医院学术研讨会申请与补助作业准则.docx

医院学术研讨会申请与补助作业准则目录第一章总则31.1 目的31.2 依据31.3 学术研讨会定义31.4 学术研讨会类型31.5 适用范围41.6 受理部门4第二章申请与受理42.1 学术研讨会年度计划编报42.2 举办学术研讨会的申请42.3 厂家支持收入的受理5第三章学术研讨会经费管理53.1 经费来源53.2 经费补助53.3 经费收入支出管理63.4 医院会议场所使用费用63.5 费用核销6第四章成果提报7第五章附则7附件一：XXXXXX医院举办学术研讨会申请表9附件二：XXXXXX医院学术研讨会计划书10附件三：XXXXXX医院学术研讨会预算表11附件四：XXXXXX医院举办学术研讨会厂家支持捐助审核表12附件五：XXXXXX医院举办学术研讨会成果提报表13附件六：捐赠协议书14第一章总则1.1 目的为提升我院学术水平，增进我院对外学术交流，打造我院品牌学术会议，使我院办理相关学术研讨会作业有所依据，特订定本作业准则。1.2 依据本作业准则相关条款参考XX市党政机关事业单位会议费管理办法、XX市党政机关差旅费管理办法及XX市党政事业单位培训费管理办法的要求，遵循国家及XX市政府有关规定。1.3 学术研讨会定义学术研讨会为由演讲者根据会议主题发表演说或由与会人员进行议题讨论，并透过主持人及评论学者给予回馈，以促进本院对外学术交流的研讨会，其形式可为讨论会、手术观摩等，如与继续医学教育项目合并举办需注明。1.4 学术研讨会类型依是否邀请国外演讲者分为国际研讨会及国内研讨会。其中国际研讨会是指邀请演讲者为两国（含本国）以上的研讨会。依研讨会执行单位分为院级研讨会及科部级研讨会。其中院级研讨会由医院组织执行，科部级研讨会由科部自行组织。1.5 适用范围1.5.1 于院内举办学术研讨会的适用范围A.以本院名义主办或协办的学术研讨会B.由本院医师以学会理事长、副理事长、主任委员、副主任委员、常务委员名义借用本院场地举办的学术研讨会1.5.2 本院学术研讨会的补助申请适用范围限以本院名义主办的学术研讨会，始得提出学术研讨会补助申请。1.6 受理部门学术研讨会作业受理部门为科教处，必要时科教处会同财管组、会计处、综合办、总务处、专科等联合作业。第二章申请与受理2.1 学术研讨会年度计划编报学术研讨会的召开需编报年度计划，科教处每年9月份发布编报次年度的学术研讨会计划公告，各科室、部门提报，科教处将全院年度学术会议计划报院级主管核准后予以公告执行。原则上未列入年度计划的学术研讨会不得以我院名义主办或承办。2.2 举办学术研讨会的申请各科室/部门举办学术研讨会需于会议举办日前三个月提出申请，检附如下资料齐全方予受理：A.举办学术研讨会申请表（必须项，如附件一）B.拟举办学术研讨会计划书（必须项，如附件二）C.经费预算表（可选项，纳入医院收支管理的学术研讨会必填，如附件三）D.借用本院手术室、病房非会议厅（室）场地资源的相关单位主管书面同意书（可选项）2.3厂家支持收入的受理A.厂家支持以捐助方式受理，需检附如下资料：a）捐助审核表（如附件四）b）无利益相关的声明；c）捐助协议（向XX大学教育基金会捐助参照附件六；向我院捐助另行拟行协议）B.科教处受理后，会同财管组、综合办进行审核，报院级主管审议后，提报院务会审定。第三章学术研讨会经费管理3.1经费来源医院鼓励多途径筹集经费支持举办学术研讨会，筹集方式合法合规，以下情形纳入医院财务统一管理。A.报名费收入：参会学员缴纳的会议资料费和听课费统称为报名费。学员汇入我院账户，我院对其开具发票。B.院外补助款：会议合作主办单位，如学会等学术机构，为会议支付的活动费用。C.厂家支持收入：公司不以不公平竞争为目的对会议提供的费用，支持形式为捐助。捐助单位有XX大学教育基金会或XXXXXX医院，按两个单位的捐赠流程执行。3.2 经费补助对医院核定确需举办但经费筹集困难的学术研讨会予以经费补助。经费补助需于举办学术研讨会申请时一并提出申请。A.国际研讨会：申请经费补助者至多邀请国外演讲者两名；收入项目总额（含院外补助款、报名费收入等）至少须达支出项目总额的30%,即医院补助经费以支出项目总额的70%为上限。_B.国内研讨会：每场研讨会本院补助上限全日为3万元，半日为1.5万71.oC.经费补助核决权限依医院统一核决权限办理。3.3 经费收入支出管理A.学术研讨会经费遵循“单独立项、预算管理、单独核算、结余补充医院管理费用”的原则，由会计处统一管理，专款专用。B.科教处予以进行学术研讨会编号，会计处依研讨会代号进行专款管理。所有收入项目须全额以缴款单缴入该研讨会代号，不得有不实申报的行为。C.医院统一管理的多途径来源经费及经费补助严格执行XX市市级党政机关事业单位会议费管理办法标准进行预算和支出。学术研讨会经费预算表如附件三。3.4 医院会议场所使用费用A.学术研讨会举办使用本院会议场所需按照我院会议厅（室）暨简报室使用管理办法于举办申请时一并提出申请使用。B.有收入项目的学术研讨会需依我院会议厅（室）暨简报室使用管理办法支付资源消耗费用。C.经核准由本院医师以学会学术任职身份在我院借用场地举办的学术研讨会，除会议厅（室）可免费借用外，相关支持人力及设备维护等费用全数由院外主办单位支付。3.5费用核销A.研讨会举办前的费用须凭审核通过的举办学术研讨会申请表（附件一）及学术研讨会预算表（附件三）依核决权限签准后以暂借款方式向会计处申报借款或由主办单位先行垫付；此项暂借款的截止期限一律为学术研讨会结束后两周止。B.研讨会所有支出费用项目采用银行转账结算，禁止现金支付，且应根据本院财务规定办理并凭据实报实销。研讨会实行总额控制，应在支出标准总额内据实报销。C.研讨会结束后两周内办理核销手续。若有暂借款项目亦一并冲销。核销时需提供以下资料：(a)学术研讨会举办审批表(b)核准的研讨会成果提报表(c)各项费用单据，包括正式发票、讲课费签收单等(d)研讨会会议通知及实际参会人数签到表(e)所有会议费开支，不论金额大小均需提供费用原始明细单据，如住宿清单、餐费清单等。有委托其他单位的事项的，应签订委托合同。(f)财务制度要求的其他凭证。D.经费补助项目的费用核销(a)国际研讨会的收入项目缴款总额须达实际支出费用的30%以上始予办理借款或核销支出。若实际支出低于原核定支出预算，则举办后须依据成果提报表由科教处依核定的补助比例调减总补助上限金额，呈院级主管核定后转会计处专款核销。(b)实际支出费用若超过原核准支出预算部分，仍依原补助原则补助，其余不足部分概由收入项目支付。E.收入结余归入医院补充管理费用不足。第四章成果提报4.1 学术研讨会主办科室/部门应于会后两周内填具举办学术研讨会成果提M(如附件五),并同大会手册(论文集)送科教处呈院级主管核定，该提报表是进行费用核销的依据材料，也是对科室/部门举办学术研讨会质量评定依据，供后续举办学术研讨会决策支持。4.2 科教处应妥善留存各年度学术研讨会办理相关资料，以供存查。第五章附则5.1 为配合医院公务需求而举办的国内研讨会可个案提报评估，院级主管核准后予以举办并进行成果提报。5.2 本准则解释权归科教处。5.3 3本准则自公布之日起实施。5.4本准则经XXXXXX医院院长核准后实施，修改时亦同。研讨会编号:附件一：XXXxXX医院举办学术研讨会申请表申请科室/部门：填表日期：年月日科室、部门申请会议名称中文英文主办单位负责人及电话承办单位负责人及电话如属学会主办借用本院会议场所的研讨会，请说明我院医师学术任职情况：会议日期自年_月一日至_月一日，共_天会议地点院外院内会议厅（室）类别口国际研讨会口国内研讨会手术观摩口I类继续教育项目II类继续教育项目是否需使用手术室、病房等非会议厅（室）是，使用口否讲员人数国内人、国外_人，合计人学员人数人收支预算收入预算元支出预算元经费来源全部自筹口报名费口院外补助元口厂家支持元医院经费补助元科室/部门主管审核及其他申请事项：部长：科主任：经办：科教处审核1、年度计划：计划内口计划外2、提报时效：口符合规定未于举办日三个月前提出3、检附资料：学术研讨会计划书预算表（经费全部自筹除外）口借用手术室、病房等非会议室场所同意书（按需）4、费用审核：口同意所请口不予所请口调整如附：5、其他说明：处长：年月日经办：年月日综合办审核如为院庆系列新讨会、国际研讨会则需会综合办审核意见：1、口属院庆研讨会非属院庆研讨会2、国际研讨会所请外宾：符合外事规定不符合外事规定3、其他说明：主管：年月日经办：年月日院级主管审核院长意见：1、口同意办理口不同意办理2、同意核给经费补助元3、提报院务委员会签名：年月日总执行长意见：1、同意办理不同意办理2、同意核给经费补助元签名：年月日副总执行长意见：1、口同意办理不同意办理2、同意核给经费补助元签名：年月日本表流程.申请科室部门科教处I综合办按需院级上管会议名称会议目标会议内容参会对象拟邀演讲嘉宾潮(1)如为国外i赭，需附简历；(2)可另附名单姓名国别所在单位职务专长其他会议名称：举办单位：一、收入项目项目金额说明报名费收入标准（元/人）人数（人）总额（元）报名费需以现金或汇款方式缴入本院,并由本院会计部门统一开立票据予参加学员。院外补助款元学会等学术机构拨付厂家支持元需按照捐助审核程序办理合计元二、支出项目项目标（元/人人数（人）总额（元）说明会议费住宿费限额240田A/日伙食费限额130元以/日其他费用限额80½日说明：各项明细之间可以调剂使用，但伙食费不得发生事项，报销额度上限应按明细进行相应扣减。牛列支住宿费，额度上也不能超出无住宿费的支出标超出上述明细标准。对于不至别是不安排住宿的会议不能准。讲课费人×元/人二元院士及国际著名专家限3000元/半日；正高级职称人员限2000元/半日；副高级职称人员限1000元/半日劳务费人X元/人二元会务人员限300元!人/日,本院人员不予发放交通费人X元/人=元指演讲及特邀嘉宾往返交通费用，按照出差管理办法标准估算合计元会议名称会议负责人及电话支持厂家联系人及电话捐助情况1、捐助形式：口资金类口资产类2、捐助金额/价值：元3、捐助途径：口XX大学教育基金会XXXXXX医院科教处审核1、会议是否获准举办：是口否2、检附资料：口无利益相关声明口捐助协议书主管：经办：财管组审核综合办审核院级主管审核拟同意，提报院务会审定口不予同意签名：年月日院务会审定意见经年月日第次院务会审定，口同意不同意接受该项捐助。本表流程.申请科室部门科教处I财管组I综合办院级主管科教处院务会科教处皆备查本表流程.本院主办、协办科室部门科教处院级主管日月年会议基本数据会议名称中文英文会议代号主办单位负责人及电话承办单位责负人及会议日期自一年一月日至一年一月日，共一天会议地点类别口国际研讨会国内研讨会手术观摩I类继续教育项目II类继续教育项目讲员人数国内一人、国外_人，合计一人学员人数1、原提艮人2、实际参加人支出费用1、原提报预算元2、实际费用元收入金额1、原提报预算元2、实际金额元费用结余情形申请补助差额元口盈元检附文件原申请表会议心得及检讨口实际费用收支表口大会手册（论文集）其他补充事项：部长：科主任：经办：科教处审核1、提报时效：口符合规定未于会议结束后两周内提报2、费用审核：符合规定口未符合规定，说明：3、其他：主管:年月日经办:年月日院级主管审核院长意见：1、经费补助口同意不同意2、其他：签名：年月日总执行长意见：1、经费补助口同意不同意2、其他：签名：年月日副总执行长意见：1、经费补助口同意不同意2、其他：签名：年月日填表日期:附件六:捐赠协议书本协议由以下各方于年月日在中国XXXX大学签订。甲方（捐赠方）住所：负责人：乙方（受赠方）XX大学教育基金会住所：XXXX区XX大学动振小楼二楼负责人：丙方（受益方）XXXXXX医院住所：XX昌平区立汤路168号负责人：（捐赠意义及捐赠目的）为支持XX大学的建设与发展，甲乙丙三方经友好协商签订如下捐赠协议：第一条捐赠金额甲方分期捐赠人民币元。第二条捐赠目的第三条捐赠支付（-）支付程序和时间1 .第一期捐赠时间2 .第二期和第三期捐赠时间（二）支付方式1.甲方在约定时间，将捐赠款汇入乙方帐户，请在附言中说明捐赠基金项目。1）人民币帐户户名：XX大学教育基金会开户行：工行XX分行XX西区支行2.乙方收到甲方捐赠时，出具合法、有效的财务接收凭证，并登记造册，妥善管理和使用。第四条捐赠接收与管理（一）乙方设立“基金”专户，负责接收并监督管理捐赠的使用情况，由丙方按照本协议约定专款专用。（二）乙方按照乙方章程及本协议对捐赠的使用进行监督管理。（三）甲方有权随时向乙方查询捐赠的使用、管理情况，并提出意见和建议，对于甲方的查询，乙方应如实答复。第五条捐赠使用（一）丙方按照捐赠目的将捐赠直接用于以下事项：1.2.3.4.（二委托教授负责捐赠的日常协调使用如果变更协调人，需要甲方、乙方同意和书面确认。（三）丙方需于每年的最后一个工作日前提交一份关于捐赠的书面年度使用明细、年度工作报告及下一年度的开支预算。第六条其他（一）本协议一式三份，甲乙丙三方各执一份，具有同等法律效力。（二）本协议经甲乙丙三方签章之日起生效，未尽事宜将友好协商解决。甲方（盖章J代表人（签字年月曰乙方（盖章JXX大学教育基金会代表人（签字J年月日丙方（盖章）XX大学XXXXXX医院代表人（签字）年月日16