库存管理办法.docx

库存管理办法1.目的和适用范围1. 1.目的为全面管理公司采购产品的入库、出库、库存变更和盘点等日常工作，降低库存、减少资金占用，避免库存积压或短缺，确保经营活动正常开展，特制定本管理办法。1.2. 适用范围适用于XX信息股份有限公司（以下简称公司）采购的产品所开展的收发存业务，全资及控股子公司应根据业务需要以及法律法规规定，参照并制定各自的库存管理办法。2. 引用标准3. 术语和缩略语库存：公司以支持生产、维护、操作和客户服务为目的而采购存储的各种物料，具体分为项目设备、贸易设备、材料（含原材料、辅材、耗材）、在制品、产成品、备件和未验收的固定资产等。自有产品：公司自主开发、拥有自主知识产权且登记在册并拥有产品证书的产品。自制产品：公司自主开发、需要投入原材料生产制造的硬件产品。实物库：存放采购产品所设置的物理库区，包括公司物流仓库、生产制造库、项目领用库。资金库：存放已交付用户处的设备所设置的逻辑库区。4. 管理职责5. 1.商务中心职责6. 1.1.归口管理公司库存业务。4.1.2.负责制订库存事务处理的工作规范，根据需要在系统里设置相关库区、货位，准确描述库存状态。4.1.3.负责组织财务评价部、项目部门进行库存的账实核对。实施日期：共13页第1页发布日期：xx00064.1.4.负责根据业务需求制订公司库存管理体系，包括库存组织架构、盘点办法等。4.2. 2.营销部门职责4.3. 1.负责库存设备交付用户且满足结算条件时，及时办理开票手续。4.3.财务评价部职责4.3.1.负责根据业务需求制订公司库存事务抛帐体系、库存跌价准备核算办法、库存损失管理办法等。4.3.2.协同商务中心、项目部门进行库存的账实核对。4.3.3.负责办理资金库存结转财务成本的出库。4.3.4.负责根据盘点报告、库存跌价报告进行账务处理。4.4. 4.项目部门职责4.5. 1.负责管理公司生产制造仓库，详见附表xx000601库区设置和账务处理划分。4.4.2.协同商务中心、财务评价部和各仓库保管责任部门进行库存的账实核对。4.4.3.负责反馈并实施长库龄库存出库计划。4.5. 5.项目经理职责4.6. 1.负责项目现场收货、验货，登记设备台账。4.5.2.负责保管、核对项目领用库的实物库存，编制盘点报告。4.5.3.负责申请发货指令单和库存调拨单。4.5.4,负责向用户交付设备，办理实物出库手续。4. 6.仓库管理员职责4.6. 1.负责仓库收货、验货，确认设备入库。4.7. 2,负责保管、核对仓库实物库存，编制盘点报告。4.6.3.负责确认设备出库、退库。4.6.4.负责归档保管出入库单据。4.7. 7.库存账务人员职责4.8. 1.负责处理直送设备入库、项目领用设备出库业务。4.8.2. 负责处理库存调拨、调整业务。4. 7.3.负责组织库存盘点。5. 8.采购业务人员职责6. 8.1.负责协调办理采购设备入库手续。7. 8.2.负责申请采购设备入库回退Q8. 控制程序发布日期：实施日期：8.1. 管理流程图5.LL库存管理流程图（xx000606）5.1.2.库存回退流程图（xx000607）5. 2.（关键控制活动）入库账务管理公司设立仓库和库区，并由仓库保管责任部门指定专人担任仓库管理员。采购部门采购的产品需要供应商提供发货清单，清单应包含采购订单号、供应商名称、产品箱件列表等信息，缺少信息由采购业务人员负责补充。仓库管理员清点实物数量并确认规格无误后，2个工作日内在系统里做入库接收操作，入库签收单据需归档备查。货物以直发的形式从供应商不经仓库直送项目现场，项目经理负责货物签收。项目经理签字的“直送签收单”应在货到1周内及时上交库存账务人员，库存账务人员在2个工作日内依据直送现场设备库存接收规范与系统核对无误后做入库接收操作，直送签收单据需归档备查。5.3. 在库库存账务处理5.4. 1.库存状态公司库存共有二种状态：实物（存放在公司各仓库的设备、含项目领用库）和资金（交付用户的设备）。5.4.2. 在库库存账务处理实物状态的库存因需求发生变化而需要调拨给其他项目或业务的，原申购部门应填写附表xx000602实物库存调拨单，经原申购部门和新的需求部门审批后，交库存账务人员进行操作。资金状态的库存原则上不准跨项目移拨，如确有特殊业务需求，申请部门应填写附表000603资金库存调拨单，经申请部门和商务中心审批后，交库存账务人员进行操作。针对已完工项目和适用XXOOO604项目领用库按财务属性处理规则表的项目领用库存，由库存账务人员在月末转成资金状态。库存的存放地点发生变化（不包括5.3.1以发货指令单方式办理的），库存账务人员根据货物交接凭证操作库区或储位的转移。5.4.（关键控制活动）出库账务管理通过发货指令单申请出库的，发货完成后，由仓库管理员进行发料确认，系统根据发料确认完成实物出库。项目经理需跟踪管理项目领用状态的实物库存，确保库存设备安全、完整、可用，设备及时交付用户后，需将用户签收单据交库存账务人员办理实发布日期：实施日期：物出库手续。库存设备交付用户且满足结算条件时，营销部门应及时办理开票手续。自有产品和自制产品生产完成时，应将实际投入的原料、辅材出库，同时进行产品入库。原料和辅材的库存成本应结转入产品的库存成本。5.5.退库账务管理已办理实物出库的采购产品（包括设备、原材料和辅材），在项目结束如有节余应及时办理退库。退库的采购产品由项目经理提供清单，清单应包括名称、型号规格、数量、物料号、原项目号等信息，仓库管理员清点无误后，办理领用退库手续，退库产品纳入仓库实物管理。退库产品应单独设置库区、货位存放，成本按原采购价格录入，库龄按原采购订单号最近一次入库时间计算。5.6.库存回退处理5.6.L入库回退因采购合同变更需要库存入库回退的，采购业务人员应填写附表xx000605入库回退申请单，经采购部门审批后，交库存账务人员进行入库单回退操作。涉及实物回退的，必须提供供应商盖章的退货证明。5.6.2.出库回退因采购合同变更需要库存出库回退的，由库存账务人员提交财务评价部申请处理。因会计核算业务需要库存出库回退的，由财务评价部自行处理。5.7.台帐管理库存台帐目前使用系统台帐，由仓库管理员和库存账务人员进行登记。所有的入库、出库、转移、调拨、生产必须及时登录。系统每月底生成库存收发存静态数据，供商务中心与财务评价部和各仓库保管责任部门核对库存数据，保证库存账务数据的及时性、准确性、完整性。5.8.（关键控制活动）盘点和统计各仓库保管责任部门应定期（每年不少于2次）组织盘点，一般在月底最后一个工作日盘点。各仓库保管责任部门的仓库管理员依照台帐盘点库存实物，各仓库保管部门所属的一级部门安排部门管理人员监盘。盘点结束应做出盘点报告，盘点报告上要有盘点人员和监盘人员的签字确认。如有盘亏或盘盈，须在盘点报告中说明原因，如涉及账务处理的，将根据公司领导批准后的盘点报告，提交财务评价部进行账务处理。每个月的盘点报告和统计数据必须归档保存，不得遗失。发布日期：实施日期：对于库龄长（大于3个月）、库存额大（大于100万）的项目领用库存，每季度末进行盘点。库存账务人员负责提供项目领用库存清单，由项目经理核对各项设备完整性及存放地点，并在盘点报告上签字确认。盘点完成后盘点报告必须归档保存，不得遗失。如有盘亏或盘盈，须在盘点表上说明原因，如涉及账务处理的，将根据公司领导批准后的盘点报告，提交财务评价部进行账务处理。5.9.长库龄库存管理库龄达到6个月以上的库存为长库龄库存。项目部门应每月反馈商务中心长库龄库存的出库计划，并按时推进长库龄库存出库。商务中心在年中、年末对长库龄库存根据库存实际风险状况，提交财务评价部和项目部门存货跌价准备库存清单。项目部门测算预期跌价损失，报商务中心和财务评价部批准后，财务评价部进行账务处理。具体流程参见宝信软件财务制度存货跌价准备核算办法。5.10.超期库存事务处理库龄达到2年及2年以上的实物为超期库存，各仓库保管责任部门应定期（每年不少于1次）向商务中心提交不具有使用价值的超期实物库存清单。商务中心根据市场价格重新估算物料成本后，参照宝信软件财务制度存货跌价准备核算办法流程处理。6.6. 1.7.7. 1.7. 2.7. 3.7. 4.7. 5.7. 6.7. 7.相关文件宝信软件存货跌价准备核算办法报告和记录表式xx000601 xx000602 xx000603 xx000604 xx000605 xx000606 xx000607库区设置和账务处理划分实物库存调拨单资金库存调拨单项目领用库按财务属性处理规则表入库回退申请单库存管理流程图库存回退流程图8.文件修改变更记录XX（管理）文件修改变更记录序号更改原因修改后版本a修改人修改日期主要更改内容1文件编号：xx0006修订部门：商务中心拟稿:审核:库区设置和账务处理划分库区类型代码库区名称存货业务类型保管责任部门账务处理部门状态生产维保仓库SVO1XMXX项目领用库项目设备各工程部门商务中心实物库（不可结转成本）SV02SB计控技术分公司设备仓库维护备件计控技术分公司计控技术分公司SV03YL计控技术分公司材料维护材料计控技术分公司计控技术分公司SV04SB工程技术分公司自动化工程设备仓库维护备件工程技术分公司工程技术分公司SV05YL工程技术分公司信息化维保备件材料仓库维护材料工程技术分公司工程技术分公司SV06SB系统集成分公司二类电器备件仓库维护备件系统集成分公司系统集成分公司SV07YL系统集成分公司电器制造原材料仓库维护材料系统集成分公司系统集成分公司资金库SV01项目已发客户项目设备项目客户商务中心资金库（可结转成本）SVGZ固定资产领用固定资产固资用户商务中心实物库存调拨单申请日期：申请部门：申请人：原项目号/贸易号：新项目号/贸易号：原存货类型：新存货类型：调拨原因：原申购部门审批：审批人：审批日期：新需求部门审批：审批人：审批日期：说明：1、仅适用于存货状态为“实物”的库存调拨，调拨后仍应为“实物”状态。资金库存调拨单申请日期：申请部门：申请人：原项目号/贸易号：新项目号/贸易号：原存货类型：新存货类型：调拨原因：申请部门审批：审批人：审批日期：商务中心审批：审批人：审批日期：说明：1、仅适用于存货状态为“资金”的库存调拨，调拨后仍应为“资金”状态。项目领用库按财务属性处理规则表序号分类代码分类名称项目领用可转资金库12B项目集成否3C维修维护是4E建筑安装是5H海外业务否6N云服务是789P自研产品否入库回退申请单申请日期：年月日采购员合同号退库金额（不含税）发票3.已交4.未交发票匹配7已匹配，需通知财务退发票匹配8未匹配付款1 .已付，需退付款2 .未付备注若实物已退回供应商，须提供供应商盖章的退货证明。实物地点仓库现场或领用入原库因回退（可物入另料库附清清回单单退）物料代码物料描述数量再次接收是口否是口否是否是口否审批意见业务主管：日期：部门领导：日期：入库回退操作（签名）：日期：复核复核（签名）：日期:填写说明：库存回退金额5万元以下由业务主管审批，5万元及以上需业务主管和部门领导共同审批。库存管理流程图