经济合同管理制度.docx

经济合同管理制度1总则1.1建立和完善合同管理制度，是集团公司规范公司经营行为，保护公司的合法权益，建立公司良好的经营管理秩序的重要举措，各级管理人员必须严格遵循集团规定。1.2为保证集团公司经营活动的有序和有效，所有对外经济合同及相关文件必须按规定进行分级审批管理。各级管理人员应在其授权范围内开展对外谈判、签订合同和审批合同，任何违反授权范围的审批、签发、签订的合同均是无效的，责任人应承担由此引起的经济和法律责任。1.3集团公司及其所属公司，在对外签订经济合同时，应遵循以下原则：1）必须遵守国家法律法规和行政法规；2）必须贯彻平等互利、协商一致、等价有偿的原则；3）不能超出公司的经营范围；4）必须保障公司的合法权益；5）不违背公司的各项规章制度；6）禁止施工合同未正式签署即先行施工；7）工程类合同和材料设备采购合同的签订,尽可能采用招标方式确定合作方;8）10万元以上的经济业务必须通过招标程序定标或直接委托申请审批后才能签订经济合同。1.4各级公司必须对已签订合同的执行进行连续的监控。合同执行过程中发生的变更、合同执行情况评估等，均应按集团公司规定要求进行操作。1.5适用范围:本节经济合同管理规定适用于工程承包合同、工程采购合同、工程技术服务合同。本规定不适用于：物业中介服务合同、房屋销售合同、用地合作或转让协议、主力店合作协议、主力店租赁协议、商铺销售合同或协议及物业管理协议，这些协议按特定的程序申报。2合同办理2.1 合同起草2.1.1 凡发生金额在2万元以上的业务事项应事先签订合同，由业务经办部门负责起草书面合同文本。2.1.2 合同文本的起草应尽可能参照使用集团公司发布的标准格式合同范本。对集团公司尚未发布标准格式合同范本的，由各集团所属公司自行编制，但应确保合同的内容完整、表述准确，经律师审核后，按制度规定履行审批会签流程。2.1.3 集团所属公司应在施工合同中明确约定设计变更和现场签证的工作流程及签证的有效签发人。2.1.4 2合同谈判2.2.1 合同谈判应由相关业务经办部门负责组织。经招标确定合作方的合同谈判，应由原招标经办部门负责。2.2.2 所有经济合同的谈判，至少有二个部门的二名经办人员参与谈判。3合同审批及签订3.1 合同经办人员必须按合同审批程序与权限规定执行，将草拟合同呈送相关授权人员审批签署，完成相应的“签字组合”。3.2 合同审批授权人员负有合同审查责任，必须就其职能范围对合同进行审查，以保证合同主要条款及内容的合法性、严密性、可行性。3.3 可对外签订经济合同的人员：1）集团法定代表人；3.4 团所属项目公司法定代表人；3.5 团、集团所属公司法定代表人授权代理人。3.6 除法定代表人外，其他授权代理人对外签订经济合同时必须有上述公司法定代表人授权委托书，在其授权范围内行使对外签约权。4经济合同的履行4.1 签订合同的部门负责人是负责合同履行的主要责任人。合同履行中出现分歧时，应及时与对方协商处理，必要时应邀请律师参与，并向公司领导汇报。4.2 集团所属项目公司成本控制部负责建立工程类合同台帐，跟踪监督工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交工程类合同执行的相关资料，工程类合同台帐按招标（采购）分类每月25日报集团成本控制部备案。4.3 项目公司财务部负责建立非工程类合同台帐，跟踪监督非工程类合同执行情况，各业务经办部门应配合收集、整理和及时提交非工程类合同执行的相关资料。4.4 各部门应尽力保障合同的履行。如实际履行或全面履行确实存在难以克服的困难，或履行合同后将给公司造成经济损失而需要变更或解除合同时，经办人或经办部门应在法律规定的有效期限内，与对方当事人进行协商，并及时上报公司领导批准。合同的变更或解除手续应根据中华人民共和国合同法及有关规定办理。变更或解除合同必须采用书面形式，并重新办理合同的审批手续。4.5 工程类合同执行过程中，以及完毕后，合同管理责任部门应依据供方履约评估指引的规定进行合同执行评估，并报集团成本控制部备案。5合同档案管理5.1 合同签订后，财务部、成本控制部、档案管理部门必须留存一份原件（正本或副本），其他部门需要留存合同的，由档案管理部门提供复印件。5.2 合同档案包括合同原件、合同审批记录、合同签收记录、供方履约情况评估表等，由档案管理部门负责搜集、整理、归档。5.3 当经济合同归档后出现补充或更改时，经补充或更改后的经济合同仍作为有效的经济合同进行档案管理。6支持文件6.1 工程类合同编制要点6.2 标准格式合同内容要点6.3 合同审批程序与权限规定6.4 供方履约评估指引工程类合同编制要点1工程承包范围需明确单项工程的承包内容及与其它工程的工作界面，需要明确清晰的文字及数字描述。2工期节点计划影响总工期实现的几个关键路线的节点，要明确绝对的时间和达到该形象进度要实现工程标准。3合同的价款或酬金采用招投标方式选择合作方时，应以双方认定的最终报价作为合同金额。集团公司不提倡以费率招标方式确定价款，如果是采用费率折扣方式确定价款，合同应表明计费依据，尽可能明确主材价格的计算方法，规定合同双方如何尽快核实施工图预算，以确定合同价款，并就确定后的合同价款签署补充协议。4计价依据工程类合同应将图纸、工程量清单（或预算书）作为合同的组成部分，合同附件一般包括：招标文件、投标文件、答疑文件等，并应在合同条款中明确以下问题：1）包干形式、合同价款的计算方法（或定额标准、取费方法等）；2）甲方分包工程、甲供材料设备、甲方限价的范围和种类；3）人工、材料、机械台班的价格及其价差的结算办法；4）总分包的关系、配合的范围，总包管理费和总包配合费的计取方法等；5）开办费、施工组织措施费、文明现场施工费、赶工费等费用明确计取办法及其包括的具体范围。5变更和签证合同中应规定变更和签证的认定依据、结算核价办法，对于承包商，可依据集团公司现场签证规定与其另外订立关于现场签证事项的协议。6总价结算办法工程类合同可在合同中明确规定结算总价按以下各项综合计算：1）合同价（或预算造价）；2）材料价差；3）现场签证；4）增加项目；5）减少项目；6）奖励；7）罚款。7付款和结算办法6.5 原则上工程类不向施工单位支付备料款，确需支付者，宜不超过工程造价的20乐并在工程进度款支付到工程造价50%时开始抵扣预付备料款。6.6 工程进度款的支出应以施工进度为依据，支出额不得超过经成本质量控制部确认已完工程价值量的75虬6.7 工程竣工时，支付工程款的总额不得超过合同结算金额的80乐工程竣工结算后，工程款拨付不得超过结算金额的95虬8廉洁合作约定为维护公司利益、防止黑幕、保护职员，在工程或其他高金额的合同中，应与承包商另外订立工程“廉洁合作协议”。9保修协议所有施工合同，为保证工程质量，保护公司利益，应与承包商另外订立“工程质量保修协议”。标准格式合同内容要点1定义标准格式合同是指公司为重复使用而就某类业务预先拟定的合同文本，包括通用条款、协议条款、补充条款和附件四部分内容。1）通用条款通用条款是标准合同的主要条款，是公司根据每种业务的性质和内容事先拟定的条款。2）协议条款协议条款根据具体业务、对象的不同填写。3）补充条款补充在标准合同中为空白部分，由双方经办人在具体经办合同时协商加入。4）附件附件是指在通用条款、协议条款及补充条款中涉及到的内容（如表格、国家规范标准、招标文件等），据以强调说明。2标准格式合同内容6.2 合同内容包括但不限于以下条款：1）当事人的名称或者姓名、住所、电话；2）标的；3）数量；4）质量；5）价款或者酬金：采用招投标方式选择合作方的，应以双方确定的最终报价作为合同金额；6）计价依据；7）履行期限、地点和方式：经济合同以及其它涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）的合同，应以公司或项目所在地为合同履行地。在公司为付款方时，应将付款时间与对方当事人履行义务的时间相结合，若对方履行义务时间较长，应尽量选择分期付款的方式。8）违约责任：包括构成违约的条件、不构成违约的除外条件、承担违约责任的方式等；9）解决争议的方法：一般应选择诉讼方式；公司与对方当事人不在同一城市的，应尽可能选择公司所在地为诉讼管辖地。6.3 根据合同性质与客观需要，合同内容还可以有保修、保密、验收、风险、权利归属等条款：1）工程合同、买卖合同等，在公司为付款方时，应有保修条款；2）涉及知识产权（包括商业秘密）的合同,应有保密条款和权利归属的条款；3）涉及标的转让（所有权、使用权或占有权转让）或成果移交的合同，应有验收条款和风险承担或转移条款。6.4 合同内容应具体、确定，能明确界定各方当事人的权利、义务；客观情况在签约时确实无法明确规定的，应规定能明确权利、义务的依据。6.5 当标准合同的附件较多时,应在合同中注明附件中各项文件的解释顺序。合同审批程序与权限规定1审批程序1. 1集团公司集中采购审批组合：D经办部门工作人员或经办人员签字；2）相关部门签字；3）成本控制部总经理审批。1.2总承包、第一类、第二类招标合同审批组合：1）集团所属项目公司经办部门签字；2）集团所属项目公司成本控制部会签；3）集团所属项目公司主管副总经理（或相关副总经理）审批；4）集团所属项目公司律师审阅；5）集团所属项目公司总经理批准；6）集团成本控制部审查资料完整性并审批。（如合同内容与招标文件中的合同条件有实质性改变，则需转集团法务部审核）1.3第三类招标合同审批组合：1）集团所属项目公司经办部门签字；2）集团所属项目公司成本控制部会签；3）集团所属项目公司主管副总经理（或相关副总经理）审批；4）集团所属项目公司律师审阅；5）集团所属项目公司总经理批准。1.4 合同审批原则上应按顺序依次作业，特殊情况下经所属公司总经理或副总经理同意，各级审批人可并行同步作业，或由总经理（业务副总经理）召集会议审批。项目公司对未能按律师意见执行的情况书面说明。1.5 审批“签字组合”1.5.1 每一项合同的签订，须按“审批程序”的规定，完成“签字组合”。1.5.2 “签字组合”是指各部门合同的签订时应根据审批程序和审批权限在“合同审批表”上完成必要的审批签名（参见“合同审批表”）。1.5.3 当部门负责人外出时，受托者应出具部门经理授权的委托书，委托书须注明委托的事项、委托的权限以及委托的期限。1.5.4 负责“合同印章”的管理员和负责公司“公章”的管理员，只给完成了“签字组合”的经济合同加盖合同印章或公章，对于未完成“合同审批表”的合同，印章管理员拒绝予以盖章。未经审核或未加盖合同印章的合同，财务部门拒绝执行。完成签字组合的“合同审批表”，应由档案管理部门妥善保管，并及时将备份递交财务部用于复核。2审批权限2.1 集团公司审批权限：集中采购、第一类、第二类招标及直接委托（单项金额超过10万元）合同。2.2 项目公司审批权限：第三类招标及直接委托（单项金额10万元以下）合同。2.3 各部门签订合同时应保证合同内容的完整性，严禁拆分合同。3审查责任及要点3.1 经办部门将协商完毕的经济合同按“审核程序”上交各相关部门进行“签字组合”时，各级审批人员有责任就其职能范围对合同进行审查，以保证合同的主要条款、内容、合同的合法性、严密性、可行性。3.2 合同审查的职能部门主要审查的要点：1）经办部门：审核对方单位（法人）的资格是否真实、合法，合同项目是否在营业执照范围内，当事人的名称或者姓名和住所是否记录清楚、准确。2）成本控制部：合同标的、计价方式、计量方式是否明确；计价依据是否完备；合同价款调整的适用条件是否明确；合同中的数量、质量是否符合有关规定和公司要求；是否有保修条款；合同的履行期限、地点和方式是否确定。3）规划部：审核合同中技术规范、主要技术要求、技术参数是否符合设计要求。4）财务部；审核合同的付款方式、保函、违约责任是否明确；签订50万（含）以上金额的合同时，应与对方签订廉洁合作协议，作为合同的补充协议。5）法务部：审核合同的风险条款、法律条款及总体合同条款。4合同签订权限及注意事项4.1 经济合同签订前，必须认真了解对方当事人的情况，包括对方单位的(法人)资格、经营范围、履约能力以及代理权限等情况是否符合法律规定。做到既考虑本公司的利益，又考虑对方的现实条件和实际的履行能力，防止上当受骗，防止签订无效的经济合同。4.2 签订合同之前，公司各相关部门草拟合同涉及到复杂事项，应该邀请公司法律顾问一起参加经济合同的谈判工作。4.3 签约人员在谈判和签约时，应力争合同履行地为项目公司所在地。4.4 责任部门为了使集团公司和各下属公司在签订经济合同前能充分顾及公司的合法经济利益，从源头上控制项目的综合开发成本和提高经济效益，尽量避免在执行合同时才发现无法挽回的经济损失，特将签订经济合同的责任部门明确如下：1)项目公司(1)经办部门对合同文件总体把握负责；(2)开发设计部对技术条件和要求负责，建造标准与集团审批结果一致；(3)工程(配套)部对工程管理条件和要求负责；(4)成本控制部对商务条件和要求负责；(5)财务部对付款条件和要求负责；(6)营销部门、物业部门对相关文件中的法律条款和技术要求负责。(7)项目公司总经理对合同文件的成果负主要责任。2)集团公司成本控制部对文件总体把握负责，对合同文件的成果负审批责任。供方履约评估指引1原则和方法1.1 金额大于10万元，且双方权利义务不能即时结清的合同均须评估；金额在10万元以下的合同，若有相关部门提出也应进行评估。1.2 执行期超过5个月的合同（不包括保修期），应每半年进行评估，其他合同则待执行完毕后进行一次性评估，对于主体施工、监理合同要每月进行评估。1.3 若合同涉及保修的，待合同保修期满后，相关部门要重点针对保修条款的履行进行评估。1.4 供方履约的评估要遵循客观、公正的原则。相关部门在进行了实地和技术资料检查的基础上，进行书面、客观的评价，并且进行综合打分（见供方履约情况评估表）。1.5 评估时，供方履约评估的执行部门要对供方从合同开始执行日到评估日的每次评估得分进行平均，依据平均得分确定供方是否继续成为合格供方。2供方履约评估责任供方履约评估由合同经办部门（合同执行部门）负责组织。3评估内容对供方履约情况的评估包括，但不限于下列内容：1）进度控制承包方在正常情况下是否按照合同中进度的要求按时完成标的物。2）质量控制承包方完成的工作成果的质量是否达到合同的要求。3）成本控制合同的实际付款是否达到了付款条件，付款金额是否正确，是否扣除了应扣款。4）配合情况承包方与甲方的合作情况、管理水平、技术力量进行综合评估。5）售后服务在保修期间出现的质量问题，承包单位有无故意推委保修责任，是否及时修理维护。4评估操作4.1 供方履约评估应由供方履约评估执行部门负责组织，其他参与部门负责配合进行。1）对于工程类合同,评估部门应深入到施工现场考查,除了考核工程实体外,还要对施工技术资料的齐全和规范程度进行检查。2）对设计类合同，评估部门应到设计公司进行实地检查，重点考察是否按照合同的规定按时完成阶段性成果，技术成果的质量是否满足合同的要求。3）对于造价咨询类合同，评估部门应到作业现场，重点检查造价成果的完成程度,是否按照甲方的要求划分类别，并抽查工程量计算底稿的正确与清晰程度。4）对材料设备采购类合同，评估部门重点检查供货商运至施工现场的材料、设备是否和样品的质量一致，材料的各种参数是否符合合同的规定。供货时间是否及时，材料付款的时间和金额是否正确合理。5）对于已实施集中采购的材料设备，评估部门还需要填写集中采购设备材料交货单、集中采购设备材料安装、调试验收单、集中采购设备材料供应商评价表进行关于质量和服务情况的综合评定。4.2 评估完毕，参与评估的各部门填写供方履约情况评估表，业务经办部门进行汇总得出评估结论，并根据评估结论进行相应的处理：1）正在执行的合同，业务经办部门向合作方反馈评估意见和改进要求；2）已执行完毕的合同（指合同约定的任务完工），业务经办部门根据评估结论和合同规定进行合同余款结算；3）已执行完毕的合同，业务经办部门根据评估结论决定以后合作关系，更新合格供方名录。供方履约情况评估表项目名称日期合同名称合同编号合作单位资质等级序号内容评估结论与意见1质量控制2进度控制3成本控制4合作配合5售后服务编号评估内容标准得分情况说明1质量控制302工期控制203合作配合104报价合理155现场管理106技术实力107经济实力5本次评估平均得分：历次评估平均得分：是否保留合格供方资格评估人员签名：1）评估结论：优秀（290分）、合格（260-90分）、不合格（V60分）。2）供方综合评价的技术和管理部分由执行部门填写:经济部分由成本控制部和财务部填写。经济合同审批表（集团所属公司适用）合同名称：合同编号：对方单位：合同金额：合同内容简要标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等：经办人意见：经办部门经理意见：成本控制部门审核：财务部审核：副总经理审批：律师意见：总经理审批：经济合同审批表（集团公司适用）合同名称：合同编号：对方单位：合同金额：合同容简要标的、数量、质量、价格、付款方式、履约期限（地点和方式）等：经办人意见：相关部门负责人审核：成本控制部部总经理审核：备注：廉洁合作协议（参考文本）甲方：乙方：强工程项目建设期间的廉政管理，确保项目高效优质按期竣工，甲乙双方经协商签定本协议并做为双方共同遵守的廉政行为准则。一、甲方责任1 .甲方有责任向乙方介绍本单位有关廉政管理的各项制度和规定。2 .甲方有责任对本单位项目管理人员进行廉政教育。3 .甲方人员应严格遵守本单位有关廉政管理的规定，不得接受乙方的宴请,不得接受任何形式的实物、现金或礼券。4 .甲方在工程项目建设期间发现甲方人员任何形式的索贿受贿行为,均应及时采取措施予以制止，并及时通报乙方单位领导。5 .甲方人员如违反廉政管理制度及本协议规定，甲方应视情节轻重、影响大小给予行政及经济处罚。6 .对于乙方举报甲方人员违反廉政规定的情况，甲方应及时进行调查，根据调查情况进行处理。二、乙方责任1 .乙方应保证乙方有关人员了解甲方单位有关廉政管理的各项制度及本协议的规定，并遵照执行。2 .乙方不得宴请甲方人员，不得以任何形式赠送实物、现金或礼券。3 .乙方单位在工程项目建设期间发现乙方人员任何向甲方人员行贿行为,均应及时采取措施予以制止，并及时通报甲方单位领导。4 .乙方有责任接受甲方对乙方在工程项目建设期间廉政管理执行情况的监督。5 .乙方单位人员有义务就甲方人员任何形式的索贿或受贿行为及时向甲方单位领导举报；如乙方向甲方人员行贿，或甲方人员向乙方索贿，乙方满足其要求且未向甲方举报的，一经查实，除追回由此给甲方造成的损失外，乙方自愿在总价的基础上再让利IOO万元或按总价的5%再让利，并对本方知情不报人员进行处罚。6 .如因乙方单位及人员在工程项目建设期间贿赂甲方人员,被检查机关立案查处的，甲方有权取消或终止工程合同的履行，由此给甲方造成的损失由乙方负责赔偿。甲方：乙方：法定代表人：法定代表人：年月日年月日合同台帐名称/标的物签约单位合同金额决算金额已付款未付款签约时间付款时间付款方式经办部门（责任人员）同类型页次