广西XX食品工业采购控制程序.docx
广西XX食品工业采购控制程序版本修订历史记录序号修订内容修订人修订日期版本备注1新版下发AO批准编制审核1.0目的本程序描述涉及到采购活动的各级人员的职责、采购准备、采购过程与对供应商、外包方的评审的要紧内容。2.0适用范围本程序适用于本公司所有与质量有关的原材料的采购与外包过程。3.0职责3.1副厂长负责原材料的采购与供应商的评审工作：3. 2经理负责对供应商的审核与外包方的评审工作；3.3 经理负责采购计划的下达：3.4 董事长负责对供应商与外包方的批准；3.5 董事长对采购计划的批准。4.0工作程序4.1 采购计划4. 2.1采购计划编制及审批经理根据销售合同的需求制定采购计划，经董事长批准后下达副厂长予以采购。4. 2.2采购计划审批应确保满足如下要求：（1）关于物资的采购计划中，所选择的供方均为合格供方；（2）任何采购计划中要求的规格与质量要求，务必符合国家标准与行业规范；（3）采购计划中的时间、价格、数量、批次进度等其他要求已经确定并估计供方能够满足；（4）决定是否需要签订采购合同，与合同中应该规定的质量保证的要求。4.3供方及外包方的评价与选择4.3.1评价准则4.3.1.1评价与选择原材料供方的通常准则包含:a.准时交货,按期提供所需的原材料材料;b.样品确认,所提供产品的样本或者实物得到生产科的确认;c.产品符合,持续保持良好合格水平;d.服务满意,有良好的售后服务并得到公司满意评价;价格合理,能够有计划的持续改进成本;f.4. 3. 1.2应变能力，反应及时且能满足某些紧急与特别的要求与变化;O评价与选择报关、运输服务、仓储服务外包方的通常准则包含:a、服务满意,有良好的售后服务体制并得到公司满意评价;b、价格合理,能够有计划的持续改进成本;c、应变能力,反应及时且能满足某些紧急与特别的要求与变化;d、组织机构,有完善的组织机构与质量管理体系;设施设备,设施设备能符合运输、仓储的条件;4.3.2评价的方式包含有:4.3.2.1现场评价：对供方的质量保证能力进行现场的审核评价。运输、仓储服务供方选择时,务必进行现场评价。4.3.2.2文件评价：根据有关信息与资料与公司对外包方以往评价记录资料，对其服务与习惯性进行评价。4.3.2.3样品评价：对供方提供的产品、样品的符合性进行评价，此为原材料供方选择时务必使用的强制方式。4.3.3评价与选择过程4.3.3.1原材料供方初次与年度评价与选择（I）副厂长在供方评价表中，明确评价该供方的方式与能力要求，并组织实施。在初次评价时，务必提供样品，使用样品评价报告通过检验、使用验证合格后，方能作为合格供方推荐对象。（2）对样品进行确认所有供方，由生产科负责确认并出具样品确认意见与证据。（3）对所有供方都需要进行资料评价，由副厂长负责收集供方的有关资料，并评议。（4）当按照评价计划，评价活动完成之后，副厂长将各类评价方式的结论综合在供方评价表中，只要是样品确认或者现场评价不合格，则取消本次供方资格。评价结论为合格的，由副厂长推荐注册。（5）副厂长将供方推荐注册名单，提交董事长审定批准。（6）每年对供方进行一次综合评价，由副厂长事先制定计划，确定需要评价的供方名单、评价方式，参加评价的部门与人员等，其他评价与选择程序同上。4.3.3.2报关、运输、仓储服务外包方初次与年度评价与选择（1）经理在供方评价表中明确对报关、运输、仓储服务供方的要求；（2）初次评价时，务必进行外包方现场评价；评价完成后，将评价结论填写在供方评价表中，决定是否推荐为合格外包方。（3）将合格的外包方推荐注册，交董事长审批；（4）经理对批准合格的供方进行服务过程的跟踪评价，记录其服务业绩。（5）每年对外包方进行一次综合评价，由经理事先制定计划，确定需要评价的供方名单、评价方式，参加评价的部门与人员等，其他评价与选择程序同上。4. 3.4副厂长负责原材料供方评价记录及档案归档管理，并储存好评价资料与记录；经理负责服务供方的档案管理。4.4 采购信息操纵采购信息中对供方的要求，通常以采购计划、订单、技术资料、标书等文件形式来规定,内容有：a.质量要求与过程要求：型号、规格等技术要求，服务要求；b.验证接收准则，包含检验规则、到供方处验证、委外机构验证的安排；C.其他要求，如交货期、价格与服务等要求。4.5 采购的实施4.5.1与供方沟通，发出订购要求，按照采购计划的要求，确定有关的订购单。4.5.2采购计划的改进，应对供方的供货情况进行检查与评价。当达不到合格供方评价准则要求的，需要采取纠正措施操纵程序进行改进。4.6采购原材料、服务的验证与检验。4.6.1采购原材料的检验，由生产科负责。4.6.2凡经验证、检验、试验为不合格品的物资，严格按不合格品操纵程序执行，并作好标识与记录。4. 6.4经理对服务外包方进行管理，并通过记录与客户的反馈，验证服务的结果。4.7 采购资料的管理各部门对采购文件中的质量要求等技术文件，按文件操纵程序进行操纵，有关的记录按质量记录操纵程序执行。4.8 例外采购（临时采购）当采购需求无法能够在合格供方一览表中选择供方时，能够例外采购，采购员应及时在采购计划中说明理由，并经经理批准后实施采购。5.1 有关文件5.2 不合格品操纵程序5.3 文件操纵程序5.4 质量记录操纵程序5.5 纠正与预防措施操纵程序6.1 质量记录6.1采购计划6.2 合格供方一览表6.3 供方评价表6.4 样本样品报告6.5现场评价报告
