浅谈企业科技档案管理存在的问题及对策.docx

浅谈企业科技档案管理存在的问题及对策一、现阶段企业科技档案管理存在的问题分析1.管理模式没有得到及时的更新。当前，有很多企业在 档案管理方面，管理模式都还比较滞后，我国建筑企业的档 案管理也不例外。建筑企业档案部门在科技档案管理方面仅 仅注重在科技档案实体方面的收集、整理以及保管等工作， 很少能涉及到关于档案数字化与网络化方面的管理，同时， 管理人员也没能真正的认识到科技档案管理信息化的重要 性，导致了企业科技档案管理一直很难向着科技化的方面发 展起来。2 .企业的服务手段不发达。当前，尽管很多工程施工企 业的档案管理都已经应用了先进的计算机，网络以及扫面仪 等，但是，很多时候却没有被充分的而利用起来，尤其在我 国建筑企业档案管理方面，很多时候管理人员仅仅编制一些 科技档案案卷目录以及专题目录，无法有效的应用现代化的 网络技术等，对建筑企业档案进行科技成果转让与信息的交 流，给企业科技档案信息资源的开发与利用带来了严重的消 极的影响。3 .企业科技档案管理服务方式缺少主动因素。很多时候, 在工程施工企业中，企业的档案部门服务都严重的缺少主动 因素，往往都是被动的、按照规定进行服务，服务内容与范 围等都比较狭窄，并且这种不够主动的服务方式也比较单一, 不够多样化，同时，服务的对象也会存有一定的局限性。更 多的时候是为企业内部提供一些借阅以及复制等方面的服 务，很少都会与外界沟通与交流，这对企业管理而言是很大 的缺失。4 .企业科技档案管理人员短缺。当前，由于企业的竞争 力都不断的增加，为了能够更好的发展，企业都开始步入内 部改革的路程，但是，在改革的过程中，企业档案管理部门 通常够会受到很大的冲击，很多企业内部的档案管理人员随 着改革会越来越少，甚至有的企业在企业档案管理上仅仅有 一名工作人员，一身多职，为此，该员工只能在日常工作当 中主要收集资料与整理资料等，其他工作根本没有办法顾及, 那么对于科技档案信息管理就很难再次进行加工管理。5 .企业科技档案交档不及时、不齐全。目前，建筑承包 企业施工项目多，分散广泛，项目人员归档责任意识不强， 项目完工后迟迟不交资料，经多次督促，交来的资料大多不 齐全、不规范。二、工程施工企业科技档案管理创新分析在新的形势之下，企业档案管理必须要进行创新管理， 改变以往的思想观念，创新服务方式与手段等，只有在这样, 企业科技档案管理才能够更加的有效。工程施工企业之所以 要建立有效的科技档案管理制度，其目的在于，能够为施工 企业生产经营以及后期发展中所存在的缺陷等实施修复服 务。1.创新档案管理的思想观念。要创新管理，首先就要在 档案管理方面给予高度的重视，为此，企业的领导人员必须 要支持企业科技档案发展，用科技手段管理档案信息，并且 要将制定好的档案科技管理规划纳入企业总体规划当中，并 且要把档案工作与其他工作同规划、同部署、同落实、做到 全面覆盖。同时，企业档案部门要从思想上解放，转变档案 管理的观念，确保做到有组织、有计划以及有安排的进行。2 .创新企业档案管理组织机构。企业在档案机构的建设 上，要设置专门的综合档案室，确保档案的规放有序性与安 全性。同时，在档案室内，还要配备一些具备专业知识的人 员进行管理，建立企业档案规章制度、各类档案实施细则及 各类档案分类方案，确保能够将企业科技档案管理作为企业 管理工作中的一项重要任务，确保管理内容的合理性与科学 性。除此之外，企业在档案管理人员队伍建设上要加大管理 力度，引进大量的相关专业管理人才，尤其是要接收档案专 业毕业的大学生来充实企业所属单位的档案管理创新能力， 与时俱进；加强对企业内部科技档案管理人员的教育工作， 开展计算机工作培训，确保每一名档案管理人员都具备操作 计算机的基本能力，提高档案管理人员的自身素质与业务水 平能力，确保企业科技档案管理能够真正的实现信息化、技 术化。3 .创新企业档案管理模式。在企业管理制度上，要落实 好总经理负责、总工程师分管以及档案部门等多个部门管理 制度。在企业档案管理方式上，要确保其规范化、表转化以 及科学化的管理，加强科技档案信息化的建设，充分的利用 现代计算机网络技术，处理档案管理中的信息资源以及实施 更好的档案管理服务，实现企业科技档案管理模式由传统的 档案管理实体保管转变为现代化的档案实体数字化、信息化 等管理，以保证各企业档案管理更加的科学合理。制订完善 实用的企业科技档案管理办法，与所属各项目签订交档承诺 书及需交档案资料明白纸，项目经理、总工程师及兼职档案 员必须全部签字，并将项目交档情况纳入项目考核范畴。除 此之外，要加大开发力度，要“放活”档案。在建筑企业当 中，有很多的档案存储都只重视保密以及储藏等，忽视了档 案的利用，也存在着偶尔被动使用的现象。如果要保证建筑 企业档案能够发挥其价值，就需要将“死档案”变成“活资 源”，把“档案库”变成“科技库”，充分的将其利用起来。4 .创新档案科技管理方法。在如今企业科档案管理当中， 尽管已经应用信息手段进行管理，但是，由于建筑企业档案 管理方面应用信息手段管理的时间较短，在管理中还存在着 很多的缺陷，为此，需要不断的完善与发展。首先就要选用 与建筑企业相适应的档案管理软件，并在体系结构、系统功 能以及适用网络结构等方面要与当前的档案建设信息管理要 求相符和。其次，要做好科技档案案卷收集、文件级目录数 据库及文档的录入工作等，有效的实现企业档案管理科学化、 规范化以及信息化。5 .创新企业档案管理服务。要创新企业档案管理服务， 首先就要通过局域网为本单位的各个部门提供科技档案查询 服务等。那么需要在企业内部信息网上设置“企业档案信息 网”为主页，然后由组织机构、档案法规以及业务建设等构 成栏目的设置，确保企业科技档案服务多样化，合理化。三、结语近年来，随着社会的发展，我国市场上各大企业不断的 建立，长期以来，工程施工企业在市场上一直都占据着主导 地位。可是，工程施工单位在科技档案管理方面还存在着很 多问题，这些问题给企业更好的发展带来了一定的想消极的 影响，为此，企业必须要采取有效的措施进行改革，改进企 业科技档案管理方式，确保企业能够在拥有合理档案管理制 度的前提之下，更好的发展。