合同管理制度.docx

合同管理制度一、目的为规范公司合同管理，防范与控制合同风险，避免和减少因合同管理不当造成的损失，做到管理有规章，签约有约束，履行有检查，维护公司的合法权益。根据国家有关法律、法规，结合公司实际情况，特制定本制度。二、定义本制度所称合同是指公司与其他法人、组织、社会团体及个人之间签订的经济合同、技术合同。劳动合同另行规定。三、适用范围本制度适用于公司签订和履行的所有建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖租赁合同及行政后勤采购合同等。四、原则1、签订合同必须遵守国家法律、法规和政策，遵循平等、等价有偿、协商一致的原则。2、知识产权与法制办公室（以下简称：法制办公室）在法定代表人授权之下，统一管理各业务部门的合同，并就合同履行情况进行监督与检查。3、合同管理实行分级管理原则和归口管理原则，代表公司对外签订合同，严禁以部门或个人名义进行签订，禁止合同的洽谈权、审查权、批准权合一。重大经济合同须组织专题会审。五、合同的分级及归口管理范围1、各部门合同签订范围1）综合管理部：行政后勤物资、工装采购合同，办公区物业服务合同，拓展培训、人事管理服务合同，施工民工工资担保合同，企业宣传类合同，法律服务合同等相关合同；2）生产技术部：劳务分包合同，专业分包合同，广告制作年度框架合同；3）成本经营部：建设工程施工合同；4）质量安全部：劳保用品年度框架合同，建筑施工雇主责任险合同（建工险），防暑降温药品年度框架合同;5）物资设备部：工程类物资及设备采购租赁合同；6）市场拓展部：工程项目投资建设合同等。2、综合管理部负责公司建设工程施工合同、劳务分包合同、专业分包合同、施工内部承包合同、材料设备买卖租赁合同及行政后勤采购合同的档案备案管理工作，负责本制度的监督执行。3、各部门合同经办人员负责前期市场调查、供应商考察、商务洽谈、合同拟定、合同签订、合同归档工作。4、部门负责人负责审核合同签订依据及合同内容，负责组织本部门员工学习贯彻合同法、建筑法、招标投标法及其他有关法律、法规和规章，负责公司有关示范文本的编制和推广使用工作，负责自查本部门合同的履行情况。六、合同签订1、合同主体审核1）合同主体的审查订立合同前，应当对对方当事人的主体资格、资信能力、履约能力进行调查，不得与不能独立承担民事责任的组织签订合同，也不得与法人单位签订与该单位履约能力明显不相符的经济合同。2）签订建设工程施工合同要重点审查业主的项目立项文件、招标文件，以确定发包人的主体资格；审查项目资金落实程度及业主以往合同履约情况，以确定业主的履约能力。3）签订分包合同要重点审查承包人营业执照规定的经营范围、资质等级、管理能力和实际业绩，包括但不限于要求分包方提供以下证件原件：有效的企业法人营业执照、建筑业企业资质证、安全生产许可证、规费证、劳务队伍资格证等。公司一般不与自然人签订经济合同，确有必要签订经济合同，应经公司开会讨论同意。2、合同签订要求D根据丽雅置地合同管理办法（2015）要求，各合同管理部门业务员应通过公司统一组织的法律资格考试并取得上岗证方可获得签订合同的资格。2）合同专用章由法制办公室负责管理。签订合同原则上必须按规定加盖合同专用章，不得以行政公章或其他印章代替，3）所有合同的签订，必须采用书面形式和统一示范文本，严禁应签书面合同而未签订，或者先履行后签约的行为。凡经各部门审定的合同条款，合同经办人员不得擅自更改。4）各合同管理业务员在合同签订、履行过程中不得玩忽职守、弄虚作假；不得泄露公司商业秘密或有关机密；不得与合同相对方恶意串通，损害公司利益。3、合同签订内容1）建设工程施工合同、各类分包合同、工程项目施工内部承包合同应当按照国家或公司制定的示范文本和公司编制的操作指导规定的内容填写。2）采购租赁合同应使用法制办公室提供的购销合同模板，并根据实际情况进行相应条款的修改。3）其他合同内容应具备当事人的名称、住所、联系方式，合同标的详细规格、型号、商标、产地、数量、等级、质量标准，价款及支付方式，履行期限、地点及方式等。服务合同应约定详细的服务内容及要求，对合同标的无法以文字描述的应将图纸作为合同的附件。4、合同签订流程D根据合同金额大小，合同经办部门确定洽谈方式，并组织商务洽谈，涉及重要经济业务洽谈须提前告知法制办公室、财务管理部及监察审计部。2）合同洽谈过程中，对于涉及担保、预付款、各类保证金等费用较大的项目，按招标文件或合同要求办理，并向合同当事人进行书面交底。3）由合同经办人员负责起草合同文本，附合同签订相关依据，并填写合同评审表交相关部门和领导（分管领导、法制办公室、监察审计部、财务管理部、总经理等）进行会签。4）会签完毕后，合同经办人员须在正式合同文本上签字并填写合同签订时间交由法制办公室盖章，合同经双方同一时间签字盖章后生效，合同各页之间应当加盖公司骑缝章。合同正式签订后，合同文本原件除经办部门自行保管外，应当随合同评审表交存综合管理部一份备案。5、合同的变更、解除1）在合同履行期间由于客观原因需要变更或者解除合同的，须经双方协商，重新达成书面协议，新协议未达成前，原合同仍然有效。本方收到对方当事人要求解除或变更的通知书三日内，应当告知法制办公室并在规定的期限内作出书面答复。变更或解除经济的，应当采用书面形式（包括书信、电报），法律、行政法规规定变更合同应当办理批准登记等手续的，应依法及时办理；2）存在下列情形之一的，本方可以单方解除合同：a）因不可抗力致使不能实现合同目的；b）在履行期限届满之前，对方明确表示或者以自己的行为表明不履行主要债务；C）对方迟延履行主要债务，经催告后在合理期限内仍未履行；d）对方迟延履行债务或其他违约行为致使不能实现合同目的；。）法律规定的其他情形。3）公司任何人不得擅自以公司名义变更或解除合同。若确须变更或解除时,由合同经办人查明原因，提出意见，经部门经理审核后，认为已出现上述规定情形的，提交至法制办公室、财务管理部及公司领导审核，会签完毕后协助法制办公室签发解除合同的函。对方没有违约，应同对方协商，达成一致意见，并依法签署变更或解除合同的书面协议。4）合同变更必须由原合同起草部门负责更改，并办理书面的合同变更手续。做好变更文件的整理、保存和归档工作。变更后的合同与原合同的归档备案流程相同。5）对方提出合同变更的，变更流程同上。合同变更引起索赔的，合同变更必须与索赔同步进行，索赔协议是合同变更的处理结果，是变更后合同一部分。6）对于特殊情况下合同履行过程中的合同中止（包括停、缓建），必须及时办理中止手续，收集因中止合同给公司带来的经济损失证据和资料，及时追究对方的责任。中止的合同又恢复继续履行时，依相同程序办理恢复手续。合同的恢复与中止都必须通知合同审批部门和相关领导。7）合同未履行完毕，但确定不再继续履行，合同履行部门应做好终止记录，收集履行过程中所有与合同有关的文件，做好经济往来和工程结算工作，办理解除合同手续。6、合同履行要求1）有关合同履行中的书面签证、来往信函、文书、电报等均为合同的组成部分，合同经办人员应及时整理、妥善保管。在合同履行过程中，对合同履行情况应建立合同履行执行情况台帐并及时做好跟踪记录，详见法律风险管理制度。向对方当事人交付的重要资料、发票等时须做好签收记录。2）对合同履行过程中的违约情况或违反合同的干扰事件，合同履行部门、项目部应及时查明原因，及时收集证据，按照合同约定及时、合理、准确地向对方提出索赔（含违约）报告。3）当收到对方的索赔（含违约）报告后应及时上报法制办公室和公司相关领导，公司员工不得擅自在对方当事人出具的索赔报告、对帐单等确认类文书上签字。4）在履行合同过程中，经办人员若发现并有确切证据证明对方当事人有下列情况之一的，应立即中止履行，并及时书面上报法制办公室及公司相关领导处理：a）经营状况严重恶化；b）转移财产，抽逃资金，以逃避债务；C）丧失商业信誉；d）有丧失或者可能丧失履行债务能力的其他情形。5）债权债务的定期确认和发生重大变动时的确认：a）在重大、复杂合同的履行过程中，经办人员应定期与对方对帐，确认双方债权债务；b）在对方当事人发生兼（合）并、分立、改制或其他重大事项以及公司或对方当事人的合同经办人员发生变动时，应及时对帐，确认合同效力及双方债权债务。7、经济合同纠纷的调解、仲裁和诉讼1）合同双方在履行过程中发生纠纷时，合同经办部门应及时告知法制办公室，并按照实事求是的原则，平等协商解决。2）合同双方在一定期限（一般为一个月）内无法就纠纷的处理达成一致意思或对方当事人无意协商解决的，经办部门应及时拟定处理意见书面报告公司相关领导决定。对方当事人涉嫌合同诈骗的，应立即报告法制办公室及公司相关领导。3）公司决定采用诉讼或仲裁处理的合同纠纷，以及获知对方当事人准备或已经申请仲裁或提起诉讼的，合同经办部门应及时将合同的签订、履行、纠纷的产生及协商情况整理成书面材料连同有关证据报送法制办公室，由法制办公室或其他专业人员办理。8、合同日常管理D公司实行二级合同管理，综合管理部全面负责公司的合同管理，各经办部门、项目部由专人负责所在部门或项目部的合同管理。2）合同签订份数按需要确定，合同签订后按要求归档。其他部门复印合同必须事先征得综合管理部同意，综合管理部应做好所有合同的发放记录。3）已签订的合同以及与合同有关的补充协议、会议纪要、业务往来传真、信函、索赔报告、对帐单、合同台帐等资料应集中由经办部门保管。经办部门应对上述材料分类登记成册，业务人员与对方当事人结帐时可从合同管理人员签领相关材料。4）合同经办人员与公司解除、终止劳动合同前应把有关材料及空白合同、名片、委托书移交完毕，经所在部门确认后方可办理有关手续。七、考核与奖惩1）公司全体职员应当严格遵守本制度，有效订立、履行合同，切实维护公司的整体利益。2）对在合同签订、履行过程中发现重大问题，积极采取补救措施，使公司避免重大经济损失以及在经济纠纷处理过程中，避免或挽回重大经济损失的，予以奖励。3）合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司将向责任人员追偿损失：a）未经授权批准或超越职权签订合同；b）为他人提供合同专用章或盖章的空白合同、授权委托书；C）应当签订书面合同而未签订书面合同。4）合同经办人员出现下列情况之一，给公司造成损失的，公司酌情向有关人员追偿损失：a）因工作过失致使公司被诈骗；b）公司履行合同未经对方当事人确认;C）遗失重要证据；d）发生纠纷后隐瞒不报或私自了结或报告避重就轻，从而贻误时机的；e）合同专用章、盖章的空白合同、授权委托书遗失未及时报案和报告；f）未履行规定手续擅自在对方出具的确认书、索赔报告上签字而给公司造成损失的；g）其他违反公司相关制度的。5）公司职员在签订、履行合同过程中触犯刑法，构成犯罪的，将依法移交司法机关处理。6）法制办公室将定期就各合同管理业务部门及业务员的合同管理工作进行检查。7）各业务部门和合同经办人员应充分重视合同管理工作，把控合同履行中的法律风险，知法、懂法地开展业务活动，有效化解和缩小经营风险。八、附则1、本制度未尽事宜按公司有关制度和规定执行。2、本制度由综合管理部解释、修订。3、本制度自下发之日起施行。