小区采购管理制度.docx

小区采购管理制度目前阳光小区采取的是业委会名义下的33人义工服务团队管理模式（以后随着小区管理不断完善，人员可能发生变化，通过业主大会明确业主代表会议制度），为规范小区公共事务的采购（含物资采购、服务购买等）业务流程，特制定本制度。第一条业主委员会下设的资产管理组负责小区公共资产的管理,定期向义工服务管理团队报告资产收益情况；公共设施维护组负责小区日常公共设施的管理和维护，定期向义工服务管理团队报告公共设施维护进度及采购需求；年初义工服务管理团队根据小区收益情况和采购需求，按照“三七”原则（即三分收益留存用于小区电梯日常以外的维护及储备电梯更换资金，七分收益用于小区其他日常设施建设和维护），提交全体义工服务管理团队表决，少数服从多数，半数以上同意视同通过，进入采购环节。制定询价、议价、招标流程，确保公正、公平、公开的原则。第二条业主委员会下设的公共设施维护组负责提出具体项目议案，议案经义工服务管理团队会议（业主代表会议）审核、表决通过、小区公示后即可进入采购程序。第三条业主委员会下设的资产管理组负责所有采购事宜。涉及专业性比较强的采购事宜，可临时动员小区专业人士业主（或直系亲属）自愿报名，由业委会和业主代表会议审核资格并采取无记名投票表决的形式决定其是否参与采购事宜。第四条采购方式1、直接采购：日常办公用品、生活用品等100o元以下的采购可以直接在正规商场、超市采购，凭商场、超市正式发票报销；2、专项采购：业主委员会下设的各专业小组（按需求）提出的采购议案（单品金额在IOoO元以上，如门禁系统、高清摄像头等），因专项采购的对象大多为特定（或垄断性）的供应商，可以采取由资产管理组牵头、各专业小组或小区专业人士临时参与的形式进行询价、议价，询价、议价的结果要在小区公示不少于7天；3、招标采购：小区物业服务、广告招商、商铺招租、公共设施维修等采用招标的形式采购。第五条询价、议价1、专项采购议题经审核、表决通过、小区公示后进入采购询价、议价程序，资产管理组广泛邀请不少于3家的合格供应商（如供应商少于3家时，需向小区公示说明情况）询价、议价对象；2、供应商报价应明确采用的标准、材料规格等信息，并附报价明细表组成；3、专业材料、用品或项目，资产管理组应会同各专业小组或小区专业人士共同询价与议价；4、资产管理组询价、议价完成后，向义工管理服务团队会议（业主代表会议）通报询价、议价结果，必要时附上书面说明，经全体义工服务管理团队会议（业主代表会议）50%以上表决同意后实施采购。询价、议价结果在小区公示不少于7天。第六条招标采购1、按照阳光小区业主大会议事规则的规定需要召开业主大会表决通过的议案（如物业公司的选聘、小区改建和重建建筑物）才能启动招标程序。按照招标程序发布招标公告、接受报名、成立评标小组、资格预审、组织业主考察、推荐不少于3家供应商供业主大会表决。2、广告招商、商铺招租、公共设施维修等由业主委员会或各专业小组提出议案，经全体义工服务管理团队会议（业主代表会议）表决通过、小区公示7天后，进入招标采购程序。按照招标程序发布招标公告、接受报名、资格预审、组织考察、公开开标、现场定标。第七条本制度由义工服务管理团队会议（业主代表会议）表决通过之日起实施。