要求选项调整三、直接上门家长登记、接待1 .目标(1)做好家长信息资料的登记工作；(2)分配相应的咨询师进行咨询。2 .关键点(1)引导家长正确并完整地填写当面咨询登记表；(2)及时分配给相关的咨询师进行接待；(3)不可以离开中心前台，如需离开应协调能够按照标准完成工作的人员来暂时顶替。3.触发点中心有家长直接上门咨询时，启动该事件。4.工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造更好气氛(1)检查所负责的区域环境是否符合要求前台的资料要求：A.宣传单页摆放整齐，数量不少于50份。B.各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁。C.当面信息登记表(参见附件7当面信息登记表)要准备充足。D.前台处始终固定保持两支以上的签到笔。前台音乐要求：咨询助理到岗后播放英语儿歌(2)检查前厅是否整齐清洁文件夹、文件框、电话、打印机等分类放置，保持前台整洁。墙、地、沙发无污迹和灰尘流程和家长、小朋友打招呼（1）起立迎接直立、挺身、面带微笑、平视访客（2）主动问好“您好”“您是想咨询我们的课程吗？”语气亲切、热情，声音悦耳、动听。和小朋友打招呼要蹲下身体流程引导家长进行登记（1）礼貌请到访的家长填写表格当面信息登记表（参见附件7当面信息登记表）要提前填写好一个信息，给家长作为示范。请您先填一下登记表，我一会请我们专业的咨询师给您做介绍。将当面信息登记表（参见附件7当面信息登记表）和笔双手递给咨询家长（2）细心指导到访的家长填写表格按表格填写说明，检查是否有遗漏项目，并提醒家长补齐流程四介绍相应的咨询师按照平均分配家长资源的原则，介绍相应的咨询师给家长家长登记完信息，然后给家长介绍咨询师，进行咨询。介绍咨询师时要善于称赞我们的咨询师，要使用“最优秀”“服务最好”“明星”等词流程五录入CIM系统根据咨询师接待情况，把家长信息录入系统咨询师接待完，确认为有效家长，应把家长信息及时录入CIM系统。原则上谁接待的家长，分配资源时，还分配给谁四、多次咨询家长登记、接待1 .目标(1)做好家长信息资料的登记工作；2 2)了解家长此次来访的目的；(3)找到相应的咨询师进行咨询。2 .关键点确定上门家长是哪位咨询师与其联系，并及时分派相应咨询师接待。3 .触发点有家长上门咨询时，启动该事件。4 .工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造更好气氛(1)检查所负责的区域环境是否符合要求前台的资料要求：A.宣传单页摆放整齐，数量不少于50份。B.各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁。前台音乐要求：咨询助理到岗后播放英语儿歌(2)检查前厅是否整齐清洁文件夹、文件框、电话、打印机等分类放置，保持前台整。墙、地、沙发无污迹和灰尘流程和家长、小朋友打招呼(1)起立迎接起立、挺身、面带微笑、平视访客(2)主动问好“您好”“您是想咨询我们的课程吗？”语气亲切、热情，声音悦耳、动听。和小朋友打招呼要蹲下身体(3)探知访问者类型“请问您是第一次来咨询吗？”(2)“请问您以前咨询过吗？”流程了解家长此次来的目的了解家长存在的主要疑惑和此次来的主要目的“XX爸爸/妈妈，您这次来的主要目的是？”"XX爸爸/妈妈，您这次来主要想咨询的内容是？”“XX爸爸/妈妈，这次来我还让XX老师帮您解答好吗？”流程四引导家长进行登记(1)礼貌请到访家长填写表格准备当面信息登记表(参见附件7当面信息登记表)话术：“请您先填一下登记表,我一会请XX老师给您做介绍。”将当面咨询登记表和笔双手递给咨询家长(2)细心指导到访家长填写表格按表格填写说明，检查是否有遗漏项目，并提醒家长补齐流程五介绍相应的咨询师按照家长的要求找相应人员接待家长登记完信息，然后找相应人员接待五、投诉家长的登记、接待1 .目标(1)做好家长信息资料的登记工作；(2)记录家长投诉的主要事件和内容；(3)记录处理方法、结果和处理人。2 .关键点及时引导投诉的家长离开家长休息区、前台等公共区域，并通知相关受理部门进行投诉的受理。3 .触发点有家长投诉事件发生时，启动该事件。4.工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造更好气氛(1)检查所负责的区域环境是否符合要求前台的资料要求：宣传单页摆放整齐，数量不少于50份；各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁(2)检查前厅是否整齐清洁前台音乐要求：咨询助理到岗后播放英语儿歌。文件夹、文件框；电话、打印机等分类放置，保持前台整洁。墙、地、沙发无污迹和灰尘流程和家长、小朋友打招呼(1)起立迎接起立、挺身、面带微笑、平视访客(2)主动问好“您好”“您是想咨询我们的课程吗？”语气亲切、热情，声音悦耳、动听。和小朋友打招呼要蹲下身体流程探知家长投诉的内容(1)探知、记录家长投诉的内容和事件，并填写家长投诉、建议信息登记表(参见附件3家长投诉、建议信息登记表)“您先不要生气，您慢慢讲，我先帮您做个记录好吗？”重复确认家长投诉的事件“您反映的主要问题是这些内容，对吧？”（2）安慰家长的情绪“您先不要着急，您反映的问题我们会帮您解决的。”“我很理解您此时此刻的心情，您先不要着急生气，这件事情肯定能解决的。”流程四判断投诉事件的严重程度和解决的难易程度（1）判断投诉事件的性质判断投诉事件性质：是市场问题，还是学术问题，或者是管理问题等（2）判断投诉事件的难易根据家长反应的情况，判断投诉事件解决的难易程度流程五对投诉事件进行处理（1）直接对接原则：对家长投诉的任何问题，任何人不可以推卸责任，也不可以踢皮球。对常规性容易解决的问题，直接对接相关部门或者个人进行解决。“我帮您转接/我帮您介绍×X部门XX人，给您解决这个问题好吗？（2）劝解家长，随后答复对不能立刻答复家长的问题，要安慰、劝解家长，承诺随后找专人解决她的投诉。具体可参考以下：话术1：“您看您（或者称孩子的名字，如：yoy。的妈妈）投诉的问题我们已经进行了记录，但这个问题我们需要向校长/总部请示，我们有了解决方案再答复您好吗？”话术2：“您看，我们的XX老师不在，稍后等她(他)回来了，我马上向她(他)反映，让她给您回电话，好吗？”流程六对接相关部门和个人解决投诉对不能立刻答复的问题对接相关部门和个人按照事件的性质，对接不同的部门和个人。对接时要有对接部门或个人的确认签字。对接时要明确需要给家长答复的时间流程七记录处理结果投诉事件处理完，要记录处理人和处理结果投诉事件处理完以后，要记录处理结果和处理人，再有此类事件，按此办法处理六、面试人员登记、接待1 .目标(1)做好面试人员信息资料的登记和签到工作；(2)转接面试负责人。2 .关键点(1)安排面试人员登记个人信息和签到；(2)通知并协助面试官做好相关准备工作。3 .触发点中心有应聘人员来中心参加面试时，启动该事件。4 .工作规范流程步骤规范流程营造优良环境,创造良好气氛（1）检查所负责的区域环境是否符合要求前台的资料耍求：A.宣传单页摆放整齐，数量不少于50份。B.各种宣传资料摆放整齐，无破损页，页面整洁。前台音乐要求：咨询助理到岗后播放英语儿歌（2）检查前厅是否整齐清洁资料整理规范A.文件夹、文件框等。B.电话、打印机等分类放置，保持前台整洁。整理好卫生A.地面、桌面等卫生。B.保持前台范围内无污迹和灰尘。饮水准备：负责纸杯、饮用水的准备流程和来宾打招呼。（1）起立迎接直立、挺身、面带微笑、平视访客（2）主动问好“您好”“您是想咨询我们的课程吗？”语气亲切、热情，声音悦耳、动听。“那您是过来面试的吗？和谁预约了？”（3）确认简历索要简历或要求其填写简历流程接待面试者（1）安排面试者安排面试者在接待区等候。安排面试者进入会议室面试。容许直接进入办公区（须告知怎么走）（2）通知面试主管内线电话通知面试主考官：话术：“XX老师，XX先生/小姐面试XX岗位，己经在XX接待区等您了”流程四确认面试结束确认面试结束后，而试者是否离开应把面试者送到门口或电梯口七、业务人员拜访登记、接待1 .目标（1）做好业务人员拜访登记工作；（2）将相关业务内容转接给相关的部门和个人。2 .关键点（1）询问来访原因；（2）留下来访业务人员（单位）相关资料；（3）对于对中心业务无关的来访要直接拒绝。如：化妆品推销等。3 .触发点中心有业务人员来访时，启动该事件。4 .工作规范流程步骤规范流程迎接来访宾客（1）起立迎接直立、挺身、面带微笑、平视访客（2）主动问好“您好，请问”语气亲切、热情，声音悦耳、动听流程判断宾客类型（1）询问以假设访客为咨询家长开始话术：“请问您是要咨询我们的课程内容吗？”（2）根据访客回答，判断访客类别如果访客回答是否定的，且说明上门拜访原因，则根据上门拜访原因，进行不同的接待流程根据宾客类别,采用不同的接待方法（1）根据宾客来的主要目的“我们是做广告的，我想找你们的XX老师”。“我们是做印刷的，我想找你们的XX老师”（2）询问来宾姓名单位，是否有预约“请问您怎么称呼”“你们单位是？”“请问您有预约吗？”（3）根据宾客类别，采用不同的接待方法根据不同的来访业务内容对接不同的部门或个人。“XX老师，和您约好的X先生/小姐在前台找您”。如果不在，“对不起，您要找的XX人不在，您把联系方式和资料留下我帮您转交吧”流程四对接留下的资料和信息把资料和信息转给相应的部门或个人把留下的信息和资料对接相关部门和个人。