小区业主委员会会议管理制度.docx
小区业主委员会会议管理制度第一章总则第一条目的为使业委会的会议管理规范化和有序化，提高会议的质量和效率,降低会议成本，切实跟踪落实会议提出的各项工作任务与工作要求的完成情况，从而保证会议的有效性，特制定本制度。第二条适用范围制度适用XX业主委员会各项会议管理。第三条会议形式业委会的会议形式包括：定期的常规性会议和临时性会议。其中，定期的常规性会议主要包括以下4种形式：（一）业委会主任（副主任）工作例会；（二）业委会年终工作述职工作总结会议；（三）业委会年中工作述职工作总结会议；（四）每月与物业沟通工作会议。临时性会议由业委会主任（副主任）主持召开，具体会议参加人、会议时间及会议内容应提前一日以通知形式告知相关参会人员。第二章会议流程第四条会议安排的原则（-）坚持局部服从整体的原则。（二）各类会议优先顺序为：例会、临时性会议、业委会内部会议。(三)因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。第五条会议通知(一)常规性会议除时间临时调整外，不再另行通知，由主持人员或业委会秘书通知参会人。(二)临时性会议按“谁提拟，谁通知”的原则进行会议通知。(三)会议通知期：须于开会前一个工作日内通知参会人员。(四)会议通知的渠道：(1)业委会内部QQ群、微信群、适用于常规性会议通知(含常规性会议临时调整时间的)、临时性会议通知；(2)电话通知：适用于临时性会议公告后，由主持人员或业委会秘书电话通知参会人。(五)会议通知的内容：(1)会议时间；(2)会议地点；(3)会议主持人员；(4)参会人员；(5)会议主题；(6)会议准备的资料明细；(7)参会注意事项；(8)其它。第六条会议准备(一)会议主持人员应提前做好会议准备工作，如：落实会场,布置会场，备好座位、会议器材等会议所需的各种设施、用品等。（二）对于需要给参会人员发放会议资料的，会议主持部门应根据参会人数提前印制会议资料。（三）会议主持人员应提前打印会议签到表，并由会议记录员监督参会人员签到情况，会议签到表须在会议结束后由业委会主任（副主任）签字确认。第七条会议组织（-）会议组织遵照“谁提议，谁组织”的原则。（二）会议主持人必须遵守以下规定：（1）主持人一般应于会议开始后，将会议的议题、议程、需解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等进行必要的说明，并说明各项议程大概的会议时间限制，以提高会议的效率。（2）会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进及会议效率。（3）对于讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议做出结论。对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交参会人表明意见；对未议决事项亦应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。（4）主持人应将会议决议事项付诸实施的程序、实施人（部门）、达成标准和时间等会后跟进安排向参会人明确，并落实具体的会议跟踪负责人。（三）参会人必须遵守以下规定：(1)应于会前10分钟到达会场，并在会议签到表上签到。(2)会议发言应言简意赅，紧扣议题。(3)遵循会议主持人对议程控制的要求。(4)对于工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。(5)遵守会议纪律，会议期间应将手机调至静音，原则上会议期间不允许接听电话，如须接听，请离开会场。(6)原则上参会人员不得请假，如确需请假的，须向业委会主任及会议主持者说明情况并征得同意后，方可请假。(7)无故未按时参加会议的，将给予相应处罚。(8)参会人员或业委会秘书应做好本人的会议记录。(四)业委会主任(副主任)为会议考勤的核准人，考勤记录由参会人员或业委会秘书负责。第八条会议记录(一)各类会议均应以专用记录本进行会议记录。(二)各类会议原则上应确定专人负责记录。会议记录员的确定应遵守以下规定：(1)应常设一名会议记录员(一般为业委会委员或业委会秘书)。(2)按业委会会议纪要要求，将会议时间、地点、商议事项等登记在记录本上。第九条会议纪要的三种写法根据会议性质、规模、议题等不同，大致有以下几种写法:（一）集中概述法。这种写法是把会议的基本情况，讨论研究的主要问题，与会人员的认识、议定的有关事项（包括解决问题的措施、办法和要求等），用概括叙述的方法，进行整体的阐述和说明。这种写法多用于召开小型会议，而且讨论的问题比较集中单一,意见比较统一，容易贯彻操作，写的篇幅相对短小。如果会议的议题较多，可分条列述。（二）分项叙述法。召开大中型会议或议题较多的会议，一般要采取分项叙述的办法，即把会议的主要内容分成几大项问题，然后另上标号或标题，分项来写。这种写法侧重于横向分析阐述，内容相对全面，问题也说得比较细，常常包括对目的、意义、现状的分析，以及目标、任务、政策措施等的阐述。这种纪要一般用于需要基层全面领会、深入贯彻的会议。（三）发言提要法。这种写法是把会上具有典型性、代表性的发言加以整理，提炼出内容要点和精神实质，然后按照发言顺序或不同内容，分别加以阐述说明。这种写法能比较如实地反映与会人员的意见。某些根据上级机关布置，需要了解与会人员不同意见的会议纪要，可采用这种写法。
