货物凭据安全管理工作程序货物凭据安全管理实施细则.docx

货物凭据安全工作程序1.0目的本程序明确有关收、发、用货物以及成品出贷单据的开具、经手、保存等管制措施，；确保货物交易的文件资料清晰完整准确，手续完善;避免丢失或提交不正确的资料,并能及时通知海关;对运输资料或资料系统的控制以防无许可接触，以免被不法分子利用而造成盗窃或恐怖事件。2.0范围2.1 本程序适用于来料记录的安全控制2.2 本程序适用于厂内货物流转记录的安全控制2.3 本程序适用于付运文件资料的安全控制3.0主要职责和权限3.1 货仓部负责物料/产品收发存单据的记录和控制3.2 船务部负责付运文件资料的外部联络和控制3.3 物料部负责物料/产品收发存单据审批和监控3.4 品管部负责产品/物料质量的记录和控制3.5 各部门负责车间内物料流通的记录和控制4.0工作程序4.1 付运文件资料的准备和处理4.1.1 如何确保在付运前2天将文件传送给货运公司：4.1.1.1 船务部按照客户之交货期跟进生产工场的进度，在规定交货期前3天，如果尚未收到香港写字楼有关付运的资料，则会与香港业务运作部联络沟通，由香港业务运作部与客户联络了解有关之货运公司、走货船期、船公司、货柜等。4.1.1.2 在与客户商定好有关产品之付运数量、付运期限确认后，香港业务运作部会发出付运产品之资料Booking传送给货运公司（FAX或专递等方式）。4.1.1.3 在走货前2天,船务部一般会收到船公司的一份Booking资料，香港业务运作部会Fax或跟文件袋形式交给船务部，船务部会依此做好出货前的资料ShiPmemNOte给货仓成品组负责人备货，在出货当天船务部会根据实际装运成品开出货物出口单给货仓转交货车司机互相签署，然后签署“放行条”放车出.4.1.2 如何确保收到足够的信息资料（查Po以及与客户联络）：为了能够准时、准确地交货给客户，做好出货前的准备工作非常重要，为此，统筹出货的部门一一船务部需要按照客户的走货期，提前做好出货文件资料的准备和跟进生产工场的进度。为了能够收到足够的出货信息资料，船务部需要根据客户之PO或与客户沟通联络，提前准备好有关货物通关单及出口清单、出口备案合同等，收到BOOking资料在走货前2天，资料仍不齐全，则立即需要联络客户、有关部门跟进完成。按期、按时正确准备好出货资料是船务部MBo中的重要一项。4.1.3 如何验证按期付运货物的程序由船务部根据客户之PO、SI等资料跟进生产工厂之生产落货进度是否符合客户走货期，然后与业务运作部联络预定车辆/货柜。货物有否按期付运主要依据ShiPmentNote上之走货时间与客户之走货期相比较而得出。ShipmentNote上会填写有付运资料（车辆号码走货时间、货物名称、数量、箱数、客方ITEMNOsPONOs司机装货后签名确认等）。4.2 在付运方面发现、报告和纠正错误文件资料的处理4.2.1 在进入付运工作的过程中，如果发现进出口清单、备案合同、货物出口通关单与实际装运之货物不符时及文件资料有错误等，需要及时更改有关资料（例如重量/数量错误，则需重新填/更改填报出口清单及重新办理通关单等）。4.2.2 正常情况下，香港业务运作部收到客方资料ShiPmentPlan或ShiPPingorder,为确保出口资料正确无误，如属新货，船务部需通知货仓先取一箱成品过磅，复测总重量是否跟船务部所填写之出口集中报关清单资料相符，如有不符，不可放车离厂，须立即通知船务部复核是否需要更改资料。4.2.3 货仓收到ShipmentNote及出口清单（即出口集中报关货物申报单）后，在走货前，出货人员必须核对实货与ShiPmemNote资料是否一致，并核对实货与成品检验状态纸数量是否一致，如有不符，立即联络船务部/品管部有关人员查询，否则不可安排装柜，直至有关人员复查OK后方可进行装柜。4.2.4 经货仓复核及于ShiPmentNote填写上有关车辆资料并签署后，船务部据此开出发票给业务运作部董事批准后，由香港业务运作部传送给客户、会计部，香港业务运作部会保存底单。4.3 来料/货物的接收和处理4.3.1 接收来料之运作是：首先根据供应商之送货单核对本厂PO,然后点数秤重，通知IQC作待验,由IQC检验、标识，QC检验合格后转合格仓，并按检验状态和货物类别储存在适当仓位。4.3.2 不符合PO（例如超PO,无PO）的不收，待验、合格、不合格的货物会按检验状态和类别隔离摆放在不同区域等待处理。4.3.3 一些高度危险的物品（例如易燃易爆的化学溶剂等）会专门储存在危险仓，非经授权人员批准是不能接近和进入。4.3.4 详细运作程序可参看来料检验控制程序、货仓安全工作程序、货仓管理制度4.4 厂内厂外（付运成品）货物的流转的跟踪4.4.1 厂内货物流转的跟踪：厂内货物的流转主要在各分仓、生产车间、组别之间流转，凡是进出都会有相应的发货单或领料单支持和跟随以及电脑记录。4.4.1.1 为了能够识别货物，公司建立了独特的编号系统（PartNUmberSyStem）对于不同工序、不同类别的制品都会有独特的物科/产品编号，而每一批物料/产品都会有自身之状态标识（注明名称、编号、数量、日期等，如属于成品，则会有一张“成品检验状态纸”注明该批成品的DateCOde等资料）。具体参见V产品识别控制程序4.4.1.2 为了能够清楚反映每一笔货物的进出去向和结存，工厂已设立电脑系统去输入和记录每一笔货物的进出情况：包括供应商名称、货物进由日期、货物名称、编号、数量等）；同时，每一部货车的到厂和出厂的时间也都有司机的签署。1.1.1.1 在厂内流动迁移会有领料单、发料单的支持和跟随，单据上之资料和内容（例如：名称、编号、数量等）会与货物上的标识互相一致。即使是各工序/各组别之间的迁移流动，也会有内部发货/领料单做支持和追踪。4.4.1.4如果发货给外发厂，货仓部会根据S/O之电脑记录的资料开出外发单备料,再转开送货单给外发厂签收,这些单据上的资料和内容也需要与货物上的标识相一致。1.1.1.2 如实反映存货的状态，每一笔货物的收发都需要在当天内输入电脑。所有发生的生产、检验、收发记录都需要当天完成人数。各部门/各分仓每个月都会做一份月结，以反映本部门/本仓储位置的存货情况。同时，电脑记录上可以即时查阅已人数的物料/制品的收发、结存数目、流转部门/仓储位置等。4.4.1.6 各部门可以通过电脑系统即时查看货物的帐存数；同时，货仓人员每周会安排人员去抽查各分仓盘点后打印的周结报表帐存数的准确性，并通过每周、每月的收发盘存和定期实际盘点去反映存货的短缺和盈余，然后根据实际情况向公司报告和申请帐存数的盈亏调整。4.4.1.7 库存成品都会张贴上“成品检验状态纸”标识上客户名称、产品名称/编号，哪一张订单、数量以及QA检验的结果等。当安排装运成品上货柜时，载货单和付运清单上都会有相应的资料/内容去界定和报告所需付运成品的资料，以便货仓核实付运资料和付运成品是否一致。如果是成品出货，则按成品检验控制程序之规定执行。4.4.1.8 根据物料/产品的状态标识以及跟随转移的单据、帐册记录，可以跟踪货物的流转。如果客户还需要更详细的跟踪，则会编制个别具体的追踪工作指示去作为货物追踪的操作指引。4.4.2如何跟踪成品/物科的付运4.4.2.1 每批成品付运会有ShipmentNOte和出口清单等资料记载ShipmentNote上会写上货柜车的车牌号码、货柜号码等资料，以及要求司机签署。根据ShiPmemNOte可以追踪付运成品的去向。442.2 每批物料/制品向外发货前，货仓都会依S/O之电脑记录，货仓会据此开出“外发单”从相应的分仓提货，然后开出“送货单”交收货方签署盖章。“送货单”等单据上都注明所发的物料/制品的详细资料（如名称、编号、数量、日期、收货方等）。根据S/O、P0、送货单等资料，可以追踪物料的去向。442.3 区域的安全和货柜的验证、密封控制详见货物装柜安全控制程序>442.4 、报告/分析货物短缺、盈余、损坏的控制详见货物异常分析和处理程序>442.5 /使用信息资料/电脑安全维护/信息的安全传递和保存的控制详见计算机系统发全控制程序><文件和资料控制程序><记录控制程序><内部沟通控制程序.计算机网络管理规定442.6 完整性规定为保持数据的完整性，防止未获授权人员违规更改并指定有权填写和/或签署货运文件的人,特作如下规定：481只有船务负责人有权轻微改动货运文件上的货物数量（小于+/-5%）,并在改动位置旁签名。442.6.2 需要进行较大的改动（大于+/-5%）,必须打印或使用新的文件和表格由获授权的经办人员进行更改，并经必要的签名和审核。442.6.3 建议所有更改，即使非常轻微，都使用新的表格或重新打印。484普通的装货员工仓管员检验员保安员等人员无权改动货运文件.442.6.5 工作人员要收到相关的指令性文件资料方能进行收发货工作，如PMC部发出的采购单、船务部发出的出货通知书等，货仓工作人员务必核实货物的名称、规格、数量等，在此过程中，一定要警惕非货单物料的进入，在确认无误后才可签批。486对于收发货单据，托运成品货单据等资料的原始单据于收发货后次日（最好在二十四小时内）交财务部有关分管负责人。442.6.7 部只保存货运单据复印件一个月，在每月月底将所有复印单据交公司存盘。对于公司的运输资料和资料系统要严格保密。存货管理制度1目的1.1 存货作为公司的一项重要资产，其重要性需要得到制度上的保证。1.2 规范存货的进出管理2范围2.1本制度适用于集团有限公司的所有大宗原材料、半成品、商品在制品、低值易耗品、周转材料。3职责3.1 采购部及事业部负责对所采购物料的入库时点的控制。3.2 储运部负责对大宗原材料、半成品的收、发、存管理。3.3 事业部负责对所管辖范围的原料、半成品、在制品的管理。3.4 总务科负责对所管辖范围的办公用品等低值易耗品的管理。3.5 财务部负责对各类存货收、发、存的核算。4、存货的管理流程4.1 外购存货的入库411除辅助材料及办公类低耗品，其它的存货均需在系统中创建采购订单。4.1.2 除辅助材料及办公类低耗品，储运部及事业部对所有入库的存货，均需按采购订单进行配比入库。4.1.3 存货入库时，必须先经品管部检验合格后，才能办理入库手续。4.1.4 各保管员需注意采购订单的入库时间，不得超出规定时间提前或推迟入库。4.1.5 保管员需对入库的存货进行数量上的验收，需明细到最小单位。4.1.6 存货入库，需及时在系统中进行业务的录入。4.2 存货的退货4.2.2 存货入库后，要退回供应商的物料，仓管员需找到原先入库对应的采购订单，在系统中配比退回。4.2.3 因有些退货物料，财务已在系统里办理付款手续，在退货前必须先由财务部审核，退回付款手续之后，才能办理退货业务。4.3 存货的领用或退回4.3.2 除辅助材料及办公类低耗品，其它的存货领用时必须有对应的生产任务号、对应的销售订单行。4.3.3 无生产任务号需要领用的生产材料，需经系统总监同意后方可办理出库手续。4.3.4 仓管员需根据领用需求清点所领存货的数量，需明细到最小单位，并在领料单上签字确认。4.3.5 各管理部门如需领用存货，需在有部门预算的前提下，经部门经理同意后由仓管员办理杂项出库手续。4.3.6 生产用的材料如需退回，必须先从生产任务上退回。4.3.7 低值易耗品的摊销采取一次摊销法。4.5 自制存货的完工入库或退回4.5.1 自制存货的完工，必须在系统中根据对应的生产任务号入库。4.5.2 自制存货如入库单位为套，仓管员应明确一套对应的支数。4.5.3 自制存货如需退回至车间，需从生产任务上退回。如果生产任务关闭，则必须建立返工任务重新领用。4.6 存货的盘点4.6.1 要求存货所属管理部门，每月对所管辖存货根据重要性原则对重点物料进行抽盘，年终由财务部组织对公司所有存货进行一次全面清查。4.6.2 公司存货盘点按公司盘点制度执行。4.7 存货的周转管理4.7.1对于久置不用的存货要及时反映上报部门经理、系统总监，并及时编制不良品清单报送至财务部。4.7.2由于个人差错原因造成存货的积压，除了考核部门存货周转天数外，同时应由个人及部门承担一定赔偿责任。4.8存货的报废1.1.1 6.1需要报废的物料，需由责任单位先提出报废申请，经系统领导同意后才能办理杂项出库手续。1.1.2 报废金额的审批，参照公司授权制度执行。1.1.3 报废物料残值，需注明对应的责任单位，便于财务冲减对应的报废责任。4.9 存货余额管理4.9.1 每月由各子库保管员从系统中导出库存收发存明细报表，由保管员校对库存报表是否正确，并对所管辖子库的余额在数量上进行确认。4.9.2 外协子库余额，每月由相关责任部门将外协子库余额表交供应商核对，只有在供应商确认存货余额的基础上，财务部才办理付款。如有特殊情况，需由系统总监、财务总监签字同意。4.9.3 总务科所管辖的低值易耗品及储运部管辖的辅助材料，需手工编制库存收发存报表。并于月初一号交至财务部。4.10 存货的核算4.10.1 除辅助材料及低值易耗品，所有的存货的收、发、存均按标准成本进行核算。5附则5.1本规定由财务部负责解释。5.2本规定自下发之日起执行。