市地铁建设工程文件编制归档管理.docx

第一章总则第二章地铁工程档案分类第三章职责分工第一节建设单位部门职责第二节监理单位职责第三节施工单位职责第四章工程准备阶段文件归档内容第一节立项文件第二节建设用地征地拆迁文件第三节勘察设计文件第四节招投标文件第五节合同及竣工决算文件第六节科研项目文件第七节运营调试与管理文件第五章监理文件归档范围第六章施工文件归档内容第七章竣工图编制第一节总体要求第二节竣工图绘制第八章竣工验收文件第九章工程文件立卷整理第十章声像档案第一节声像档案归档通常要求第二节声像档案质量要求第三节声像材料整理规定第十一章文件的验收、移交第一节质量要求第二节文件的验收第三节文件的移交第四节份数规定第十二章附则第十三章汇表与附件杭州市地铁建设工程文件编制归档管理办法（暂行）第一章总则一、为规范杭州市地铁建设工程文件、资料的收集、整理、立卷、归档工作，统一地铁工程档案的验收标准，实现地铁工程档案管理的规范化、标准化、制度化，根据国家、省、市有关档案文件精神，结合地铁工程的实际，特制定本办法。二、本办法适用于地铁建设工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等5部分文件、资料的收集、整理、编制与归档。三、各参建单位应高度重视工程文件建档工作，成立竣工文件编制小组，注意收集、积存、整理原始记录，指派责任心强、业务熟悉的专业人员负责此项工作。第二章地铁工程档案分类一、定义根据地铁工程的特点与具体情况，杭州地铁建设工程文件归档范围总体上分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图、竣工验收文件等5部分。1、工程准备阶段文件定义：地铁工程准备阶段文件是指涉及全线、总体性的，要紧由建设单位有关职能部室提供的文件、资料。归档范围：立项；全线总体文件；勘察设计文件；征地拆迁文件、招投标文件、合同管理及竣工决算文件；科研项目文件；运营调试与管理文件等2、施工监理文件（竣工图、竣工验收文件等）定义：施工监理文件是指由施工与安装承包商、车辆与机电设备供货商及其相应监理单位编制的、施工全过程的安全、质量、进度等竣工文件资料、声像档案。要紧分为土建、车辆及机电设备二大类，其中土建可分为：车站、区间（含盾构隧道及高架桥梁）、主变电站、车辆段、轨道及房屋建筑等。二、归档框图具体分类见下框图（以地铁1号线为例，其它线路另行制定）。土建工程装修工程房建、铺轨 等综合工程火车东壬交电站下沙中心 生爰电站J土建工程机电系统一L施工文件I-监理文件L施工文件L湘湖站城一站站七堡车辆 基地城 站站；七堡车辆 基地世 纪大道站；七堡车辆 基地文 泽路站L施工文件l-监理文件湘湖站滨康路站F-施工文件l-监理文件f-施工文件 滨康路站 西兵站 -r施I：文件I-监理文件监理文件地铁工程文件归档分类图第三章职责分工第一节建设单位部门职责1 .建设单位在综合管理部设置工程档案室，配备专职档案管理人员。负责监督与检查各参建单位在工程准备阶段与施工、竣工验收阶段工程档案的收集、整理、编制及归档工作。负责指挥部与各有关单位往来文件、科研项目、工程筹划、计划管理类等文件的收集与归档。2 .办公室负责与地铁建设有关的重要活动文件、声像资料的收集、整理与归档。3 .设计部负责工程项目立项、建设项目规划、预可行性研究、工程可行性研究报告、测绘、工程水文地质勘察、设计方案、初步设计、施工图设计、设计变更类等文件的收集、整理与归档。4 .征地拆迁部负责建设用地、土地征收、房屋拆迁等文件、资料的收集、整理与归档。5 .经营管理部负责招投标类文件、合同类文件（含概预算、计量支付及竣工决算类等文件、资料的收集、整理与归档。6 .工程部负责地铁工程土建（含装修）及其有关工程安全、质量、进度（含过程操纵、工程变更、竣工图纸）、竣工验收类等文件、资料的收集、整理与归档。7 .机电设备部与运营部负责车辆、机电系统设计类文件，机电设备供货及安装、运营调试与管理类等文件的收集、整理与归档。8 .投资开发部负责资源开发项目等有关文件的收集、整理与归档，含资源开发的技术前期、工程前期、施工过程及竣工后管理。地铁资源开发与管理文件涉及到技术前期、工程前期、招投标、施工及验收等，其归档文件编制归档办法可参照本文执行。9 .建设单位负责组织、监督、检查、收集与汇总勘察、设计、施工、监理等单位的工程文件的形成、积存与立卷归档工作。10 .在组织工程竣工验收前，由地铁集团综合管理部负责提请市城建档案馆对已汇总并完成自检的工程档案进行检查、预验收。未取得工程档案预验收认可文件的，不得组织工程竣工验收。IL建设单位按工程项目进展，分阶段、分步骤地对工程档案进行整理、汇总并归档，同时向市城建档案馆、市建设工程质量安全监督总站移交一套工程档案。第二节监理单位职责1.负责工程监理文件的收集、整理与归档工作。2 .受建设单位的委托，对施工、设备供货及安装工程文件的形成、积存、组卷、归档工作进行监督、检查，保证归档文件的完整性、准确性，符合有关要求。3 .列入建设单位、市城建档案馆与市质量安全监督总站归档范围的工程监理文件，监理单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。第三节施工单位职责1.实行项目负责人与技术负责人负责制，配备专职资料员，并按规定进行相应的业务培训。4 .在施工过程中应按照要求及有关技术规范、规程的要求，形成完整、准确、齐全的施工文件，按工程档案的编制要求对归档的施工文件进行编制、组卷。5 .总承包单位加强对各分包单位提交的工程档案进行检查，不符合要求的应限期整改；负责汇总各分包单位编制的工程档案并统一排序立卷。6 .工程档案的编制与汇总工作应在工程竣工验收之前完成。7 .列入建设单位、市城建档案馆与市质量安全监督总站归档范围的工程施工文件含竣工图、竣工验收资料、声像档案等，施工单位应按规定编制、立卷后向建设单位移交。文件归档职责分工见下附表。杭州地铁归档文件职责分工表序号归档文件分类责任部门责任单位备注-工程准备阶段文件1立项文件设计部2用地征地拆迁文件征地拆迁部3勘察设计文件设计部勘察、设计单位4招投标合同文件经营管理部代理公司5科研项目文件综合管理部6运营调试与管理文件机电部、运营部另行制定7资源开发文件投资开发部8声像资料办公室二监理文件工程部、机电部监理单位三施工文件工程部、机电部施工、安装承包商或者设备供货商四竣工图工程部、机电部五竣工验收资料工程部、机电部第四章工程准备阶段文件归档内容第一节立项文件立项文件，要紧包含：1 .线网规划2 .建设规划3 .预工程可行性研究报告4 .工程可行性研究报告包含下述附件：建设规划批复线网规划批复土地预审资料及批复环境影响评价项目建设外部配套条件即有关行政主管部门（包含劳动安全、规划、交通、园林、文物、电力、市政给排水、人防、消防、保密、河湖、教育、白蚁防治、卫生等）批准文件或者取得的有关协议。地震安全性评价地质灾害危险性评估压覆矿产证明等型号线征地拆迁及其安置方案资本金承诺银行贷款承诺5 .工程水文、地质初步勘察报告6 .地铁沿线地下、地上杆（管）线调查资料7 .地铁沿线建（构）筑物调查资料8 .安全风险评估报告与上述文件、报告、附件有关的会议纪要、领导讲话、专家审查意见及国家、省、市行政主管部门的审查、批复意见，应按地铁项目、线别一并归档。第二节建设用地征地拆迁文件建设用地征地拆迁文件要紧是指工程前期涉及国有土地划拨、集体土地征收、拆迁及其安置等方面的有关文件、资料。一、征地文件1 .建设用地规划许可证及附图2 .土地测绘（附测绘成果）3 .集体土地征收协议、建设用地批准通知书（有房屋拆迁）4 .国有土地使用权批准书二、房屋拆迁文件1 .城市房屋拆迁许可证申领及批复，包含下列内容：建设项目立项批准文件（复印件）建设用地规划许可证及附图建设用地批准文件拆迁计划、拆迁方案办理存款业务的金融机构出具的拆迁补偿资金证明2 .征收集体土地房屋拆迁有关文件，包含下列内容：申请表建设项目立项批准文件（复印件）建设用地规划许可证及附图用地批准文件或者用地批准表达文件拆迁计划、拆迁方案建设用地勘测定界资料3 .征收集体土地房屋拆迁协议，包含产权调换，评估报告,安置房及资金结算表。4 .国有土地房屋拆迁协议，包含货币补偿，评估报告。三、归档原则及办法1.按地铁线别归档的原则。2 .按建设用地规划许可证归档的原则。3 .同属于同一个建设用地规划许可证范围的，按每被拆迁人分别归档；立卷时均应包含上述有关资料（共同的资料如“建设用地规划许可证”可使用复印件）。4 .立卷序号见后附件1。附件1的序号规定以1号线为例，其他线路另行制定。第三节勘察设计文件一、归档内容1 .测绘文件勘测红线、灰线报验材料（含定位、±0.00检测），建设用地钉桩通知单（书），地形测量与拔地测量成果报告。2 .调查、勘察文件含杆（管）线调查报告、建（构）筑物调查资料、地质调查报告、工程地质初步勘察报告、工程地质全面勘察报告等各阶段调查、勘察文件。3 .总体规划、方案设计文件申报的规划设计条件与规划设计条件通知书概念性设计或者总体设计方案及审查意见4 .初步设计文件按照本办法附件1的序号规定，并结合每条线路的初步设计文件编制原则进行归档。归档内容包含全部初步设计文件、初步设计评审的专家意见等资料。5 .施工图设计及设计变更文件按照本办法附件1的序号规定，并结合每条线路的施工图文件编制原则进行归档，含施工图及其说明，设计计算书及政府有关部门对施工图设计文件的审查意见与施工过程中有关设计变更通知书、图纸资料。6、归档原则及办法按照本办法附件1的序号规定，并结合每条线路的施工图文件编制原则的篇、册规定原则（含专业划分），进行归档。第四节招投标文件一、招标文件分类（一）按工程类别分类1 .地铁正式工程是指地铁运营需要而建设的正式工程，如地铁车站（含出入口、风亭）、区间、操纵中心、车辆段、主变电站等。2 .非地铁正式工程是指由于配合地铁建设需要，进行的有关工程的建设项目，如桥梁的拆除及新建、绿化迁移、交通组织、管线迁改等。（二）按地铁专业、类别分类1 .勘测设计招投标文件2 .土建工程招投标文件3 .装饰装修工程招投标文件4 .机电设备工程招投标文件5 .其它工程招投标文件二、招投标文件归档内容招投标文件归档内容及次序如下：1 .招标书审批文件、招标文件、招标图设计、招标修改文件、招标补遗及答疑文件。2 .入围单位投标书（含技术、商务文件等）、资信材料、投标保函、委托授权书与投标澄清文件。3 .开标议程，开标会签字表，评标人员签字表，评标记录报告，招标领导小组决标会议纪要。4 .询标文件5 .中标通知书及合同文件合同文件归档内容见本章第五节。6 .其它如未进行招投标的项目，应附有关会签审批或者会议纪要等。三、归档原则及立卷办法招投标文件按地铁线路线别、专业类别、标段划分分别归档。第一篇勘测设计招投标文件第一册勘察招投标文件第二册工程设计招投标文件第三册装饰工程设计招投标文件第四册设备工程设计招投标文件第五册勘测设计监理招投标文件第六册其它工程设计招投标文件第二篇监理招投标文件第一册土建工程监理招投标文件第二册装饰装修工程监理招投标文件第三册设备工程监理招投标文件第三篇土建工程施工施工招投标文件第四篇装饰装修工程施工招投标文件第五篇机电设备安装工程招投标文件第一册设备供货工程招投标文件第二册设备安装工程施工招投标文件第六篇科研项目招投标文件第七篇管线迁改招投标文件第八篇绿化迁移招投标文件第九篇其它工程招投标文件第五节合同及竣工决算文件一、合同分类及归档原则1 .原则上按上述第四节“招投标文件”分类进行归档。2 ,征地拆迁等按本章第二节进行归档。二、归档内容1 .合同、协议文件合同谈判纪要合同审批稿、合同书合同变更文件2 .工程进度款支付报表3 .工程决算文件三、立卷办法按地铁线路线别、专业类别、招投标分别归档立卷。第一篇勘测设计合同及竣工决算第一册勘测合同及决算第二册工程设计合同及决算第三册装饰工程设计合同及决算第四册设备工程设计合同及决算第五册勘测设计监理合同及决算第六册其它工程设计合同及决算第二篇监理合同及决算第一册土建工程监理合同及决算第二册装饰装修工程监理合同及决算第三册设备工程监理合同及决算第三篇土建工程施工合同及竣工决算第一册湘湖站及湘湖站滨康路站盾构区间土建工程支付报表、决算文件第二册滨康路站及滨康站西兴站盾构区间土建工程支付报表、决算文件第三册第四篇装饰装修工程施工合同及竣工决算第五篇机电设备安装工程合同及竣工决算第一册设备供货工程合同及竣工决算第二册设备安装工程施工合同及竣工决算第六篇科研项目合同及决算第七篇管线迁改合同及决算第八篇绿化迁移合同及决算管线迁改、绿化迁移等合同及决算，应按单位工程(站点)分别组卷、归档。第九篇其它工程合同及决算第六节科研项目文件一、归档内容1 .科研项目立题申请书2 .科研项目立项申请书3 .科研项目立项审批表4 .协议书、委托书、合同5 .科研项目工作大纲6 .科研项目进度情况跟踪调查表7 .科研项目中间成果审查表8 .科研成果及验收申请表科研成果要紧包含下述内容：工程概况(2)国内外进展及趋势研究内容及采取手段试验记录、图表、照片实验分析、计算、整理数据实验装置及特殊设备图纸、工艺技术规范说明书实验装置操作规程科研成果结论及推广建议9 .科学技术成果验收证书10 .申报国家、省、市科技进步奖的，尚应包含有关申报资料及行政主管部门的鉴定、审查批复意见。二、分类及立卷办法每一科研项目文件单独立卷，并按地铁线别及下述分类归档。第一篇土建类科研文件第二篇设备类科研文件第三篇管理类科研文件第四篇运营类科研文件第五篇资源开发类科研文件第七节运营调试与管理文件归档内容及立卷办法另行制定。第五章监理文件归档范围监理文件归档范围如下。一、监理管理文件要紧包含：监理规划、监理实施细则，监理月报，监理会议纪要，监理工作日志，监理通知，监理联系单、备忘录。二、进度操纵文件1 .工程开工/复工审批表2 .工程开工/复工暂停令三、工程质量验收文件要紧包含：监理对检验批质量验收抽检资料、质量操纵不合格项目通知，质量事故报告及处理意见，监理对原材料、半成品、成品与工程质量抽检资料、测量及监测资料包含第三方进行测量、监四、造价操纵1.预付款报审与支付3 .月计量支付报审4 .设计（工程）变更、洽商有关通知、会议纪要及报审签认等。五、分包资质分包单位含施工、供货、安装、试验等单位的资质、营业执照、安全生产许可证等材料。六、监理通知及会议纪要包含有关进度、质量、安全、造价操纵等方面的监理通知、会议纪要。监理通知、会议纪要应分别组卷归档。七、合同与其他事项管理包含工程延期报告及审批、费用索赔报告及审批、合同争议、违约报告及处理意见、合同变更材料。八、监理日志九、监理工作总结要紧包含：专题总结，月报总结，工程竣工总结，质量评价意见报告。“监理文件的归档内容及组卷排列顺序”详见附件2。第六章施工文件归档内容地铁工程的施工文件要紧包含地铁土建（含车站、区间、房屋建筑等）、装修、轨道工程与地铁设备安装（含车辆、机电设备供货等）工程竣工文件。具体归档范围如下。一、综合管理文件1.施工许可、质量监督资料：建设工程规划许可证、市建设工程质量监督登记表、施工许可证等。2 .合同文件：中标通知书、施工（安装）合同或者协议书（含分包单位的合同文件）。3 .资质文件：施工单位与分包单位企业法人、营业执照及资质等级证书、安全生产许可证。二、施工技术文件技术管理文件1.进度操纵文件：工程开工报告、施工组织设计、各类施工方案、进度计划审批表及与进度有关的所有审批报表。2 .工程质量验收文件：要紧为分部（子分部）、分项工程质量验收记录，包含检验批质量验收记录、工程质量整改完成报告与工程质量评估报告等。工程质量验收文件中包含工程交接文件，工程交接文件要紧包含“工程交接表”，格式见附件3及有关附件。交工、同意单位都要进行归档。3 .设计类文件：设计图纸“强审”报告、会审纪要，设计技术交底及设计变更、工程变更根据性文件。设计变更、工程变更根据性文件，施工单位务必以一个单位工程为单位，集中所有变更文件，按其产生日期先后或者按变更文件类别（设计变更通知单、工程洽商记录、会议纪要等）产生日期先后进行独立组卷，并在其首页填写设计（工程）变更根据性文件汇总表，格式见附件4。测量资料：要紧包含操纵网设置、工程定位测量、基槽开挖原材料试验检测资料质量证明文件统称产品质量检验出厂合格证明，其应反映工程物资、设备的品种、规格、数量、性能指标等，并与实际进场相符。复印件应与原件内容一致，加盖原件存放单位红章，注明原件存放单位，并有经办人签字。原材料试验资料要紧包含施工试验记录与功能性试验记录。施工试验记录是根据设计要求与规范规定进行试验，记录原始数据与计算结果，并得出试验结论的资料统称。涉及结构安全、功能的有关物资应按工程施工质量验收规范及有关规定进行复试或者有见证取样送检，出具相应试（检）验报告,并按材料品种、性能对复试报告进行汇总。施工原始记录施工原始记录要紧包含：预检纪录、隐蔽工程验收、施工记录等文件。按照现行规范，对涉及工程结构安全、实体质量及观感、需做质量预控的重要工序，应填写预检记录。隐蔽工程验收应分专业、分系统、分区段、分部位、分工序进行归档。施工日记施工日记应以（子）单位/标段工程为记载对象，从工程开工起至工程竣工止，按不一致工况由技术负责人/专业工长（或者班组负责人）负责逐日记载，并保证内容真实、连续与完整。施工日志除记录与工程施工有关的生产、技术、质量、安全、资源配置等外，还应记录施工过程中发生的重大、重要事件。“杭州地铁土建工程竣工归档文件内容及组卷顺序”见附件5；“杭州地铁设备安装工程竣工归档文件内容及组卷顺序”见附件6。第七章竣工图编制竣工图是工程竣工档案的重要构成部分，是工程建设完成后实体的要紧真实性反映材料。竣工图作为工程档案的重要内容，应做到与工程建设同步进行，真实反映工程建设的实际。第一节总体要求一、竣工图均按单位工程进行编制。二、竣工图应加盖竣工图章或者绘制竣工图签，竣工图章用于由施工图改绘的竣工图；对重新绘制的竣工图，除加盖竣工图章外,尚应绘制竣工图签。编制日期、监理单位、总监、现场监理（见竣工图章的内容包含：“竣工图”字样、施工单位、编制人、审核人、技术负责人、下图）。2080施工单位编制人技术负责人监理单位总监20竣工图审核人编制日期现场监理20J20（尺寸：50mm×80mm）竣工图图签包含：工程名称、图名、图号、工程号等项内容（见下图）。编制单位原工程号比例工程名称制图审核*竣工图图号日期I5J301520（尺寸：42mm×80mm）三、竣工图凡按施工图施工没有变更的，由施工单位在原施工图上加盖“竣工图”章，作为竣工图。四、在施工中，虽有通常性设计变更，但能将原施工图加以修改补充作为竣工图的，可不重新绘制，由施工单位在原施工图上对修改部分进行修改，并标注修改根据，加盖“竣工图”章后，作为竣工图。五、凡结构形式、平面布置改变，与其他重要改变不宜在原竣工图上修改、补充的，应重新绘制竣工图，并由施工单位负责在新蓝图上加盖“竣工图”章。重新绘制的竣工图应绘制竣工图图签，竣工图图签上签章手续齐全。六、项目被取消或者现场未施工，不需要编制竣工图，但应在原设计图纸目录中注明“取消”及根据，并将原图抽出作废。七、凡使用电子版施工图绘制竣工图的，应由设计单位提供最终版的电子设计文件，竣工图绘制完成后，原设计图签上务必签章齐全；原设计单位使用电子版施工图绘制竣工图，其设计图签上应有明确的竣工图标志。八、由于特殊原因，工程项目在没有正式施工图的情况下进行施工的，施工单位应在项目竣工后，根据实际施工最终状况绘制竣工图，加盖“竣工图”章，并经设计单位签署意见。九、竣工说明竣工说明应包含下列基本内容：1 .要紧工程数量、技术经济指标、施工过程与工艺。2 .工程变更全面情况，包含工程量、施工方案、技术标准、要紧材料等。3 .要紧技术问题的处理情况。4 .土建、装饰装修、设备等工程设计变更及有关文件。5 .其他需说明的问题。第二节竣工图绘制一、利用施工图绘制的竣工图在施工图上通常使用杠（划）法、叉改法，局部修改能够圈出更换部位，在原图空白处绘出更换内容，所有变更处都务必引划索引线并注明更换根据。在施工图上改绘，不得使用涂改液涂抹、刀刮、补贴等方法修改图纸。1.施工图纸目录务必加盖竣工图章，作为竣工图归档。凡有作废、补充、增加与修改的图纸，均应在施工图目录上标注清晰。即作废的图纸在目录上杠掉，补充的图纸在目录上列出图名、图号。2 .如某施工图改变量大，设计单位重新绘制了修改图的，应以修改图代替原图，原图不再归档。3 .凡是洽商图作为竣工图，务必进行必要的制作。如洽商图是按正规设计图纸要求进行绘制的可直接做为竣工图，但需统一编写图名、图号，并加盖竣工图章，作为补图，并在说明中注明是哪张图哪个部位的修改图，还要在原图修改部位标注修改范围，并注明详见补图的图号。如洽商图未按正规设计要求绘制，均应按制图规定另行绘制竣工图。4 .某一条洽商可能涉及到两张或者两张以上图纸，某一局部变化可能引起一系列变化，凡涉及到的图纸与部位均应按规定修改，不能只改其一，不改其二。5 .不同意将洽商的附图原封不动的贴在或者附在竣工图上作为修改，也不同意将洽商的内容抄在蓝图上作为修改。凡修改的内容均应改绘在蓝图上或者做补图附在图纸之后。6 .根据规定须重新绘制竣工图时，应按绘制竣工图的要求制图。7 .注意事项字：使用仿宋字，字体的大小要与原图使用字体的大小相协调，严禁错、另h草字。线：一律使用绘图工具，不得徒手绘制。图纸：要反差明显，凡旧图、反差不好的图纸不得作为改绘用图。修改的内容与有关说明均不得超过原图框。二、重新绘制竣工图根据工程竣工现状与洽商记录绘制竣工图，重新绘制竣工图要求与原图比例相同，符合制图规范，有标准的图框与内容齐全的图签，图签中应有明确的“竣工图”字样或者加盖竣工图章并绘制竣工图签。第八章竣工验收文件一、工程竣工总结工程竣工总结应包含下列要紧内容：1.施工基本情况：包含工程范围；要紧内容与技术难点；开工时间与竣工时间；工程施工及完成情况。2 .计划管理：工程进度情况（包含与合同工期，计划工期的对比情况）；提早与滞后的工程项目及原因分析；计划管理方面的经验。3 .安全管理：安全保证体系及运行情况；4 .质量管理：质量保证体系及运行情况；工程质量情况自我评价；质量管理的经验及其教训；质量评定情况。5 .技术管理：施工组织设计与指导施工情况；要紧施工方案比选与执行情况；新技术、新材料、新工艺、新设备的使用情况及技术攻关情况；技术管理工作方面的经验；安全生产情况等。工程竣工总结是施工单位对工程施工的全面总结，应包含工程规模及要紧工程量；安全、质量、进度与投资操纵情况；对完成工程与施工单位的总体评价；技术管理与监理工作方面的经验与要紧做法。由总包单位编制并统稿，各分包单位的总结附在其后。二、竣工验收记录1.单位（子单位）工程质量验收、操纵资料核查记录，单位（子单位）安全与功能检验资料核查及要紧功能抽查记录，单位（子单位）工程观感检查记录等。2 .竣工验收证明书3 .竣工验收报告4 .竣工验收备案表包含地铁工程各专项验收认可文件、移交记录、竣工档案移交书。5 .工程质量保修书第九章工程文件立卷整理一、立卷的原则与方法1 .立卷的原则立卷应遵循工程文件的自然形成规律，保持卷内文件的有机联系，便于档案的保管与利用。按地铁线别划分的原则，如地铁1号线、地铁2号线等。按招标标段划分的原则。一个建设工程由多个单位工程构成时，工程文件应按单位工程组卷，如车站与区间捆绑招标的标段，不管施工文件、还是监理文件，车站、区间均应按第五八章内容分别组卷、归档。当一个招标标段由多专业构成时，按单位工程分专业类别组卷归档的原则。2 .立卷的方法工程文件可按建设时序划分为工程准备阶段文件、监理文件、施工文件、竣工图与竣工验收文件五部分。工程准备阶段文件可按建设程序、专业、形成单位等组卷。监理文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。施工文件可按单位工程、分部工程、专业、阶段等组卷。竣工图可按单位工程、专业组卷。竣工验收文件按单位工程、专业组卷。3 .立卷的要求案卷内不应有重复文件，不一致载体的文件通常应分别组卷。文字案卷不宜过厚，通常不应超过3cm,图纸案卷能够根据需要装盒。二、立卷编目步骤为便于工程文件的保管查找，地铁工程文件使用统一编目标识,对全部地铁工程档案进行统一的分类与编号，组卷编目步骤按照如下顺序进行：分类组卷三、立卷编目各程序具体要求卷内文件排列1 .文件材料排列顺序参见有关附件。2 .同一事项的请示与批复、同一文件的印本与定稿、主件与附件不能分开，并按批复在前、请示在后；印本在前、定稿在后；主件在前、附件在后的顺序排列。3 .图纸按专业排列，同专业图纸按图号顺序排列。4 .既有文字材料，又有图纸的案卷，文字在前，图纸在后。页号编制要求1.卷内文件均按有书写内容的页面编号。每卷单独编号，页号从“1”开始。5 .页号编写位置：单面书写的文件在右下角；双面书写的文件,正面在右下角，背面在左下角。折叠后的图纸一律在右下角。6 .对幅面较小而进行托裱的文件材料，页号应编写在原件上。7 .对若干文件（如：标牌式合格证）托裱在一张纸上的，应编写一个页号，位置在托裱纸的右下角。8 .印刷成册的文件材料，有标准页号且自成一卷的，不必重新编写页号。9 .案卷封面、卷内目录、卷内备考表不编写页号。卷内目录编制要求1.卷内目录按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件7。10 序号：以一份文件为单位，用阿拉伯数字从“1”依次标注。11 文件编号：填写工程文件原有文件文号或者图样的图号、设备型号、项目代号等，填写时应照实抄录，代字、年度、顺序号都不能省略。12 责任者：填写文件的直接形成单位或者个人。有多个责任者时，选择两个要紧责任者，其余用“等”代替。责任者务必填写全称。13 文件题名：填写文件标题或者图名的全称（及要紧内容或者部位）。没有标题或者标题不规范的，能够自拟标题，外加“”号。14 日期：填写文件形成的日期。几份文件作为一件时，日期应填写装订在前面的文件日期。使用8位数填写方法，如20070308。15 页次：填写文件在卷内所排的起始页号。最后一份文件填写起止页号。16 备注：注释文件需要说明的情况。17 卷内目录排列在卷内文件首页之前。卷内备考表编制要求1.卷内备考表按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件8。2 .卷内备考表内容包含：卷内文件内容、说明、立卷人、审核人与日期，置于卷内文件之后。3 .文件内容：要紧说明卷内文件的总卷数、各类文件的卷数。4 .说明：填写立卷单位对案卷情况的说明。5 .立卷人：负责整理工程文件的人员姓名，需本人亲笔签字。6 .审核人：负责检查工程文件整理质量的人员姓名，需本人亲笔签字。7 .日期：工程文件整理、检查完毕的日期。8 .备考表置于卷内文件材料尾页之后。案卷封面编制要求1.案卷封面（一）使用内封面形式，按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件9。2 .填写工程档案名称以1号线工程为例，档案名称之：杭州市地铁1号线工程档案3 .工点、设备系统名称填写：均按合同标段填写。4 .时间：为子单位验收后一至半个月内。因案卷封面（二）编制要求1.案卷封面（二）使用内封面形式，按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件10。2 .案卷封面的内容应包含：总登记号、档号、档案馆代号、案卷题名、编制单位、编制日期、保管期限、密级、共几卷、第几卷。3 .总登记号：进馆档案的总流水号。由档案保管单位填写。4 .档号：由大类、属类、小类构成。档号由档案保管单位填写。5 .档案馆代号：应填写国家给定的本档案馆的编号，由档案馆填写。6 .案卷题名：应简明、准确地揭示卷内文件的内容。案卷题名应包含工程名称、专业名称、结构名称、阶段名称等内容，同类文件页数过多分开组卷时，案卷题名不能同名，应以时间段、部位或者图纸编号等特征做区分标注。包含：工程名称：杭州市地铁1号线单位工程名称：*站卷内文件内容：竣工图7 .编制单位：应填写案卷内文件的形成单位或者要紧责任者。向档案馆移交的档案，编制单位统一填写建设单位。8 .编制日期：应填写案卷内全部文件形成的起止日期。9 .保管期限：分为永久、长期、短期三种期限。向档案馆移交的文件，由档案馆制定。10 .密级：秘密。填写案卷目录按杭州地铁工程档案室提供的标准样张打印，见附件11。（八）案卷内文件排列顺序每一案卷依照：案卷封面一A案卷封面一卷内目录一A竣工文件一A备考表排列后装订。文件的修整1.修裱破旧文件破旧、局部残缺的工程文件，在装订前需要进行修裱，以增加文件的强度，延长寿命。2 .去除易锈蚀的金属物工程文件中的装订用品，如订书钉、大头针等，在整理时需要去除，以避免对档案潜在的危害。3 .复制金属、塑料等材质的文件材料有些文件材料，如材料合格证，由金属、塑料等材质制成。对这些文件，通常使用复印的方式进行复制并储存。文件装订与图纸折叠1.文件装订能够使用粘、缝纫、三孔装订中的任何一种办法。任何装订方法均要保证牢固，便于保管与利用。2 .每卷文件材料较少时，在纸张大小基本一致的情况下，能够在文件的左侧用粘合剂粘贴；每卷文件材料较多时，宜使用左侧、直线缝纫或者三孔装订的方法。装订后的文件材料保证左边、下边对齐。3 .规划许可证等硬质材料，需装入特制的袋后再装订。4 .标牌式的材料，需裱糊在A4纸上后再装订。5 .同一份文件的正文与附件，应一起组卷，附图应装入特制袋后，与正文一起装订。6 .图纸使用正面在内、反面在外、对折、图标外露的方法折叠,折叠后尺寸为A4大小，不装订。7 .文件盒统一使用杭州市城建档案馆监制的档案盒。四、编写工程项目档案编制说明工程项目档案编制说明的内容包含：工程项目简介（开工、竣工日期、项目的设计、施工、安装单位，工程内容、工艺及设备情况等）、工程项目档案简介、文件材料立卷过程中须说明的问题。“工程项目档案编制说明框架”，见附件12。第十章声像档案第一节声像档案归档通常要求建设工程声像档案是在工程建设活动中形成的对国家与社会有储存价值的照片、摄像、录音带、光盘等不一致材料为载体，以声像为主，并辅以文字说明的历史记录。归档范围包含：拍摄会议、工程全过程，包含工程准备阶段、施工阶段及竣工阶段的内容。每个单项工程拍摄照片数量很多于60张，录像素材带拍摄时间很多于60分钟，并制作工程资料片一部，放映时间在510分钟。一、工程准备阶段1 .建设地点原址、建筑物旧貌，特别是能反映原建筑物建筑风格、文化特色的内容；2 .一级工程建设项目的可行性论证、土地征用、拆迁、勘测设计、方案评审、招投标等重大决策的场景；3 .建设前期重大活动，如开工典礼等活动；4 .重要的前期影像文件，如立项、规划审批、初步设计审查、施工图设计审查、重大技术方案审查会议等文件；二、工程施工阶段分土建工程、装修工程、机电设备安装工程等；分部、分项工程、各工序及工法；新技术、新工艺、新材料等，能够反映施工全过程的有关声像记录。三、竣工验收阶段1 .工程竣工验收情况；2 .竣工后建筑物整体外观与立面状况。四、其它1 .工程建设期间，领导视察等活动；2 .反映工程建设情况的有关专题片、资料片；3 .反映工程获国优、省优、市优奖项的声像材料；4 .与工程有关的航拍材料；5 .有关工程建设的其他有保留、纪念价值的声像材料。第二节声像档案质量要求一、拍摄内容及数量2、归档内容(1)用普通相机拍摄的：需附照片、说明及底片；(2)用数码相机拍摄的：需附照片、说明及光盘；(3)录像素材带；(4)资料片；(5)根据实际情况，移交领导讲话等活动的录音带及文字整理稿。3、归档要求(1)质量要求归档的文件务必是可读文件，在设备上演示或者检测运转正常、无病毒、清洁、无划伤，确保文件的完整性与内容的准确性；一件载体只能录制同一工程项目的内容，不一致的活动、会议或者工程项目，其声像档案不宜存放在同一载体中;照片分类、排列正确，说明完整(有的时候间、地点、内容、人物、背景、制作者等文字说明)；录像资料片、专题片需配解说词，并配说明文(录像盒带上应标有工程名称、录制人、审核人、批准人)；录音的文字整理稿，应完整、准确地反映录音内容，录音带需简要说明讲话人的姓名、职务、录制日期等；标签内容填写完整。(2)型号规格照片：可使用普通相机或者数码相机拍摄(a)使用普通相机拍摄的照片，底片使用普通胶片(彩色IO(HSO),照片通常为5寸光面彩照；(b)使用数码相机拍摄的照片，应使用像素在500万以上的相机,并将拍摄内容刻录在光盘上，要求每张大小为TIFF：15M、JPEG：