企业会议管理制度.docx

XX有限公司会议管理制度版本号：编制：审核：审批：发布实施:会议管理制度1 .目的为加强和规范公司会议管理，促进团队的沟通与协同，提高会议质量和效益，建立良好的会议文化，特制定本制度。2 适用范围本制度适用于公司周例会、月度考核会、总结会、研讨会、专题会、评比会以及上级或外单位在公司召开的报告会、洽谈会、客户座谈会等。3 .管理职责3.1 行政部负责公司会议及会议室的统筹协调，以及本制度的执行与监督；3.2 会议提拟人或主办部门负责会议的组织工作，并有权对违反本制度的行为提出处罚。4.会议类别序号会议名称主题特点类别主持人参加人员1公司周例会总结上周和部署本周生产经营工作，沟通解决即席提出的问题。（每周一上午9:00）公司例会副总经理公司领导、各部门负责人2月度考核会/绩效分析会对上月公司运营情况进行分析、关键节点工作进行诊断剖析、部门KPI公司例会总经理或授权人公司领导、各部门负责人、车间主考核情况通报、下月运营计划安排会。（每月10号下午15:00）任3专题会公司性的生产、技术、质量、业务综合、财务/成本分析等专题会公司临时会会议提拟人提拟人提拟4评比会/总结会一般在季度、半年度年底或某一重大活动结束后召开公司例会副总经理提拟人提拟5计划调度会生产、销售、运营调度会公司临时会分管领导提拟人提拟6安全会生产安全、食品安全会公司例会副总经理主管级以上及各部门安全员7研讨会对某一课题或问题切磋、探讨公司临时会会议提拟人提拟人提拟8部门例会部门定期召开的总结、计划会。部门会部门负责人部门自拟5会议管理内容1.1 会议安排会议安排原则为：小会服从大会，局部服从整体，临时会服从公司例会。各类会议的优先顺序为：公司例会、公司临时会议、部门会议。因处置突发事件而召集的紧急会议不受此限。1.2 会议通知1.2.1 公司例会一般由行政部负责通知，其他会议按“谁提拟、谁通知”的原则进行会议通知。1.2.2 会议通知一般应提前1天以上，通知对象为与会人、会务服务提供部门，并向行政部预约会议室。1.2.3 会议通知形式一般为电话、短信或微信等即时通信软件，如需对会议议题、需准备的会议资料、会务安排等作特别说明的，应在会议通知时进行明确说明。涉及多个部门和参加人数众多的大型会议，主办部门还应编制详细的会议计划通知相关部门。1.3 会务准备1.3.1 会议提拟部门应提前做好会议资料,包括但不限于会议议程议题、汇报材料、计划草案、决议决定、与会人应提交资料等的准备与组织。1.3.2 会务服务提供部门应提前做好会务准备工作，包括但不限于落实和布置会场、设施器材、茶水用品等。1.3.3 公司级会议会务服务由行政部负责，其他会议由业务归口部门负责、行政部协助。1.4 会议组织1.4.1 会议组织遵照“谁提拟、谁组织”的原则，会议考勤核准人为会议主持人，考勤记录由会议记录员负责。1.4.2 会议主持人规范1.4.2.1 会议主持人应不迟于会前5分钟到达会场检查会务落实情况,做好会前准备。1.4.2.2 会议主持人一般应于会议开始后，将会议议题、议程、须解决问题及达成目标、议程推进中应注意的问题等，向会议作必要的说明。1.4.2.3 会议进行中，主持人应根据会议进行中的实际情况，对议程进行适时、必要的控制，并有权限定发言时间和中止与议题无关的发言，以确保议程顺利推进，提高会议质量和效率。1.4.2.4 属讨论、决策性议题的会议，主持人应引导会议作出结论；对须集体议决的事项应加以归纳和复述，适时提交与会人表明意见；对未议决事项也应加以归纳并引导会议就其后续安排统一意见。1.4.2.5 会议主持人应向与会人明确会议决议事项行动计划表，包括但不限于行动内容、实施程序、责任人或部门、协同人或部门、监督人、达成标准和时间等。1.4.2.6 会议主持人审核并签署会议纪要，对纪要内容的准确性、严肃性负责。1.4.3 与会人规范1.4.3.1 与会人应准时到会，并在会议签到表上签到，确不能与会的应提前向会议组织者请假。1.4.3.2 会议发言应言简意赅、紧扣议题，并遵循会议主持人对议程控制的要求；属工作部署性质的会议，原则上不在会上进行讨论性发言。1.4.3.3 提高职业素养，遵守会议纪律，与会期间将手机调到静音或振动，无紧急、重要事务，不得随意出入会场，或在会场来回走动。1.4.3.4 认真做好本人会议纪录，领会会议精神。1.5 会议记录1.5.1 公司各类会议，除主持人明确不得进行会议记录外，均应指定专人进行会议记录。1.5.2 公司例会由行政部负责会议记录，其他会议记录由会议主持人指定专人负责。1.5.3 会议记录员规范1.5.3.1 以专用会议记录本做好会议的原始记录，以专用会议签到表做好会议考勤记录，并根据需要整理会议纪要。1.5.3.2 会议记录应尽量采用实录风格，确保记录的原始性；对会议已议决事项，应在原始记录中括号注明“议决'字样。1.5.3.3 会议纪要一般应在会后48小时内整理完毕，报会议主持人审核、签署后下发执行。1.5.3.4 做好会议原始记录的日常归档与保管工作。1.5.4 公司例会、公司临时会议、会后须对会议精神贯彻落实并进行跟进的会议、主持人明确要求需整理会议纪要的会议，均需按公文规范整理会议纪要。1.5.5 会议纪要的发放或传阅范围由主持人确定，公司例会、公司临时会议的会议纪要均须报行政部存档备查。1.5.6 会议记录为公司机要档案，由行政部负责及时搜集、归档，会议记录和保管人员不得擅自外泄，其调阅应严格按公司档案管理与保密制度规定执行。1.6 会议跟进1.6.1 会议决议事项须会后跟进落实的，遵照“谁组织、谁跟进”的原则。1.6.2 公司例会由行政部负责，其他会议由组织部门负责；会议主持人另有指定的，由主持人指定的专人负责。1.6.3 会议跟进依据，以会议原始记录与会议纪要为准。1.7 会议奖惩1.7.1 奖励按公司相关规定执行。1.7.2 与会人员在会议规定召开时间后未到的，计为迟到；与会人员未经主持人同意，在会议结束前提前离开会场的，计为早退；凡须参加会议的人员，未经请假擅自不参加会议，或请假未批准而不参加会议的，计为缺席O迟到、早退每次罚款20元，缺席每次罚款IOO元。1.7.3 开会时间手机调成静音或震动，严禁接打手机，违者，一次罚当事人10元，如有特殊业务需接听电话的需会议主持人员批准。1.7.4 会议请假：公司级会议原则上不得请假，如有特殊情况不能参加的，需向会议主持人员和会议组织部门请假。专业会议和部门会议向会议主持人员请假。1.7.5 凡因通知原因，造成应参会人员迟到或缺席的，以上处罚由通知人承担。1.7.6 上述罚款现场直接投入公司捐款箱或者交至财务部，并用于公司员工福利。6 .会议室管理与使用6.1 公司会议室由行政部统一管理，负责会议室的统筹使用、设备设施的管理维护和环境卫生清洁。6.2 会议室使用采取预约制，公司领导或部门使用会议室，原则上应提前1-2个小时预约，重要、重大会议或培训需特殊布置会场的，应提前1天通知行政部进行筹备。6.3 会议室原则按预约先后顺序使用，如遇冲突，按公司层级、部门层级和重要、紧急原则，由行政部临时调整。6.4 预约会议室因故取消或推迟，须及时通知行政部；预约使用时间超过30分钟未使用的，行政部有权另行安排。7 .会议室环境设施7.1 会议室使用者须爱护，并安全使用会议室电脑、投影、音响、电视、桌椅、白板等设备设施，违规操作或故意造成设备设施损坏的，须按价赔偿。7.2 会议结束后，会议室使用者须将移动过的桌椅、白板等还原，离开时关闭投影、空调、电灯等各类设备电源；使用电脑、录音笔等设备的，须及时交还行政部；冬夏季忘记关闭空调造成的损失，由会议组织部门负责人承担。7.3 会议室所有设备设施，未经行政部允许，不得带出会议室。7.4 参会人员应尊重他人劳动，提高文明素养，自觉保持会议室环境卫生整洁，不乱扔垃圾纸屑，不随地吐痰，不在会议桌上乱写乱画；一经查实，造成会议室桌、地、墙面或设备污损的，由使用部门负责清洁或赔偿。8 .附则8.1 会议涉密事件，与会人员须恪守公司保密规定，不得外传泄密，否则按有关规定严肃处理。8.2 本制度由行政部负责解释和修订，自发布之日起执行。