超市盘点管理工作手册盘点具体操作及后续结果处理办法.docx

盘点工作手册目录第一单元前言第二单元概述第三单元盘点作业流程第四单元盘点的组织及制度确立第五单元盘点配置及其表格第六单元盘点前的准备第七单元盘点的具体操作第八单元盘点结果的分析和处理第一单元前言一、适用范围本手册供参加盘点员工和管理人员学习使用，并作为公司盘点工作的参考指南。二、目的本手册作为盘点的标准作业程序，全面介绍盘点工作、要求及流程，旨在提高盘点的精确度，增进工作效率。三、益处使用本手册可提供以下主要益处：1 .更短的培训时间2 .更高的工作效率3 .统一的专业术语，便于沟通4 .对于盘点系统的更好理解和实用操作5 .了解盘点在商业体系中的重要性第二单元概述一、什么是盘点所谓盘点，就是定期或不定期地对商品进行全部或部分的清点，以确实掌握该期间内的经营业绩，并因此加以改善，加强管理。二、为什么盘点对琳琅满目的商品，对摩肩接踵的顾客，员工忙里忙外，无非是令顾客满意、企业兴旺昌盛。然而，要知道是盈是亏，光靠每天的报表，每天的业绩，是无法准确知道的，目前的唯一办法就是盘点，且通过盘点可以达到：1 .确切掌握库存量2 .掌握损耗并加以改善3 .加强管理，防微杜渐三、盘点要达成的目的每次盘点皆需投入大量的人力、物力和时间，同时也带来一些负面影响，但它却是一种非常重要的工作，因为它能达到下列目的：1 .了解商店在一定阶段的盈亏状况2 .了解目前商品的存放位置，缺货状况3 .了解商店的存货水平，积压商品的状况及商品的周转状况4 .发掘并清除滞销品、临近过期商品，整理环境、清除死角5 .根据盘点情况，可加强管理，同时遏阻不轨行为第三单元盘点作业流程一、流程图盘点作业流程规划的缜密与否，直接关系到盘点结果的真实性二、作业流程管理1 .盘点制度由商业公司统一制定。包括：盘点方法、盘点周期、帐务处理、差异处理及奖惩规定；2 .组织落实包括：全部盘点的组织落实和部分盘点的组织落实、区域划分；3 .盘点作业要划分区域，落实到人；4 .盘点前准备：主要有人员组织、工具、通告、商品和环境整理、工作分配与盘前培训、各种资料整理；5 .盘点作业：主要有资料整理与分析、库存调整、差异处理、奖惩实施。第四单元盘点的组织及制度确立一、盘点制度的确立盘点方法列表如下:实物和账面区域时间段周期实物账面全面盘点区域盘点营业中营业后定期不定期定义清货的际存量法实点数方以书面记录或电脑记录进出账的流动状况而得到期末存货余额或估算成本市有区行超所货进占2将内存域配分依点区如而类，盘定，周始以区序一域此复时仍营点市外盘超对业在后市门点超关赢盘隔致'次间一每点期的盘点间隔期不一致的盘点用围时间鬲实范及间隔超市实物盘点由电脑部和财务部进行一年二次周期性库存区盘点销售区域盘点全面盘点家电、精品等，或突发事件、人事变动、经营异常等说明：1 .由于零售行业自身的特点，我们采用相应交叉的盘点方法进行盘点。2 .如遇特殊情况，如门店的人事变动、意外事件发生（如水灾、火灾）、经营异常等，必须另行组织盘点，至于全盘或区域盘点，则视情况而定。二、账务处理由财务部制定执行三、差异处理盘点可能出现重大差异。所谓重大差异即指：盘损率大幅超过同行业标准或公司目标，以及毛利率远低于同行业标准或公司目标。1 .盘损率是实际盘点库存与电脑理论库存的差异。一般而言盘损的原因有下列几种：（1）错盘、漏盘（2）计算错误（3）偷窃（4）收货错误，或空收货，结果帐多物少（5）报废商品未进行库存更正（6）对一些清货商品，未计算降价损失（7）生鲜品失重等处理不当（8）商品变价未登记和任意变价2.若发生重大差异时，应立即采取下列措施：（1）重新确认盘点区域，看是否漏盘；（2）检查收货，有无大量异常进货，并且未录入电脑；（3）检查有无大量异常退货，并且未录入电脑；（4）检查库存更正及清货变价表；（5）重新计算;3 .商品盘损的多少，代表着管理人员的管理水平及责任感。只要结果在合理的范围内，均视为正常。同时有必要奖优惩差，降低损耗。参照行业标准的低成本损耗及责任落实到人的经营理念，公司目前规定的超市盘点损耗标准为：（1） .门店盘损率应控制在销售总金额的4%厂6%0。（2） .在6%。-8%。之间应视为低于标准水平，必须由经理负责寻找原因，提出整改措施。（3） .在8%。以上为不正常，须追寻有关经营人员及员工的责任，并给予处罚。（4） .开店初期二个月的第一次盘点允许有较高的损耗率。4 .盘点的组织盘点作业人员组织，一般由各店自己负责落实，若为全面盘点，应由公司营运部、电脑部、财务部、采购部在各门店进行盘点时分头指导和监督盘点，并由营运副总统筹安排。由各部门经理负责并具体落实到各部门和人。盘点作业是超市人员投入最多的作业，所以要求全员参加盘点。一般是每个部门为一个小组。全面盘点组织构架图（如下图）若为区域盘点，则由楼面各部门，根据盘点计划自己组织落实，同时由ALC配合操作第五单元盘点配置及其表格一、盘点配置说明开业初的全店配置图可做盘点配置图之用。一般而言，盘点配置图上除包括卖场的冷冻柜、冷藏柜、货架、大陈列区之外，还应包括后场的仓库区、冷库等，只要是商品储存、陈列之处均要标明。为便于掌握整体态势及规划，盘点图必须将通道及陈列架标示编号，并将此编号做成贴纸，粘贴于陈列架右上角，这样既可周详地分配责任区域，盘点者又可明了自己的工作范围。同时，也可在此图上掌握全局，合理调配，互相援助.。盘点用表格（附后）1 .盘点表2 .盘点责任区分配表（小组用）3 .小组盘点安排计划表4 .支援盘点人员安排计划表5 .盘点培训计划表病品条叫向晶名打城站teat*注ZfT_rn_1M._.殴填写说明:1.按部11填写2.设定3.清点B期按年、月、H各两位填写编号4. 商品条码5. 电脑确认的商品名称6. 按售卖单位清点的数量7. 清点人签字派注：此表共三种，第一种黑色线（初点）、第二种蓝色线（复点）、第三种红色线（抽点）盘点责任区分配表（小组用）部门日期姓名盘点类别区域编号盘点单编号备注起迄张数填表人：批准人:组盘点安排计划表所属部门：主,管姓名：日期员工姓名职位盘点时间安排盘点内容参加盘点步骤加班时数初点复点抽点部门经理:盘点培训计划表制表 批准营运副总日期部门组别本部门参加培训人员其它部门培训人员培训I时间指导人员生鲜熟食食品粮油、罐头干货日配烟酒饮料冲调饮品糖果饼干非食品电器日化家纺家居精品合计第六单元盘点前的准备自古兵家“不打无准备之仗”，事前准备愈周密愈详细，盘点工作进展就能愈顺利，盘点结果就会愈准确。一、人的安排1 .原则上，盘点当日，应停止任何休假，特别是全面盘点至少应于两周前安排妥当，包括加班、延长时间等，应由超市各部门写出XX组盘点安排计划表（见前表3）,并呈报营运副总批准。2 .责任区落实到人，明确范围，二、告知1.通知顾客若营业中盘点而影响顾客购物则通过广播形式告知顾客，以取得谅解：“尊敬的顾客朋友，您好，我们的盘点给您购物造成了不便，请您谅解，顺祝您购物愉快！”若停业盘点则应提前三天，以广播方式及公告方式，通知顾客，避免顾客徒劳往返，公告形式2、通知厂商盘点前，由采购员在订货时注明，或以电话告知，或发函通知，避免厂商于盘点时段送货，并在收货处提前一个星期贴出通知。三、盘点前培训1、盘点前两个星期内进行盘点模拟培训，讲解注意事项，务使失误降至最低2、模拟培训，按实际盘点步骤进行讲解，具体由营运副总及超市经理安排实施，并由ALC填写盘点培训计划表（见前4）,呈营运副总批准3、盘点人员进行逐一操作演习4、各部门主管须进行标准操作示范5、盘点工具盘点表（一式三联黑、兰、红），小张自粘贴纸，红蓝圆珠笔等四、工作分配初点工作由指定员工实施，抽点、复点工作由部门主管或财务人员来执行。五、商品整理，环境整理实际盘点前两天对商品进行整理，使盘点工作更有序、有效，及早清除不良商品，其整理的重点是：1、检查货架或冷冻、冷藏价格卡是否与商品陈列位置一致，不一致时，要将其调整一致或更换新卡；2、将商品陈列整齐，以利于清点数量，象陈列端头、陈列架、附壁陈列架、随机陈列架、堆头等；3、清除坏品、退货商品，该报废的报废，该退货的退到收货区，包装破损商品要及时处理；4、清除卖场及作业场死角，检查收货区是否有滞留商品；5、将各项设备、备用品、工具存放整齐；6、库存商品的整理要注意两点：一是把小箱子放在大箱前；二是避免商品数量不足整箱的当作整箱计算；7、盘点前最后整理：一般在盘点前两小时，对商品进行最后整理，主要是陈列架上的商品。顺序绝对不能改变，否则盘点时会对不上号。六、资料单据整理为避免出现虚假现象，有关盘点的资料要整理：1、联营式自营商品的单据整理；2、报废品单据汇总；3、赠品单据汇总；4、改包装单位的商品单据汇总；5、收货资料的汇总注意事项1、盘点前各主管须核查前三日的退货情况，看是否录入电脑；2、主管核对报废商品是否及时进行库存更正；检查破包商品是否整理3、销售区域的盘点必须在当天营业结束后进行；4、电脑部必须在营业结束以后，开始盘点以作库存锁库；5、收货部门在盘点当日19：00（可依实际情况而定），必须停止所有数据资料的录入；6、未录入的商品，必须贴上“未录入不需盘点”的标记。第七单元盘点的具体操作一、盘点作业流程图二、盘点的规定1 .初点规定(1) .先点仓库(库存区)、冷冻库、冷藏库，再点卖场(2) .盘点货架或冷冻柜、冷藏柜时，依序由左而右，由上而下(3) .如图示：(4) >-(5) .，(6) .(7) .每一货架或冷冻柜、冷藏柜均视为独立单位，使用单独的盘点表。若盘点表不足，则继续使用下一张。初点盘点表为黑色；(8) .盘点单上的数字填写要清楚，不可潦草让人混淆；(9) .数字写错，要涂改彻底；(10) .清点时，一定要按最小单位清点，不够一个单位的忽略不计，同时取出归入待处理品堆放处；(11) .盘点时，顺便查看商品的有效期，过期商品应随即取下归入待处理品堆放处；(12) .对无法查知商品编号或商品售价的商品，就立即取下，稍后追查归属；(13) .盘点注意大分类和小分类，注明该分类商品所在的货架号码。2 .复点作业规定(1) .复点时要先检查盘点配置图与实际现场是否一致，有否遗漏区域；(2) .复点在初点进行一段时间后进行，用蓝色一联；3 .抽点作业规定(1) .对整个区域的抽点视同复点；(2) .抽点商品要选择卖场内的死角，或体积小、单价高、量多的商品；(3) .抽点用红色盘点表，注明为抽点；(4) .抽点是对初点和复点无差异商品的抽验。4 .差异处理此处讲的差异是初点和复点不一样及抽点与初点、复点的结果不一样。(数据差异的调整，见第八单元库存调整)(1) .初点和复点不一样，应由主管或其指定的不同员工去第三次点，填写红色单，注明第三次盘点。若还有差异则由不同的人重复上述动作，并注明是第几次盘点，直至正确、电脑没有差异报表出现为止；(2) .抽点若发生与前述盘点有差异，按上述动作进行，直至正确；(3) .若无差异则须主管签名，由ALC进行“确认”动作。5 .注意事项(1) .每份盘点报表必须由部门经理以上人员签名；(2) .主管在签核报表时，对其数量的总和应再核对一次，以确保无误；(3) .主管必须检视每位员工负责的盘点区域是否确实完整地盘点；(4) .在盘点前该盘点品项的销售区域应维持适当的安全库存量；(5) .主管须负责对盘点过程中汇集的待处理品(如破损、变质商品、过保质期商品、无商标商品等做出相应处理(如报损、重新包装等)。6 .打印实际盘点报表经主管核查无误后，并由部门经理以上人员签字后，由ALC打印实际盘点报表。第八单元盘点结果的分析和处理盘点作业结束后，实际库存和电脑库存相核对，若有差异要追查原因，堵疏防漏。一、追查差异原因(差异原因如第四单元所述)二、库存调整1 .库存更正流程图(1) .此时产生的差异，经部门经理签核后，以盘点实际库存量作为正确数据；(2) .营运副总签字后，ALC方可作“确认”工作；(3) .公司营运部于各品项盘点后将视情况予以抽查；(4) .报表保存至该品项下次盘点后，方可销毁；(5) .帐务调整，由财务部完成；(6) .盘点电脑系统流程，参照电脑部相关程序。2 .资料整理(1) .经理要确认盘点单是否全部收回，同时要有签名；(2) .复印留底，原件送财务部核算；(3) .财务部在收到盘点资料后，2日内提出盘点结果报告；(4) .各部门做盘点实施情况报告，以作为以后改善、参考之依据。盘点报告部门:日期:执行情况问题改善对策初盘复盘抽盘主管:三、游离商品的处理1 .盘点通常会发生下列特殊情况(1),有货号，无品名或错品名其原因有： 货号错误 货号已淘汰，但商品仍在销售 套号(厂商滥用已有货号，套用新产品)2 2).有品名，无货号其原因有：条码脱落，又无据可查店内自购，还没有编号2.处理程序：(1) .进行清查：在可能的情况下须确认货号(条码)，同时输入库存记录(2) .清查后仍无法找出原籍的商品一方面要列清单送采购部确认，一方面将其集中以便处理(3) .采购仍无法确认的商品，可以用下列方式处理： 退回厂商 如果无条码有商标的商品，在品质仍完好的情况下由店长决定酌情作清仓处理 报损(4) .属未经许可引进之商品，则追究责任(5) .注意：不可将不合格产品，过期或变质商品销售给顾客DocumentNumber:文件编号：WI-PMC-OlO-ARev#:修订版本号：AIssue#:生效日期：2009-05-02Pageof：第1页共4页黑黑,呆废料管理作业指引Rev#版次Ecn#更改日期ChangeOutLine更改之摘要A2009-05-02首次发行MadeBy制订ReviewedBy审核ApprovedBy核准1.0目的有效推动本公司滞存材料及成品的处理，以达物尽其用，货畅其流，减少资金积压及物料管理困扰。2.0范围本公司所有呆滞成品，原辅料。3.0定义3.1 呆滞料：凡品质（型号、规格、材质、）不合标准，存储超过存储期限（见附件物料保存期限一览表）已无使用机会，或者有使用机会，但用料极少存量多且有变质疑点，或因陈腐、劣化、革新等现状已不适用，需专案处理的材料，其形成原因如下：a.销售预测值过高造成储料过剩；b.订单取消剩余的材料；c.工程变更所剩余的材料；d.品质（型号、规格、材质）不合标准；e.仓储管理不善致使材料陈腐、劣化、变质；f.用料预算大于实际领用；g.请购不当；h.试验材料；1 .加工余料；j.超时储存期限未使用，或用料极少；k.来料不良待处理品。3. 2呆滞成品：1. 2.1凡因品质不合标准、储存不当变质或制妥后遭客户取消、超量制造等因素影响，导致储存期间超过3个月的成品，需专项处理。滞存原因分类如下：3. 2.2计划生产：6 .成品库存超过3个月未销售或未销售完；7 .成品库存虽未超过3个月但已发生变质；8 .因品质或其他特殊因素未能出库；9 .每批生产发生的次品储存期间超过3个月o3.2.3订单生产：4 .订单遭客户取消或暂停交货超过3个月未能销售；5 .超制；6 .生产所发生的次级品。3. 2.4其他：6 .试制品缴库超过3个月未出库；7 .销货退回被列为次级品；4.O工作职责与作业程序4. 4.1滞料处理工作职责：5. 1.1物控负责预防及跟踪，处理呆滞料事件，及呆滞料处理分析；5.1. 2货仓仓管负责滞料库存周报，月报的编制；4. 1.3物控部门：二、审核物料需求时查看有无滞料可利用；三、追查滞料无异动的原因，拟定处理方式及处理期限，并进行总结；四、留用部分的跟进督促。4.1.4市场部，工程部，采购部负责回复处理方式和处理期限，并落实执行，处理完毕反馈PMC部；4.1.5品质部负责对呆滞料的及时检验和判定；4.1.6生产部负责对返修，返工的呆滞料的加工处理。4.2作业程序：4.2.1货仓于每月5日前，依类别将呆滞物料及成品填制报表；4.2.2成品呆滞料月报先交营业部确认处理方式，市场部需在三日内确认完毕，确认后仓库报表转品质部对需保留的呆料进料品质再确认，品质部需在三日内检验完成，并将检验结果记录于呆滞料月报上，报表返回货仓，判定为返修，返工，的物料和成品，品质部需提供检验报告给生产部和货仓，货仓退制给生产部门处理。原物料呆滞料月报先交品质部进行品质检验，品质部在接到报表后需在三日内检验完成，并将检验结果填写于呆滞料月报上返回货仓课。货仓课将报表分发物控。品质部在检验过程中，对于重换标签的需加盖品质合格章。4.2.3物控接到报告后，追查滞存原因及与市场工程检讨拟定处理方式及处理期经PMC经理审核，总经理批准后将报表返回货仓执行。4.2.4货仓部接到滞料处理报告表后，依据处理方式进行跟催督促，对于有具体用途和时间的，注明于料账表上；4.2.5若滞料处理方式属于出售、交换、即由采购部门负责办理；4.2.6工程部门接到滞料处理报告后，应立即积极依拟定的处理期限进行处理。3 .在开发设计新产品时应优先考虑呆料的利用；4 .对于存量过多的呆料由工程部研究使用此呆料于现有产品的可能性或为现行使用材料之代用品；4.2.7对于滞成品，营业部应依拟定的处理期限进行处理：7 .在下达新的销售订单时优先考虑呆滞成品的利用。8 .将库存资料书面知会客户，请客户协助消化和告知处理意见。9 .对于订单生产暂停交货或取消订单的，应上报市场部经理和相关业务人员处理。4. 2.8为防止呆料的发生，物控核定申购单时应特别注意需求数量，对滞料提出利用的建议；5. 2.9拟报废方式处理的，应由货仓开具物料报废单，经核准权限的人员批准后，进行报废处理；6. 2.10淘汰旧产品时应有完善的计划以尽量避免呆料的发生。4.3生产余料的处理：4.3.1生产剩余的出售价值较高的边角料(如卡纸类边料)生产应将其与其他类的边料分开打包，统一退废料仓。积压到一定数量时，仓库通知总务安排出售。总务负责安排磅重，磅重时需有门卫，财务共同到场，并签名确认。其他出售价值一般的边角料，直接作废纸出售。5.0附件附件一：呆滞料管理流程图附件二：物料储存期限一览表6.0参考文件不合格管制程序(C0P014)7.0记录与表格呆滞料月报(PMe-R-022)报废申请单(ZJB-R-002)附件一:呆废料管理流程图附件二:物料储存期限一览表类别储存期限说明卡纸六个月六个月为物料保存期限，超过六个月重新报检坑纸六个月六个月为物料保存期限，超过六个月重新报检成品三个月六个月为物料保存期限，超过六个月重新报检油墨三年三年为物料保存期限，超过三年报废处理五金无五金类未规定保存期限水墨一年一年为保存期限，超过一年报废处理化工品六个月六个月为物料保存期限，超过一年报废处理胶水六个月六个月为物料保存期限，超过一年报废处理PS版一年一年为物料保存期限，超过一年报废处理新品文档可编辑的精品文档